【導(dǎo)讀】一個優(yōu)秀的辦公室人員必須具備優(yōu)秀的品質(zhì)。這種品質(zhì)主要體現(xiàn)在以下幾。粗魯?shù)娜藙t是一種職業(yè)技能，要求辦公室人員必須和各種各樣的人相處交往。因此禮貌地對待任何人就成了一種優(yōu)秀品質(zhì)，禮貌要求得體而不做作。因為幾乎所有的上司都喜歡謙虛內(nèi)斂的下屬。判斷力；反應(yīng)遲鈍會影響工作效率。為面對的都是一些不能得罪的人。做好明確規(guī)定的工作，是你的本分；做好未明確規(guī)定的工作，則。陪同一位重要的客戶進餐，或者代表上司出席一個重要的會議。舉止規(guī)范的基本原則就是保持端莊、文靜、溫和的形象，使對方對自。己產(chǎn)生尊重和信賴。舉止得當(dāng)不僅是搞好人際關(guān)系的先決條件，也是修養(yǎng)和魅。輕隨步伐前后擺動。對方向自己打招呼，要積極誠懇地作出表示，微笑著回應(yīng)，向。與對方握手時，應(yīng)同時啟動身體。是絕對不允許發(fā)生的。這些基礎(chǔ)知識，是辦公室人員不可缺少的，是“寶塔型”知識結(jié)構(gòu)的底座，整個“寶塔”要牢固就必須有一個堅實的底座。

　　

【正文】 因為周圍的同 事也是辦公環(huán)境的組成部分之一，因此辦公室人員有義務(wù)也有權(quán)利來監(jiān)督并提醒周圍的同事是否有違背公司要求的行為，如有違規(guī)行為，應(yīng)該用適當(dāng)?shù)姆椒ㄖ赋?，并要求改正? 表 722 公司員工基本行為規(guī)范檢查表 一般來說，公司內(nèi)部辦公場所都有著同樣的要求，但還是有個別場所會有特殊的要求。如試制的實驗場地等。 九、遵循職業(yè)健康安全能力 無論工作要求多么緊迫或多么緊急，必須安全地工作。不應(yīng)該走那 些可能帶來危險或事故的捷徑；不要試圖一次攜帶太多的東西；不要加快設(shè)備的運行速度以致無法控制；不得在走廊上奔跑或沖下樓梯以按時到達某地等等?？傊瑧?yīng)牢記在任何時間、任何地點都應(yīng)該遵守公司各項健康、安全原則 (詳見表723)。 表 723 公司各項安全規(guī)章制度簡表 為了創(chuàng)造安全、高效、整潔、有序的工作環(huán)境，應(yīng)以 6S 管理為手段，使工作現(xiàn)場的人、物、場所、信息四大要素達到優(yōu)化組合，從而達到提升企業(yè)形象、提升員工歸屬感、減少浪費、保障安全、提 高工作效率和保障產(chǎn)品質(zhì)量的目的。盡管有些人樂意在混亂中工作，他們也許能夠做好；但是，如果要他和別人分擔(dān)工作任務(wù)，對其他人來說，將零亂的工作環(huán)境強加給他們是不公平的。大多數(shù)人更喜歡以整潔的方式工作，因此他們會很樂意去整理并保持工作環(huán)境的整潔、安全。此外，零亂的辦公環(huán)境不會給客戶和來訪者留下良好印象，所以要努力地去保持工作環(huán)境的整潔、安全，確保工作環(huán)境中沒有什么隱患會造成危險或事故。 (1)辦公區(qū)域 每天應(yīng)根據(jù)氣候條件、光線明暗及部門同事的個別需求，適當(dāng)?shù)卣{(diào)節(jié)空調(diào)、照明來確保辦公區(qū)域的適當(dāng)溫度、濕度、亮度及通風(fēng) 等物理條件，為部門創(chuàng)造一個舒適怡人的工作環(huán)境。 (2)個人工作區(qū)域 工作區(qū)域指的是自己直接負(fù)責(zé)的范圍和使用的任何公共區(qū)域，包括桌椅、文件柜、電子設(shè)備以及自己工作區(qū)域附近的地、墻壁和公告欄。日常工作中有很多方面需要留心注意，比如：將電線從人們進進出出的地方移開；不要將液體 (如茶水、咖啡或軟飲料 )放置在電子設(shè)備附近；在復(fù)印機和打印機旁分別放一個廢紙簍和一個回收簍，可以改變以往雜亂無章的狀況。 保持個人工作區(qū)域的整潔和安全，涉及的范圍較廣，比如個人電腦的妥善管理；公共資料的及時歸檔；重要、機密文檔的妥善保存；辦公 設(shè)備的故障檢查及維護；安全通道障礙物的清除；特殊設(shè)備、危險品等操作指導(dǎo)、注意事項的擬制、更新等等。最重要的一點，就是通過必要的管理手段，督促部門員工一起來保持個人工作區(qū)域和公共區(qū)域的整潔和安全。 人們常常把經(jīng)常使用的物品放在容易拿到的地方，比如簽字筆、便簽紙、訂書機、文件夾一般都留在桌上，而計算器、尺子和膠帶大多是放在抽屜里的。還有一些部門內(nèi)共用的其他常用物品，比如打孔機、內(nèi)部通訊錄、客戶名單、常用空白表單、費用報銷單等 ，常放在位置明顯、伸手可即的地方，一般為辦公室前面的辦公桌上。 