【正文】 案盒；并填寫(xiě)檔案盒封面；盤(pán)脊及備考表項(xiàng)目。 －－來(lái)文與復(fù)文作為一件的，如“（附請(qǐng)示）” －－一些任免文件，本單位的人員未必列在題名中，此時(shí)應(yīng)在后面的括號(hào)內(nèi)將本單位人員列出。 例一： “ 介紹信存根”一本作為一件時(shí)，其題名可為“ 介紹信存根”，其介紹信中的人名可在備注欄中錄入，以便二次檢索。需要與正題名一并抄錄。 常見(jiàn)問(wèn)題 －－有副標(biāo)題時(shí)。如蘇檔 〔 2022〕 84號(hào) －－如無(wú)文號(hào)，可空著不填，忌“會(huì)議文件之一”等文件順序號(hào)，亦不可填寫(xiě)“情況反映”等刊物名稱(chēng)。載體推薦為一次寫(xiě)光盤(pán)。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )裝訂成若于本。 4． 6． 1． 5 日期：文件的形成時(shí)間，以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 20220909。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并抄錄。 4． 6． 1． 2 責(zé)任者：填寫(xiě)制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱(chēng)。來(lái)文與復(fù)文作為一件的，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，但必須在題名欄中用 ( )注明有無(wú)來(lái)文，如“附請(qǐng)示”；若作為兩件，則分別編目。 注：歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌?！? ? DQ 黨 群 ； XZ 行 政 ； JX 教 學(xué)；KY 科學(xué)研究； CP 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)；JJ 基本建設(shè)； SB 儀器設(shè)備；CB 出版； WS 外事； CK 財(cái)會(huì) 總頁(yè)數(shù) “ 4． 5． 6 總頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每一件歸檔文件中有圖文的頁(yè)面的總數(shù)。以采用“保管期限 年度 機(jī)構(gòu)”進(jìn)行分類(lèi)為例，室編件號(hào)應(yīng)在同一期限、同一年度的一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)從“ 1”開(kāi)始逐件流水編號(hào)，例如辦公室 2022年形成的永、長(zhǎng)、短 3個(gè)保管期限的歸檔文件，編號(hào)后形成 3個(gè)流水號(hào)。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。” ? 可以簡(jiǎn)略的填寫(xiě)成“永”“長(zhǎng)”“短”，為了使歸檔章各欄目一目了然，保管期限不要使用“ 1”“2”“3”等代碼表示?！? ? 全宗號(hào)是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號(hào)。 022 ? 性質(zhì)和作用 ? 反映了檔案室（館）檔案的整理體系，固定歸檔文件在全宗中的位置。歸檔號(hào)是在整理過(guò)程中，體現(xiàn)歸檔文件類(lèi)別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )、頁(yè)數(shù)等編號(hào)項(xiàng)目。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。 ? 4． 5． 3 保管期限：填寫(xiě)歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng) (永、長(zhǎng)、短 )。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌?！? ? 第八節(jié) 編制歸檔號(hào)（參教材 145頁(yè)） ? 4． 5 編制歸檔號(hào) 歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編寫(xiě)歸檔號(hào)。 ? 二、關(guān)于事由內(nèi)及事由間文件的排列方法 ? “同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，4． 2中被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變；事由間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。例如，一次請(qǐng)示，批復(fù)收到后，就可視為事由辦理完畢；一項(xiàng)工作、一次活動(dòng)或一次會(huì)議，可以視為一個(gè)事由。 ? 事由的確定有較大的靈活性。 事由：是指一件具體的事，一個(gè)具體的問(wèn)題，一段緊 密的工作過(guò)程，不是指一類(lèi)相同性質(zhì)的事或某一方面的工 作內(nèi)容。 因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件（符合4． 1條件 )。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。 按問(wèn)題分類(lèi) 文件內(nèi)容屬于哪個(gè)問(wèn)題就歸入哪個(gè)問(wèn)題類(lèi)。