【導讀】高雄市政府秘書處。文書科科長侯燕嬌。壹、公文基本格式。肆、公文流程管理。機關全銜及函（稿）：標楷體20號字型。行距：固定行高，行距設定為25pt. 受文者、主旨、說明、辦法及內文：標楷體16號字型。會議紀錄、報告案、提案…發(fā)文日期、字號、速別、密等及解密條件或保密期限、檔號、保存年限及頁碼：10號字型。簽於秘書處文書科。主旨：擬辦理本府一級機關100年7至12月推動節(jié)能減紙績優(yōu)人員敘獎案，仍有很大的改善空間，將持續(xù)請各機關確實檢討督導改進，俾完成。衛(wèi)生局、交通局表現(xiàn)良好，同意予以敘獎，獎勵總額度各為嘉獎七?！腹碾p面列印」等公文電子化措施，以達到101年12月31日前減。日上午10時假真愛碼頭召開，請查照。

　　

【正文】 1 0 0 年 01 月 20 日 會辦單位 總務科 政風室 會計室 67 主旨：為 推廣 市府 電子公文節(jié)能減紙 計畫 及 加強 本 處 同仁 資通安全 概念，擬辦理 本處 99 年度第 1 次 資安研習會， 請 核示。 說明： 一、 依 據(jù) 本處 9 9 年 2 月資訊安全專案檢查報告 及 行政院資通安全會報 電子郵件檢測結果 辦理。 二、 行政院電子公文節(jié)能減紙推動方案 已正式函頒實施 ， 為讓本處同仁瞭解 市府實施 該方案 之推動 項目及期程， 擬利用本研習會說明相關作業(yè)規(guī)定，俾落實執(zhí)行。 三、另 行政院國家資通安全會報電子郵件社交工程檢測，本處成績並不理想，惡意郵件開啟率、點閱率皆未於標準值 26% 、 15% 以下 ，亟需加強同仁 電子郵件社交工程 防護觀念。 四、故為推廣 市府 電子公文節(jié)能減紙 計畫 及 加強本處 同仁 資安概念， 擬於本（ 9 9 ）年 4 月 14 日 分兩梯次（上午 09 : 3 0 ~ 1 1 : 3 0 ；下午1 4 : 3 0 ~ 1 6 : 3 0 ）， 假本 處 第二會議室辦理資安研習會。 五 、請本 處 同仁務必分梯參加 （尤其新進替代役） ， 以確保 本處 資通安全維護工作， 參加人員 將登錄 2 小時 數(shù)位學習 終身學習時數(shù)。 六 、 研習會講義將置於本處電子 公 布欄，請自行下載參考。 擬辦：奉核後， 影印本簽分送各科室 配合 。 敬陳 秘書長 會辦單位： 政風室 第一層決行 承辦單位 決行 政風室 檔 號： 保存年限： ..................................................裝……….....................................訂……………….…………….線……………………………..………………… 簽 於 文書科 9 9 年 3 月 1 6 日 會辦單位 68 ? 簽 於 ○○處 100年 9月 10日 檔 號 ? 保存年限 範例 ? 主旨：為辦理 100年度「高雄市政府電子公報資訊網軟硬體提升」案， 請 ? 核示。 ? 說明： ? 一、本案曾於 100年 8月 22日簽會本府資訊中心、主計處及財政局針對本 ? 案擬動支「高雄市政府秘書處鳳山行政中心檔案影像掃瞄專案」標餘 ? 款 1,087,612元表示意見；其中資訊中心意見為「附件一軟體整合與 ? 附件二之項目 1”O(jiān)ES企業(yè)搜尋軟體 ” 建請於 31萬元額度覈實辦理；而 ? 有關虛擬化方案建請暫緩」及「有關附件二硬體清單之項目 ? 6虛擬化方案，建請暫緩，俟 101年度本府虛擬化資訊平臺建置後再 ? 行整體統(tǒng)籌考量」；另主計處意見為「為縮小收支差短，賸餘款請控 ? 管繳庫，本案若有急迫必辦之需，建請於資訊中心建議之項目及額度 ? 內，由業(yè)務費項下調整流用辦理」；而財政局表示「考量本市財源籌措 ? 不易，請審酌本案有無急迫性，其餘同主計處意見」。 ? 二、鑑於本市財源籌措不易，故本處擬依資訊中心建議之項目辦理，所需經費 ? 擬由標餘款項下支應 。 ? 擬辦：奉核後，辦理本案後續(xù)採購事宜。 ? 敬陳 ? 