【正文】 1《秘書理論與實(shí)務(wù)》教程 教案 第一講 導(dǎo)論 [教學(xué)目的 ] 使學(xué)生初步了解秘書學(xué)科 (理論與實(shí)務(wù) )的概念。 [教學(xué)重點(diǎn) ] 明確秘書“ 三服務(wù) ”是 貫穿本課的一條紅線 ，即 明確秘書部門的工作，必須為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各部門服務(wù)、規(guī)定 為人民群眾服務(wù)。 這是秘書工作的基本指導(dǎo)思想，是我國(guó)秘書工作的總宗旨，也是學(xué)習(xí)、研究秘書學(xué)應(yīng)緊緊把握的一條紅線。 [課堂討論 ] 迄今為止，您對(duì)秘書和秘書職業(yè)都有哪些了解和認(rèn)識(shí)？ 本導(dǎo)論的 中心要點(diǎn) ：? 秘書學(xué)是一門什么樣的科學(xué)？? 本講四方面內(nèi)容 ： —— 我國(guó)秘書學(xué)的誕生； —— 學(xué)科的性質(zhì)與特點(diǎn)； —— 學(xué)科的結(jié)構(gòu)組成； —— 研究、學(xué)習(xí)秘書學(xué)的基本方法 。 關(guān)于 《秘書理論》與《秘書實(shí)務(wù)》的關(guān)系 。 2 11 我國(guó)當(dāng)代秘書學(xué)的誕生 我國(guó)秘書工作源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，從古代、近代到現(xiàn)代，不斷沿革、發(fā)展，留下了豐富的寶貴遺產(chǎn)。當(dāng)代秘書學(xué)就是在總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)和吸取這些遺產(chǎn)精華的基礎(chǔ)上，在新的時(shí)代背景下形成和誕生的。 關(guān)于我國(guó)當(dāng)代秘書學(xué)的誕生：大致時(shí)間 。若干標(biāo)志 。時(shí)代背景 。重大意義 。 12 秘書學(xué)的研究對(duì)象與性質(zhì)特點(diǎn) 121 關(guān)于秘書學(xué)研究對(duì)象的不同說法 ：“秘書工作及其規(guī)律” ； ：“秘書活動(dòng)” ； ：“秘書現(xiàn)象” ； ：“秘書、秘書部門和秘書工作” 。 “另類”說法 ： 只承認(rèn)秘書學(xué)是一門課程 ， 認(rèn)為它尚不足以構(gòu)成一門學(xué)科 。 122 性質(zhì)特點(diǎn) 。 正在越過前學(xué)科階段邁入常規(guī)學(xué)科階段 ； 。 也可以說是一門交叉學(xué)科 ； 。 直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；政策法律性強(qiáng) ； 。 是一門非常實(shí)用的應(yīng)用學(xué)科 。 13 秘書學(xué)的結(jié)構(gòu)體系以及研究 、學(xué)習(xí)秘書學(xué)的方法 131 對(duì)秘書學(xué)科結(jié)構(gòu)體系的不同認(rèn)識(shí) A.“四大部分”說：“史、論、專、技” ； 3 B.“四論”說：“總論、職能論、方法論、資格論” ； C. “十大板塊”說（主要圍繞參謀作用） ； D. 常崇宜先生認(rèn)為應(yīng)包括“六個(gè)方面” ： 秘書歷史；秘書職業(yè)；秘書部門；秘書工作；秘書環(huán)境；其他。 132 研究與學(xué)習(xí)秘書學(xué)的方法 總體要求：學(xué)風(fēng)純正方法正確注重實(shí)踐 具體要求： 。 漢語專業(yè)為何要修秘書學(xué) ； 、觀點(diǎn)和方法。 馬列哲學(xué) ； 。 學(xué)習(xí)、借鑒、操作、模擬 ； ，提倡讀、背“經(jīng)典” ； ，上網(wǎng)瀏覽秘書網(wǎng)站 。 （通過投影上介紹國(guó)內(nèi)幾個(gè)秘書網(wǎng)站的頁面）。 第二講 秘書學(xué)的起點(diǎn) —— 秘書 [教學(xué)目的 ] 使學(xué)生了解并掌握秘書職業(yè)及其特點(diǎn)；了解秘書職業(yè)資格要求。 [本講提要 ] 秘書的概念 （ 秘書的定義問題，至今仍在探討、爭(zhēng)論之中。 ） 4 秘書職業(yè)及其特點(diǎn) 。 秘書資格 。 [本講內(nèi)容 ] 21 秘書的定義 211 《辭?！罚?1989年版縮印本）關(guān)于“秘書”的解釋 “協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人綜合情況，調(diào)查研究，聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項(xiàng)等的工作人員 ”。 該版《辭?！方忉?“秘書 ”的另一個(gè)含義是 “官名 ”，即 “中國(guó)自秦漢以來，歷代封建王朝曾設(shè)稱作 ?秘書 ?的官職，掌管官員向皇帝奏事的奏章函牘、皇帝宣布命令的宣示以及宮禁的圖書等工作，如 ?秘書監(jiān) ?、 ?秘書令 ?、 ?秘書丞 ?、 ?秘書郎 ?等。 ” 212 秘書定義的誤區(qū) 。 如說秘書是 “職務(wù)的名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)助手 ”。殊不知領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的各個(gè)部門的工作人員無不是領(lǐng)導(dǎo)助手。 。 如說秘書應(yīng)以從事文字性、文牘性類工作的人員為主（ “秀才 ”、 “筆桿子 ”）。 。 前者如將秘書稱為 “輔佐 ”、“智囊 ”、 “高參 ”；后者如將秘書說成專事 “三辦 ”（辦事、辦文、辦會(huì)）的人員。 213 關(guān)于我國(guó)秘書最新定義 ： “秘書：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常 5 事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員” —— 中華人民共和國(guó) 勞動(dòng)部 《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》 （適用范圍） 廣義的秘書定義 ： “秘書是位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)、辦理文書、聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)與信息助手 。” —— 常崇宜主編《秘書工作概要》 此問題仍 在探討和爭(zhēng)論之中 ! 比較權(quán)威的如傅西璐先生，提出： “秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦公室人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手 ”。 22 秘書分類與秘書職業(yè) 221 秘書分類 （組織）的基本社會(huì)屬性分類 ——公務(wù)秘書與非公務(wù)秘書；（ “非公務(wù)秘書 ”與 “私人秘書 ”并不等同） ； （ “大口 ”）分類； （組織）層次分類； ； 層次分類 （參謀型、文字型、辦事型、技術(shù)型、公關(guān)型、 6 綜合型 ）； （決策輔助層秘書、決策執(zhí)行層秘書等）； （高級(jí)秘書 資深秘書 、中級(jí)秘書、初級(jí)秘書助理秘書或 “文員 ”）。 222 秘書職業(yè)特點(diǎn) ，分布極廣 ； ，近身服務(wù)； ，領(lǐng)導(dǎo)助手； ，人才輩出 。 “（有人預(yù)言）秘書將成為（ 21 世紀(jì)）全社會(huì)最大的職業(yè)群之一 在 20 世紀(jì)最大的職業(yè)群體為會(huì)計(jì)，而下個(gè)世紀(jì)最大的職業(yè)群是秘書?！? “ （對(duì)此）姑且不評(píng)論其科學(xué)性與準(zhǔn)確性，但從中可以肯定的是秘書職業(yè)群將成為社會(huì)上最大職業(yè)群體之一?！? —— 傅 西 路 語 23 秘書職業(yè)資格 秘書資格，即從事秘書工作的人的基本要求。 原國(guó)家勞動(dòng)部制定的《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》中，對(duì)秘書規(guī)定了兩大方面要求：知識(shí)要求 和 技能要求 。 特殊規(guī)定 ： 如機(jī)要秘書 。 