【導(dǎo)讀】序和決議有效、合法，根據(jù)《公司法》及公司《章程》，特制定本制度。第三條董事會(huì)秘書具體負(fù)責(zé)會(huì)議組織和記錄等有關(guān)方面的事宜。本公司章程參照?qǐng)?zhí)行。當(dāng)持有公司有表決權(quán)股份總數(shù)10％以上的股東書面請(qǐng)。求，或董事會(huì)認(rèn)為必要，或監(jiān)事會(huì)提議時(shí)，可以召開臨時(shí)會(huì)議。項(xiàng)書面通知全體股東及有關(guān)出席人員。代表股份數(shù)，確定股東會(huì)會(huì)議是否合法有效。并或分立、變更公司形式、公司解散和清算及修改公司章程等事項(xiàng)；第十二條會(huì)議應(yīng)按照會(huì)議通知所列議題順序進(jìn)行討論和表決。會(huì)上宣布表決結(jié)果。(六)會(huì)議認(rèn)為和公司章程規(guī)定應(yīng)當(dāng)載入會(huì)議記錄的其他內(nèi)容。名，并作為公司檔案由董事會(huì)秘書收存，年終時(shí)統(tǒng)一歸檔。第二十一條本制度經(jīng)股東會(huì)批準(zhǔn)，自印發(fā)之日起施行。司法》及公司《章程》的有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。法律、法規(guī)、公司《章程》和股東會(huì)賦予的職權(quán)。并作出決議，由與會(huì)董事簽字。代為出席會(huì)議的董事應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使董事的權(quán)

　　

【正文】 (一 )文件標(biāo)題應(yīng)位于橫線下方空 1行處，排列應(yīng)遵循美觀易懂的原則，字?jǐn)?shù) 不 多可居中排成一行；如字?jǐn)?shù)較多可排成兩行，分行時(shí)不要將詞組分開。 上下排列可采用 “ 兩行等長 ” 、 “ 上短下長 ” 、 “ 上長下短 ” 、 “ 正梯形 ” 、 “ 倒梯 形?、?上下短中間長?或?上下長中間短?的排列格式， 照顧閱讀的方便并保持頁面的美觀。 (二 )主送單位應(yīng)在標(biāo)題下空 1行處，左側(cè)頂格，主送單位名稱后標(biāo)用全角冒 號(hào)。 (三 )文件正文在主送單位名稱下 l行處，每自然段左空 2字，回行頂格。數(shù) 字、年份、計(jì)量單位不能回行。 (四 )文件附件目錄在正文空 1行處，左側(cè)需空 2字標(biāo)識(shí) “ 附件 ” ，后標(biāo)全角冒 號(hào)和名稱。附件 名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與主件一起裝訂，并在附件左上角第 1行頂格標(biāo)識(shí) “ 附件 ” ，并標(biāo)識(shí)序號(hào)。 (五 )成文日期應(yīng)用漢字將年、月、 日標(biāo)全，?零?寫成? O” 。 (六 )聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)以上印章的，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱排在發(fā)文時(shí)間和 正文之間，主辦單位印章在前，協(xié)辦單位印章在后，印章之間互不相交或相切。 (七 )文件落款通常應(yīng)在正文或附件下空 2行。當(dāng)文件排版后所剩空白處不能 容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)?此頁無正文?的方法解決。 第六條 版記是指位于主題詞以下的各要素的統(tǒng)稱。 (一 )“ 主題詞 ” 標(biāo)引在文件末頁左下端、分送欄之上，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo) 全角冒號(hào)；主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，詞目之間空 1字。 (二 )分送欄設(shè)在主題詞下 l行，左空 1字標(biāo)識(shí) “ 呈報(bào) ” 或 “ 抄送 ” ，后標(biāo)全角 冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送單位對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送單位后標(biāo)句號(hào)。 (三 )印發(fā)欄 (擬稿、核稿、打字 )應(yīng)設(shè)在文件末頁最后一行。 第七條 專題會(huì)議紀(jì)要用于記錄公司各種專題會(huì)議召開或評(píng)審的內(nèi)容，發(fā)文 單位應(yīng)放在橫線之上左側(cè)，成文時(shí)間放在橫線之 上右側(cè)。 (見附件 2) 第八條 其他會(huì)議紀(jì)要的發(fā)文單位放在橫線之上左側(cè)，成文時(shí)間放在橫線之 上右側(cè)。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和工作要求發(fā)、報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或單位。 (見附件 3) 第三章 排版、印刷格式 第九條 文件用紙 文件用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型 (210ram 297mm)，特殊文種用紙可根 據(jù)實(shí)際需要確定。 第十條 文頭與頁邊 文件的各頁在印制時(shí)，均應(yīng)在四邊留出空白的余地。一般天頭寬 25毫米，地 腳寬 20 毫米，訂口寬 28 毫米，翻口寬 20 毫米。 第十一條字體與字號(hào) 文件標(biāo)題用小 2 號(hào)宋體 加黑；發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、抄送單位、主送單位、正 文、附件、落款等用 4號(hào)仿宋體；簽發(fā)人姓名用 4號(hào)楷體標(biāo)識(shí)；密級(jí)、緊急程度 用 4號(hào)黑體； “ 主題詞 ” 三個(gè)字用 4號(hào)黑體，具體標(biāo)引的主題 詞用 4號(hào)宋體。 如文件內(nèi)容層次較 多，可用分級(jí)標(biāo)題標(biāo)出。第一層大標(biāo)題用小 3號(hào)宋體加黑， 第二層用 4號(hào)黑體，第三層用 4號(hào)楷體。