【導讀】序和決議有效、合法，根據《公司法》及公司《章程》，特制定本制度。第三條董事會秘書具體負責會議組織和記錄等有關方面的事宜。本公司章程參照執(zhí)行。當持有公司有表決權股份總數10％以上的股東書面請。求，或董事會認為必要，或監(jiān)事會提議時，可以召開臨時會議。項書面通知全體股東及有關出席人員。代表股份數，確定股東會會議是否合法有效。并或分立、變更公司形式、公司解散和清算及修改公司章程等事項；第十二條會議應按照會議通知所列議題順序進行討論和表決。會上宣布表決結果。(六)會議認為和公司章程規(guī)定應當載入會議記錄的其他內容。名，并作為公司檔案由董事會秘書收存，年終時統一歸檔。第二十一條本制度經股東會批準，自印發(fā)之日起施行。司法》及公司《章程》的有關規(guī)定，特制定本制度。法律、法規(guī)、公司《章程》和股東會賦予的職權。并作出決議，由與會董事簽字。代為出席會議的董事應當在授權范圍內行使董事的權

　　

【正文】 (一 )文件標題應位于橫線下方空 1行處，排列應遵循美觀易懂的原則，字數 不 多可居中排成一行；如字數較多可排成兩行，分行時不要將詞組分開。 上下排列可采用 “ 兩行等長 ” 、 “ 上短下長 ” 、 “ 上長下短 ” 、 “ 正梯形 ” 、 “ 倒梯 形?、?上下短中間長?或?上下長中間短?的排列格式， 照顧閱讀的方便并保持頁面的美觀。 (二 )主送單位應在標題下空 1行處，左側頂格，主送單位名稱后標用全角冒 號。 (三 )文件正文在主送單位名稱下 l行處，每自然段左空 2字，回行頂格。數 字、年份、計量單位不能回行。 (四 )文件附件目錄在正文空 1行處，左側需空 2字標識 “ 附件 ” ，后標全角冒 號和名稱。附件 名稱后不加標點符號。附件應與主件一起裝訂，并在附件左上角第 1行頂格標識 “ 附件 ” ，并標識序號。 (五 )成文日期應用漢字將年、月、 日標全，?零?寫成? O” 。 (六 )聯合行文需加蓋兩個以上印章的，應將各發(fā)文單位名稱排在發(fā)文時間和 正文之間，主辦單位印章在前，協辦單位印章在后，印章之間互不相交或相切。 (七 )文件落款通常應在正文或附件下空 2行。當文件排版后所?？瞻滋幉荒?容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識?此頁無正文?的方法解決。 第六條 版記是指位于主題詞以下的各要素的統稱。 (一 )“ 主題詞 ” 標引在文件末頁左下端、分送欄之上，居左頂格標識，后標 全角冒號；主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，詞目之間空 1字。 (二 )分送欄設在主題詞下 l行，左空 1字標識 “ 呈報 ” 或 “ 抄送 ” ，后標全角 冒號；回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標句號。 (三 )印發(fā)欄 (擬稿、核稿、打字 )應設在文件末頁最后一行。 第七條 專題會議紀要用于記錄公司各種專題會議召開或評審的內容，發(fā)文 單位應放在橫線之上左側，成文時間放在橫線之 上右側。 (見附件 2) 第八條 其他會議紀要的發(fā)文單位放在橫線之上左側，成文時間放在橫線之 上右側。根據會議內容和工作要求發(fā)、報有關領導或單位。 (見附件 3) 第三章 排版、印刷格式 第九條 文件用紙 文件用紙一般采用國際標準 A4 型 (210ram 297mm)，特殊文種用紙可根 據實際需要確定。 第十條 文頭與頁邊 文件的各頁在印制時，均應在四邊留出空白的余地。一般天頭寬 25毫米，地 腳寬 20 毫米，訂口寬 28 毫米，翻口寬 20 毫米。 第十一條字體與字號 文件標題用小 2 號宋體 加黑；發(fā)文字號、簽發(fā)人、抄送單位、主送單位、正 文、附件、落款等用 4號仿宋體；簽發(fā)人姓名用 4號楷體標識；密級、緊急程度 用 4號黑體； “ 主題詞 ” 三個字用 4號黑體，具體標引的主題 詞用 4號宋體。 如文件內容層次較 多，可用分級標題標出。第一層大標題用小 3號宋體加黑， 第二層用 4號黑體，第三層用 4號楷體。規(guī)范性文件的章節(jié)名可用小 3號宋體加 黑居中，前后各空一行；條名用黑體或 4號仿宋加黑標出。 第十二條 字數排列與行間距 WORD字處理系統排列一般為每頁 25 行，每行 35 個字符，行距為 1． 5倍。 第十 三條 頁碼 多頁文件應逐頁編出頁碼，用阿拉伯數字表示，在每頁正面的右下角，背面 寫在左下角。 第十四條 裝訂 文件左側裝訂，不掉頁。 第四章 附 則 第十五條 本規(guī)定由綜合管理部負責解釋和修訂。 附件 1 公文格式示范 機 密 001 急 件 XXXXX 文件 綠 字 [ ] 號（ 4 號仿宋） 簽發(fā)人： (空 1 行 ) 標題（小 2 號宋體加黑） （空 1 行） 主送單位：（ 4號仿宋體） (空 1行 ) 附件： (空 2行 ) 發(fā) 文 單 正文（ 4 號仿宋體） 位 發(fā) 文 日期 主題詞 (黑 4 號 )： (4 號宋體 ) 呈報： 抄送： 擬 稿 ： 核稿： 打字： 附件 2 專題會議紀要格式示范 專 題 會 議 紀 要 綠專紀要 [ ] 號（ 4 號仿宋） XXXXXXX 有限公司（ 4 號楷體） 年 月 日 (空 1 行 ) 關于 XXXXXXX 的會議紀要 (小 2 宋加黑 ) (空 1 行 ) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 呈報： 抄送： 記錄整理： 核稿： 打字： 附件 3 會議紀要格式示范 會 議 紀 要 綠 [ ] 號（ 4 號仿宋） XXXXXXX 有限公司（ 4 號楷體） 年 月 日 (空 1 行 ) XXXXXXXXXXXX(標 題 ) (空 1 行 ) XXXXXXXX有限公司于 年 月 日召開第 次 XXXXXX 會議。 