銷售系統(tǒng)會務(wù)標準化手冊-資料下載頁
2025-08-11 15:27本頁面
【導(dǎo)讀】為適應(yīng)銷售管理系統(tǒng)新組織架構(gòu)下會務(wù)管理要求，掌握會議服務(wù)的各項流程，更好地為系統(tǒng)各級會議做好管理、服務(wù)保障工作，特編寫了《銷售管理系統(tǒng)會務(wù)標準化手冊》供大家參考，內(nèi)容主要包含組織會議中各項標準化工作及相關(guān)注意事項。本手冊適用于銷售管理系統(tǒng)二級及以下會議。例如集團例會、城市經(jīng)理人年會；例如季度經(jīng)營例會、月度重點工作溝通會、決策委員會等；副總裁或被授權(quán)人為會議主持人；追蹤督辦專員為會議承辦人；由各中心下屬各部門，各大區(qū)自行組織召開。指在會議排期外，由各中心臨時組織召開的會議，視會議類型及會議規(guī)模溝通確定會議承辦人。行政服務(wù)中心總經(jīng)理及其直管人員；營運管理系統(tǒng)生產(chǎn)指揮中心、生產(chǎn)計劃中心、物流管理中心相關(guān)負責(zé)人；
【正文】 用餐地點就餐；（1）茶歇提供標準：月度會議供應(yīng)茶水，季度會議供應(yīng)茶水、點心、水果；茶歇臺擺放在相對靠近、相對寬松的地點；（2）飲水供應(yīng)：會議全程提供礦泉水、熱水供應(yīng)，會前每人桌上擺放瓶裝水，茶歇區(qū)提供白開水、茶水、咖啡等，由參會人按照個人需求自取飲用；（3）點心、水果供應(yīng)：全天會議一般安排上下午茶歇各1次，使用茶歇的時間在1530分鐘不等，其中上午茶歇的使用時間一般在10：0010:30，下午茶歇的使用時間15:0015:30；（4）茶歇開始前30分鐘，確定相關(guān)的準備工作，如紙杯、咖啡勺、紙巾、食品碟、開水壺、垃圾筒等物品的充足；（5）會務(wù)人員隨時對水果、點心、開水、物品進行檢查，并根據(jù)情況及時安排補充：（3）服務(wù)人員進行相關(guān)的引導(dǎo) ，最重要的是在茶歇開始前做好相關(guān)的準備工作，如餐具、紙巾、垃圾筒 會議茶歇服務(wù)方案、設(shè)備、資料和物品的情況；、禮品的購買、分裝、整理情況；，并在會議前30分鐘擺放到位；、茶杯的落實，并在會議前30分鐘準備好；（1）酒店會議涉及送站服務(wù)工作，要求以返程統(tǒng)計回執(zhí)單的形式統(tǒng)計并安排參會人送站服務(wù)；（2）回執(zhí)單要求在會議休息時段，由會務(wù)人員將回執(zhí)單發(fā)至各參會人員，并在會議結(jié)束前完成收集回執(zhí)單；（3）返程回執(zhí)單規(guī)范格式如下：返程統(tǒng)計回執(zhí)單姓名： 聯(lián)系方式： 離店時間： 返程方式 返程車次： 乘車地點： 為便于會務(wù)組送站，請您在會議結(jié)束前將回執(zhí)單傳遞至工作人員，我們將確認您的返程信息，并安排車輛提供送站服務(wù)，感謝您的參與?。ㄈ蠊ぷ?會場整理（1）會務(wù)工作人員對會議桌上的資料進行整理并存檔，若無存檔價值，務(wù)必將其銷毀后丟掉；對電腦中存有的報告進行清空處理。（2）關(guān)閉所有運行中的會議設(shè)備（電腦、投影儀、攝像設(shè)備、空調(diào)、燈光設(shè)備等），為方便下次會議使用 ，將無線麥克、激光筆等設(shè)備物歸原樣。對錄音設(shè)備（照相機、錄音筆、攝像機等）妥善存放。送站安排會議過程中，根據(jù)參會人的回執(zhí)單統(tǒng)計返程人數(shù)及返程時間，分時間段安排送機（站）車輛工作，并在會議結(jié)束時以短信、微信或口頭告知的形式通知到所有參會人。退房(1)會議在上午結(jié)束，要求參會人在當(dāng)天中午12：00之前，到酒店前臺辦理退房手續(xù)； (2)會議在下午結(jié)束，要求參會人在第二天中午12：00之前，到酒店前臺辦理退房手續(xù)。會務(wù)工作人員在參會人退房后與酒店前臺做好會議期間住宿費用的對賬工作，并告知發(fā)票信息。結(jié)帳(1)會務(wù)工作人員對會議期間所發(fā)生的費用進行記賬；(2)會務(wù)工作人員與酒店餐廳經(jīng)理核對用餐費用，并告知發(fā)票信息；(3)審核票面并結(jié)清費用（合作酒店無需當(dāng)時結(jié)算，在審核票面無誤后將發(fā)票帶回即可）。費用報銷（1）發(fā)票信息發(fā)票抬頭：內(nèi)蒙古蒙牛乳業(yè)（集團）股份有限公司其中場地租賃費、餐費、住宿費、茶點、水果、礦泉水等費用均計入會務(wù)費；會議期間的打車費計入交通費。發(fā)票信息要求以財務(wù)部門具體通知為準。（2）報銷會務(wù)工作人員在會后將各項費用的發(fā)票貼好，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交費用專員報銷（合作酒店的費用直接打款到合同中約定的賬戶）。報銷時需附此次會議的會議通知及會議紀要。會議資料的整理及歸檔工作要求（1）會議紀要及會議落實表——會議記錄人在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)撰寫出會議紀要及會議落實表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)給相關(guān)人員；——會議紀要應(yīng)該準確、簡潔、真實地反映會議的結(jié)論；——會上如有需要答復(fù)客戶的問題則會后要與相關(guān)部門討論后確定回復(fù)時間?！獣h記錄人應(yīng)做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作。（2）會議落實追蹤追蹤責(zé)任人根據(jù)各部門落實工作排期進行23次階段性追蹤，并保證每項工作要按旬追蹤完成情況并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。對于需要兩個中心或部門共同配合完成一項工作時，由牽頭中心或部門組織完成相關(guān)落實工作內(nèi)容，配合中心或部門積極配合，必要時可由追蹤部門進行協(xié)調(diào)。責(zé)任部門需要按落實工作排期保質(zhì)保量完成相關(guān)落實工作內(nèi)容，對因?qū)嶋H情況而導(dǎo)致無法進行或者按時完成的工作需提前以書面文件向上級部門要求示批準后方可。（3）歸檔工作要求二級會議由行政管理部督辦專員負責(zé)將會議產(chǎn)生的相關(guān)材料（簽到表、匯報材料、照片、視頻）收集，會議結(jié)束的七個工作日內(nèi)移交檔案員處。三級會議由組織部門的行政助理負責(zé)將會議產(chǎn)生的相關(guān)材料（簽到表、匯報材料）收集，在會議結(jié)束的七個工作日內(nèi)移交檔案員處。27
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