【導(dǎo)讀】SALES確認(rèn),待SALES返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn))。向訂艙時(shí)，需先在各船。公司專用臺(tái)帳上自編S/O號(hào)。4．訂艙單發(fā)出后，客服人員應(yīng)主動(dòng)向船。艙確認(rèn)上面的訂艙號(hào)與船名、航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。C輸入托運(yùn)人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量。3）輸入費(fèi)用明細(xì)-主要是應(yīng)收費(fèi)用。1）托運(yùn)人應(yīng)與訂艙單上的托運(yùn)人一致，并寫清電話、傳真、及聯(lián)系人；公布名單之外的代理；1．出書面申請，公司批準(zhǔn)后方能安排。2．安排拖車前，需與工廠或SALES聯(lián)系確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)。司公布的拖車行、報(bào)關(guān)行列表及相應(yīng)價(jià)格進(jìn)行安排。等損失由車行承擔(dān)。行帶司機(jī)本前往，可委托車行代辦轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù)。在收到由報(bào)關(guān)行退回的退稅聯(lián)后，應(yīng)立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶，并做好交接紀(jì)錄。必要時(shí)可要求客戶提供信用證核對方可簽發(fā)。3）事先明確我司與客戶及船公司的運(yùn)費(fèi)支付條款。

　　

【正文】 一般要求接單必須快捷、 高效，在第一時(shí)間內(nèi)用最短時(shí)間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。 接單人員一般要求自接到委托書后 15 分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn)。 （注）對于部分無法短時(shí)間內(nèi)確認(rèn)的信息，依然必須及時(shí)安排并予以跟蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉(zhuǎn)后跟進(jìn)處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。 審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要 求（客服或者接單員） （ 1）接單人員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容。 客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此： 托運(yùn)人 /發(fā)貨人、船公司 /船期、起運(yùn)港、目的港 /中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型柜量、 運(yùn)價(jià)條款與運(yùn)價(jià)、托運(yùn)人的簽字或蓋章等。 （ 2）接單人員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求。（客服或者接單員） 普通服務(wù)要求一般包括是否需要：到 /預(yù)付訂艙、拖車 /內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)等。 到 /預(yù)付訂艙確認(rèn)即對（ 1）內(nèi)容的確認(rèn)； 對于拖車 /內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)的服務(wù)要求，必須同時(shí)確認(rèn)貨物和單證備齊時(shí)間、服務(wù)要求時(shí)間等，注明在客戶訂艙單上。 特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。 對于特殊服務(wù)要求，必須得到部門主管和 /或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排 運(yùn)價(jià)核對、確認(rèn)（客服或者接單員） 客服人員收到訂艙單后，必須對運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)。 (1)對來自銷售部的業(yè)務(wù)，須與銷售員核對運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙。 (注 )特殊情況可先口頭與銷售員確認(rèn) ,待銷售員返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn) (2)對于公司業(yè)務(wù)，須與市場相關(guān)人員或航線主管人員及時(shí)確認(rèn)后再安排訂艙。 艙位確認(rèn)（ 客服或者接單員） 根據(jù)客戶委托，確認(rèn)反饋符合要求的艙位。 二、訂艙部分 一般要求預(yù)定開航日 7 天前必須安排訂艙，對可以提前接受委托的船公司應(yīng)爭取頭批訂艙，旺季時(shí)候根據(jù)市場情況適當(dāng)提前； 一般要求在預(yù)定開航日 5 工作日前完成訂艙，對于該時(shí)間限制以內(nèi)的業(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙。 新建委托 (訂艙操作員 ) 訂艙操作員必須及時(shí)在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號(hào)、新建業(yè)務(wù)檔案，輸入業(yè)務(wù)有 關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次（如可能）、開航日期、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理（如需要）等。 訂艙過程（訂艙操作員） 訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號(hào)或提單號(hào)確認(rèn)、預(yù)配和報(bào)關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、中轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場站收據(jù)制作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。 訂艙完畢后，應(yīng)及時(shí)將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時(shí)應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號(hào)或者海單號(hào)、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運(yùn)費(fèi) /運(yùn)輸條款等內(nèi)容的核對。 