【正文】 議時間、租用會議場地等。但今天上司參加的會議內(nèi)容與琳達(dá)所要做的籌備工作沒有什么關(guān)系，所以問今天的會議內(nèi)容是不適合的。案例4：在上司開會期間的工作琳達(dá)是隆泰保?。ū本┕臼袌隹偙O(jiān)李濤的秘書。這天上午九點半，上司去參加總經(jīng)理召集的會議時，說今天的會很重要，無論是誰找他都等開完會再說。下面有5個選項：a、銷售部劉經(jīng)理來找上司，琳達(dá)說：“您先回辦公室，李總開完會后您再過來。”b、上司的太太來電話，說有事找上司。 琳達(dá)對她說：“李總正在開會不能接電話，請您回頭再打過來?！? c、公司財務(wù)總監(jiān)來找上司，琳達(dá)說：“李總正在開會。他開完會后，我再給您電話好嗎？” d、天津分公司吳經(jīng)理來電話找上司，想了解公司對國慶節(jié)期間促銷活動的統(tǒng)一安排，琳達(dá)說：“李總正在開會。會開完之后我們再聯(lián)系吧？” e、北京鴻星公司余總來電話找上司，琳達(dá)說：“如果方便的話，能告訴我您是什么事情嗎？回頭我們給您打電話?！闭垙纳厦?個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案b上司是交待了無論是誰找他都等開完會再說，但是，這只是針對一般的情況。如果出現(xiàn)緊急情況，那就另當(dāng)別論。所以，當(dāng)上司的太太來電話時，最好問一下是什么事情，根據(jù)事情的緊急程度確定是否轉(zhuǎn)達(dá)，所以，簡單地請上司太太回頭再打電話是不合適的。第十一章 出差實務(wù)案例分析案例1：請上司確認(rèn)出差事宜琳達(dá)是東方軟件（深圳）公司總經(jīng)理的秘書。這天上午上司開完會后對琳達(dá)說，他明天要去在杭州的總公司出差，讓她幫自己做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，于是琳達(dá)就出差準(zhǔn)備請上司確認(rèn)幾個問題。下面有5個選項：a、這次去杭州還有陪同你一起去的人嗎？ b、有沒有需要準(zhǔn)備的資料？ c、你還是想住在西湖國際大酒店嗎？ d、這次突然去總公司的目的是什么？ e、需要與杭州總公司那邊的人打招呼嗎？請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案d作為秘書，為上司出差作準(zhǔn)備是很自然的事。秘書要根據(jù)日程安排，幫上司安排住宿、工作所需要的資料等，但上司出差的目的與出差準(zhǔn)備工作沒什么關(guān)系，所以問上司出差的目的是不適合的。案例2：為上司作出差準(zhǔn)備琳達(dá)是宙飛建材（成都）公司總經(jīng)理的秘書。這天上午上司開完會回來對琳達(dá)說，他準(zhǔn)備后天到南京去出差5天，與南京天鑫公司討論合作事宜，讓琳達(dá)幫他做出差準(zhǔn)備，于是琳達(dá)開始幫上司做準(zhǔn)備工作。下面有5個選項：a、把飛機(jī)票和從財務(wù)部借的出差費交給上司。 b、把上司出差所需的文件資料交給上司。 c、按照上司的喜好，幫上司訂好在南京住宿的飯店。 d、給南京天鑫公司總裁辦打電話，告訴對方上司到達(dá)南京的時間，并請對方照顧好上司。 e、把出差日程表交給上司，并確定出差期間琳達(dá)每天用電話向上司匯報的時間。請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案d上司出差之前通知接待方是理所當(dāng)然的，而且上司在出差期間工作會更忙，所以，也更需要照顧，從這一點來說，秘書的工作做得很仔細(xì)。但是，你與南京天鑫公司僅僅是商業(yè)上的合作伙伴，因此，你主動請對方照顧好上司是不合適的。案例3：上司出差期間的工作琳達(dá)是偉達(dá)照明用具（中國）公司總經(jīng)理的秘書。這天下午琳達(dá)收到全國照明用具行業(yè)協(xié)會的來函。上司是該協(xié)會的理事。她拆開信封一看，它是協(xié)會召開理事會的回執(zhí)。下星期四能否參會，請在本周五之前答復(fù)。上司正在西北地區(qū)出差，要到星期六才能回來，現(xiàn)在又聯(lián)系不上。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：a、查看上司的日程表，如果有空的話，就答復(fù)對方說上司參會。 b、不馬上答復(fù)對方，等上司周六回來后再作答復(fù)。 c、因為這種會議很重要，等上司回來可能有些晚了，所以與協(xié)會聯(lián)系，說如果沒有特殊情況就參會。 d、因為聯(lián)系不到上司，所以查看上司去年的做法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)上司去年也沒參會時，就答復(fù)對方今年也不參加。 e、給對方打電話，說上司正在出差，能否等到聯(lián)系上之后再答復(fù)對方。請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案d上司是這個協(xié)會的理事，工作比其它一般性的工作重要，所以，如果沒有特殊情況，上司就應(yīng)該參會?，F(xiàn)在聯(lián)系不到上司，不知道上司的意圖，所以秘書不能代表上司答復(fù)對方今年也不參會。