市長 ? 會辦單位：本處總務科、會計室、政風室（如會辦單） ? 第一層決行 ? 承辦單位 決 行 69 主旨： 為辦理 1 0 0 年度 「 高雄市政府電子公報資訊網 軟硬體 提升 」 ，擬 動支「 高雄市政府秘書處鳳山行政中心 檔案 影像 掃瞄 專案 」 標 餘款 1 , 0 8 7 , 6 1 2 元 乙案， 請 核示。 說明： 一、 本處 1 0 0 年度資訊軟硬體設備費「高雄市政府秘書處鳳山行政中心 檔案 影像 掃瞄 專案」已完成採購執(zhí)行中，該 案原編列 9 , 0 5 4 , 0 0 0 元，採最低標方式採購，得標契約價金為7 , 9 6 6 , 3 8 8 元， 標 餘款為 1 , 0 8 7 , 6 1 2 元。 二、 本府自 88 年 7 月起除印製紙本公報外，亦提供「高雄市政府公報」網頁查詢 ， 9 7 年 7 月起為響應 行政院 節(jié)能減碳政策， 乃規(guī)劃 推動無紙化電子公報，建置「高雄市政府電子公報資訊網」（ h t t p : / / b u l l e t i n . k c g . g o v . t w ），並於 98年 5 月將 本府 88 年 7 月至 97 年 6 月歷史公報整合於「高雄市政府電子公報資訊網」， 提供 民眾透過網 站 即可查 詢最新政府相關資訊 （截至 1 0 0 年 7 月 該網站 點閱率為4 , 2 0 1 , 4 5 7 人次 ） 。 三、 縣市合併後 常接獲民眾來電告知原高雄縣 電子公報 無法於網站內查詢，僅能透過人工方式查詢，甚 為不便 ， 但因預算因素 無法全數(shù)將原縣府 93 年至 99 年公報資料匯入 ，擬先將查詢率 較 高 之 98 、 99 年份 公報 資料匯入 ，俾利民眾查詢 ，透過現(xiàn)有網站快速查詢相關資訊 ， 預估 費用需2 9 9 , 2 5 0 元 ( 如附件一 ) 。 四、 另原「高雄市政府電子公報資訊網」系統(tǒng)， 目前並 無備援機制， 如伺服器發(fā)生問題 將 無法 提供服務，造成民眾困擾，此外 為避免硬體 考量縣市合併後 資料量增加一倍以上，故資料儲存與備份的擴充需求 已 成 當務之急 ，故硬體檔 號： 保存年限： ..................................................裝……….....................................訂……………….…………….線……………………………..………………… 簽 於 秘書處文書科 1 0 0 年 8 月 22 日 70 提昇也為刻不容緩之事，所需費用 767,613元 (如附件二 )，實際 費用擬依當時共同供應契約所定之價格購置。 五、上開「高雄市政府電子公報資訊網軟硬體提升」案總經費 約需 108萬元，擬準動支「高雄市政府秘書處鳳山行政中心檔 案影像掃瞄專案」標餘款。另 97年度以前原高雄縣公報資料則規(guī)劃運用業(yè)經市府資訊中心審議通過之 101年度 30萬元預算執(zhí)行匯入。 擬辦：奉 核後，辦理本案後續(xù)採購事宜。 敬陳 市長 會辦單位：本府資訊中心、財政局、主計處（如簽稿會核單）及本 處總務科、會計室、政風室（如會辦單） 第一層決行 承辦單位 決行 71 肆、公文流程管理 公文種類 ? 一、一般公文 ? 二、人民申請案件 ? 三、人民陳情案件 ? 四、訴願案件 ? 五、立法委員質詢案件 ? 六、監(jiān)察院案件 72 叁 、 公文流程管理 計算方式 計 算 方 式 含例假日： 人民申請案件、訴願案件、專案管制案件、 監(jiān)察院案件 不含例假日： 一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件 73 一般公文時效管制 一、 最速件： 1日 二、速件： 3日 三、普通件： 6日 四、會議紀錄： 2 74 限期公文 ? 來文或依其他規(guī)定訂有期限之公文，應依其規(guī)定期限辦理。 ? 