【文章內(nèi)容簡介】 碼通信、機(jī)要交通、安全保衛(wèi)、警衛(wèi)、檔案、信訪、保密、接待、后勤等。 總的要求是 “兩高一快 ”：高質(zhì)量、快節(jié)奏、高效率。以此保證領(lǐng)導(dǎo)及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的順利進(jìn)行。 522 機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理 （是１９９４年全國秘書長會(huì)議指出的秘書部門十大任務(wù)之一） 主要指機(jī)關(guān)后勤保障工作，繁瑣、具體、辛苦，但關(guān)系到機(jī)關(guān)正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)，起著支持、保證領(lǐng)導(dǎo)工作的作用。其中有些方面諸如財(cái) 25 務(wù)、醫(yī)務(wù)、基建等屬專業(yè)性強(qiáng)的工作。 機(jī)關(guān)行政管理與后勤工作是一門龐大的學(xué)問。秘書 在其“三服務(wù)”中，涉及這方面的事務(wù)是相當(dāng)多的。 523 文書撰寫 （秘書的一項(xiàng)重要的傳統(tǒng)任務(wù)） 指秘書運(yùn)用書面語言代領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)記載及表達(dá)某種思想的專門業(yè)務(wù)活動(dòng)。 具體講也就是秘書起草撰寫公文和各種應(yīng)用文的工作。 公文的本質(zhì)是一種公務(wù)工具，而不是單純的一篇文章。 524 文書處理 ,通過互相銜接的手續(xù)、程序，完成制發(fā)、辦理和管理文書的三個(gè)方面的工作。 。 —— 準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。 、辦法對(duì)此項(xiàng)工作予以規(guī)范。 525 信 息工作 [案例 A] 2020 年歐洲發(fā)生瘋牛病 ,信息傳到我國后 ,作出強(qiáng)烈反應(yīng)的，一是外貿(mào)部門和從歐洲進(jìn)口牛肉的企業(yè)；二是進(jìn)出口檢驗(yàn)檢疫部門 。三是吃牛肉的老百姓。可還有兩個(gè)方面迅速作出反應(yīng)是大多數(shù)人沒想到的 ,即國內(nèi)一些畜牧企業(yè)和肉品銷售商 ,從這一信息中抓住了機(jī)遇，迅速擴(kuò)大了牛羊肉的生產(chǎn)和外銷。 [案例 B] 這些年來，在與民族分裂主義勢力和暴力恐怖分子作斗爭中，信息工作發(fā)揮出了巨大作用。 （ 90 年代中期黨中央就新疆的 26 反民分、反恐怖斗爭作了重要指 示和部署，指引著這場斗爭迅速向縱深推進(jìn)并取得了一個(gè)又一個(gè)勝利。在此期間，中央有關(guān)部門信息工作做得好，對(duì)于中央的正確決策起到了重要作用；同樣，新疆各級(jí)黨政和有關(guān)機(jī)關(guān)越來越把握了反民分、反恐怖斗爭的主動(dòng)權(quán) ,也是和重視信息工作、重視信息利用分不開的） 526 調(diào)查研究 ：調(diào)查研究，是人們在實(shí)踐中有意識(shí)地通過對(duì)客觀實(shí)際情況的考查、了解和分析研究，以認(rèn)識(shí)事物的本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律的自覺活動(dòng)。 秘書的調(diào)研工作，專指秘書人員為有效輔助領(lǐng)導(dǎo)工作而進(jìn)行的調(diào)查研究業(yè)務(wù)。 ，是秘書人員的基本功 。 要搞好 “三辦 ” ，要發(fā)揮好參謀助手作用，離不開調(diào)查研究。 調(diào)查研究也是鍛煉提高秘書的認(rèn)識(shí)論和方法論水平的根本方法。 調(diào)查與研究的關(guān)系 ——調(diào)查是研究的基礎(chǔ)和前提，研究是調(diào)查的發(fā)展和深化，兩者是一個(gè)互相聯(lián)系、互相滲透、協(xié)調(diào)運(yùn)動(dòng)的有機(jī)整體。（具體方法將在后面講授） 527 信訪工作 信訪工作 ,是指秘書部門或秘書人員直接或輔助領(lǐng)導(dǎo)接待、受理、處理人民群眾來訪和來信。 人民來信是人民群眾寫給黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其領(lǐng)導(dǎo)人的信；群眾來訪指人民群眾單個(gè)或集體到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)要求領(lǐng)導(dǎo)人或工作人 27 員見面接談 。