案例4：為上司出差保密琳達(dá)是基固設(shè)計咨詢（廣州）公司營銷總監(jiān)的秘書。上午十一點多鐘上司從總經(jīng)理辦公室回來對琳達(dá)說，他今下午要出趟急差，不需要琳達(dá)為他出差作什么準(zhǔn)備了。臨行前上司又囑咐琳達(dá)：“我后天晚上回來，這兩天不要給我打電話，而且要對部門經(jīng)理以下的人保密。有什么事等我回來再處理?！鄙纤咀吆罅者_(dá)遇到了一系列的問題。下面有5個選項： a、上司原定明天上午參加的客戶座談會，請銷售部于經(jīng)理代替上司出席。b、市場部王經(jīng)理送來節(jié)日促銷方案，想請上司簽字后實施，琳達(dá)把方案收起來后對王經(jīng)理什么也沒說。c、給恒昌公司的劉經(jīng)理打電話，說有事取消明下午的約會，向?qū)Ψ奖硎镜狼?。至于約會推遲到什么時候，回頭再定。d、因為今天下午要召開例行的司務(wù)會（部門經(jīng)理及部門經(jīng)理以上的人參加），給行政部經(jīng)理打電話，說上司出差了不能參加。e、財務(wù)部經(jīng)理打電話來找上司商量工作，琳達(dá)說大后天再聯(lián)系。 請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案d 因為上司出差對部門經(jīng)理以下的人都是秘密，所以，即便對行政部經(jīng)理也不要多說。上司不能參加例行的司務(wù)會，只說有急事不能參加就行了。第十二章 其他日常工作案例分析案例1：為上司招待客人訂桌琳達(dá)是信安鞋業(yè)（深圳）公司銷售部經(jīng)理的秘書。這天下午上司對琳達(dá)說，他想這個周末招待從香港來的朱先生，但在什么地方宴請朱先生他還沒想好，讓琳達(dá)幫安排一下。于是琳達(dá)為安排宴請的事請上司確認(rèn)幾個問題。下面有5個選項：a、這次宴請大概是什么標(biāo)準(zhǔn)？ b、是吃粵菜還是其他別的什么菜？ c、您希望在市區(qū)哪一帶宴請朱先生？ d、您希望在什么時候預(yù)訂好飯店包間？ e、除您以外，我們公司還有其他人參加嗎？請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案d如果上司同意了你推薦的飯店，那就應(yīng)當(dāng)馬上預(yù)訂，以確保到時候有席位。因此，問上司什么時候預(yù)訂好飯店包間是不合適的。 案例2：為上司印制名片琳達(dá)是西北礦機(jī)（西安）公司總經(jīng)理的秘書。這天下午上司對琳達(dá)說：“我的名片不多了，下周到北京參加國際礦機(jī)新產(chǎn)品研討會可能不夠用了，你再幫我印一些?！睘榱擞∶?，琳達(dá)請上司確認(rèn)相關(guān)事項。下面有5個選項： a、名片的內(nèi)容沒有改動的地方吧？ b、還是用現(xiàn)在的這種紙張印制吧？ c、還是像往常一樣印3盒吧？ d、這次研討會要用多少名片？ e、在這個星期五下班之前印好來得及吧？請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案d上司因為自己的名片不多了，所以讓琳達(dá)幫他印一些。在印名片之前，琳達(dá)請上司確認(rèn)名片的內(nèi)容、紙質(zhì)有沒有變動，的確有必要，但是，參加研討會只是偶爾碰上的，對印名片沒什么直接關(guān)系，所以請上司確認(rèn)在會上用多少名片沒什么意義。 案例3：為上司選擇禮品琳達(dá)是施鴻投資（中國）公司總經(jīng)理的秘書。上司昨天剛從蘭州出差回來。今天一上班就對琳達(dá)說：“這次我到西北出差，蘭州黃河公司的劉總給我?guī)土瞬簧俚拿Γ蚁虢o他送件什么禮物，以表示我的感激之情。這事你幫我辦一下。”于是琳達(dá)就送禮請上司確認(rèn)了幾個問題。下面有5個選項：a、禮品大概在什么價位？ b、您有沒有特別想贈送的物品？ c、什么時候送給對方比較合適？ d、您是不是還要在禮品盒里附一封您的親筆信？ e、禮品直接寄到劉總的公司嗎？ 請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。本題答案c因為上司是在出差過程中得到了對方的幫助而要表示感謝，所以，寄給對方的禮品自然是越快越好，否則，禮品所要表達(dá)的心意就會因時間而被變淡薄，因此，問上司什么時候寄給對方是不合適的。 案例4：上司的女兒還在幼兒園琳達(dá)是長盛機(jī)電（北京）公司銷售部經(jīng)理的秘書。由于上司的太太臨時出國，這些天上司每天下班后都要去幼兒園接女兒回家。這天下午，上司與哈爾濱大龍公司馮總就合同談到快六點都沒有談完；談完之后上司還得宴請馮總。這時上司似乎完全把去幼兒園接女兒的事給全忘了。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個選項：a、裝作不知道有這件事。b、上司讓自己幫忙就去接。c、提醒上司該去接女兒了。d、如果上司讓自己去接就推辭，說自己晚上要去上課。e、提醒上司，說自己可以代替他去接。請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。本題是e去幼兒園接女兒，這看起來是上司的私事，但上司為了工作而犧牲了自己的私人時間而不能去接自己的女兒。如果不能按時去接，必然會影響上司的工作，因而去幼兒園接女兒不再是件私事了。秘書提醒上司說自己可以去接，表明了作為助手的積極主動精神。48 /