【正文】 中首先明確信息保存方式、信息讀寫的權限，明確用戶信件、會議記錄、工作報告、項目文檔（需求、設計、編碼、發(fā)布程序等）、輔助文檔等的存放位置，及相應的讀寫權力。這樣用于收集和保存不同類型的信息，有必要制定和遵循一個規(guī)定好了的統(tǒng)一規(guī)章制度，將與項目有關的重要工作建檔。? 聯(lián)系方式：應該有一個專用于項目管理中所有的相關的人員的聯(lián)系方式的小冊子，其中如項目組成員、項目組上級領導、行政部人員、技術支持人員、出差定房訂票等系統(tǒng)中相關的人員，座機、手機、職能等等，應相應的一一列上，做到簡潔又要明了，最好能有特殊人員的一些細小的標注，能夠做到在一打開小冊子的同時就能將所有的相關人員的資料了然于胸，正所謂知已知彼，這樣一來，很多在平時大費周章的事，就能在養(yǎng)成的良好的習慣中，輕松做到。? 工作匯報方式：明確表達項目組成員對項目經(jīng)理或項目經(jīng)理對上級和相干人員的工作匯報方式，明確什么時間，什么形式。比如項目組成員對項目經(jīng)理通過發(fā)送周報；項目經(jīng)理對直接客戶和上級按月通過發(fā)月報的方式；緊急匯報通過電話及時溝通；每兩周項目組進行一次當前工作溝通會議；每周同客戶和上級進行一次口頭匯報等等。? 統(tǒng)一項目文件格式：對于一個項目本身統(tǒng)一的文件模板，是正規(guī)管理的一部分，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供編寫指南。? 《溝通計劃》維護人：明確本計劃在發(fā)行變化時，由誰進行修訂，并對相關人員發(fā)送。對于項目管理的信息正確傳達到相應的人員，是相當重要并有一定的困難的，經(jīng)常發(fā)生的事情是信息發(fā)送人感到自己把信息正確傳達了，但實際的結果卻是信息沒有傳達到或是被錯誤的理解了。太多的人還是不太習慣成堆的文件或者通篇的傳送的郵件，如果能利用非正式的方式或者是雙方會談的方式來聽取重要的信息，就來得又快又準確更能讓人接受，就象傳統(tǒng)里的一紙書信在某些場合還是比任一現(xiàn)代化的聯(lián)系方式來得好一樣，價值取向不同，溝通的方式也就在使用效果上全然不一樣了。：? 溝通是一種感知? 溝通是一種期望? 溝通產(chǎn)生要求? 信息不是溝通本人在通過學習及結合實踐的過程中得到以下的感受。 溝通是一種感知溝通一定是雙向，必須保證信息被接收者接到了。所有的溝通方式，必須有回饋機制，保證接收者接收到。比如：電子郵件進行溝通，無論是接收者簡單回復“已收到、ok”等，還是電話回答收到，但必須保證接收者收到信息，并回應信息已經(jīng)接收到。信息收到必須保證理解是正確的，很多事情信息收到了，但被錯誤的理解了，很多信息是傳達到了，但卻被錯誤理解了。比如：a項目經(jīng)理對b項目經(jīng)理說“今天我要去投標，不過我這邊的現(xiàn)在人手少，你那邊可否抽些人過來幫我壯壯聲勢”。b項目經(jīng)理手中有一些程序員和系統(tǒng)分析員，而當前程序員有些空閑人手，系統(tǒng)分析員今天正好有些緊急工作，但b項目經(jīng)理錯誤理解為a項目經(jīng)理需要的人是系統(tǒng)分析員，到時協(xié)助答辯，所以回答“不行，今天正好有緊急工作，沒有辦法幫忙”。a項目經(jīng)理只好另想辦法。以上就是典型的理解錯誤，發(fā)送方的正確表達、接收者的正確理解是非常重要的。比較簡單的方式是發(fā)送者進行信息發(fā)送，接收者進行理解后進行細化并進行二次表達，但這種表達卻是在確認自己理解了的同時去轉(zhuǎn)敘或者執(zhí)行的結果，而不是復述。 溝通是一種期望在項目管理中，項目不同干系人是有不同的溝通需要的。