我市黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)從 1985 年起，正式將人民群眾通過電話反映情況、投訴、要求解決困難和問題也列入信訪內(nèi)容，與來信、來訪同樣受理。 信訪工作，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)特別是辦公廳（室）、秘書部門一項(xiàng)十分重要的工作 正常的信訪活動(dòng)，是人民群眾 在社會(huì)生活中某些方面要求得不到滿足時(shí)采取的一種正當(dāng)合法的手段。 [案 例 ] 后溝村民封鎖吐烏大高速公路案） 信訪工作，就是正確處理人民群眾在社會(huì)生活中不斷變化的對(duì)物質(zhì)或精神的需要，以及滿足這些需要的實(shí)際可能性之間的矛盾。 [案 例 ] 諸多癌癥及疑難大病患者親屬上訪案 信訪 工作， 是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的一項(xiàng)長期的、經(jīng)常性的工作。人民內(nèi)部矛盾是永久存在的，信訪工作也會(huì)永久存在。 信訪工作具有鮮明的廣泛性與群眾性。 對(duì) 民間企事業(yè) 單位 的信訪。 信訪工作重大作用 ： 排憂解難、為民服務(wù)；了解社情民意，為領(lǐng)導(dǎo)提供信息；集思廣益、促進(jìn)建設(shè)；監(jiān)督官員、反腐倡廉。 信訪工作的 “逐級(jí)上訪 ”制度和 “分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理 ”原則。 528 督促檢查（督查） 督查，本來屬領(lǐng)導(dǎo)行為。它是實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)過程中一個(gè)必不可少（或曰關(guān)鍵）的環(huán)節(jié)，也是“政令暢通、令行禁止”的保障。八十年代以來，督查成為秘書部門一項(xiàng) 越來越重要的職能。 28 把握全局，抓大事、抓重點(diǎn)。 [案 例 ] 自 90 年代初以來在全國治理公路“三亂”（亂設(shè)卡、亂收費(fèi)、亂罰款）中，督查所發(fā)揮的作用。 529 綜合協(xié)調(diào) 也是八十年代以來秘書部門逐步強(qiáng)化的職能之一，已成為秘書發(fā)揮的四大作用之一。 之所以如此，是因?yàn)楦母镩_放新形勢下各種矛盾突出，如歷史與現(xiàn)實(shí)的矛盾、人們思想理念的矛盾、各方面利益的矛盾等等，需要通過協(xié)商與調(diào)解，化解矛盾、協(xié)同動(dòng)作，以利共同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 秘書協(xié)調(diào)的特點(diǎn)是領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)并在職責(zé)范圍內(nèi)進(jìn)行；其 “定位 ”是輔助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)；其重點(diǎn)是帶全面 性、政策法規(guī)性和沒有其他部門管的事情。 [案 例 ] 城市建設(shè)中拆遷環(huán)節(jié)上的協(xié)調(diào)。 5210 會(huì)務(wù)工作 。 ，即指黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)（也包括企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)）召開的各種工作性會(huì)議。是機(jī)關(guān)工作中用以發(fā)揮集體智慧，互通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、研究工作、進(jìn)行決策，推動(dòng)事業(yè)發(fā)展和工作進(jìn)展的一種工作方式。 ，或需單獨(dú)建立會(huì)議的秘書機(jī)構(gòu)去籌備。 ，會(huì)議也是輸入信息、加工信息、輸出信息 29 的一種方式。（任何會(huì)議都有一定的內(nèi)容，即信息；開會(huì)就 要有新的信息或是要?jiǎng)?chuàng)造新的信息。否則，會(huì)議就失去了價(jià)值。） ，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)召開會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)方法的一種，而不是惟一的、萬能的方法。必須做到 “會(huì)內(nèi)與會(huì)外工作配套，會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后工作結(jié)合 ”，才能使會(huì)議有效果。 