【正文】 議時(shí)間、租用會(huì)議場(chǎng)地等。但今天上司參加的會(huì)議內(nèi)容與琳達(dá)所要做的籌備工作沒(méi)有什么關(guān)系，所以問(wèn)今天的會(huì)議內(nèi)容是不適合的。案例4：在上司開(kāi)會(huì)期間的工作琳達(dá)是隆泰保?。ū本┕臼袌?chǎng)總監(jiān)李濤的秘書(shū)。這天上午九點(diǎn)半，上司去參加總經(jīng)理召集的會(huì)議時(shí)，說(shuō)今天的會(huì)很重要，無(wú)論是誰(shuí)找他都等開(kāi)完會(huì)再說(shuō)。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、銷(xiāo)售部劉經(jīng)理來(lái)找上司，琳達(dá)說(shuō)：“您先回辦公室，李總開(kāi)完會(huì)后您再過(guò)來(lái)。”b、上司的太太來(lái)電話，說(shuō)有事找上司。 琳達(dá)對(duì)她說(shuō)：“李總正在開(kāi)會(huì)不能接電話，請(qǐng)您回頭再打過(guò)來(lái)?！? c、公司財(cái)務(wù)總監(jiān)來(lái)找上司，琳達(dá)說(shuō)：“李總正在開(kāi)會(huì)。他開(kāi)完會(huì)后，我再給您電話好嗎？” d、天津分公司吳經(jīng)理來(lái)電話找上司，想了解公司對(duì)國(guó)慶節(jié)期間促銷(xiāo)活動(dòng)的統(tǒng)一安排，琳達(dá)說(shuō)：“李總正在開(kāi)會(huì)。會(huì)開(kāi)完之后我們?cè)俾?lián)系吧？” e、北京鴻星公司余總來(lái)電話找上司，琳達(dá)說(shuō)：“如果方便的話，能告訴我您是什么事情嗎？回頭我們給您打電話?！闭?qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。本題答案b上司是交待了無(wú)論是誰(shuí)找他都等開(kāi)完會(huì)再說(shuō)，但是，這只是針對(duì)一般的情況。如果出現(xiàn)緊急情況，那就另當(dāng)別論。所以，當(dāng)上司的太太來(lái)電話時(shí)，最好問(wèn)一下是什么事情，根據(jù)事情的緊急程度確定是否轉(zhuǎn)達(dá)，所以，簡(jiǎn)單地請(qǐng)上司太太回頭再打電話是不合適的。第十一章 出差實(shí)務(wù)案例分析案例1：請(qǐng)上司確認(rèn)出差事宜琳達(dá)是東方軟件（深圳）公司總經(jīng)理的秘書(shū)。這天上午上司開(kāi)完會(huì)后對(duì)琳達(dá)說(shuō)，他明天要去在杭州的總公司出差，讓她幫自己做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，于是琳達(dá)就出差準(zhǔn)備請(qǐng)上司確認(rèn)幾個(gè)問(wèn)題。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、這次去杭州還有陪同你一起去的人嗎？ b、有沒(méi)有需要準(zhǔn)備的資料？ c、你還是想住在西湖國(guó)際大酒店嗎？ d、這次突然去總公司的目的是什么？ e、需要與杭州總公司那邊的人打招呼嗎？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。本題答案d作為秘書(shū)，為上司出差作準(zhǔn)備是很自然的事。秘書(shū)要根據(jù)日程安排，幫上司安排住宿、工作所需要的資料等，但上司出差的目的與出差準(zhǔn)備工作沒(méi)什么關(guān)系，所以問(wèn)上司出差的目的是不適合的。案例2：為上司作出差準(zhǔn)備琳達(dá)是宙飛建材（成都）公司總經(jīng)理的秘書(shū)。這天上午上司開(kāi)完會(huì)回來(lái)對(duì)琳達(dá)說(shuō)，他準(zhǔn)備后天到南京去出差5天，與南京天鑫公司討論合作事宜，讓琳達(dá)幫他做出差準(zhǔn)備，于是琳達(dá)開(kāi)始幫上司做準(zhǔn)備工作。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、把飛機(jī)票和從財(cái)務(wù)部借的出差費(fèi)交給上司。 b、把上司出差所需的文件資料交給上司。 c、按照上司的喜好，幫上司訂好在南京住宿的飯店。 d、給南京天鑫公司總裁辦打電話，告訴對(duì)方上司到達(dá)南京的時(shí)間，并請(qǐng)對(duì)方照顧好上司。 e、把出差日程表交給上司，并確定出差期間琳達(dá)每天用電話向上司匯報(bào)的時(shí)間。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。