【正文】 (四 )秘書應在辦公室放置領導日常使用的物品及備用 品，設計領導日常用品及備用品的明細表，記錄品種、使用時間、數量等，做到心中有數。 (二 )秘書負責每日督促并協(xié)助清潔工清掃領導辦公室、接待室、會 議室、門 窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設施設備等。特殊文 件、資料根據領導指示另行處理。 (三 )秘書負責將所有文件、資料于次月 5日 前進行整理、歸類；特殊文件、 資料，根據領導指示另行處理。 第六條 文件整理 (一 )秘書應根據文件的輕重緩急對文件進行分類，并將分類整理后的文件資 料按急件和一般件分別置放；急件應置于急件夾中。各項工作應安排細致、周到，并及時了解和掌握工作進展的全過程。 (四 )領導外出需攜帶的文件資料，秘書應負責準備齊全，如不清楚應及時請 示；所需準備的文件資料較多時，應事先設計《文件明細表》。 ‘ ‘ (二 )秘書負責領導授意的工作報告 、會議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作，并做好文件的編號、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。 (四 )每年 12 月 20 日之前，秘書應根據領導圈定的名單，負責以領導名義寄 發(fā)禮節(jié)性賀卡及信函，并將名單留存?zhèn)洳椤? (二 )秘書應及時接轉領導的來電，若領導外出或正忙，須將來電在《來電 登記 表》上登記后及時呈報。 第三條 傳達事務 (一 )秘書負責及時拆封致領導的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記表》 上登記后及時呈遞領導審閱。 (六 )對來訪者，秘書要彬彬有禮，主動遞送茶水。 (四 )秘書應了解領導會晤的議題、 人數、級別及 是否用餐等情況，并事先通知與會者若需安排用餐的，須直接安排或通知綜合管理部預訂餐廳并安排菜單。 (二 )對未經預約要求會見領導的來訪者，在問清對方姓名和要求后，應先請 對方稍候，請示領導后，再引導其進入會客室或辦公室對不宜會見的來訪者，則應婉言謝絕，或記錄來訪意圖，以備日后答復。 第二條 接待事務 (一 )秘書負責領導會晤賓客、來訪者的預約、安排和接待 工作，并制訂《領 導每周工作日程安排表》，提前呈遞領導備忘。 第一條 工作職責和內容 (一 )專職秘書 (以下簡稱秘書 )的工作職責，主要是對公司董事會成員、經 營班子主要領導的工作進行計劃、準備和服務的事務性管理工作。 出席會議的有： XX、 XXX、 XXX、 XX、 XX、 XXX 主持會議。 第四章 附 則 第十五條 本規(guī)定由綜合管理部負責解釋和修訂。 第十 三條 頁碼 多頁文件應逐頁編出頁碼，用阿拉伯數字表示，在每頁正面的右下角，背面 寫在左下角。規(guī)范性文件的章節(jié)名可用小 3號宋體加 黑居中，前后各空一行；條名用黑體或 4號仿宋加黑標出。 如文件內容層次較 多，可用分級標題標出。一般天頭寬 25毫米，地 腳寬 20 毫米，訂口寬 28 毫米，翻口寬 20 毫米。 (見附件 3) 第三章 排版、印刷格式 第九條 文件用紙 文件用紙一般采用國際標準 A4 型 (210ram 297mm)，特殊文種用紙可根 據實際需要確定。 (見附件 2) 第八條 其他會議紀要的發(fā)文單位放在橫線之上左側，成文時間放在橫線之 上右側。 (三 )印發(fā)欄 (擬稿、核稿、打字 )應設在文件末頁最后一行。 (一 )“ 主題詞 ” 標引在文件末頁左下端、分送欄之上，居左頂格標識，后標 全角冒號；主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，詞目之間空 1字。當文件排版后所?？瞻滋幉荒?容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識?此頁無正文?的方法解決。 (六 )聯(lián)合行文需加蓋兩個以上印章的，應將各發(fā)文單位名稱排在發(fā)文時間和 正文之間，主辦單位印章在前，協(xié)辦單位印章在后，印章之間互不相交或相切。附件應與主件一起裝訂，并在附件左上角第 1行頂格標識 “ 附件 ” ，并標識序號。 (四 )文件附件目錄在正文空 1行處，左側需空 2字標識 “ 附件 ” ，后標全角冒 號和名稱。 (三 )文件正文在主送單位名稱下 l行處，每自然段左空 2字，回行頂格。 