【正文】 中首先明確信息保存方式、信息讀寫的權(quán)限，明確用戶信件、會(huì)議記錄、工作報(bào)告、項(xiàng)目文檔（需求、設(shè)計(jì)、編碼、發(fā)布程序等）、輔助文檔等的存放位置，及相應(yīng)的讀寫權(quán)力。這樣用于收集和保存不同類型的信息，有必要制定和遵循一個(gè)規(guī)定好了的統(tǒng)一規(guī)章制度，將與項(xiàng)目有關(guān)的重要工作建檔。? 聯(lián)系方式：應(yīng)該有一個(gè)專用于項(xiàng)目管理中所有的相關(guān)的人員的聯(lián)系方式的小冊子，其中如項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目組上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政部人員、技術(shù)支持人員、出差定房訂票等系統(tǒng)中相關(guān)的人員，座機(jī)、手機(jī)、職能等等，應(yīng)相應(yīng)的一一列上，做到簡潔又要明了，最好能有特殊人員的一些細(xì)小的標(biāo)注，能夠做到在一打開小冊子的同時(shí)就能將所有的相關(guān)人員的資料了然于胸，正所謂知已知彼，這樣一來，很多在平時(shí)大費(fèi)周章的事，就能在養(yǎng)成的良好的習(xí)慣中，輕松做到。? 工作匯報(bào)方式：明確表達(dá)項(xiàng)目組成員對項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理對上級(jí)和相干人員的工作匯報(bào)方式，明確什么時(shí)間，什么形式。比如項(xiàng)目組成員對項(xiàng)目經(jīng)理通過發(fā)送周報(bào)；項(xiàng)目經(jīng)理對直接客戶和上級(jí)按月通過發(fā)月報(bào)的方式；緊急匯報(bào)通過電話及時(shí)溝通；每兩周項(xiàng)目組進(jìn)行一次當(dāng)前工作溝通會(huì)議；每周同客戶和上級(jí)進(jìn)行一次口頭匯報(bào)等等。? 統(tǒng)一項(xiàng)目文件格式：對于一個(gè)項(xiàng)目本身統(tǒng)一的文件模板，是正規(guī)管理的一部分，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供編寫指南。? 《溝通計(jì)劃》維護(hù)人：明確本計(jì)劃在發(fā)行變化時(shí)，由誰進(jìn)行修訂，并對相關(guān)人員發(fā)送。對于項(xiàng)目管理的信息正確傳達(dá)到相應(yīng)的人員，是相當(dāng)重要并有一定的困難的，經(jīng)常發(fā)生的事情是信息發(fā)送人感到自己把信息正確傳達(dá)了，但實(shí)際的結(jié)果卻是信息沒有傳達(dá)到或是被錯(cuò)誤的理解了。太多的人還是不太習(xí)慣成堆的文件或者通篇的傳送的郵件，如果能利用非正式的方式或者是雙方會(huì)談的方式來聽取重要的信息，就來得又快又準(zhǔn)確更能讓人接受，就象傳統(tǒng)里的一紙書信在某些場合還是比任一現(xiàn)代化的聯(lián)系方式來得好一樣，價(jià)值取向不同，溝通的方式也就在使用效果上全然不一樣了。：? 溝通是一種感知? 溝通是一種期望? 溝通產(chǎn)生要求? 信息不是溝通本人在通過學(xué)習(xí)及結(jié)合實(shí)踐的過程中得到以下的感受。 溝通是一種感知溝通一定是雙向，必須保證信息被接收者接到了。所有的溝通方式，必須有回饋機(jī)制，保證接收者接收到。比如：電子郵件進(jìn)行溝通，無論是接收者簡單回復(fù)“已收到、ok”等，還是電話回答收到，但必須保證接收者收到信息，并回應(yīng)信息已經(jīng)接收到。信息收到必須保證理解是正確的，很多事情信息收到了，但被錯(cuò)誤的理解了，很多信息是傳達(dá)到了，但卻被錯(cuò)誤理解了。比如：a項(xiàng)目經(jīng)理對b項(xiàng)目經(jīng)理說“今天我要去投標(biāo)，不過我這邊的現(xiàn)在人手少，你那邊可否抽些人過來幫我壯壯聲勢”。b項(xiàng)目經(jīng)理手中有一些程序員和系統(tǒng)分析員，而當(dāng)前程序員有些空閑人手，系統(tǒng)分析員今天正好有些緊急工作，但b項(xiàng)目經(jīng)理錯(cuò)誤理解為a項(xiàng)目經(jīng)理需要的人是系統(tǒng)分析員，到時(shí)協(xié)助答辯，所以回答“不行，今天正好有緊急工作，沒有辦法幫忙”。a項(xiàng)目經(jīng)理只好另想辦法。以上就是典型的理解錯(cuò)誤，發(fā)送方的正確表達(dá)、接收者的正確理解是非常重要的。比較簡單的方式是發(fā)送者進(jìn)行信息發(fā)送，接收者進(jìn)行理解后進(jìn)行細(xì)化并進(jìn)行二次表達(dá)，但這種表達(dá)卻是在確認(rèn)自己理解了的同時(shí)去轉(zhuǎn)敘或者執(zhí)行的結(jié)果，而不是復(fù)述。 溝通是一種期望在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目不同干系人是有不同的溝通需要的。要了解接收者的期望，向下屬傳達(dá)工作安排的同時(shí)還要了解他的意愿取向的問題，再采取相應(yīng)的方法，調(diào)起其在工作上的熱情，從而促使其在工作的高效付出，在項(xiàng)目管理中如讓下屬有反抗情緒的產(chǎn)生或者低效的工作，則是一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在溝通上不得法的一個(gè)失敗實(shí)例。