本題答案d上司出差之前通知接待方是理所當(dāng)然的，而且上司在出差期間工作會(huì)更忙，所以，也更需要照顧，從這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)，秘書(shū)的工作做得很仔細(xì)。但是，你與南京天鑫公司僅僅是商業(yè)上的合作伙伴，因此，你主動(dòng)請(qǐng)對(duì)方照顧好上司是不合適的。案例3：上司出差期間的工作琳達(dá)是偉達(dá)照明用具（中國(guó)）公司總經(jīng)理的秘書(shū)。這天下午琳達(dá)收到全國(guó)照明用具行業(yè)協(xié)會(huì)的來(lái)函。上司是該協(xié)會(huì)的理事。她拆開(kāi)信封一看，它是協(xié)會(huì)召開(kāi)理事會(huì)的回執(zhí)。下星期四能否參會(huì)，請(qǐng)?jiān)诒局芪逯按饛?fù)。上司正在西北地區(qū)出差，要到星期六才能回來(lái)，現(xiàn)在又聯(lián)系不上。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、查看上司的日程表，如果有空的話，就答復(fù)對(duì)方說(shuō)上司參會(huì)。 b、不馬上答復(fù)對(duì)方，等上司周六回來(lái)后再作答復(fù)。 c、因?yàn)檫@種會(huì)議很重要，等上司回來(lái)可能有些晚了，所以與協(xié)會(huì)聯(lián)系，說(shuō)如果沒(méi)有特殊情況就參會(huì)。 d、因?yàn)槁?lián)系不到上司，所以查看上司去年的做法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)上司去年也沒(méi)參會(huì)時(shí)，就答復(fù)對(duì)方今年也不參加。 e、給對(duì)方打電話，說(shuō)上司正在出差，能否等到聯(lián)系上之后再答復(fù)對(duì)方。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。本題答案d上司是這個(gè)協(xié)會(huì)的理事，工作比其它一般性的工作重要，所以，如果沒(méi)有特殊情況，上司就應(yīng)該參會(huì)。現(xiàn)在聯(lián)系不到上司，不知道上司的意圖，所以秘書(shū)不能代表上司答復(fù)對(duì)方今年也不參會(huì)。案例4：為上司出差保密琳達(dá)是基固設(shè)計(jì)咨詢(xún)（廣州）公司營(yíng)銷(xiāo)總監(jiān)的秘書(shū)。上午十一點(diǎn)多鐘上司從總經(jīng)理辦公室回來(lái)對(duì)琳達(dá)說(shuō)，他今下午要出趟急差，不需要琳達(dá)為他出差作什么準(zhǔn)備了。臨行前上司又囑咐琳達(dá)：“我后天晚上回來(lái)，這兩天不要給我打電話，而且要對(duì)部門(mén)經(jīng)理以下的人保密。有什么事等我回來(lái)再處理?！鄙纤咀吆罅者_(dá)遇到了一系列的問(wèn)題。下面有5個(gè)選項(xiàng)： a、上司原定明天上午參加的客戶(hù)座談會(huì)，請(qǐng)銷(xiāo)售部于經(jīng)理代替上司出席。b、市場(chǎng)部王經(jīng)理送來(lái)節(jié)日促銷(xiāo)方案，想請(qǐng)上司簽字后實(shí)施，琳達(dá)把方案收起來(lái)后對(duì)王經(jīng)理什么也沒(méi)說(shuō)。c、給恒昌公司的劉經(jīng)理打電話，說(shuō)有事取消明下午的約會(huì)，向?qū)Ψ奖硎镜狼?。至于約會(huì)推遲到什么時(shí)候，回頭再定。d、因?yàn)榻裉煜挛缫匍_(kāi)例行的司務(wù)會(huì)（部門(mén)經(jīng)理及部門(mén)經(jīng)理以上的人參加），給行政部經(jīng)理打電話，說(shuō)上司出差了不能參加。e、財(cái)務(wù)部經(jīng)理打電話來(lái)找上司商量工作，琳達(dá)說(shuō)大后天再聯(lián)系。 請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。本題答案d 因?yàn)樯纤境霾顚?duì)部門(mén)經(jīng)理以下的人都是秘密，所以，即便對(duì)行政部經(jīng)理也不要多說(shuō)。上司不能參加例行的司務(wù)會(huì)，只說(shuō)有急事不能參加就行了。第十二章 其他日常工作案例分析案例1：為上司招待客人訂桌琳達(dá)是信安鞋業(yè)（深圳）公司銷(xiāo)售部經(jīng)理的秘書(shū)。這天下午上司對(duì)琳達(dá)說(shuō)，他想這個(gè)周末招待從香港來(lái)的朱先生，但在什么地方宴請(qǐng)朱先生他還沒(méi)想好，讓琳達(dá)幫安排一下。