規(guī)范性文件的章節(jié)名可用小 3號(hào)宋體加 黑居中，前后各空一行；條名用黑體或 4號(hào)仿宋加黑標(biāo)出。 第十二條 字?jǐn)?shù)排列與行間距 WORD字處理系統(tǒng)排列一般為每頁 25 行，每行 35 個(gè)字符，行距為 1． 5倍。 第十 三條 頁碼 多頁文件應(yīng)逐頁編出頁碼，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，在每頁正面的右下角，背面 寫在左下角。 第十四條 裝訂 文件左側(cè)裝訂，不掉頁。 第四章 附 則 第十五條 本規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。 附件 1 公文格式示范 機(jī) 密 001 急 件 XXXXX 文件 綠 字 [ ] 號(hào)（ 4 號(hào)仿宋） 簽發(fā)人： (空 1 行 ) 標(biāo)題（小 2 號(hào)宋體加黑） （空 1 行） 主送單位：（ 4號(hào)仿宋體） (空 1行 ) 附件： (空 2行 ) 發(fā) 文 單 正文（ 4 號(hào)仿宋體） 位 發(fā) 文 日期 主題詞 (黑 4 號(hào) )： (4 號(hào)宋體 ) 呈報(bào)： 抄送： 擬 稿 ： 核稿： 打字： 附件 2 專題會(huì)議紀(jì)要格式示范 專 題 會(huì) 議 紀(jì) 要 綠專紀(jì)要 [ ] 號(hào)（ 4 號(hào)仿宋） XXXXXXX 有限公司（ 4 號(hào)楷體） 年 月 日 (空 1 行 ) 關(guān)于 XXXXXXX 的會(huì)議紀(jì)要 (小 2 宋加黑 ) (空 1 行 ) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 呈報(bào)： 抄送： 記錄整理： 核稿： 打字： 附件 3 會(huì)議紀(jì)要格式示范 會(huì) 議 紀(jì) 要 綠 [ ] 號(hào)（ 4 號(hào)仿宋） XXXXXXX 有限公司（ 4 號(hào)楷體） 年 月 日 (空 1 行 ) XXXXXXXXXXXX(標(biāo) 題 ) (空 1 行 ) XXXXXXXX有限公司于 年 月 日召開第 次 XXXXXX 會(huì)議。 出席會(huì)議的有： XX、 XXX、 XXX、 XX、 XX、 XXX 主持會(huì)議。 現(xiàn)將會(huì)議研究決定的有關(guān)事項(xiàng)紀(jì)要如下： 一、關(guān)于 XXXXXXXXXXXX 問題 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 二、關(guān)于 XXXXXXXXXXXXX 問題 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 呈報(bào)： 抄送： 記錄整理： 核稿： 打字： 專職 秘書管理工作規(guī)定 為保證綠城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 (以下簡稱公司 )董事會(huì)和行政管理工作的 正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率，特制定本規(guī)定。 第一條 工作職責(zé)和內(nèi)容 (一 )專職秘書 (以下簡稱秘書 )的工作職責(zé)，主要是對(duì)公司董事會(huì)成員、經(jīng) 營班子主要領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行計(jì)劃、準(zhǔn)備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。 (二 )管理工作內(nèi)容主要包括：接待、傳達(dá)、文書、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文 件整理、 內(nèi)務(wù)整理、會(huì)議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)的管理和督辦等。 第二條 接待事務(wù) (一 )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤賓客、來訪者的預(yù)約、安排和接待 工作，并制訂《領(lǐng) 導(dǎo)每周工作日程安排表》，提前呈遞領(lǐng)導(dǎo)備忘。領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤前，應(yīng)做好相關(guān)資料和文件的準(zhǔn)備工作，及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤、接待的人員、時(shí)間、地點(diǎn)等事宜。 (二 )對(duì)未經(jīng)預(yù)約要求會(huì)見領(lǐng)導(dǎo)的來訪者，在問清對(duì)方姓名和要求后，應(yīng)先請(qǐng) 對(duì)方稍候，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后，再引導(dǎo)其進(jìn)入會(huì)客室或辦公室對(duì)不宜會(huì)見的來訪者，則應(yīng)婉言謝絕，或記錄來訪意圖，以備日后答復(fù)。 (三 )對(duì)于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進(jìn)行的會(huì)晤，秘書應(yīng)及時(shí)將會(huì)晤的時(shí)間、地點(diǎn)預(yù) 先告知綜合管理部，以便預(yù)訂會(huì)場及確定會(huì)務(wù)工作人員。 (四 )秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤的議題、 人數(shù)、級(jí)別及 是否用餐等情況，并事先通知與會(huì)者若需安排用餐的，須直接安排或通知綜合管理部預(yù)訂餐廳并安排菜單。 (五 )秘書應(yīng)會(huì)同綜合管理部會(huì)務(wù)人員，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤場地的水、電、桌椅、擴(kuò) 音設(shè)備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會(huì)間服務(wù)等事宜。 (六 )對(duì)來訪者，秘書要彬彬有禮，主動(dòng)遞送茶水。若需來訪者等候時(shí)，應(yīng)遞 上報(bào)紙、畫報(bào)等。 