因此制定一個(gè)協(xié)調(diào)的溝通計(jì)劃就更為重要了。而項(xiàng)目經(jīng)理的上級(jí)和客戶更加關(guān)心是進(jìn)度的問題：時(shí)間是否會(huì)延期、是否要添加成本、質(zhì)量是否有保障等等。這對于項(xiàng)目經(jīng)理來說，就應(yīng)即時(shí)的反饋這些時(shí)間，特別是將會(huì)有延期、將添加項(xiàng)目成本、質(zhì)量將會(huì)有問題的苗頭等等，更加必須提早匯報(bào)，使項(xiàng)目經(jīng)理的上級(jí)和客戶能及時(shí)并適時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃。 溝通產(chǎn)生要求溝通是雙向的，溝通必須能夠符合接收者的利益，那樣才有說服力。這就要求雙方都要有良好的溝通方式，特別是良好的溝通又能達(dá)到雙贏的目的，一致的溝通有助于組織促進(jìn)項(xiàng)目更新。口頭的溝通能力同時(shí)似乎又是職位提升的關(guān)鍵因素。于是，溝通又必然的產(chǎn)生要求，比如：職位上成功，項(xiàng)目的早日完成，對問題作出恰當(dāng)?shù)幕貞?yīng)，小到假期薪金等等都要溝通來達(dá)到目的。 信息不是溝通當(dāng)前是信息時(shí)代，必須分清哪些是溝通哪些是信息，對于用于溝通的信息必須明確簡練、醒目，避免沉沒于信息之海中。信息也可用于溝通，但信息過于的生搬硬套，一個(gè)文字性的文件是并不能起到溝通的作用的，在項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理并不是想集中于信息中而是想了解項(xiàng)目里工作的人員，并與之建立起相互信任的關(guān)系。而有效的發(fā)送信息，只能是依賴于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員的良好的溝通技能。實(shí)施情況報(bào)告一般有三種形式：定期報(bào)告，階段審查，緊急報(bào)告。? 定期報(bào)告：就是在某一特定的時(shí)間內(nèi)將所完成的工作量向上級(jí)匯報(bào)。在實(shí)際的項(xiàng)目管理中項(xiàng)目人員對項(xiàng)目經(jīng)理按周報(bào)告，對于客戶和項(xiàng)目經(jīng)理的直接上級(jí)是按階段或月進(jìn)行統(tǒng)一的進(jìn)展報(bào)告，從項(xiàng)目管理上講，項(xiàng)目定期報(bào)告的主要內(nèi)容就包括：當(dāng)前是什么狀態(tài)？在什么階段？進(jìn)度完成情況？當(dāng)前有什么問題請上級(jí)（用戶）協(xié)助解決？下周（下階段或下月）的計(jì)劃是什么等等。事的解決問題的真正癥結(jié)所在，并進(jìn)行后面的項(xiàng)目。? 緊急報(bào)告：在出現(xiàn)意外情況下，進(jìn)行緊急報(bào)告。緊急報(bào)告包括以下內(nèi)容：當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)影響，需如何解決（動(dòng)用什么資源），問題緊迫性（必須什么時(shí)間內(nèi)進(jìn)行反饋）。在實(shí)際的項(xiàng)目管理過程中，質(zhì)量管理的質(zhì)量保證部門也將進(jìn)行質(zhì)量審計(jì)，按階段提交質(zhì)量審計(jì)報(bào)告。 項(xiàng)目客戶驗(yàn)收不同的人都有不同的見解，這些報(bào)告都是極好的資源，對未來項(xiàng)目的平穩(wěn)運(yùn)行有很大的幫助。 過程文件歸檔項(xiàng)目組內(nèi)部將對項(xiàng)目過程中的計(jì)劃、需求、設(shè)計(jì)、源代碼、變更、會(huì)議紀(jì)要、客戶信件等文檔整理歸檔，為以后的查詢及參考作為一定的依據(jù)。項(xiàng)目檔案常常在結(jié)束多年以后還有用，良好的項(xiàng)目檔案能為當(dāng)前的項(xiàng)目節(jié)省時(shí)間和金錢，有時(shí)還能對組織進(jìn)行審計(jì)等快速提供有價(jià)值的信息。 項(xiàng)目總結(jié)很多項(xiàng)目沒有能進(jìn)行很好的總結(jié)，推脫的理由有項(xiàng)目總結(jié)時(shí)項(xiàng)目人員已經(jīng)不足/不全、現(xiàn)在有新的項(xiàng)目要接沒有時(shí)間、寫了沒人看等等。這些理由全不是正確的，無論如何也要進(jìn)行總結(jié)，只能總結(jié)當(dāng)前，才能提高以后。項(xiàng)目的成員應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后，為取得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)寫一《項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告》，總結(jié)在本項(xiàng)目中哪些方法和事情使項(xiàng)目進(jìn)行的更好、哪些為項(xiàng)目制造了麻煩、以后應(yīng)在項(xiàng)目中避免什么情況、那些事情應(yīng)在后面的項(xiàng)目中堅(jiān)持等等。為以后的項(xiàng)目人員更好的工作提供一個(gè)極好的資源和依據(jù)。