還有一個(gè)輔助標(biāo)準(zhǔn)就是，看文件內(nèi)容是否屬于該機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍。 按機(jī)構(gòu)分類(lèi)，由某個(gè)機(jī)構(gòu)承辦的歸檔文件，歸人該機(jī)構(gòu)類(lèi)；由幾個(gè)機(jī)構(gòu)承辦的，可歸入主要承辦機(jī)構(gòu)類(lèi)中 (一般適用于機(jī)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定的機(jī)關(guān) )。 －－按年度分類(lèi) １、一般文件歸入文件簽發(fā)年度（ 即落款日期 ） 文件本身可能存在幾個(gè)日期，如制發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、生效日期 ２、跨年度辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度 例： 跨 2022年、 2022年兩個(gè)年度的會(huì)議形成的材料 下級(jí)單位 2022年 12月份寫(xiě)的請(qǐng)示，上級(jí)單位 2022年 1月收到，并進(jìn)行了批復(fù) ３、幾份文件作為“一件”時(shí)，歸入排在最前面文件的簽發(fā)年度。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件的簽發(fā)日期判定所屬年度。 （ 2）全宗內(nèi)檔案可以是多層次的，但是每一個(gè)層次所采用的分類(lèi)方法必須一致，不允許運(yùn)用多種方法，而不同層次之間的分類(lèi)方法可以不同。 ２、按機(jī)構(gòu)分類(lèi)，機(jī)構(gòu)名稱(chēng)就是類(lèi)目名。分類(lèi)層次最多三層，即年度、期限、機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )，最少兩層，即年度、期限。 較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式。 裝訂方式采用省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書(shū)釘在文件左側(cè)裝訂，一般訂兩只釘就夠了。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來(lái)文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，定稿無(wú)須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后? ? １、對(duì)破損文件進(jìn)行修裱 ? ２、對(duì)字跡模糊或易褪變的文件材料進(jìn)行復(fù)制 ? ３、去除文件上易腐蝕的金屬物 ? ４、對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行折疊 ? 第四節(jié) 件的確定（參教材 144頁(yè)） 4． 1 件的確定 本辦法以件為歸檔文件的整理單位。因此，四年來(lái)，盡管為“電子解謎者”提供預(yù)算的提案屢次被提交給了德國(guó)議院，但議會(huì)卻遲遲沒(méi)有批準(zhǔn)。 ? 科學(xué)家推超級(jí)拼圖機(jī) ? 4年前，柏林弗朗霍夫生產(chǎn)系統(tǒng)和設(shè)計(jì)科技研究院的科學(xué)家宣稱(chēng)，他們發(fā)明了一種新的反碎紙機(jī)器“電子解謎者”，通過(guò)使用一種超級(jí)電腦和它攜帶的軟件，最多只需花幾年時(shí)間就能將 6億碎片全部拼好。 ? 手工復(fù)原至少需要幾百年 1995年，德國(guó)政府開(kāi)始委托檔案專(zhuān)家還原這些被撕毀的斯塔西密件。 ? 據(jù)中國(guó)國(guó)際廣播電臺(tái)報(bào)道柏林墻倒塌前幾天，東德情報(bào)機(jī)構(gòu)“斯塔西”將大部分庫(kù)存絕密檔案撕成了 6億塊碎片。 ★ 江蘇省 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 實(shí)施辦法 歸檔文件的整理：是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。 第二節(jié) 文書(shū)檔案整理的改革 一、文書(shū)檔案整理工作的改革 (一）傳統(tǒng)的文書(shū)檔案整理 （參見(jiàn)教材 131頁(yè)，教材 151“知識(shí)鏈接”） 立卷：將處理完畢的具有查考利用價(jià)值的文書(shū)材料組合成案卷，并將案卷進(jìn)行裝訂，作為檔案保管的基本單位。在檔案管理中，全宗群是一個(gè)在 宏觀上組織全宗的思想方法 ，而 不是 檔案實(shí)體管理管理分類(lèi)的層次和實(shí)體性的 保管單位 。 （二）全宗匯集 全宗匯集是指將若干性質(zhì)相近的、且檔案數(shù)量極少的獨(dú)立全宗人為匯集起來(lái)。如派出所、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保險(xiǎn)會(huì)等分派各地的派出機(jī)構(gòu)。 那么，組委會(huì)形成的檔案是不是單獨(dú)成為一個(gè)全宗呢？ 具有社會(huì)獨(dú)立性的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，其檔案是否構(gòu)成獨(dú)立全宗，應(yīng)作具體分析。 