5211 檔案工作 ——機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位和某些個(gè)人，在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值的、按照一定的立卷歸檔制度保管起來的文件資料。 現(xiàn)代檔案的載體。 檔案的價(jià)值。 、機(jī)構(gòu)和法律： “集中統(tǒng)一管理國家的全部檔案，保護(hù)國家檔案的完整與安全，便于利用 ”的 原則。 檔案工作屬于廣義秘書工作的范圍。 體制 ——領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和大單位設(shè)專職檔案部門如檔案局、檔案館；基層秘書部門負(fù)責(zé)立卷歸檔，并移交給檔案館。 國家實(shí)行 “依法治檔 ”。（《中華人民共和國檔案法》 05/09/87頒布、01/01/88 起實(shí)施；《中華人民共和國檔案法〈修正〉》 05/07/96 頒布并于同日起實(shí)施） 1999年起，明確了檔案所有權(quán)的多元化，不再使用 “國家檔案全宗 ”的概念。 30 5212 公共關(guān)系事務(wù) ( Pablic Relation ) ，在社會(huì)公眾中建立相互了解、 信息交流的關(guān)系，以提高自己的形象和信譽(yù)，促進(jìn)組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的活動(dòng)。 ，但秘書仍需了解并會(huì)使用公關(guān)手段。對(duì)民營企事業(yè)更重要。 5213 保密工作 。 。 （《中華人民共和國保守國家秘密法》于 05/09/88頌布， 01/05/89起實(shí)施 ） “五性”特點(diǎn)。 。 [案 例 ] 2020 年初 ,市某領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一位秘書將起草的黨內(nèi)文稿通過互聯(lián)網(wǎng)上的電子信箱發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。這一泄密事件受到上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)查 處并予通報(bào)批評(píng)。 [回 顧 ] 新時(shí)期秘書工作主要內(nèi)容 ： 秘書日常工作 ； 機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理 ； 文書撰寫 ； 文書處理 ； 信息工作 ； 調(diào)查研究 ； 信訪工作 ；督促檢查 ； 綜合協(xié)調(diào) ； 會(huì)務(wù)工作 ； 檔案工作 ； 公共關(guān)系事務(wù) ； 保密工作 ； 機(jī)要秘書工作 ； 其他工作 ； 秘書部門自身建設(shè) 。 53 秘書日常工作與機(jī)關(guān)行政事務(wù) 31 九種帶共性的日常工作 （意義 內(nèi)容 原則） 531 值班工作 “值班 ”（不同于門衛(wèi)、傳達(dá)） （千萬不可小視?。? （含 “問事處 ”作用 )； ； ，做好安全保衛(wèi)工作。（企業(yè)值班還有公關(guān)作用） 。 532 接待工作 接待工作，指的是社會(huì)組織在交往和聯(lián)絡(luò)中所進(jìn)行的迎送招待、聯(lián)系洽談等服務(wù)性活動(dòng)。屬秘書部門的日常工作。 改革開放以來，各機(jī)關(guān)（包括企事業(yè)）的接待工作頻繁、量大。這是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢。 接待工作是保證公務(wù)活動(dòng)進(jìn)行的必要條件；是密切與各方聯(lián)系的橋梁紐帶；是加速發(fā)展的催化劑。 正規(guī)團(tuán)組的接待 ： ： ，做好準(zhǔn)備（含擬制接待初步方 案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審閱）； ，安排食宿； ，商定活動(dòng)日程；，安排落實(shí) (包括一些特殊工作 )； ，送站告別；。 ,貴在“有大局之眼，懷至細(xì)之心”。 “四個(gè)轉(zhuǎn)變”。 32 ，杜絕不正之風(fēng)。 533 安排上司出差 做好領(lǐng)導(dǎo)出差服務(wù)工作，旨在使領(lǐng)導(dǎo)出差達(dá)到 “標(biāo)準(zhǔn)化 ”，提高效率，減少時(shí)間和金錢的浪費(fèi)。 主要 辦好 5件事： 一是 為領(lǐng)導(dǎo)參謀、設(shè)計(jì)好旅行的路線和日程表（工作性？考察參觀〈調(diào)研〉性？會(huì)議 性？禮儀公關(guān)性？有無附帶日程？） 