要了解接收者的期望，向下屬傳達工作安排的同時還要了解他的意愿取向的問題，再采取相應的方法，調(diào)起其在工作上的熱情，從而促使其在工作的高效付出，在項目管理中如讓下屬有反抗情緒的產(chǎn)生或者低效的工作，則是一個項目經(jīng)理在溝通上不得法的一個失敗實例。因此制定一個協(xié)調(diào)的溝通計劃就更為重要了。而項目經(jīng)理的上級和客戶更加關心是進度的問題：時間是否會延期、是否要添加成本、質(zhì)量是否有保障等等。這對于項目經(jīng)理來說，就應即時的反饋這些時間，特別是將會有延期、將添加項目成本、質(zhì)量將會有問題的苗頭等等，更加必須提早匯報，使項目經(jīng)理的上級和客戶能及時并適時調(diào)整工作計劃。 溝通產(chǎn)生要求溝通是雙向的，溝通必須能夠符合接收者的利益，那樣才有說服力。這就要求雙方都要有良好的溝通方式，特別是良好的溝通又能達到雙贏的目的，一致的溝通有助于組織促進項目更新?？陬^的溝通能力同時似乎又是職位提升的關鍵因素。于是，溝通又必然的產(chǎn)生要求，比如：職位上成功，項目的早日完成，對問題作出恰當?shù)幕貞?，小到假期薪金等等都要溝通來達到目的。 信息不是溝通當前是信息時代，必須分清哪些是溝通哪些是信息，對于用于溝通的信息必須明確簡練、醒目，避免沉沒于信息之海中。信息也可用于溝通，但信息過于的生搬硬套，一個文字性的文件是并不能起到溝通的作用的，在項目中，項目經(jīng)理并不是想集中于信息中而是想了解項目里工作的人員，并與之建立起相互信任的關系。而有效的發(fā)送信息，只能是依賴于項目經(jīng)理和項目組成員的良好的溝通技能。實施情況報告一般有三種形式：定期報告，階段審查，緊急報告。? 定期報告：就是在某一特定的時間內(nèi)將所完成的工作量向上級匯報。在實際的項目管理中項目人員對項目經(jīng)理按周報告，對于客戶和項目經(jīng)理的直接上級是按階段或月進行統(tǒng)一的進展報告，從項目管理上講，項目定期報告的主要內(nèi)容就包括：當前是什么狀態(tài)？在什么階段？進度完成情況？當前有什么問題請上級（用戶）協(xié)助解決？下周（下階段或下月）的計劃是什么等等。事的解決問題的真正癥結所在，并進行后面的項目。? 緊急報告：在出現(xiàn)意外情況下，進行緊急報告。緊急報告包括以下內(nèi)容：當前發(fā)現(xiàn)的問題，相關影響，需如何解決（動用什么資源），問題緊迫性（必須什么時間內(nèi)進行反饋）。在實際的項目管理過程中，質(zhì)量管理的質(zhì)量保證部門也將進行質(zhì)量審計，按階段提交質(zhì)量審計報告。 項目客戶驗收不同的人都有不同的見解，這些報告都是極好的資源，對未來項目的平穩(wěn)運行有很大的幫助。 過程文件歸檔項目組內(nèi)部將對項目過程中的計劃、需求、設計、源代碼、變更、會議紀要、客戶信件等文檔整理歸檔，為以后的查詢及參考作為一定的依據(jù)。項目檔案常常在結束多年以后還有用，良好的項目檔案能為當前的項目節(jié)省時間和金錢，有時還能對組織進行審計等快速提供有價值的信息。 項目總結很多項目沒有能進行很好的總結，推脫的理由有項目總結時項目人員已經(jīng)不足/不全、現(xiàn)在有新的項目要接沒有時間、寫了沒人看等等。這些理由全不是正確的，無論如何也要進行總結，只能總結當前，才能提高以后。項目的成員應當在項目完成后，為取得的經(jīng)驗和教訓寫一《項目總結報告》，總結在本項目中哪些方法和事情使項目進行的更好、哪些為項目制造了麻煩、以后應在項目中避免什么情況、那些事情應在后面的項目中堅持等等。為以后的項目人員更好的工作提供一個極好的資源和依據(jù)。