【導(dǎo)讀】[教學(xué)目的]使學(xué)生初步了解秘書(shū)學(xué)科的概念。這是秘書(shū)工作的基本指導(dǎo)思想，是我國(guó)秘書(shū)工作的總宗。旨，也是學(xué)習(xí)、研究秘書(shū)學(xué)應(yīng)緊緊把握的一條紅線。關(guān)于《秘書(shū)理論》與《秘書(shū)實(shí)務(wù)》的關(guān)系。正在越過(guò)前學(xué)科階段邁入常規(guī)學(xué)科階段；

　　

【正文】 、防止濫用權(quán)力強(qiáng)迫命令 運(yùn)用法律方法中：堅(jiān)持依法治國(guó)方略，嚴(yán)格、準(zhǔn)確、公平、公正，及時(shí)提供法律服務(wù) 運(yùn)用經(jīng)濟(jì)方法中：通曉經(jīng)濟(jì)管理、掌握經(jīng)濟(jì)信息、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、遵守財(cái)經(jīng)法紀(jì) 運(yùn)用調(diào)研方法中：注重調(diào)研程序、遵循三條原則、多種方法形式、提高自身素質(zhì) 63 秘書(shū)專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作方法 631 可分兩大類方法： 、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、信息溝通； 、辦文、辦會(huì)。 632 秘書(shū)專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作方法細(xì)分（ 6 類）： （又可再細(xì)分為秘書(shū)協(xié)調(diào)工作八法） ； ； 通方法 ； ； ； 作時(shí)間調(diào)度方法 。 第七講 秘書(shū)的參謀作用 [教學(xué)目的 ] 通過(guò)本講教學(xué)， 使學(xué)生理解秘書(shū)參謀職能屬性 和特征，把握秘書(shū)參謀正確方向，以利在將來(lái)秘書(shū)工作實(shí)踐中較好地發(fā)揮秘書(shū) 48 參謀作用。 [本講重點(diǎn) ] 概念與認(rèn)識(shí) ； 秘書(shū)參謀職能屬性 ； 參謀途徑與方法 。 71 概念與認(rèn)識(shí) 概念 正確認(rèn)識(shí)和發(fā)揮秘書(shū)參謀作用 : —— 秘書(shū)部門和秘書(shū)人員正確發(fā)揮參謀作用，可以輔助決策， 減少領(lǐng)導(dǎo)形成決策和實(shí)施決策中發(fā)生嚴(yán)重錯(cuò)誤。 秘書(shū)部門和秘書(shū)人員具有參謀優(yōu)勢(shì)。 —— 秘書(shū)參謀作用是一個(gè)既老又新、既簡(jiǎn)單又復(fù)雜的問(wèn)題。 711秘 書(shū)參謀作用的概念 A. 參謀參謀作用秘書(shū)參謀作用 “參謀”是借用詞（我國(guó)古代：軍事的 國(guó)外：政治幕僚 ） 現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”被賦予了科學(xué)化、集體化、“中介性”的含義。 “參謀”作為一門科學(xué)，是為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策的軟科學(xué)。 一般不具獨(dú)立性。 —— 不受管理者主觀意志影響，從客觀出發(fā)的科學(xué)思維活動(dòng)。秘書(shū)參謀職能則是既遵從領(lǐng)導(dǎo)者的主觀意圖，又力求符合客觀實(shí)際的思 維活動(dòng)。 —— 秘書(shū)部門、秘書(shū)人員聯(lián)系、收集各方面的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的“出謀獻(xiàn)策”式的參謀作用。 49 712 正確認(rèn)識(shí)和發(fā)揮秘書(shū)參謀作用 ，我國(guó)秘書(shū)的參謀作用日益受到重視、強(qiáng)調(diào)和顯現(xiàn)。其動(dòng)力來(lái)自于領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程的加快。 （兩種偏向） ； （所謂“思想庫(kù)”、“智囊團(tuán)”“外腦”“高參”等） ； ：“參謀”作用與“助手”作用的結(jié)合 。 72 秘書(shū)參謀職能屬性 從屬性與局限性 ； 職能活動(dòng)特征 ； 效果價(jià)值特征 。 721 秘書(shū)參謀職能屬性 ： ； ； ； ： 、從屬性 ，易造成創(chuàng)新方面的局限性 50 [思 考 ] 面對(duì)局限性，秘書(shū)部門和秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)怎么辦？ 722 參謀職能的活動(dòng)特征 結(jié)合（參謀思考，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策） ； （力避失誤）； （整體與全過(guò)程；局部與具體） 。 