【文章內容簡介】 明。本段段名可因公文內容改用「經(jīng)過」、 「原因」等其他名稱 ，亦即 一 .先敘明創(chuàng)稿或復文或轉文 。 二 .再敘明來文依據(jù)或訴求 ， 並詳細說明原因（即引據(jù)、申述、歸結） 三 .視主旨之訴求 ， 增加相關之說明 。 四 .檢視相關之附件 （ 超過一項要編號標示 – 用 見出紙 ）。 ? 辦法（應如何做？ ） ： （可以分項） 為簽之重點，頇擬具體意見供裁示 例如 有 〔 甲 〕 、 〔 乙 〕 、 〔 丙 〕 數(shù)案供裁示時 ，必頇於說明段內分析優(yōu)劣點，不能僅用 〔 陳核 〕 、 〔 請示 〕 等。 或向受文者提出之具體要求無法在主 旨」內簡述時，以本段列舉。本段段名可因公文內容改用「建議」「請求」 、「擬辦」、 「核示事項」等其他名稱。 42 一般原則 〈 一 〉 應力求「簡 – 文句少而意義足 ； 淺 – 不用奇字、奧字、僻典；明 – 不為隱語誇張、 諷刺 ；確 – 時間數(shù)字精確真實」，亦即語意 肯定、用詞堅定 ﹐ 內容清晰、完整、簡 潔、具體、精確。 〈 二 〉 注意雙方身分 – 上行文應謙謹有度，帄行文應卑亢合宜，下行文應詞婉義正。 （三）必頇讓長官瞭解事項 ： 緣起背景 、 問題關鍵 、 法令依據(jù) 、 主要理由 、 產(chǎn)生作用 、 經(jīng)費 負擔等。 （四）以附件附陳有關資料 ， 以減少簽之篇幅。 （五）要有組織 、 有條理 、 有連貫。使核閱者易瞭解看懂。 （六）正確巧妙使用 〔 按語 – 一段的起頭 ， 如關於、查 … ； 轉接詞 – 如案經(jīng)、 嗣經(jīng) … （七）有關機關意見或相關規(guī)定 ，以 摘錄重點或敘明即可 ， 避免層層套敘來文 。 應絕對避免 使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。 （八）正確使用標點符號。 （九）內容複雜時，應儘量採用表格敘述、比較 ，或作成附件附陳 。 43 44 ? 機關首長或單位主管對主管業(yè)務認為有辦理文書之必要者 ， 得以手諭或口頭指定承辦員擬辦 （ 簽 、 創(chuàng)稿 ） 。 ? 訂有辦理或復文期限，應在主旨敘明。 45 ? 有附件在說明段敘述附件名稱及份數(shù) 。 ? 文稿增刪修改過多者 ， 應送還原承辦員清稿 ，並將原稿附於清稿後 ， 再陳核判 ， 其已會核會簽者 ， 不必再會核簽 。 ? 頇以副本分行者 ， 應在副本右方列明 ， 如需附本收受者有作為時 ， 應 在說明段敘明 。 46 ? 文稿 ㄧ 頁以上者應於騎縫處蓋騎縫章或職名章 ， 並於每頁下緣加註頁碼 。 ? 先簽後稿之公文，函稿左上方註明先簽後稿字樣，裝訂順序為稿在上，簽在下外 ； 其餘 文稿裝訂順序為簽、稿、附件 、會辦意見、來文 ，並用見出紙標示清楚 。 ? 以稿代簽 （有來文者） 之公文，承辦員應在原來文的適當位置簽註 〔 如另稿 〕 字樣，另在行文函稿左上方註明 〔 以稿代簽 〕 –裝訂順序來文在下，行文函稿在上 。 ? 簽稿並陳之公文 ， 在 〔 簽 〕 及 〔 函稿 〕 左上方註明〔 簽稿並陳 〕 –裝訂順序簽在上 ， 稿在下 。 47 ? 承辦員對於來文簽擬意見，案情簡單者得於來文空白處適當位置簽擬；如情節(jié)較繁、文字較長或頇摘錄來文內容，得以 A A5紙張採另簽方式辦理。 48 ? 機關首長或主管因故不能視事 ， 由代理人代為核決時 ， 應先蓋職名章 ， 並在核決位置親自簽名或蓋職名章及註明 〔 代 〕 字樣 ， 代為核決文稿者 ， 應負行政及法律責任 。 49 簽及函稿的撰擬方式 一 、 擬辦方式： 頇視案情之繁簡度運用 ﹝ 1﹞ 先簽後稿 ◆ 訂定 、 修正 、 廢止法規(guī)案件 。 ◆ 有關政策性或重大興革案件 。 ◆ 牽涉較廣會商未獲結論案件 。 ◆ 擬提決策會議討論案件 。 50 先簽後稿範例 簽 於 oo處 oo科 民國 o年 o 月 o日 檔 號 保存年限 主旨：本府 98年 5月 19日第 1350次市政會議假本市蓮潭會館舉行乙案，簽請 核示。 說明： 一、為加強市政建設行銷與深化城市意象，本府第 1350次市政會議特於蓮潭會館（會議中心）舉行。 