艙位通知（訂艙操作員） 無論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)服務(wù)的業(yè)務(wù)，訂艙確認(rèn)單或者配船通知單等都必須第一時(shí)間通知客戶，確保上面的訂艙號(hào)與船名航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。 如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問題。 三、拖車 /內(nèi)裝（調(diào)度） 客戶委托的拖車、內(nèi)裝和 /或者報(bào)關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和 市場環(huán)境等情況予以預(yù)先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險(xiǎn)。 拖車安排 (1)得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排 (2)根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車時(shí)間時(shí)間；如同客戶具體情況有 沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn) (3)安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務(wù)時(shí)間要求，提前 2 工作日與客戶再次聯(lián)系確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn) (4)同客戶確認(rèn)時(shí)間要求后，在同一工作日及時(shí)把信息通知拖車行進(jìn)行服務(wù)要求 預(yù)約 (5)向拖車行委托時(shí)間，一般最遲必須在提供拖車服務(wù)時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午 4 點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括拖車行是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)已經(jīng)空箱狀況確認(rèn)）； 對于特種箱業(yè)務(wù)，必須同船公司確認(rèn)空箱 狀況，必要情況下通知船公司提箱時(shí)間。 (6)安排拖車時(shí)，需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號(hào) /提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費(fèi)用等 (7)必要情況下，應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名，手機(jī)號(hào)碼、柜號(hào)，并報(bào)給工廠 (8)跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港 (9)其他注意事項(xiàng) 在船公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜進(jìn)場，避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記 對于客戶業(yè)務(wù)退關(guān)，需要確認(rèn)是否 發(fā)生安排拖車的前期費(fèi)用。若有發(fā)生預(yù)配打單費(fèi)等，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記 內(nèi)裝安排 (1)得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排 （ 2）根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時(shí)間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn) (3)根據(jù)前期約定的到貨時(shí)間，提前 1 工作日與客戶再次核實(shí)送貨時(shí)間和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間 (4)向倉庫做內(nèi)裝委托，需向倉庫發(fā)出書面委托。 清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號(hào) /提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、貨物數(shù)據(jù)（包括件數(shù)、 毛重、體積）、協(xié)議費(fèi)用等 (5)向倉庫委托時(shí)間，一般最遲必須在預(yù)約貨物裝箱時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午 4 點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括倉庫是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)、空箱狀況確認(rèn)） (6)向倉庫委托時(shí)，必要情況下應(yīng)注明提空柜的時(shí)間要求 (7)跟蹤到貨物情況 (8)跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港 四、報(bào)關(guān)部分（操作員） (1)得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排 (2)根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報(bào)關(guān)時(shí)間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn) (3)最遲在同客戶約定報(bào)關(guān)日期的前一工作日，再次同客戶確認(rèn)報(bào)關(guān)資料的發(fā)送情況 (4)收到報(bào)關(guān)資料后的第一時(shí)間對報(bào)關(guān)資料進(jìn)行預(yù)審，有問題立即處理 (5)在約定的報(bào)關(guān)日期前一工作日下班前，把完整的報(bào)關(guān)資料送報(bào)關(guān)行 (6)對于報(bào)關(guān)資料，要求復(fù)印留底；對于重要報(bào)關(guān)資料如核銷單等，必須在做登 記 (7)跟蹤反饋報(bào)關(guān)結(jié)果 五、文件部分 提單確認(rèn) (文件員 ) (1)提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送 提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送要及時(shí)，一般預(yù)定開航日 2 個(gè)工作日前必須發(fā)送 (2)催促提單確認(rèn)件 一般預(yù)定開航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認(rèn)件