【正文】 1 文書處理 講義 高雄市政府秘書處 文書科 科長(zhǎng)侯燕嬌 2 講義大綱 ? 壹 、公文基本格式 ? 貳 、公報(bào)刊登 ? 叁、公文製作 ? 肆、 公文流程管理 3 3 ?公文基本格式： ? 機(jī)關(guān)全銜及函（稿）： 標(biāo)楷體 20號(hào) 字型 ? 行距：固定行高，行距設(shè)定為 25pt ? 受文者、主旨、說(shuō)明、辦法及內(nèi)文： 標(biāo)楷體 16號(hào) 字型 ? 會(huì)議紀(jì)錄、報(bào)告案、提案 … 等內(nèi)容 ： 標(biāo)楷體 16號(hào) 字型 ? 發(fā)文日期、字號(hào)、速別、密等及解密條件或保密期限、正副本： 標(biāo)楷體 12號(hào) 字型 ? 檔號(hào)、保存年限及頁(yè)碼： 10號(hào) 字型 4 4 「大簽」格式 科 長(zhǎng) 5 簽 於 秘書處文書科 日期： 101 年 4 月 9 日 主旨： 擬辦理 本府一級(jí)機(jī)關(guān) 100 年 7 至 12 月 推動(dòng) 節(jié)能減紙 績(jī)優(yōu)人員敘獎(jiǎng)案 ，請(qǐng) 鑒核。 說(shuō)明： 一、本案?jìng)S依據(jù)行政院「電子公文節(jié)能減紙推動(dòng)方案」及本府「電子公文節(jié)能減紙推動(dòng)計(jì)畫」辦理。 二、查本府各一級(jí)機(jī)關(guān) 1 0 0 年 7 月至 12 月節(jié)能減紙執(zhí)行成效 （統(tǒng)計(jì)表如附件） ，除勞工局（用紙量 5 7 6 , 2 7 6 、郵資費(fèi) 9 7 5 , 3 7 3 ）、衛(wèi)生局（用紙量 4 0 0 , 0 0 0 、郵資費(fèi) 5 5 , 4 0 9 ）、交通局（用紙量 1 6 5 , 0 0 0 、郵資費(fèi) 2 4 2 , 4 3 7 ）等 3 機(jī)關(guān)較有顯著減量績(jī)效外，其餘大部分機(jī)關(guān)皆仍有很大的改善空間，將持續(xù)請(qǐng)各機(jī)關(guān)確實(shí)檢討督導(dǎo)改進(jìn)，俾完成節(jié)能減紙目標(biāo)。 三、為獎(jiǎng)勵(lì)執(zhí)行成效良好機(jī)關(guān)，建請(qǐng)準(zhǔn)予上開 3 機(jī)關(guān)針對(duì)有功人員辦理敘獎(jiǎng)，獎(jiǎng)勵(lì)總額度各為嘉獎(jiǎng)七次。 四、另本府第二代公文整合系統(tǒng)業(yè)於（ 1 0 0 ）年 12 月 19 日陸續(xù)導(dǎo)入上線138 個(gè)機(jī)關(guān)，系統(tǒng)內(nèi)含「線上簽核」功能，爾後將於執(zhí)行成效統(tǒng)計(jì)表增列「線上簽核公文件數(shù)」欄位，以實(shí)際瞭解各機(jī)關(guān)線上簽核績(jī)效。 擬辦：奉核後，函請(qǐng)各機(jī)關(guān)督促所屬積極落實(shí)辦理節(jié)能減紙政策，並請(qǐng)勞工局、衛(wèi)生局、交通局依獎(jiǎng)勵(lì)總額度自行辦理敘獎(jiǎng)。 敬陳 市長(zhǎng) 6 高雄市政府 函 地址： 80203 高雄市苓雅區(qū)四維三路 2 號(hào) 4F 承辦單位：秘書處文書科 承辦人：張庚霖 電話： 07 33683332025 傳真： 07 3318905 電子信箱： 發(fā)文日期：中華民國(guó) 101 年 4 月 18 日 發(fā)文字號(hào)：高市府秘文字第 10130241200 號(hào) 速別：普通件 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：貴機(jī)關(guān) 100 年 7 月至 12 月電子公文節(jié)能減紙有顯著減量績(jī)效，請(qǐng)依權(quán)責(zé)自行辦理有功人員敘獎(jiǎng)，請(qǐng) 查照。 說(shuō)明： 一、本府各一級(jí)機(jī)關(guān) 100 年 7 月至 12 月推動(dòng) 節(jié)能減紙執(zhí)行成效，業(yè)於本（ 1 0 1 ）年 4 月 9 日由本府秘書處案陳核定在案。 