出席會議的有： XX、 XXX、 XXX、 XX、 XX、 XXX 主持會議。 現將會議研究決定的有關事項紀要如下： 一、關于 XXXXXXXXXXXX 問題 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 二、關于 XXXXXXXXXXXXX 問題 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 呈報： 抄送： 記錄整理： 核稿： 打字： 專職 秘書管理工作規(guī)定 為保證綠城房地產集團有限公司 (以下簡稱公司 )董事會和行政管理工作的 正常運轉，提高工作效率，特制定本規(guī)定。 第一條 工作職責和內容 (一 )專職秘書 (以下簡稱秘書 )的工作職責，主要是對公司董事會成員、經 營班子主要領導的工作進行計劃、準備和服務的事務性管理工作。 (二 )管理工作內容主要包括：接待、傳達、文書、領導日程安排、文 件整理、 內務整理、會議、代行、聯絡等事務的管理和督辦等。 第二條 接待事務 (一 )秘書負責領導會晤賓客、來訪者的預約、安排和接待 工作，并制訂《領 導每周工作日程安排表》，提前呈遞領導備忘。領導會晤前，應做好相關資料和文件的準備工作，及時提醒領導會晤、接待的人員、時間、地點等事宜。 (二 )對未經預約要求會見領導的來訪者，在問清對方姓名和要求后，應先請 對方稍候，請示領導后，再引導其進入會客室或辦公室對不宜會見的來訪者，則應婉言謝絕，或記錄來訪意圖，以備日后答復。 (三 )對于在領導辦公室以外進行的會晤，秘書應及時將會晤的時間、地點預 先告知綜合管理部，以便預訂會場及確定會務工作人員。 (四 )秘書應了解領導會晤的議題、 人數、級別及 是否用餐等情況，并事先通知與會者若需安排用餐的，須直接安排或通知綜合管理部預訂餐廳并安排菜單。 (五 )秘書應會同綜合管理部會務人員，落實領導會晤場地的水、電、桌椅、擴 音設備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會間服務等事宜。 (六 )對來訪者，秘書要彬彬有禮，主動遞送茶水。若需來訪者等候時，應遞 上報紙、畫報等。 第三條 傳達事務 (一 )秘書負責及時拆封致領導的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記表》 上登記后及時呈遞領導審閱。需審批的，則附《收文處理單》；需回復的，秘書應及時提醒、催辦。 (二 )秘書應及時接轉領導的來電，若領導外出或正忙，須將來電在《來電 登記 表》上登記后及時呈報。 (三 )秘書應根據領導的指示或批復，進行來電、來函的回復或聯系，并負責 業(yè)務傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作，呈領導審閱后及時發(fā)送，并在《發(fā)送登記表》上進行登記。 (四 )每年 12 月 20 日之前，秘書應根據領導圈定的名單，負責以領導名義寄 發(fā)禮節(jié)性賀卡及信函，并將名單留存?zhèn)洳椤? 第四條 文書管理 (一 )秘書負責領導對經營管理部門的決定、指示及重要會議 決議事項的落實、 督辦、協調及反饋工作。 ‘ ‘ (二 )秘書負責領導授意的工作報告 、會議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作，并做好文件的編號、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。 (三 )秘書應定期收集公司及所屬分、子公司經營管理方面的重要情報，主動 以書面形式及時向領導反映、匯報。 (四 )領導外出需攜帶的文件資料，秘書應負責準備齊全，如不清楚應及時請 示；所需準備的文件資料較多時，應事先設計《文件明細表》。 第五條 領導日程安排 (一 )秘書負責領導出席會議、出差、參加宴會、拜訪客 人等日程的預定和落 實。各項工作應安排細致、周到，并及時了解和掌握工作進展的全過程。 (二 )秘書負責領導工作日程的設計及安排，并對領導出席的重要會見、會議 中的講話進行記錄整理。 第六條 文件整理 (一 )秘書應根據文件的輕重緩急對文件進行分類，并將分類整理后的文件資 料按急件和一般件分別置放；急件應置于急件夾中。 (二 )急件須在 2 4小時內提醒領導審閱；其他文件、資料根據文件性質、類 別待領導審閱后，按審閱意見辦理。 (三 )秘書負責將所有文件、資料于次月 5日 前進行整理、歸類；特殊文件、 資料，根據領導指示另行處理。 (四 )次年 3月 3 1 日前，秘書應對所有文件、資料進行整理、歸檔。特殊文 件、資料根據領導指示另行處理。 第七條 內務整理 (一 )秘書負責每日收拾、整理領導的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、 臺歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場所整潔及辦公設施設備的運行正常。 (二 )秘書負責每日督促并協助清潔工清掃領導辦公室、接待室、會 議室、門 窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設施設備等。 (三 )秘書應隨時保 持領導辦公室的整潔、有序，保持室內溫、濕度適宜，空 氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時澆灌或更換室內植物。 (四 )秘書應在辦公室放置領導日常使用的物品及備用 品，設計領導日常用品及備用品的明細表，記錄品種、使用時間、數量等，做到心中有數。 (五 )做好