第三條 傳達(dá)事務(wù) (一 )秘書負(fù)責(zé)及時(shí)拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記表》 上登記后及時(shí)呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。需審批的，則附《收文處理單》；需回復(fù)的，秘書應(yīng)及時(shí)提醒、催辦。 (二 )秘書應(yīng)及時(shí)接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來電，若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙，須將來電在《來電 登記 表》上登記后及時(shí)呈報(bào)。 (三 )秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù)，進(jìn)行來電、來函的回復(fù)或聯(lián)系，并負(fù)責(zé) 業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對(duì)工作，呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時(shí)發(fā)送，并在《發(fā)送登記表》上進(jìn)行登記。 (四 )每年 12 月 20 日之前，秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)圈定的名單，負(fù)責(zé)以領(lǐng)導(dǎo)名義寄 發(fā)禮節(jié)性賀卡及信函，并將名單留存?zhèn)洳椤? 第四條 文書管理 (一 )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)經(jīng)營管理部門的決定、指示及重要會(huì)議 決議事項(xiàng)的落實(shí)、 督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。 ‘ ‘ (二 )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)授意的工作報(bào)告 、會(huì)議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作，并做好文件的編號(hào)、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。 (三 )秘書應(yīng)定期收集公司及所屬分、子公司經(jīng)營管理方面的重要情報(bào)，主動(dòng) 以書面形式及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報(bào)。 (四 )領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料，秘書應(yīng)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備齊全，如不清楚應(yīng)及時(shí)請(qǐng) 示；所需準(zhǔn)備的文件資料較多時(shí)，應(yīng)事先設(shè)計(jì)《文件明細(xì)表》。 第五條 領(lǐng)導(dǎo)日程安排 (一 )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、出差、參加宴會(huì)、拜訪客 人等日程的預(yù)定和落 實(shí)。各項(xiàng)工作應(yīng)安排細(xì)致、周到，并及時(shí)了解和掌握工作進(jìn)展的全過程。 (二 )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作日程的設(shè)計(jì)及安排，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會(huì)見、會(huì)議 中的講話進(jìn)行記錄整理。 第六條 文件整理 (一 )秘書應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急對(duì)文件進(jìn)行分類，并將分類整理后的文件資 料按急件和一般件分別置放；急件應(yīng)置于急件夾中。 (二 )急件須在 2 4小時(shí)內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱；其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、類 別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按審閱意見辦理。 (三 )秘書負(fù)責(zé)將所有文件、資料于次月 5日 前進(jìn)行整理、歸類；特殊文件、 資料，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。 (四 )次年 3月 3 1 日前，秘書應(yīng)對(duì)所有文件、資料進(jìn)行整理、歸檔。特殊文 件、資料根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。 第七條 內(nèi)務(wù)整理 (一 )秘書負(fù)責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、 臺(tái)歷、名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行正常。 (二 )秘書負(fù)責(zé)每日督促并協(xié)助清潔工清掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室、會(huì) 議室、門 窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設(shè)施設(shè)備等。 (三 )秘書應(yīng)隨時(shí)保 持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序，保持室內(nèi)溫、濕度適宜，空 氣新鮮，保持充足的茶、水、食品等的供給，及時(shí)澆灌或更換室內(nèi)植物。 (四 )秘書應(yīng)在辦公室放置領(lǐng)導(dǎo)日常使用的物品及備用 品，設(shè)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)日常用品及備用品的明細(xì)表，記錄品種、使用時(shí)間、數(shù)量等，做到心中有數(shù)。 (五 )做好