24 秘書長(zhǎng)、辦公廳（室）主任和一般秘書人員 秘書長(zhǎng)：機(jī)關(guān)首長(zhǎng)，通常為決策層成員 。 7 辦公廳（ 室）主任：部門首長(zhǎng)，通常屬秘書層次，是秘書部門中的領(lǐng)導(dǎo)。不設(shè)秘書長(zhǎng)的單位的辦公廳（室）主任，是本單位內(nèi)務(wù)負(fù)責(zé)人，并且進(jìn)入決策層。擔(dān)任副秘書長(zhǎng)、辦公廳（室）主任雙重職務(wù)的，其工作常也對(duì)外，有的還進(jìn)入決策層。 一般秘書人員：屬于完全意義上的服務(wù)層 。 第三講 秘書部門 [教學(xué)目的 ] 使學(xué)生較深入地了解和掌握秘書部門的功能、職能及其對(duì)秘書部門、人員的基本要求。 [本講 重 點(diǎn) ] 秘書部門的功能 與 職能 及二者的區(qū)別和聯(lián)系 。 功能 ——一個(gè)組織機(jī)構(gòu)所具有的能力和作用的總和。取決于其結(jié)構(gòu)和內(nèi)在素質(zhì)。 職能 ——根據(jù)工作需 要賦予某一機(jī)構(gòu)的職責(zé)權(quán)限。 [本講課程內(nèi)容 ] 31 秘書部門的設(shè)置 311 狹義的秘書部門 亦即典型的秘書部門。指各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)本部所設(shè)的辦公廳（室）、秘書處、科、股等。 （ 高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)；中級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)；縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)；基層 ） 8 312 廣義的秘書部門 名稱雖不叫辦公廳（室）或秘書處科，在組織系統(tǒng)上也不一定直接隸屬辦公廳（室）管轄，但從事秘書性質(zhì)工作的部門。 常見的此類部門列舉 ： ——研究室 ； ——機(jī)關(guān)事務(wù)局（行政處） ； ——接待（交際 ）辦（處） ； ——細(xì)分工后的信訪局、保密局、檔案局等 。 32 秘書部門的功能 321 基本功能（三層次） 第一層次 ： 服務(wù) ； 第二層次 ： 輔助（助手） ； 第三層次 近身（左右手） 。 歸納 ——秘書部門的基本功能是：通過近身、直接輔助領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。 請(qǐng)記住八個(gè)字 —— ?近身、直接、輔助、服務(wù)?！ 322 基本功能的具體體現(xiàn) 秘書部門的參謀、助手作用 ： 事務(wù)助手作用 ——主要是 “三辦”即辦事、辦文、辦會(huì) ； 智謀助手作用 —— 多方面的體現(xiàn) 。 比如：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作布局；又如：注重調(diào)研，多出主意； 又如：反饋信息，當(dāng)好耳目；再如：聯(lián)絡(luò)各方，協(xié)調(diào)督促。 323 辦公廳（室）當(dāng)好參謀助手的 4 項(xiàng)必備條件 9 ； 、調(diào)研網(wǎng)絡(luò)； ； 。 33 秘書部門的基本職能 331 后勤保障 的 職能 （屬 “掌管事務(wù) ”，俗稱 “行政總務(wù) ”） 范圍： 財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、基建管理、醫(yī)療保健管理、環(huán)境管理、車輛管理、職工生活管理、機(jī)關(guān)福利與文化生活管理、治安管理等等。 332 辦理文書的職能 “四大塊 ”—— 、撰寫公文（可多達(dá)百余種） ； （收發(fā) 文 電 ） ； (文書整理歸檔 )； (其中的文字工作 )。 333 信息管理的職能 1985 年中央召開的新時(shí)期首屆“全國(guó)秘書長(zhǎng)座談會(huì)”第一次明確了辦公廳室、秘書部門的信息管理職能。會(huì)議強(qiáng)調(diào)，辦公廳室要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮“提供信息作用”；“信息的收集要充分，傳遞要迅速，處理要準(zhǔn)確，反饋要及時(shí)”；“在現(xiàn)代社會(huì)中，信息是效率、是質(zhì)量、是生命”。 