二、旨揭電子公文節(jié)能減紙（減紙量、減郵量）指標(biāo)項(xiàng)目，計(jì)有勞工局、衛(wèi)生局、交通局表現(xiàn)良好，同意予以敘獎(jiǎng)，獎(jiǎng)勵(lì)總額度各為嘉獎(jiǎng)七次。 三、請(qǐng)各機(jī)關(guān)加強(qiáng)督導(dǎo)所屬積極落實(shí)節(jié)能減紙政策，期藉由推動(dòng)「公文線上簽核」、運(yùn)用「電子公布欄」、擴(kuò)大「公文電子交換」及實(shí)施「公文雙面列印」等公文電子化措施，以達(dá)到 1 0 1 年 12 月 31 日前減紙 3 0 % 之目標(biāo)。 正本：高雄市政府勞工局、高雄市政府衛(wèi)生局、高雄市政府交通局 副本：第一類發(fā)行 ( 高雄市政府衛(wèi)生局、高雄市政府勞 工局、高雄市政府交通局除外 ) 市長(zhǎng)陳菊 7 7 角簽 – 文末簽辦 來(lái)文文末簽辦 ︰ 角簽 會(huì)辦單位 第一層決行 擬： 一、本案為○○○○○○○○○○。 二、○○○○○○○○○○○○○○○ ○○○○○○○○○。 三、文陳閱後存查。 檔 號(hào)： 保存年限： 第 1 頁(yè) 線 裝 訂 受文者： 第一類發(fā)行 發(fā)文日期： 中華民國(guó) 100 年 11 月 4 日 發(fā)文字號(hào)： 高市府四維秘文字第 1000122096 號(hào) 速別： 最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件： 真愛(ài)碼頭簡(jiǎn)易帄面圖乙份 主旨： 原訂於 1 0 0 年 11 月 8 日（星期二）上午 9 時(shí)，假本府四維行政中心 3F 第一會(huì)議室召開之第 44 次市政會(huì)議，調(diào)整至當(dāng)日上午 10 時(shí)假真愛(ài)碼頭召開，請(qǐng) 查照。 正本： 第一類發(fā)行、工務(wù)局新建工程處、工務(wù)局養(yǎng)護(hù)工程處、地政局土地開發(fā)處 市長(zhǎng) 陳 菊 地址： 高雄市苓雅區(qū)四維三路 2 號(hào) 承辦單位：秘書處文書科 聯(lián)絡(luò)電話： 07 33683332030 聯(lián)絡(luò)人：王中君 機(jī)關(guān)傳真： 07 3318905 電子郵件： c hichiw@ kc g . g ov .tw 高雄市政府 函 8 9 10 10 「便簽」格式 會(huì)辦單位 ：○○室 科 長(zhǎng) 日期、時(shí)間寫在職名章下方 擬 ： 11 11 一、 「 會(huì)辦單位 」 填註方式 1 會(huì)辦單位：會(huì)計(jì)室 第一層決行 承辦單位 會(huì)辦單位 ：會(huì)計(jì)室 決行 正確位置 12 12 一、 「 會(huì)辦單位 」 填註方式 2 會(huì)辦單位：人事室、會(huì)計(jì)室 （如簽稿會(huì)核單） 第一層決行 承辦單位 會(huì)辦單位 決行 正確位置 13 14 15 15 二、「如另簽、如另稿」填註位置 1 1 第 1張正面 第 1張背面 2 如另稿 0723 1100 1 第 1張正面 第 1張背面 2 0723 1100 如另稿 如另稿 0723 1100 1 如另稿 0723 1100 ※ 來(lái)文文末 16 16 第 1張正面 第 1張背面 第 2張正面 第 2張背面 三、 「 頁(yè)碼編碼 」 方式 1 1 2 2 3 4 第 1張正面 第 1張背面 第 2張正面 第 2張背面 17 17 四、「 騎縫章 」 位置 18 貳 、 刊登電子佈告欄 ? 登入 ? 連結(jié)我的 e政府 – 輸入帳號(hào)及密碼 ? 使用者角色 ︰ ﹡ 管理者 – 單位管理、消息設(shè)定 (秘書處資訊人員 ) ﹡ 登入人員 – 發(fā)文人員，有張貼公告、公告維護(hù)權(quán)限， 由各機(jī)關(guān)指定，報(bào)秘書處設(shè)定 ﹡ 一般人員 – 查詢公告用 19 登載電子公布欄的範(fàn)圍 (一 )由「全國(guó)政府機(jī)關(guān)電子公布欄」轉(zhuǎn)載之內(nèi)容。 (二 )緊急公務(wù)通報(bào)之公文。 (三 )機(jī)關(guān)團(tuán)體首長(zhǎng)到任就職、地址電話變動(dòng)、年度發(fā)文代字號(hào)之通知函。 (四 )一般公告、通知或函轉(zhuǎn)已公（發(fā)）布之法規(guī)命令等屬週知性質(zhì)事項(xiàng)之 公文。 (五 )無(wú)機(jī)密性之通案：如藝文展覽、文康聯(lián)誼、民俗節(jié)日、慈善公益或推 廣社會(huì)教育終身學(xué)習(xí)講座等活動(dòng)通知，法治教育、廉政宣導(dǎo)、人事服 務(wù)等。 (六 )政府出版品公告週知資訊。 (七 )重要活動(dòng)公告週知之訊息。 (八 )機(jī)關(guān)內(nèi)部通報(bào)性質(zhì)之訊息。 (九 )奉準(zhǔn)其他適合公告週知之訊息。 20 叁、公文製作 行文系統(tǒng)判定標(biāo)準(zhǔn) 〈 一 〉 以行文機(jī)關(guān)間之隸屬關(guān)係判斷： 即以是否有 〈 指揮監(jiān)督關(guān)係 〉 判定，例如教育局隸屬於 高雄市政府，則教育局與市政府間為上、下行文關(guān)係； 高雄市鼓山國(guó)小隸屬於高雄市政府教育局，則鼓山國(guó)小 與教育局亦為上、下行文關(guān)係。 〈 二 〉 以主管業(yè)務(wù)督導(dǎo)關(guān)係判定： 如教育部掌理全國(guó)教育行政事務(wù)，於職權(quán)上有指揮直轄 市及各縣市政府教育行政機(jī)關(guān)或各級(jí)學(xué)校，同理，內(nèi)政 部亦可指揮各地警察及消防機(jī)關(guān) 。 21 一般公文用語(yǔ)、用字 22 稱謂語(yǔ) 適用範(fàn)圍 舉例 備註 鈞 有隸屬關(guān)係的下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)用之 各機(jī)關(guān) 、 區(qū)公所稱市府為 〔 鈞府 〕 書寫 〔 鈞 〕 時(shí)前面空一格示敬 大 無(wú)隸屬關(guān)係的較低級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)較高級(jí)機(jī)關(guān)用之 各縣市政府稱立法院、司法院、考詴院、監(jiān)察院為大院 書寫 〔 大 〕 時(shí)前面空一格示敬 貴 1有隸屬關(guān)係之上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)用之 2無(wú)隸屬關(guān)係之機(jī)關(guān)相互間用之 3機(jī)關(guān)與團(tuán)體相互間用之 4上級(jí)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)用之 1市府對(duì)區(qū)公所稱 〔 貴所 〕 2市府稱市議會(huì)為 〔 貴會(huì) 〕 3市府稱愛(ài)心行善團(tuán)為 〔 貴團(tuán) 〕 4市長(zhǎng)稱區(qū)長(zhǎng)為 〔 貴區(qū)長(zhǎng) 〕 書寫貴時(shí)如無(wú)隸屬關(guān)係，前面得空一格示敬 23 稱謂語(yǔ) 適用範(fàn)圍 舉例 備註 鈞長(zhǎng) 、 鈞座 1屬員對(duì)長(zhǎng)官 2有隸屬關(guān)係的下級(jí)機(jī)關(guān)首長(zhǎng) 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)用之 1課員稱課長(zhǎng)、區(qū)長(zhǎng)或市長(zhǎng)為 〔 鈞長(zhǎng) 〕 2區(qū)長(zhǎng)稱市長(zhǎng)為 〔 鈞長(zhǎng) 〕 書寫 〔 鈞長(zhǎng) 〕 時(shí)前面空一格示敬 臺(tái)端 1機(jī)關(guān)對(duì)人民用之 2機(jī)關(guān)對(duì)屬員用之 3首長(zhǎng)對(duì)屬員用之 1市府對(duì)人民 〔 郭偉治先生 〕稱謂為 〔 臺(tái)端 〕 2區(qū)公所對(duì)所屬 〔 陳臺(tái)英課長(zhǎng) 〕 稱謂為 〔 臺(tái)端 〕 3市長(zhǎng)對(duì)所屬 〔 洪道明主任 〕稱謂為 〔 臺(tái)端 〕 先生 、 女士 、 君 機(jī)關(guān)對(duì)人民用之 吳志明先生 、陳嘉玲小姐、朱光銘君 24 稱謂語(yǔ) 適用範(fàn)圍 舉