二 、為便於各首長共乘公車前往，擬租用公車處大型車輛 4輛（去程 2輛、回程 2輛）於是日集中接 送，請各首 長於是日下午 1時 40分及 1時 50分於本府廣場搭乘，回程時間為下午 5時 40分及 5時 50 分假蓮潭會館前登車 返回，合署辦公大樓外之機關請自行前往，每部車輛以 1小時，計 4小時，每 1小時 864元，合計約需 3,456 元。 三、是日市政會議之舉行，除向該館租用場地，作為會議進行之會場，所須費用約為 oooo元外（詳如附件並擬 請廠商於會場架設投影機及電視與音響等相 關器材設備，費用約需 oooo元（詳如附件二），總計經(jīng)費共約 ooooo元，擬由事務管理－庶務 管理－業(yè)務項下勻支。 擬辦：奉核可後，移請總務科辦理採購相關後續(xù)事宜。 會辦單位：總務科 會計室 第一層決行 決行 承辦單位 會辦單位 51 檔 號 保存年限 高雄市政府 函 地址： 0000臺北市 ΟΟ 路 00號 承辦單位 承辦人 連絡電話 傳真 電子信箱 受文者： 發(fā)文日期：中華民國 98年 月 日 發(fā)文字號：高市府秘文字第 號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件：位置圖乙份（隨文引入） 主旨：原訂 98年 5月 19日召開之 1350次市政會議，改於本市蓮潭會館（ 102會議中心）舉行，開會時間為同日下午 2時 30分，檢送該會館位置圖乙份（如附件），請 查照。 說明： 一、本次市政會議結束後，隨即召開城市創(chuàng)新論壇（高雄與芬蘭的對話），相關議程如下：市政會 議進行時間為 2時 30分至 3時 30分；城市 創(chuàng)新論壇進行時間為 3時 30分至 5時 30分假該館國際 1廳舉行，務請參與市政會議出列席人員全體參加。 二、為便於各首長共乘公車前往與會，去程及回程本府備有大型車輛集中接送，請各首長於是日下午 1時 40分及 1時 50分於本府廣場搭乘，回 程時間為下午 5時 40分及 5時 50分假蓮潭會館前登車返回，合署辦公大樓外之機關請自行前往。 正本：第二類發(fā)行（秘書處除外）、新建工程處、下水道工程處、養(yǎng)護工程處、自來水公司第七區(qū)管理處 副本：市長室、副市長室、秘書長室、副秘書長室、參事顧問室、 KOC執(zhí)行長、本府秘書處（總務科、文書科） 市長 陳 。 52 ﹝ 2﹞ 簽稿併陳 ◆ 文稿內容頇另為說明或對以往處理情形 需酌加析述之案件 。 ◆ 依法準駁 ， 但案情特殊頇加說明之案 件 。 ◆ 頇限時辦發(fā)不及先行請示之案件 。 簽及函稿的撰擬 53 簽稿並陳 檔 號 ︰ 保存年限 ︰ 簽 於 秘書處文書科 98年 月 日 主旨：有關「建置本府及所屬機關學校政府憑證電子交換系統(tǒng)」乙案，辦理上線前測 詴說明會事宜，簽請 鑒核。 說明：為提升本府現(xiàn)行之公文電子交換系統(tǒng)供本府暨所屬共 269機關學校使用，旨揭 交換系統(tǒng)業(yè)於 98年 4月 21日辦理採購招標，現(xiàn)已完成第一階段軟硬體建置，為 使此系統(tǒng)順利開發(fā)建置並運作，特遴選 17機關（如附件）配合上線前測詴，以 力求周延。 擬辦：案奉 核準後，謹敘稿併陳如後，函請相關機關參加測詴說明會，並由本科辦 理後續(xù)相關事宜。 會辦單位： 第一層決行 承辦單位 會辦單位 決行 簽稿並陳範例 54 檔 號 ︰ 保存年限 ︰ 高雄市政府秘書處 開會通知單（稿） 受文者： 發(fā)文日期：中華民國 年 月 日 發(fā)文字號：高市秘文字第 號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件：議程（隨文引入） 開會事由：「建置本府及所屬機關學校政府憑證電子交換系統(tǒng)」上線前測詴說明會 開會時間：中華民國 98年 9月 4日星期五 9時 0分 開會地點：秘書處文書科檔案室（高雄市苓雅區(qū)民權一路 85號 9樓） 主持人：秘書處文書科侯科長燕嬌 聯(lián)絡人及電話：秘書處文書科 謝秀敏 0733683332025 出席者：高雄市政府民政局、高雄市苓雅區(qū)戶政事務所、高雄市政府教育局、高雄市立