【導讀】雨天陽光搜集整理。統(tǒng)培訓手冊—總帳模

　　

【正文】 關閉 ：在會計期重新打開之前不允許日記帳分錄和過帳，但允許報告和查詢。 永久關閉： 不允許日 記帳分錄和過帳。無法更改此期間狀態(tài)，但允許報告和查詢。 從不打開： 不允許日記帳分錄和過帳?？値す芾硐到y(tǒng)將對日歷中第一個打開期間之前的任何期間，或者任何定義的但不可在將來輸入的期間指定此狀態(tài)。無法更改此期間狀態(tài)。 將來 _錄入： 允許日記帳分錄，但不允許過帳。期間尚未打開，但在 “帳套 ”窗口中指定的可在將來輸入的期間之內。將無法不使用并發(fā)處理來打開期間而更改此期間狀態(tài)。 可以打開新的會計期、關閉會計期、重新打開關閉的會計期以及打開保留年度（如果使用保留會計）。 此外，如果使用多報表幣種，則必須打開 /關閉主帳套 和每個報表帳套中的會計期。 雨天陽光搜集整理 雨天陽光搜集整理 LESSON 2 憑證修改和調整 由應付、應收、采購等子模塊引入的憑證是不能直接在總帳中修改的。如果這些憑證出現了錯誤，只能在子模塊中修改，然后再引入到總帳中來調整以前的錯誤憑證。只有手工錄入的憑證可以在總帳中直接修改。 ? 審批前修改和調整 ? 憑證只是存盤，尚未做其他動作，可以直接在憑證上修改。 （Ｎ）憑證 → 輸入，進入“查找日記帳”窗口。 在“查找日記帳”窗口輸入查詢條件，找到該筆憑證，點擊“復核日記帳”按鈕，顯示該筆日記帳的詳細情況，進行修改。 ? 更改憑證的期間。點擊 “其他活動”按鈕，進入“其他活動”窗口，點擊“更改期間”按鈕，在“更改期間”窗口中輸入新的會計期間和有效日期，如圖 44。 圖： 44 更改憑證會計期間 ? 更改日記帳分錄幣種。點擊“更改幣種”按鈕，進入“更改幣種”窗口（圖 45），輸入新的幣種，日期，類型和匯率，點擊“確定”按鈕。 注： 有關外幣的設置，請參考“外幣業(yè)務”。 圖 45：更改憑證幣種 ? 對說明、類別、行、金額、帳戶等的更改，可直接在窗口中選 中所需更類型有用戶、公司和周期三種 新幣種 雨天陽光搜集整理 雨天陽光搜集整理 改的內容，直接修改即可。 ? 憑證已進行了資金檢查或準備，但還沒有提交審批，則必須點擊“其他活動”按鈕，進入“其他活動”窗口后點擊“非保留資金”按鈕，將已經保留的預算額度釋放，然后進行修改。修改操作同上。 ? 審批后修改和調整 ? 憑證已進行審批，但還沒有過帳，則必須由審批人對該筆憑證作出回應，然后再取消資金檢查，即點擊“非保留資金”按鈕，才可進行修改。修改操作同上。 雨天陽光搜集整理 雨天陽光搜集整理 LESSON 3 反沖憑證 通過反沖產生調整憑證 憑證已經過帳，則只能通過補記一張憑證調整或將原分錄沖回。 例如，無錫分公司在會計期間 “ 042020”做了一筆分錄如下： 借：現金（ ） 10000 貸：銀行存款（ ） 10000 該憑證已通過審批，并已過帳。但發(fā)現借貸方向顛倒了，應為借“銀行存款”，貸“現金”。由于已過帳，只能反沖憑證。 操作如下： （Ｎ）憑證 → 輸入，在“查找日記帳”窗口查詢該筆分錄。 點擊“復核日記帳”按鈕，進入“日記帳輸入”窗口。 點擊“其他明細”按鈕，進入“其他明細”窗口（圖 46），選擇該筆沖銷分錄所在的會計期間和沖 銷方法。