來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所定期限者，該文得以普通件處理時限辦理。 ? 變更來文所定期限者，頇連繫來文機關確認同意並簽奉單位主管核定，始得移送單位收文人員變更處理期限。 75 限期公文 ? 依下列方式 ， 自收文之次日起 ， 計算發(fā)文使用日數(shù) ： 1未逾來文所定期限，而實際處理日數(shù)超過 6日者，以 6日計算；未超過 6日者，以實際處理日數(shù)計算。 2逾越來文所定期限者，以實際處理日數(shù)計算。 76 人民申請案件時效管制 ? 人民申請案件係政府機關就民眾需要，依主管權責，受理發(fā)給各種證照、證書、證明或提供服務等 … 設計各種申請書表，供民眾填寫申辦的文書作業(yè)，其性質與一般公文有所不同，故其時效管制原則、處理時限、計算標準等，均應依其特性，另行實施單獨管制統(tǒng)計。 ? 處理期限，按其性質由各機關自行分類編目，依各類目作業(yè)量的繁簡， 分別訂定處理時限 。 ? 計算方式：含例假日 77 ? 各機關應詳細訂定處理程序或作業(yè)規(guī)定，並 視業(yè)務性質分別訂定處理期限 ， 各種處理時限不得超過 30日 ；其未能在規(guī)定期限內辦結者，應依分層負責簽請核準展期，並將延長時限理由以書面告知陳情人。 ? 計算方式：不含例假日 人民陳情案件時效管制 78 訴願案件時效管制 ? 人民對於中央或地方機關之行政處分，認為違法或不當，致?lián)p害其權利或利益者，得提起訴願。但法律另有規(guī)定者，從其規(guī)定。 ? 人民因中央或地方機關對其依法申請之案件 ，於法定其間內應作為而不作為，認為損害其權利或利益者，亦得提起訴願。 ? 前項期間，法令未規(guī)定者，自機關受理申請之日起 2個月。 ? 計算方式：含例假日 79 ? 訴願提起後於決定書送達前，訴願人得撤回。訴願經撤回後，不得復提起同一之訴願。 ? 訴願人誤向訴願管轄機關或原行政處分機關以外之機關作不服原行政處分之表示者，視為自始向訴願管轄機關提起訴願。前項收受之機關應於 10日內將該事件移送原行政處分機關，並通知訴願人。 ? 受理訴願機關認為訴願書不合法定程式，而其情形可補正者，應通知訴願人於 20日內補正。 ? 訴願之決定，自收受訴願書之次日起，應於 3個月內為之 ； 必要時，得予延長，並通知訴願人及參加人 。 延長以 1次為限，最長不得逾 2個月。 ? 人民經依法提起訴願而不服其決定，或提起訴願逾 3個月不為決定，或延長訴願決定期間逾 2個月不為決定者，得向高等行政法院提起撤銷訴訟。 ? 訴願決定書正本，應於決定後 15日內送達訴願人、參加人及原行政處分機關 。 80 ? 訴願答辯書 –原行政處分機關不依訴願人之請求撤銷或變更行政處分者， 應於 20日內附具答辯書 ，並將必要之關係文件送訴願管轄機關 。 ? 訴願書 – 原行政處分機關收受之訴願書未具訴願理由者，應於 10日內移由訴願管轄機關審理 ? 訴願決定撤銷原行政處分，發(fā)回原處分機關另為處分時，應指定相當期間命其為之。 81 專案管制案件時效管制 ? 涉及政策、法令或需多方會辦、分辦， 且需 30日以上方可辦結之複雜案件 ，得申請為專案管制案件。 ? 專案管制案件依業(yè)務性質得有不同處理時限，各機關可視需要自行訂定，惟一次得申請之處理時限最長不得超過六個月。 ? 人民申請案件、訴願案件、人民陳情案件已具專案性質，均不另列為「專案管制案件」。 ? 計算方式：含例假日 82 監(jiān)察院案件時效管制 ? 監(jiān)察院公文主旨或審查意見已敘明辦理期限者，依公文所定期限辦理。 ? 未敘明辦理期限者，以發(fā)文日起 2個月（含例假日、國定假日）為期限 83 公文展期 ? 案件經詳細檢討，預計不能於規(guī)定時間內辦結時，承辦人應在屆滿處理時限以前，報請權責主管核準展期。 ? 第一、二次展期由業(yè)務單位主管核定，每次不得超過 10天。 ? 第三次展期或一次展期 30日以上者或專案管制案件，應報請機關首長或幕僚長核準。 84 簡報結束 謝謝指教