合署辦公 的立檔單位，如教育局與教委，檔案局與檔案館，紀(jì)委與監(jiān)察處，其檔案如果能區(qū)分開(kāi)，一般應(yīng)分別構(gòu)成全宗；如果檔案確實(shí)難以區(qū)分，可以按照全宗的補(bǔ)充形式處理，組建聯(lián)合全宗。 這種情況下，涉及到哪些全宗上的變化？ 立檔單位的某個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或職能獨(dú)立出來(lái)而形成新的立檔單位時(shí) ，其獨(dú)立之前的檔案作為其原所在單位全宗的一部分，獨(dú)立后形成的檔案構(gòu)成新的全宗。 情境二： 市紡織品集團(tuán)公司對(duì)下屬的針織品一公司、針織品二公司、針織品三公司進(jìn)行整改，整改的結(jié)果是將效益相對(duì)較差的一公司、二公司精簡(jiǎn)后并入三公司，改名為 市針織品公司。 二、區(qū)分全宗 （一）立檔單位發(fā)生 根本性變化 與全宗的劃分 立檔單位被撤銷(xiāo) 由幾個(gè)立檔單位合并組成的新的立檔單位 由立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)獨(dú)立出來(lái)而形成的新立檔單位 內(nèi)部機(jī)構(gòu)直接并入（劃歸）其他立檔單位 合署辦公的立檔單位 【 案例思考一 】 省進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革，撤銷(xiāo)了省經(jīng)濟(jì)委員會(huì)，將經(jīng)濟(jì)委員會(huì)承擔(dān)的企業(yè)技術(shù)改造投資管理等職能劃入發(fā)展和改革委員會(huì)。為什么呢？ 【 特別說(shuō)明 】 三個(gè)確定立檔單位的條件中， 第一個(gè)條件是主要的條件。包括個(gè)人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個(gè)人（包括家族、家庭）社會(huì)活動(dòng)的全部材料，還包括別人所寫(xiě)的和收集的與人物全宗構(gòu)成者個(gè)人、家庭、家族有關(guān)的材料。凡是具有 獨(dú)立性 的單位或個(gè)人的全部檔案就叫做一個(gè)全宗。該公司檔案室人員在接收檔案的過(guò)程中遇到兩個(gè)方面的問(wèn)題；是打破界限合并在一起對(duì)呢？還是按照原來(lái)的單位界限分開(kāi)管理對(duì)呢？其二，原來(lái)三個(gè)工廠的檔案管理狀況較差，相當(dāng)數(shù)量的檔案零亂，缺少系統(tǒng)性。原來(lái)三個(gè)工廠的檔案由新組建的 市機(jī)械設(shè)備制造公司檔案室接收。是一個(gè)表示檔案的計(jì)量單位。 例： 湖南省人民政府的全部檔案 → “湖南省人民政府全宗” 毛澤東的全部檔案 → “毛澤東全宗” （一）個(gè)人全宗的構(gòu)成條件 社會(huì)知名人士（如社會(huì)活動(dòng)家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家等）形成。但它們?nèi)钥梢允橇n單位，它們形成的檔案也均可以成為一個(gè)全宗。 (三 )全宗的編號(hào)與排列 全宗的編號(hào)是由當(dāng)?shù)氐臋n案館給的，現(xiàn)在通用的是“大流水編號(hào)法”，又稱(chēng)順序流水編號(hào)法，即一個(gè)檔案館對(duì)其所有全宗按進(jìn)館順序用自然整數(shù)由小到大順序編號(hào)，第一個(gè)進(jìn)館的全宗就編為 1號(hào)，第二個(gè)進(jìn)館的全宗就編為 2號(hào) ……. ，這種編號(hào)方法的優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)便實(shí)用，符合 唯一性 和 系統(tǒng)性 的要求，同時(shí)可以反映全宗進(jìn)館的 先后順序 和 全宗數(shù)量 。 【 案例思考二 】 情境一： 市紡織品集團(tuán)公司將下屬的針織品一公司、針織品二公司、針織品三公司合并為 市針織品公司。 【 案例思考三 】 省將經(jīng)濟(jì)委員會(huì)、商業(yè)委員會(huì)、對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì)等部門(mén)承擔(dān)的有關(guān)指導(dǎo)國(guó)有企業(yè)改革和管理的職能、財(cái)政局承擔(dān)的對(duì)國(guó)有資本金基礎(chǔ)管理的職能等獨(dú)立出來(lái)，組建 “ 國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì) ” 。 這種情況下，保健品初審職能所形成的一系列檔案應(yīng)該如何劃分歸屬？ 某單位的某內(nèi)部機(jī)構(gòu)或職能直接并入其他立檔單位時(shí) ，該內(nèi)部機(jī)構(gòu)或職能并入前的檔案是原所在立檔單位全宗的一部分，并入后的檔案成為所并入立檔單位全宗的一部分。 （三）臨時(shí)機(jī)構(gòu)和派出機(jī)構(gòu)檔案的全宗歸屬 【 案例思考 】 服裝總公司為了組織一場(chǎng)大型服裝表演和展示會(huì)成立了一個(gè)組委會(huì)作為臨時(shí)性工作機(jī)構(gòu)，服裝表演和展示會(huì)一結(jié)束，該組委會(huì)就撤銷(xiāo)了。 派出機(jī)構(gòu)不具有社會(huì)獨(dú)立性，所以其檔案不能構(gòu)成獨(dú)立全宗，一般作為其所屬立檔單位全宗的一部分，實(shí)施統(tǒng)一管理或單獨(dú)管理。 兩個(gè)或兩個(gè)以上同時(shí)存在的立檔單位，職能相近，關(guān)系密切，且合署辦公，文件混合處理，致使檔案無(wú)法區(qū)分。