沖銷方法共有兩種： ? 切換借項 /貸項 ：總帳管理系統(tǒng)會通過切換原始日記帳分錄的借項和貸項金額來創(chuàng)建沖銷日記帳。在沖銷應計費用時通常會使用此方法。 ? 更改標志 ：總帳管理系統(tǒng)會通過將原始日記帳金額的正號更改為負號來創(chuàng)建沖銷日記帳。在沖銷日記帳以更正數據錄入錯誤時，通常會使用此沖銷方法。 圖 46：其他明細 ４、點擊“沖銷日記帳”按鈕，則系統(tǒng)運行一后臺進程，自動生成一沖回分錄。分錄批組名規(guī)則為：“反沖” +被取消的日記帳名稱 +取消時間 +進程號。同時原分錄的狀態(tài)變?yōu)椤耙褯_銷”的。將該批過帳，則原分錄得以沖回 。 雨天陽光搜集整理 雨天陽光搜集整理 LESSON 4 利用經常性和成批分配憑證的產生憑證 該操作主要適用于定期發(fā)生的一些重復性分錄的處理，如費用的預提和分攤、待攤，稅金的計提等分錄的定義與生成等。 GL 的解決方案是定義重復性分錄公式，在定義之后，定期運行這些公式即可得到所要分錄，避免了重復性的的手工錄入工作。 GL 能提供三種類型的重復性分錄： ? 框架分錄：僅有分錄的借貸方科目，金額需要手工補充。例如計提折舊、計列收入，每月的憑證行相同，但金額不同。 ? 標準分錄：有借貸方科目及金額，但借貸方金額是固定數。例如待攤、預提型分錄，每月的分錄都相 同。 ? 公式分錄：有借貸方科目及金額，借貸方金額是變量。其值根據變量的值來定。例如計提稅金型分錄。 經常性憑證的定義和使用 經常性分錄是手工對分錄的每一行都指定一公式，一個公式只能得到一個分錄行金額。典型的業(yè)務根據收入計提稅金等?？捎糜谏伤械闹貜托苑咒洝? ? 定義經常性分錄 操作流程如下： １、（Ｎ）憑證 定義 經常性 ,進入“定義經常性日記帳公式”（圖 47）。 圖 47：定義經常性日記帳公式 輸入批組名及說明信息：該批組名將作為生成的重復性分錄批組名的一部分。 最后執(zhí)行欄：標明該批組執(zhí)行的最后 一個會計期和日期，是不可輸入的。 若需借用其他批組的經常性分錄公式，則選擇 自動復制 ，并選擇相應的批組名。 輸入日記帳分錄名稱及分類：該名稱將作為重復性分錄名的一部分，分類將作雨天陽光搜集整理 雨天陽光搜集整理 為重復性分錄的類別。在一批組下可以定義若干日記帳分錄。 有效日期：該公式的有效日期范圍。 選擇行：進入“日記帳分錄行”窗口。每一欄代表一個分錄行。輸入欄目所在的行數及該行帳戶。 輸入該欄目的描述（任選項）：該描述將作為對應分錄行的描述。 輸入該分錄行的計算公式（或計算步驟）：該公式可以是常數，也可以是帶變量的公式 。變量為某帳戶某期間（當前周期、前一周期等）的余額或本期發(fā)生凈值。公式將決定該分錄行是如何計算其金額的。如要定義框架分錄，則只須輸入該行的帳戶既可，無須公式。 注：公式遵循 EASYCACL 的規(guī)則。舉例說明該規(guī)則如下： 輸入計算公式： A * B，則應輸入如下幾項： 因子 運算符 解釋 A 輸入 輸入 A 后，后跟輸入操作符，用以分離第二個值 B * 輸入 B 后，規(guī)定 * 運算操作符，用以執(zhí)行與 A 的乘法運算 類似輸入分錄的其他行。 