【導(dǎo)讀】負(fù)責(zé)公司各類文件、規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)的制定與草擬及打印工作。負(fù)責(zé)組織安排公司各類會(huì)議，傳達(dá)會(huì)議精神。負(fù)責(zé)處理公司的來往信函，對(duì)外信息發(fā)布及接待工作。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司的合同和檔案資料。負(fù)責(zé)或協(xié)助、組織、策劃公司的有關(guān)活動(dòng)，含公共關(guān)系的公關(guān)活動(dòng)。負(fù)責(zé)控制公司各項(xiàng)行政費(fèi)用的開支。負(fù)責(zé)提供相關(guān)資料及數(shù)據(jù)，配合財(cái)務(wù)的成本核算。司對(duì)內(nèi)對(duì)外的各類介紹信、證明文書；參與公司公關(guān)活動(dòng)。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。根據(jù)當(dāng)前黨和政府工作，國家時(shí)勢及物管方面的工作，負(fù)責(zé)組織資料，負(fù)責(zé)公司車輛的安全管理與檢查工作，確保車輛性能可靠，使用正常。負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理公司車輛的有關(guān)證照、年審等手續(xù)。樹立良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，嚴(yán)禁酒后駕車。熟悉車輛性能，按時(shí)清洗車輛，保證所用車輛處于良好狀態(tài)。嚴(yán)格按公司有關(guān)規(guī)定出車，嚴(yán)禁公車私用，以職謀私。能履行駕駛員崗位職責(zé)。定、實(shí)施與控制，并對(duì)年度、月度工作進(jìn)行總結(jié)。

　　

【正文】 廢止公章登記表 XZQR10 編號(hào)： 部 門 公 章 名 稱 廢止原因 廢止時(shí)間 批準(zhǔn)人 歸檔號(hào) 備 注 10. 名片、圖書、工作證管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范名片、工作證的管理。 適用范圍 適用于物業(yè)管理有限公司名片、工作證的管理。 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)名片、工作證印制，圖書購置的審批。 行政部主管負(fù)責(zé)名片、工作證、圖書管理工作的監(jiān)督。 行政部文員負(fù)責(zé)名片、圖書的日常管理工作。 程序要點(diǎn) 名片。 名片印制的權(quán)限： a) 公司部門主管（含）以上人員及采購員、綜合部相關(guān)人員可印制名片； b) 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的其他人員。 名片印刷程序。 a) 申請(qǐng)人根據(jù)工作需要，寫出書面申請(qǐng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。屬管理處員工的，還須報(bào)管理處主任審核。 b) 管理處主任審核同意后報(bào)行政部主管依據(jù)印制權(quán)限進(jìn)行復(fù)核。 c） 經(jīng)行政部主管復(fù)核同意后報(bào)總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批同意的按正常手續(xù)辦理（申請(qǐng)人第一次申請(qǐng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的，以后的申請(qǐng)無須再報(bào)總經(jīng)理審批）；總經(jīng)理不同意的不予辦理。 d) 行政部組織印刷： —— 行政部選擇名片印制單位； —— 按照公司名片的統(tǒng)一規(guī)格，注明申請(qǐng)人的姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等內(nèi)容，通知名片印制單位印刷了傳真或電話通知）； —— 要求名片印制單位制版后報(bào)行政部確認(rèn)方可印刷； —— 行政部文員取回印刷好的名片后，通知申請(qǐng)人領(lǐng)用。 記錄 相關(guān)支持文件 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。 目的 規(guī)范合同的評(píng)審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序，確保公司 利益、信譽(yù)得到保障。 適用范圍 適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評(píng)審。 行政部負(fù)責(zé)公司所有合同備案及歸檔（員工勞動(dòng)合同除外）。 部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)合同的履約執(zhí)行。 程序要點(diǎn) 合同管理的范圍：包括對(duì)外提供服務(wù)的合同和對(duì)外委托服務(wù)的合同。 對(duì)外提供服務(wù)的合同，包括以下幾類： a) 開發(fā)／建設(shè)單位或業(yè)主委員會(huì)委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同； b) 投標(biāo) 書； c) 對(duì)外租賃合同； d) 公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理； e) 顧客（業(yè)主、住戶或其他委托方）委托公司進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同； f) 公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同； g) 其他對(duì)外提供服務(wù)的合同。 對(duì)外委托服務(wù)的合同，包括以下幾類： a) 采購合同； b) 招標(biāo)合同； c) 勞動(dòng)合同； d) 公司委托顧客（供應(yīng)商或其他受委托單位）進(jìn)行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)等合同 ； e) 其他須進(jìn)行對(duì)外委托服務(wù)的合同。 合同的形式包括以下幾種形式。 書面的和非書面的。 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求 規(guī)范合同和格式合同。 口頭承諾。 招、投標(biāo)書。 合同的制定 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定，其內(nèi)容包括以下條款： a) 標(biāo)的； b) 數(shù)量和質(zhì)量（或工作內(nèi)容）； c) 價(jià)款或酬金； d) 履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件； e) 合同終止條件； f) 違約責(zé)任； g) 專用合同約定的其他必要條款。 各種合同若有合同范本，可依照合同范本填寫或修改各項(xiàng)條款。 合同的評(píng)審 評(píng)審權(quán)限： 所有合同由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審。 評(píng)審內(nèi)容 a) 對(duì)外提供服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容： —— 公司的履約能力； —— 顧客提供的價(jià)格； —— 合同的風(fēng)險(xiǎn)； —— 合同的條款是否明確； —— 合同是否合法； —— 合同的社會(huì)效益； —— 其他需要評(píng)審的內(nèi)容。 b) 對(duì)外委托服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容： — — 分供方的履約能力； —— 分供方提供的價(jià)格； —— 分供方的信譽(yù)； —— 分供方提供服務(wù)的售后服務(wù)； —— 合同的條款是否明確； —— 合同是否違法； —— 合同的風(fēng)險(xiǎn)； —— 合同履約監(jiān)控能力； —— 其他需要評(píng)審的內(nèi)容。 合同的簽署與生效。 合同經(jīng)評(píng)審合格，由總經(jīng)理簽署或授權(quán)人簽署。非書面的合同除外。 經(jīng)簽署的合同按《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。 所有書面合同均須加蓋公司印章，合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。 經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效，須公證的合同，經(jīng)公證后生效。 公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。 生效的合同原則上一式四份，公司與顧客各兩份，需進(jìn)行公證的須報(bào)公證機(jī)關(guān)一份備案。 合同的編號(hào)與歸檔。 