a.“信息”的概念 古代：音訊?！罢龜?shù)欲來，信息甚大”（《三國(guó)志》） “夢(mèng)斷美人沉信息，目穿長(zhǎng)路倚樓臺(tái)”（李中《暮春懷故人》） 10 現(xiàn)代 ：指通信系統(tǒng)傳輸和處理的對(duì)象；后引伸到泛指消息、信號(hào)、情報(bào)、資訊。 廣義信息概念：人們同外部世界進(jìn)行交換的消息和信號(hào)。 —— 無限性（時(shí)、空）； —— 客觀性（客觀事物及其屬性）； —— 與感知主體的關(guān)聯(lián)性（與教材提法不同）； —— 時(shí)效性； —— 可開發(fā)性（教材未講）。 如：預(yù)測(cè)性前瞻性信息的開發(fā)。 —— 秘書在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)中所應(yīng)當(dāng)掌握的信息。（此概念遠(yuǎn)小于廣義信息的范圍） 。 秘書信息工作是一項(xiàng)智謀性助手工作。 [課堂討論 ] 小張?jiān)谝患掖笮兔駹I(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公 室工作。請(qǐng)問：他和總經(jīng)辦其他人員應(yīng)主要為老總提供哪些信息？ 334 督促檢查的職能 關(guān)于督促檢查工作（簡(jiǎn)稱督查工作）， 李欣同志 1994 年秋在江蘇鹽城 “全國(guó)國(guó)部分城市秘書工作聯(lián)系會(huì)”上 講了一番語重心長(zhǎng)的話（“作為秘書長(zhǎng)或辦公廳主任， 你向秘書 布置的工作，即便是你 很 信任 的人， 也要對(duì)他督查 3次 ” ） 。 督查本屬領(lǐng)導(dǎo)行為。 賦予秘書部門督查職能，目的在于輔助領(lǐng)導(dǎo)抓好落實(shí)，把領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作部署、重要安排真正落到實(shí)處。 新時(shí)期、新世紀(jì)強(qiáng)化督查工作有著特別重要的意義。 11 335 綜合協(xié)調(diào)的職 能 1985 年“全國(guó)秘書長(zhǎng)座談會(huì)”《紀(jì)要》明確，辦公廳工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)起 4種作用 —— 參謀作用 、 助手作用 、 提供信息 的作用 、 協(xié)調(diào)作用 。 —— 現(xiàn)代社會(huì)生活的一種普遍現(xiàn)象。我們講的協(xié)調(diào)，是指通過協(xié)商與調(diào)解，化解矛盾，協(xié)同動(dòng)作，以利實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的活動(dòng)。 。 ，就是秘書在其職責(zé)范圍內(nèi)，或在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行的協(xié)調(diào)。 ： 全局性（站在領(lǐng)導(dǎo)的全局角度）； 層次性（堅(jiān)持按本層次的職權(quán)范圍辦 事）； 科學(xué)性（注重調(diào)研，講究時(shí)機(jī)和方式）； 權(quán)威性（依法、公正、務(wù)實(shí)）； 預(yù)見性（及時(shí)協(xié)調(diào)、力求超前）。 ：輔助協(xié)調(diào)，請(qǐng)示匯報(bào)，參謀提醒。 ：全面性、政策性的問題以及其他機(jī)關(guān)均不專管的事情。 336 “不管部”的職能 中央主要領(lǐng)導(dǎo)同志在 1990 年全國(guó)秘書長(zhǎng)座談會(huì)上指出：辦公廳“是個(gè)不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可以交給辦公廳去辦。 ” 這是由秘書部門的宗旨、性質(zhì)和地位所決定的。 （位居中樞、 12 近身服務(wù)；綜合性、超脫性） “不管部 ”事務(wù)的 “有限無窮 ”。 [回 顧 ] 秘書部門的六大職能 ： 后勤保障職能 、 文書辦理職能 、信息管理職能 、 督促檢查職能