1最后增加自 動抵消行，并定義自動抵消行的帳戶，其作用是當定義的分錄借貸不平時，將差額記入該帳戶，該行的行號特定為 9999，然后存盤完畢。 例如，無錫分公司每月應計提營業(yè)稅金及附加，其借貸方科目是固定的，即營業(yè)稅金及附加 _營業(yè)稅與營業(yè)稅金及附加 _教育費附加。其中，營業(yè)稅為通信業(yè)務收入和預收帳款 _預付費業(yè)務之和的 3%，教育費附加為營業(yè)稅的 1%。因此應采用公式分錄。 第一行，計提營業(yè)稅金及附加 _營業(yè)稅（圖 48）。 ? 來源：通信業(yè)務收入。 ? 公式：通信業(yè)務收入乘（３％）。因為收入帳戶的余額和計提稅金時應記入應交稅金帳戶的同在貸方 。 第二行，計提營業(yè)稅金及附加 _營業(yè)稅（圖 49）。 ? 來源：預收帳款 _預付費業(yè)務。 ? 公式：預收帳款 _預付費業(yè)務收入乘（３％）。 第一行和第二行也可合并到同一行。 第三行，計提營業(yè)稅金及附加 _教育費附加（圖 410）。 ? 來源：通信業(yè)務收入，預收帳款 _預付費業(yè)務。 ? 公式：（通信業(yè)務收入＋預收帳款 _預付費業(yè)務）＊（ ％）。 雨天陽光搜集整理 雨天陽光搜集整理 圖 48：計提通信業(yè)務收入的應交營業(yè)稅 圖 49：計提預收帳款 _預付費業(yè)務的應交營業(yè)稅 目標：營業(yè)稅金及附加 _營業(yè)稅 來源： 預收帳款 _預付費業(yè)務。 按照 %的比例計提。 目標：營業(yè)稅金及附加 _營業(yè)稅 來源：通信業(yè)務收入 按照 %的比例計提。 雨天陽光搜集整理 雨天陽光搜集整理 圖 410：計提通信 業(yè)務收入和預收帳款 _預付費業(yè)務的應交教育費附加 ? 生成經常性分錄： １、進入：憑證 生成 經常性，選擇要運行的重復公式及運行的會計期，會計期決定了系統(tǒng)生成的分錄所在的會計期（圖 411）。 圖 411：生成經常性日記帳 ２、選擇：生成。系統(tǒng)產生一后臺進程，進程完畢后，分錄生成。 建議：該操作一般在期末過帳及相關科目的余額已確定之后再提交運行。 運行后，可在“查找日記帳”窗口查詢到該經常性分錄所生成的日記帳，如圖 412 所示： 目標： 營業(yè)稅金及附加 _教育費附加 按合 計 比例 的%記提 雨天陽光搜集整理 雨天陽光搜集整理 圖 412：查詢經常性分錄生成的日記帳 ? 成批分配憑證的定義和使用（業(yè)務 舉例，操作路徑，配圖） 成批分攤分錄是將某一類帳戶的余額分攤到另一類帳戶上。它定義一個公式就能生成多行的分錄。典型的業(yè)務如將不能確認到部門的費用分攤到各部門。其主要用于生成公式分錄。 定義成批分配憑證的操作流程如下： 進入：憑證 定義 分配， 輸入或查詢需要將公式添加到的成批分配批名稱（圖413）。 圖 413：定義成批分配 選擇： 公式 ，進入公式編輯屏幕（圖 414）。 來源 雨天陽光搜集整理 雨天陽光搜集整理 圖 414：定義成批分配公式 輸入公式名稱、分類及說明。 “類別 ”會幫助很方便地將日記帳分錄分組以便進行報告和分析。 選擇是從全 部余額還是從單個輸入的幣種分配余額。 如果選擇 “全部余額 ”，總帳管理系統(tǒng)將分配所有的帳戶余額，這些帳戶余額包括以本位幣輸入的金額，也包括從外幣兌換為本位幣的金額。