上下排列可采用 “ 兩行等長 ” 、 “ 上短下長 ” 、 “ 上長下短 ” 、 “ 正梯形 ” 、 “ 倒梯 形?、?上下短中間長?或?上下長中間短?的排列格式， 照顧閱讀的方便并保持頁面的美觀。 第五條 文件主體是指橫線以下至主題詞 (不含 )之間的各要素的統(tǒng)稱。 (三 )發(fā)文字號由公司代字、年度、順序 號組成，置于發(fā)文單位標識之下，橫線中央之上。如需同時標識秘密等級 和緊急程度的，秘密等級標識在右上角第 l行，緊急程度在右上角第 2行。 (見附 件 1) (一 )文件秘密等級或緊急程度的標識，注在文件首頁右上角。 第二章 文件格式 第四條 文件眉首是指首頁橫線以上部分，包括發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、 秘密等級、緊急程度、簽發(fā)人等內容。 第二條 綜合管理部為公司文件格式的歸口管理部門，負責其他單位 (部門 ) 文件格式的指導工作。 附件 1 綠城房地產集團有限公司 擬 稿 紙 編號： GT/QR 第九章 附 則 第四十八條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。部門 或分、子公司撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關規(guī)定移交綜合管理部存檔。 第四十六條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經綜合管理部負責 人批準，可以銷毀。 第四十四條 公文翻印需經綜合管理部負責人批準，絕密級和注明不準翻印 的公文除外。傳真件不得直接作為文件歸檔，應將復印件歸檔。 第四十一條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理、歸檔，其他部門保存 復印件或其他形式的公文副本。 第四十條 歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整 理，要保證歸檔公文的齊全、完整，便于保管和查找利用。 第三十八條 公司發(fā)文歸檔時，應保證文件不少于兩份，便于備份查閱。 第 七章 公文歸檔 第三十七條 公文辦理完畢后，應及時整理 (立卷 )、歸檔。 第三十六條 綜合管理部在公文處理時要及時準確，事后落實和監(jiān)督應到位， 在公文流轉過程中要注意保密和保管；文件處理完畢，要及時準確注辦，包括領導批示和部門處理落實的意見。 第 三十四條 審閱公文時，對有具體請示事項的，主批人和其他審閱人都應 當明確簽署意見、姓名和審批日期；沒有請示事項的，簽署表示已閱知。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回綜合管理部并說明理由。 第三十二條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文，應當明確辦理時限。 第三十一條 公司所有收文均由綜合管理部負責拆閱審核。 第三十條 收到分、子公司上報需要辦理的公文，綜合管理部應安排文秘進 行審核。急、 密件要在信封上加蓋急、密戳記。 第二十七條 公文正式印制前，擬稿人應事先校對，再由綜合管理部進行復 核，復核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經領導人簽發(fā)的文稿，如必須改動，應報簽發(fā)人同意。 第二十五條 公文必須經過發(fā)文單位負責人簽發(fā)。 第二十四條 公文送負責人簽發(fā)前，應當由綜合管理部進行審核。 第二十二條 擬制公文應使用公司統(tǒng)一的擬稿紙 (見附件 1)。 第二十條 公司各部門要以公司名義對外行文，須經綜合管理部審核，報請 分管領導審批后辦理。 第十八條 受雙重領導的公司向上級單位行文，應當寫明主送單位和抄送單 位。 第十七條 “ 請示 ” 應當 一 文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他 單位的，應當用抄送形式，但不得抄送分、子公司。 第十五條 同級分、子公司的各部門可以聯(lián)合行文。 第十三條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報 告。 第十一條 公文用紙一般采用國際標準 A 4型 (210mm 297mm)，左側裝 訂。 