723 參謀效果的價(jià)值特征 秘書(shū)參謀活動(dòng)具有不可低估的價(jià)值 ， 但在不同的組織環(huán)境和相關(guān)條件下其所體現(xiàn)的價(jià)值差別很大 。 有些雖未被采納的參謀建議仍可具有一定價(jià)值 。 效果價(jià)值表現(xiàn)出 3大特征 ： 參謀效果價(jià)值體現(xiàn)的間接性；參謀效果價(jià)值體現(xiàn)的機(jī)遇性；參謀效果價(jià)值體現(xiàn)的多樣性。 A. 價(jià)值體現(xiàn)的間接性 即必須通過(guò)向領(lǐng)導(dǎo)提出參謀建議或預(yù)案，被采納（選擇、吸收、轉(zhuǎn)化）后，才能對(duì) 實(shí)踐產(chǎn)生影響，而非直接輸入實(shí)踐。 價(jià)值只能間接地反映出來(lái)。 在組織管理成果與秘書(shū)參謀成果之間存在著兩個(gè)轉(zhuǎn)換機(jī)制： 一是領(lǐng)導(dǎo)的選擇秘書(shū)參謀輔助價(jià)值寓于領(lǐng)導(dǎo)決策所產(chǎn)生的價(jià)值中； 二是執(zhí)行的選擇“價(jià)值差”受決策執(zhí)行中多種因素的影響。 公式： 秘書(shū)參謀建議本身的科學(xué)性可行性＋機(jī)遇性 ==實(shí)際組織管理成果 機(jī)遇性的體現(xiàn)： 51 （秘書(shū)參謀建議是否“對(duì)路”和適時(shí)） 。 。 C．價(jià)值體現(xiàn)的多樣性 —— 5種價(jià)值： 。 。 。 。 。 D. 秘書(shū)參謀效果價(jià)值的提升 。 參謀方向：指 秘書(shū)參謀建議、意見(jiàn)、方案對(duì)參謀對(duì)象的影響力方向。 保持正確方向的要點(diǎn) ： ①增強(qiáng)政策、法治和整體事業(yè)功利意識(shí)；②正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；③求真務(wù)實(shí)、無(wú)私敬業(yè)。 參謀能量強(qiáng)弱的決定因素 : ①秘書(shū)部門 :職能地位 。整體素質(zhì)； ②秘書(shū)人員 :綜合素質(zhì)、工作經(jīng)驗(yàn)、智能水平及領(lǐng)導(dǎo)者信任程度。 提高參謀能量的要點(diǎn)： ①為秘書(shū)提供知識(shí)更新和全面參加社會(huì)實(shí)踐的機(jī)會(huì)； ②秘書(shū)個(gè)人的知識(shí)積累和實(shí)踐積累。 73 秘書(shū) 參謀的途徑與方法 731秘 書(shū)參謀的途徑 A.“三辦”中的參謀活動(dòng) ：擬稿、修改、核稿、擬辦、催辦等環(huán)節(jié) 。 ：發(fā)現(xiàn)、分析問(wèn)題，提出意見(jiàn)和建議 。 52 ：會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后 （決策前、決策中、決策實(shí)施中） ； 。 732 秘 書(shū)參謀的方法 （針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策意圖） ：拓展、補(bǔ)充完善、具體化 ； ：與領(lǐng)導(dǎo)意圖不同的參謀方案 。 謀法 (多方案比較，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)化決策 ) (用于組織運(yùn)轉(zhuǎn)已出現(xiàn)不正常現(xiàn)象，一時(shí)尚看不清，需找到對(duì)策時(shí) ) (以管理目標(biāo)、計(jì)劃為尺度，進(jìn)行利弊效果評(píng)估，提出改進(jìn)或補(bǔ)救辦法 ) 733 秘書(shū)參謀注意事項(xiàng) 。 注重發(fā)揮聯(lián)系各方面專家、內(nèi)行的中介、橋梁作用，特別是在一些專業(yè)性很強(qiáng)的問(wèn)題上，更應(yīng)緊緊依靠有關(guān)部門和相關(guān)專家，以輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策。 。 秘書(shū)發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策中可能會(huì)有失誤，但一時(shí)吃不準(zhǔn)，可采取提醒方法。 李欣同志著名的 “提醒不過(guò)三”警語(yǔ) 53 第八講 秘書(shū)職能環(huán)境與人際關(guān)系 [教學(xué)目的 ] 通過(guò)本講教學(xué)，使學(xué)生理解秘書(shū)職能環(huán)境概念，懂得秘書(shū)應(yīng)當(dāng)如何適應(yīng)、優(yōu)化職能環(huán)境及排隊(duì)環(huán)境障礙，掌握人際交待的原則和方法、技巧，以利今后工作實(shí)踐。 [本講 要 點(diǎn) ] 5 方面： 秘書(shū)職能環(huán)境三層次和三方面要素關(guān)系； 秘書(shū)職能環(huán)境四大作用和四項(xiàng)影響因素； 秘書(shū)如何適應(yīng)、優(yōu)化職能環(huán)境并排除具體環(huán)境障礙； 秘書(shū)如何處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系； 秘書(shū)人際交往的內(nèi)容、原則、方法。 [本講具體內(nèi)容 ] 81 秘書(shū)職能環(huán)境 人的心理和行為決定于人的內(nèi)在需求和周圍環(huán)境 的相互作用。當(dāng)人的內(nèi)在需要得以滿足時(shí)，會(huì)大大激發(fā)他的工作潛力，他的行為將對(duì)組織產(chǎn)生有益的貢獻(xiàn)。 秘書(shū)職能環(huán)境概念 —— 職能環(huán)境是職能活動(dòng)的基礎(chǔ) ； 環(huán)境是一個(gè)系統(tǒng)的、開(kāi)放的概念 ； 正確認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)意識(shí)，有效調(diào)適， 排除障礙 ； 從而達(dá)到提高秘書(shū)工作效率、增強(qiáng)工作效益的目的 。 54 81 秘書(shū)職能環(huán)境要素 811 秘書(shū)職能環(huán)境三層次 第一層次 ： 秘書(shū)機(jī)構(gòu)內(nèi)部環(huán)境 人員構(gòu)成 管理工作制度 分工協(xié)作 構(gòu) 成 人際關(guān)系 負(fù)責(zé)人影響力 團(tuán)隊(duì)精神、凝聚力 辦公設(shè)備辦公條件 [課堂討論 ] 怎樣營(yíng)造秘書(shū)機(jī)構(gòu)內(nèi)部良好的環(huán)境？是否應(yīng)當(dāng)至少有 55 如下幾條 —— 優(yōu)秀的秘書(shū)部門負(fù)責(zé)人； 健全的工作制度 。 科學(xué)合理的分工配合體系 。 靈敏的信息綜合機(jī)制 。 和諧的人際關(guān)系 。 必備的物質(zhì)條件與科學(xué)的辦公手段。 第二層次 ： 秘書(shū)所在組織內(nèi)環(huán)境 概念 —— 是秘書(shū)、秘書(shū)機(jī)構(gòu)工作職能的重要基礎(chǔ)；是組織生存、發(fā)展的需要。 組織規(guī)模、性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍 構(gòu) 成 組織結(jié)構(gòu)、功能、運(yùn)行方式 組織領(lǐng)導(dǎo)體制、管理制度 組織物質(zhì)條件要素 組織心態(tài)觀念要素 秘書(shū)所在組織內(nèi)環(huán)境構(gòu)成五要素 組織生態(tài)發(fā)展要素 組織動(dòng)態(tài)運(yùn)行要素 組織結(jié)構(gòu)要素 56 第三層次 ： 秘書(shū)所在組織外部環(huán)境 (一個(gè)開(kāi)放的具有層次性的龐大的系統(tǒng)） 宏觀的大環(huán)境 —— 國(guó)際國(guó)內(nèi)政治經(jīng)濟(jì)科技文化 構(gòu) 成 中觀與微觀環(huán)境 —— 各組織的行業(yè)系統(tǒng)環(huán)境、地區(qū)環(huán)境、市場(chǎng)環(huán)境、協(xié)作與競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境、社區(qū)環(huán) 境等等 812 秘書(shū)職能環(huán)境要素關(guān)系 —— 秘書(shū)職能活動(dòng)中與各有關(guān)方面的聯(lián)系與關(guān)系（內(nèi)部的；外部的） 與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的關(guān)系（遵從領(lǐng)導(dǎo)、加強(qiáng)服務(wù)、加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)） ； 與職能部門的關(guān)系（提供綜合服務(wù)、做好協(xié)調(diào)工作、尊重和依靠職能部門） ； 與群眾的關(guān)系 要從工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、工作過(guò)程、工作成效上充分體現(xiàn)密切聯(lián)系群眾（指導(dǎo)思想、工作行為、工作作風(fēng)） 。 82 秘書(shū)職能環(huán)境作用及影響 821 秘書(shū)職能環(huán)境的作用 職能環(huán)境對(duì)秘書(shū)工作的規(guī)定性 ； 導(dǎo)向性 ； 促動(dòng)性 ； 機(jī)遇性和風(fēng)險(xiǎn)性 。 “規(guī)定性”的 理解 ： 從總體來(lái)看：秘書(shū)的產(chǎn)生與發(fā)展； 從行業(yè)系統(tǒng)來(lái)看其對(duì)秘書(shū)的要求； 從組織層次來(lái)看其對(duì)秘書(shū)的要求； 57 從秘書(shū)崗位來(lái)看其對(duì)秘書(shū)的要求；各方為秘書(shū)提供的條件各不相同。 因此，秘書(shū)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)和把握規(guī)定性，充分利用職能環(huán)境條件規(guī)范工作行為，有效發(fā)揮職能作用，防止行為失范和不稱職、不到位或越位現(xiàn)象。 “導(dǎo)向性”的理解 要正確認(rèn)識(shí)并把握兩條： a. 必須遵從組織目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo) —— 把握宏觀環(huán)境發(fā)展的大方向； —— 把握特定職能環(huán)境的業(yè)務(wù)運(yùn)作方向； —— 把握職能環(huán)境提出的具體工作方向 。 力求工作的主動(dòng)性、準(zhǔn)確性、創(chuàng)造性。 ，即把握宏觀時(shí)空環(huán)境、行業(yè)業(yè)務(wù)環(huán)境、具體工作環(huán)境特征及其目標(biāo)，以定位自身方向目標(biāo)。 58 [課堂討論 ] 請(qǐng)同學(xué)們就關(guān)于秘書(shū)職能環(huán)境的機(jī)遇性和風(fēng)險(xiǎn)性問(wèn)題發(fā)表自己的見(jiàn)解！ “機(jī)遇和風(fēng)險(xiǎn)并存，前景與困難同在”。 當(dāng)今社會(huì)，無(wú)論是在組織運(yùn)轉(zhuǎn)中還是在領(lǐng)導(dǎo)工作中，機(jī)遇與風(fēng)險(xiǎn)將始終并存。秘書(shū)應(yīng)搶抓機(jī)遇、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。 關(guān)鍵在于以強(qiáng)烈的事業(yè)心、使命感和責(zé)任意識(shí)去關(guān)注發(fā)展，發(fā)現(xiàn)、把握機(jī)遇；以非凡的 智慧能力和膽略氣魄去防范和抗御風(fēng)險(xiǎn)。 822 秘書(shū)職能環(huán)境的影響 。 信任度 —— 指秘書(shū)工作對(duì)象（服務(wù)對(duì)象）對(duì)秘書(shū)的信賴程度。 。 和諧度 —— 指秘書(shū)職能活動(dòng)中與各相關(guān)方面協(xié)同配合的親和默契程度。 。 開(kāi)放度 —— 指秘書(shū)職能環(huán)境中信息交換的靈敏程度、信息交換的廣度、深度等方面決定的開(kāi)放程度。 。 自由度 —— 指秘書(shū)主動(dòng)性職能作用，即主動(dòng)開(kāi)展職能活動(dòng)、發(fā)揮其主動(dòng)性的程度。 提高信任度的“訣竅” ： ，遵循規(guī)范，不折不扣，完成任務(wù)； 59 ，誠(chéng)懇務(wù)實(shí)，嚴(yán)守諾言，熱情協(xié)作； ，竭誠(chéng)助人，說(shuō)話可信，辦事可靠； ，不摻私利，注重政策，嚴(yán)守法紀(jì)。 提高和諧度的前提：良好的信任度 提高和諧度的“招數(shù)”： ，熱情服務(wù)，待人謙恭，多想他人； ，擺正位置，尊重他人，求知求識(shí)； ，交流信息，融洽感情，增進(jìn)友誼。 提高開(kāi)放度的核心：當(dāng)好信息樞紐 —— ； ； ； 。 “三度”緊密相關(guān)、相互影響 60 自由度除取決于 管理組織中的自由度即組織體制和權(quán)力運(yùn)用方式、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格等因素外，與信任度、和諧度、開(kāi)放度的高低也有著緊密聯(lián)系。 823 秘書(shū)職能環(huán)境的適應(yīng)與優(yōu)化 [模擬題 1] 您被新疆著名民營(yíng)企業(yè)“百商集團(tuán)”董事長(zhǎng)王軍先生及其夫人李華總經(jīng)理看中，您也看好這家企業(yè)，當(dāng)了集團(tuán)公司辦公室主任。這家企業(yè)主要是生產(chǎn)各種電線電纜，開(kāi)發(fā)高檔別墅樓宇，并在北疆和北京等地建立了優(yōu)質(zhì)飼草種植、加工（壓縮干草）基地和良種肉乳兼用牛養(yǎng)殖基地。夫婦倆都非常正派，王軍先生特別肯動(dòng)腦筋，李華女士為人干練，性格直率、爽 朗但較急躁。試以秘書(shū)職能環(huán)境理論分析一下，您到任后怎樣盡快全面適應(yīng)環(huán)境，當(dāng)好他們的辦公室主任？ [模擬題 2] 您在烏魯木齊市政府辦公廳實(shí)習(xí)半年，李文富主任分配您到秘書(shū)二處跟班工作。市政府辦公廳有六十多名干部職工，有一位主任、三位副主任，設(shè)有秘書(shū)一處（文書(shū)處理及機(jī)要、檔案）、秘