二是 安排交通工具（方便、快捷、經(jīng)濟(jì)、安全，力求舒適，務(wù)必得體） 三 安排住宿（安全、通信、餐食、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)） 四是 攜帶物品。如資料；錢、票、證；通訊聯(lián)絡(luò)地址、工具；身邊物品；特需用品等 （細(xì)心準(zhǔn)備，行前檢查，應(yīng)有盡有，不繁不漏 ）。 五是 出境事務(wù)。主要是申領(lǐng)護(hù)照、簽證、防疫、保險(xiǎn)、外匯、海關(guān)規(guī)定、時(shí)差、禮俗等等。 534 印信管理 、合法職權(quán)的象征。印章和保管和使用是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，帶有一定的機(jī)要性。 的印章主要有 4種：機(jī)關(guān)單位的印章；公用的首長私章；秘書部門的印章；某些專用印章。 (關(guān)于 “公章 ”的提法） 、式樣、制發(fā)；印章的名稱、文字、字體、圖 33 案；專用印章和制發(fā)；印章和刻制、管理和繳銷等，都有明確而嚴(yán)格的規(guī)定。 ，用印必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，刻制要經(jīng)公安機(jī)關(guān)審查登記，凡明文規(guī)定須由上級(jí)頒發(fā)的印章不得自行刻制。因機(jī)構(gòu)變動(dòng)或其他原因印章停用時(shí)應(yīng)繳還制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀。 ，健全用印的登記（用印記錄）。印章管理人員對(duì)用印要 嚴(yán)格監(jiān)督，不可 “有求必 ?印 ?”，不可將印章隨便交他人代管。 ——切勿馬虎！ 介紹信是一種標(biāo)準(zhǔn)化與簡化了的“公文”，用于證明身份、說明任務(wù)。種類很多，秘書部門掌管的主要是工作介紹信。此外，還有一種便（公）函式介紹信。秘書既要會(huì)填、會(huì)寫介紹信又要在管理和開具介紹信時(shí)嚴(yán)格掌握、嚴(yán)格管理。 6項(xiàng)注意：一項(xiàng)也不可掉以輕心！否則，黨政機(jī)關(guān)介紹信出錯(cuò)會(huì)造成不良政治影響；企事業(yè)介紹信出錯(cuò)會(huì)造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失！ [案 例 ] 96 年市某農(nóng)場巨額經(jīng)濟(jì)損失案 535 機(jī)要工作 （黨政機(jī) 關(guān)辦公〈秘書〉部門的一項(xiàng)重要工作） 定義：凡機(jī)關(guān)內(nèi)部不宜公開的動(dòng)作程序，凡涉及黨政軍等機(jī)密要事統(tǒng)稱機(jī)要。 機(jī)要人員（機(jī)要秘書）：廣義 — “大機(jī)要”；狹義 — “小機(jī)要”。 與保密工作的區(qū)別：機(jī)要 — 主要是機(jī)關(guān)內(nèi)部和秘書實(shí)務(wù)性事情，事多面窄；保密 — 依法負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)外的國家秘密的管理，面寬。 34 與保密工作的聯(lián)系：“機(jī)要中有保密，保密保障機(jī)要?！? 機(jī)要工作的特點(diǎn)（ “四性 ”） —— 。機(jī)要工作一般都需不同程度保密；即使不屬國家法定秘密，也不宜對(duì)外公開或宣傳。 。多屬內(nèi)部。特別是傳遞 給領(lǐng)導(dǎo)的文電或領(lǐng)導(dǎo)批辦的文電，純屬黨政內(nèi)務(wù)。 。機(jī)要工作的每一項(xiàng)每一件事都是秘書的具體實(shí)務(wù)，要經(jīng)過操作才能完成。 。一年 365 天，隨時(shí)都有本級(jí)、上級(jí)、下級(jí)的急文、急電、急事，時(shí)間很難掌握。 ，從中央到地方的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)都設(shè)有機(jī)要機(jī)構(gòu) ,負(fù)責(zé)輸本機(jī)關(guān)的機(jī)要工作 ,處理各種機(jī)要事務(wù)。 。 —— 4條要求； —— 中辦最近又強(qiáng)調(diào)了 3 條。（在政治上要相當(dāng)可靠，經(jīng)過專門挑選；擔(dān)負(fù)重要的政治責(zé)任和特殊的政治使命，黨和國 家機(jī)密系于機(jī)要人員一身；晝夜 24 小時(shí)值班一分一秒不能脫崗。 ) 、機(jī)要文件印制和機(jī)要秘書 ,也是一項(xiàng)專門的技術(shù)業(yè)務(wù)。包括密碼電報(bào)、無線傳真、專線電話、內(nèi)部電話、機(jī)要文件傳遞等一素列通訊與信息傳輸工作。 35