抄送單位的寫法：抄送給領導單位或領導，可寫 “ 呈報 ” 某某；抄送平級單 位，可寫?抄送?某某；抄送給下屬單位，可寫?抄發(fā)?某某。 (十二 )抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用 全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 (十 )公文如有附注 (需要說明的其他事項 )，應當加括號標注。聯(lián)合上報的公文，由辦文單位加蓋印章。 (七 )公文附件說明應附在正文后、發(fā)文單位前，并注明附件順序和名稱。 (六 )主送單位指公文的主要受理對象，受理單位應當使用全稱或者規(guī)范化簡 稱、統(tǒng)稱。 (五 )公文 標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，其結構包括：發(fā)文單位、事由和文種三部分。 (四 )發(fā)文字號應當包括公司代字、年份、序號。 (二 )緊急公文應當根據緊急程度分別標明 “ 特急 ” 、 “ 急件 ” 。 第三章 公文格式 第十條 公文一般由 秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、發(fā)文單位、撰稿、核稿、打字等部分組成。 第九條 公司公文按照行文關系、文件去向劃分，可分為上行文、平行文和 下行文三種。 (十 )函 適用于相互平行的單位或不相隸屬的單位之間商洽工作，征詢和答復問題， 請示批準和答復審批事項。 (八 )批復 適用于答復公司所屬部門及分、子公司的請示事項。 (六 )報告 適用于向政府機關或行業(yè)管理部門匯報工作，反映情況，回復政府機關或行 業(yè)管理部門的詢問，適用于部門和分、子公司向公司報告。 (四 )通知 適用于批轉分、子公司的公文，轉發(fā)政府機關或行業(yè)管理部門的公文，傳達 要求公司所屬部門及分、子公司 辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項。 (二 )決議 適用于股東會、董事會、監(jiān)事會討論后做出的重要決定事項。 第七條 本辦法適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股 項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。 第六條 綜合管理部為公文處理的歸口管理部門，負責公司的公文處理工作。 第四條 公文處理應當堅持 ? 實事求是、精簡高效 ? 的原則，做到及時、準 確、安全。 第二條 本辦法中的公文，是指公司在經營管理過程中形成的具有管理效力 和規(guī)范體式的文件。 第十四條 本制度自印發(fā)之日起施行。 第十二條 使用會議室的部門及員工應正確使用并愛護會議室的設施設備， 發(fā)生問題應及時與綜合管理部聯(lián)系，同時應自覺保持會議室的整潔，不隨意丟棄煙蒂、雜物等。 第十條 綜合管理部根據各部門預約的會議時間、規(guī)格、人數等因素，視先 后、輕重、緩急進行統(tǒng)籌安排，合理調配，并將確定的會議室地點及時通知相關部門。 第八條 管理要求 (一 )場地和設施設備整潔 、 擺放有序； (二 )盆栽植物美觀、養(yǎng)護得當； (三 )設施設備完好、有效； (四 )消耗性物 品不短鈍 (五 )會議室的安排合理有序、不沖突； (六 )會議室的布置快速、周到、規(guī)范； (七 )安全防范工作周密、細致。 第六條 會議室應根據具體會議的規(guī)格、性質和需要進行布置，主要包括會 標、盆栽植物、桌牌等。 第四條 本制度適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股 項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。 第二條 本制度中的會議室是指公司專用會議室。 第十四條 本制度自印發(fā)之日起施行。 第十二條 本制度適用于公司本部。與會人員應自覺維護會場紀律，將手機、呼機關閉或調至震動位置。 第九條 策劃部負責會議的攝影、攝像及宣傳報道工作。 (五 )會議日程安排表應與相關的會議材料一并于會議簽到時發(fā)放給與會人 員。領 導席桌牌應擺放合理，座位安排有序，橫幅整齊美觀。 (二 )對于外地的 項目公司，綜合管理部應提前落實好接待準備工作，保證 待安排合理有序。 第八條 會務安排 (一 )綜