已生成的成批分配將是一個本位幣日記帳分錄。 如果選擇 “單一輸入幣種 ”，總帳管理系統(tǒng)將分配以指定的幣種輸入的帳戶余額部分。已生成的成批分配將是以指定幣種表示的日記帳分錄。 如果要分配保留余額，必須分配全部余額。不能分配外幣保留余額。 定義多個公式，相應生成多筆分攤分錄。 公式的基本形式為： A*B/C ? 在公式行 A、 B 和 C 中輸入帳戶。輸入具有 父段值的帳戶以創(chuàng)建一個參考相應子段值帳戶的公式。在輸入帳戶時，總帳管理系統(tǒng)會確保段值有效并已啟用。 ? 指定每個帳戶段的類型。父 /子段值和類型的組合會告訴總帳管理系統(tǒng)哪一個相關帳戶受到影響或被公式的相應部分使用。 對于每一個段，可以指定以下段類型之一： 循環(huán) (L)： 請將此類型指定給父段值以便包括每一個子值，該子值被指定至公式中的父值。此分配程序將對每個相應的子段值運行一次公式。可以僅對父值進行循環(huán)操作。 匯總 (S)： 請將此類型指定至父段值，以便匯總指定至父段值的所有子段值的帳戶余額。例如，如果輸入有五個子 值的父值，分配程序雨天陽光搜集整理 雨天陽光搜集整理 將在每個成批分配公式中添加此具有五個子帳戶的帳戶余額并使用其匯總額?？梢詢H匯總父值的余額。 常數 (C)： 請將此類型指定至子段值，以便使用與子段值相關的明細帳戶余額。僅在與父段值相關的匯總帳戶存在時，才可以與父段值一起使用此類型。 如果要在成批分配公式中使用匯總帳戶，則公式中的所有段必須被指定一個 “常數 ”段類型。 ? 輸入需要使用的金額類型： ＰＴＤ —— 期初至今 ＱＴＤ —— 季初至今 ＹＴＤ —— 年初至今 ＰＪＴＤ —— 項目至今 如果已啟用平均余額處理，也可以從以下值中作選擇，但是余額類型必須是 實際： 期初至今平均 季初平均至今 年初平均至今 日終 注： 在同一個成批分配公式中，可以將標準和平均金額類型混合使用。 ? 為要使用的帳戶余額輸入相關期間： 本期 上一期 去年同期 ? 為公式行輸入要使用的帳戶余額類型。如果輸入預算余額類型，必須也輸入預算名稱。如果輸入保留余額類型，必須也輸入保留類型。 ? 在為公式行 A、 B 和 C 輸入了值之后，請輸入目標和抵銷帳戶。 如果分配公式的結果是正數，則產生的日記帳分錄將借記目標帳戶并貸記抵銷帳戶。如果分配公式的結果是負數，則產生的日記帳分錄將貸記目標帳戶并借記抵銷帳 戶。 目標帳戶必須符合目標帳戶的分配公式規(guī)則。同時請確保它也符合帳戶段交叉驗證規(guī)則。驗證程序不會檢查帳戶是否符合交叉驗證規(guī)則。如果輸入不符合交叉驗證規(guī)則的目標帳戶，總帳管理系統(tǒng)將在生成公式時創(chuàng)建無效的日記帳行。在過帳之前，必須在 “輸入日記帳 ”窗口更正產生的日記帳。 雨天陽光搜集整理 雨天陽光搜集整理 在創(chuàng)建分配公式時，請使用以下定義規(guī)則。分配驗證程序將檢查公式是否符合這些規(guī)則。 ? 對于公式行 A、 B 和 C（運算行）： １、可以在行 A、 B 和 C 中輸入金額或帳戶。 ２、如果輸入帳戶，子值必須具有 “常數 ”段類型。 ３、父值可以具有常數、 循環(huán)或匯總段類型