于是琳達(dá)為安排宴請(qǐng)的事請(qǐng)上司確認(rèn)幾個(gè)問(wèn)題。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、這次宴請(qǐng)大概是什么標(biāo)準(zhǔn)？ b、是吃粵菜還是其他別的什么菜？ c、您希望在市區(qū)哪一帶宴請(qǐng)朱先生？ d、您希望在什么時(shí)候預(yù)訂好飯店包間？ e、除您以外，我們公司還有其他人參加嗎？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。本題答案d如果上司同意了你推薦的飯店，那就應(yīng)當(dāng)馬上預(yù)訂，以確保到時(shí)候有席位。因此，問(wèn)上司什么時(shí)候預(yù)訂好飯店包間是不合適的。 案例2：為上司印制名片琳達(dá)是西北礦機(jī)（西安）公司總經(jīng)理的秘書(shū)。這天下午上司對(duì)琳達(dá)說(shuō)：“我的名片不多了，下周到北京參加國(guó)際礦機(jī)新產(chǎn)品研討會(huì)可能不夠用了，你再幫我印一些?！睘榱擞∶者_(dá)請(qǐng)上司確認(rèn)相關(guān)事項(xiàng)。下面有5個(gè)選項(xiàng)： a、名片的內(nèi)容沒(méi)有改動(dòng)的地方吧？ b、還是用現(xiàn)在的這種紙張印制吧？ c、還是像往常一樣印3盒吧？ d、這次研討會(huì)要用多少名片？ e、在這個(gè)星期五下班之前印好來(lái)得及吧？請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。本題答案d上司因?yàn)樽约旱拿欢嗔耍宰屃者_(dá)幫他印一些。在印名片之前，琳達(dá)請(qǐng)上司確認(rèn)名片的內(nèi)容、紙質(zhì)有沒(méi)有變動(dòng)，的確有必要，但是，參加研討會(huì)只是偶爾碰上的，對(duì)印名片沒(méi)什么直接關(guān)系，所以請(qǐng)上司確認(rèn)在會(huì)上用多少名片沒(méi)什么意義。 案例3：為上司選擇禮品琳達(dá)是施鴻投資（中國(guó)）公司總經(jīng)理的秘書(shū)。上司昨天剛從蘭州出差回來(lái)。今天一上班就對(duì)琳達(dá)說(shuō)：“這次我到西北出差，蘭州黃河公司的劉總給我?guī)土瞬簧俚拿Γ蚁虢o他送件什么禮物，以表示我的感激之情。這事你幫我辦一下?！庇谑橇者_(dá)就送禮請(qǐng)上司確認(rèn)了幾個(gè)問(wèn)題。下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、禮品大概在什么價(jià)位？ b、您有沒(méi)有特別想贈(zèng)送的物品？ c、什么時(shí)候送給對(duì)方比較合適？ d、您是不是還要在禮品盒里附一封您的親筆信？ e、禮品直接寄到劉總的公司嗎？ 請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為不合適的，并說(shuō)明理由。本題答案c因?yàn)樯纤臼窃诔霾钸^(guò)程中得到了對(duì)方的幫助而要表示感謝，所以，寄給對(duì)方的禮品自然是越快越好，否則，禮品所要表達(dá)的心意就會(huì)因時(shí)間而被變淡薄，因此，問(wèn)上司什么時(shí)候寄給對(duì)方是不合適的。 案例4：上司的女兒還在幼兒園琳達(dá)是長(zhǎng)盛機(jī)電（北京）公司銷(xiāo)售部經(jīng)理的秘書(shū)。由于上司的太太臨時(shí)出國(guó)，這些天上司每天下班后都要去幼兒園接女兒回家。這天下午，上司與哈爾濱大龍公司馮總就合同談到快六點(diǎn)都沒(méi)有談完；談完之后上司還得宴請(qǐng)馮總。這時(shí)上司似乎完全把去幼兒園接女兒的事給全忘了。面對(duì)這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦？下面有5個(gè)選項(xiàng)：a、裝作不知道有這件事。b、上司讓自己幫忙就去接。c、提醒上司該去接女兒了。d、如果上司讓自己去接就推辭，說(shuō)自己晚上要去上課。e、提醒上司，說(shuō)自己可以代替他去接。請(qǐng)從上面5個(gè)選項(xiàng)中挑選出1個(gè)你認(rèn)為合適的，并說(shuō)明理由。本題是e去幼兒園接女兒，這看起來(lái)是上司的私事，但上司為了工作而犧牲了自己的私人時(shí)間而不能去接自己的女兒。如果不能按時(shí)去接，必然會(huì)影響上司的工作，因而去幼兒園接女兒不再是件私事了。秘書(shū)提醒上司說(shuō)自己可以去接，表明了作為助手的積極主動(dòng)精神。43 /