書面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)的方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。 一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔（經(jīng)總經(jīng)理審批同意，由其他部門保管的除外），歸檔方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。 行政部歸檔合同原件，合同履行完畢或需分階段付款的，報(bào)財(cái)務(wù)部存檔一份，部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的，按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理復(fù)印審批程序后，由部門負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢后，須將合同返還歸檔。 合同條款涉及保密事項(xiàng)的，有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。 合同的履約。 對(duì)外提供服務(wù)的合同，由提供合同服務(wù)的部門負(fù)責(zé)履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。 對(duì)外委托服務(wù)的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。 合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報(bào)，重要合同須以書面形式匯報(bào)。 財(cái)務(wù)部監(jiān)控所有書面合同的履約進(jìn)度，對(duì)違反合同進(jìn)度的及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。 合同履約完畢，對(duì)重要合同的執(zhí)行效果再次進(jìn)行評(píng)審。 合同的變更與廢止。 合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時(shí)，由合同執(zhí)行部門向辦公室提出合同變更申請(qǐng)，辦公室按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審變更條款或廢止合同，重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。 合同 的續(xù)約。 合同期滿且需辦理續(xù)約的，由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知辦公室，由行政部主管按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審．重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評(píng)審。 記錄：書面合同必須有書面的評(píng)審記錄，與合同一起歸檔保管。 記錄 相關(guān)支持文件 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》 12. 文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。 適用范圍 適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作 。 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。 行政部主管負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核，用印管理。 行政部文員負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。 管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件審批。 行政部負(fù)責(zé)文件的打印及文號(hào)的管理工作。 程序要點(diǎn) 公文格式。 公文種類。 a) 按《國家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求，常用行政文書包括：命令、指令；決定（決議）；指示 ；公告、通告（布告）；通知；通報(bào)；請(qǐng)示；批復(fù)；函；會(huì)議紀(jì)要；計(jì)劃；總結(jié)。 b) 根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn)，可引人以下文件類別： —— 上行文：請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)； —— 下行文：批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào)； —— 平行文：函、會(huì)議紀(jì)要。 文件標(biāo)題： a) 行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，字間距要適當(dāng)，以清晰、美觀為原則； b) 標(biāo)題統(tǒng)一使用 2 號(hào)黑體字，放在公文紙間隔線以下，文號(hào)上方居中位置。 發(fā)文字號(hào)。簡稱文號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容。 a) 根據(jù)發(fā)文順序 及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)。 b) 物業(yè)管理公司文號(hào)作為以下統(tǒng)一規(guī)定。 —— 物業(yè)公司文號(hào)： 發(fā)〔〕 號(hào) 文件序號(hào) 發(fā)文日期，前兩位為年份 公司代號(hào) 如：物發(fā) [000430] 15 號(hào)，是指物業(yè)管理有限公司 2020 年 4 月 30 日所發(fā)的公司第個(gè)文件；物管發(fā)「 001121」 92 號(hào)，是指物業(yè)管理處 2020 年 11 月 21 日所發(fā)的管理處第 92 號(hào)文件。 c) 文號(hào)統(tǒng)一使用 5 號(hào)宋體字，放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。 d) 公司文號(hào)由行政部統(tǒng)一管理。 e) 發(fā)文部門需到以上部門 登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。 秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度： a) 普通文件不加注明； b) 秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣； c） 急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣； d) 為示區(qū)別，一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一使用 2 號(hào)宋體字。 主送機(jī)關(guān)。是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān)： a) 應(yīng)放在文號(hào)下方，正文之上，專行頂格，結(jié)尾用“冒號(hào)，’； b) 主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí)，要按其機(jī)關(guān) 級(jí)別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列，中間用“頓號(hào)”隔開； c） 根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用 4 號(hào)或小 4 號(hào)宋體字。 正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚： a) 正文文字一律自左而右橫排； b) 要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，每段開頭空兩個(gè)字； c） 正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致。 附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料： a) 如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左 上側(cè)，專行空兩格注明“附件：”字樣；如果附件較多，還須編上序號(hào) 3??末尾用分 號(hào)，最后一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束；文件無附件的，無須注明； b) 要寫明附件的全稱； c) 附件字體與正文相同。 落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人 姓名（前面冠以職務(wù)身份）署名： a) 落款一般放在正文（或附件標(biāo)記）的右下角，相當(dāng)于書信中具名的位置； b) 如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行 “（此頁無正文）”字