當(dāng)在工作環(huán)境中遇到包括照明、取暖、噪音之類的困難時，應(yīng)該及時向公司相關(guān)接口部門 (如物業(yè)管理公司、環(huán)衛(wèi)科、行政管理部 )通過正規(guī)途徑反映，以尋求解決辦法。舉例來說，建筑維修通常在晚上和周末進行，但有時工人們不得不在上班時間干。如果噪音干擾過大，那么應(yīng)將問題反映給建筑主管，并主動與其就開工時間的調(diào)整進行協(xié)商。如果碰到 日光燈管燒壞、空調(diào)漏水的問題，可以提交相關(guān)報告，通過電話跟蹤事件處理進度，明晰處理部門指示，并配合其做好必要的協(xié)調(diào)工作。 、恰當(dāng)?shù)靥幚硎Ｓ辔锲? 對確定是多余或報廢的物品，應(yīng)及時清理出來單獨存放。比如辦公文具等低價值物品可自行處理，而辦公設(shè)備等固定資產(chǎn)的報廢則須向有關(guān)部門或接口人 (如資產(chǎn)管理處 )申報批準(zhǔn)?？勺孕刑幚淼奈锲吩谕咨茥壷们?，應(yīng)檢驗并防止可能造成的危害或者泄密。比如對過期、失效的文檔應(yīng)定期銷毀，便攜機、臺式機或服務(wù)器在清退或報廢前應(yīng)格式化硬盤。根據(jù)公司 資產(chǎn)管理的有關(guān)規(guī)定，資產(chǎn)處理的途徑包括轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、清退和報廢，應(yīng)按照不同途徑的流程規(guī)定操作，及時跟蹤資產(chǎn)臺賬記錄的核銷。 (1)采取有效措施，控制事故蔓延 在日常工作中，應(yīng)注意收集并熟記社會公布的各種報警、急救電話號碼以及公司火警和安全責(zé)任部門的電話號碼，并把常用電話分類整理，制成聯(lián)絡(luò)卡發(fā)給員工隨身攜帶。當(dāng)緊急情況或意外事故發(fā)生時，要知道使用報警系統(tǒng)或電話的方式，及時向社會或公司有關(guān)部門報警。在保證安 全的情況下，能及時控制事故危害，比如立即停止使用現(xiàn)場所有設(shè)備，關(guān)掉電源，使用消防器材進行控制。此外，還要注意維護事故現(xiàn)場秩序，及時疏散人群。 (2)迅速、準(zhǔn)確地向相關(guān)人員匯報危險發(fā)生的情況 在控制事故蔓延的同時，還要迅速、準(zhǔn)確地向公司有關(guān)部門及負(fù)責(zé)人報告現(xiàn)場狀況、已采取的措施、事態(tài)的發(fā)展和存在的隱患等情況。碰到有人員受傷，還要向急救人員匯報其受傷情況，聽取處理指示，并協(xié)助其采取必要的臨時救護措施，將損傷控制在最小程度。 (3)迅速、準(zhǔn)確地進行事后匯報 事后要及時整理現(xiàn)場及相關(guān)人員提供的資料，在職責(zé)范圍內(nèi)提供 相關(guān)信息，協(xié)助分析事故原因，并及時將整理好的資料提供給相關(guān)部門。 管 理 工 具 1 自我形象測試 一、測試目標(biāo) 自我形象。 二、測試說明 在測試中，有 50個形容詞，請從頭到尾讀兩次。第一次讀時，如果碰到的形容詞切合自己的個性或形象，就在“我正是”那欄的小括號內(nèi)畫一個“”。 第二次讀時，不要管你前面那欄畫了多少個“”，這次是在“我想要成為”那欄畫“√”，一路讀下去，碰到自己將來想具備的形象特質(zhì)形容詞，就畫個“√”。 當(dāng)然，有些形容詞在兩欄中都會被畫上符號，那表示你目 前和將來都具有那些特質(zhì)；另一些形容詞則可能是只有一個符號，也可能一個也沒有。下面的例子可以幫助你了解如何進行測試： () ( )有所保留 ( ) (√)有成就 () (√)有道德 ( ) ( )無趣 像上面那樣作答的人，表示他覺得有所保留，但不是真想如此；他尚無成就，但希望能夠事有所成；他是個有道德的人，將來也想持續(xù)如此；他并不是無趣的人，將來也不希望如此。 千萬記注，打“√”和“”要分開來做，作答完畢，再按記分方式計算出得分。 三、測試題 我正是 我想要成為 ( ) ( )野心 勃勃 ( ) ( )好辯的 ( ) ( )獨斷的 ( ) ( )吸引人的 ( ) ( )好戰(zhàn)的 ( ) ( )粗魯?shù)? ( ) ( )謹(jǐn)慎的 ( ) ( )迷人的 ( ) ( )聰明的 ( ) ( )肯競爭的 ( ) ( )肯合作的 ( ) ( )有創(chuàng)造力的 ( ) ( )好奇的 ( ) ( )憤世嫉俗的 ( ) ( )大膽的 ( ) ( )果斷的 ( ) ( )堅毅的 ( ) ( )迂回的 ( ) ( )小心的 ( ) ( )賣力的 ( ) ( )有效率的 ( ) ( )精力充沛的 ( ) ( )有趣的 ( ) ( )好妒的 ( ) ( )寬大的 ( ) ( )受挫的 ( ) ( )慷慨的 ( ) ( )誠實的 ( ) ( )引人注目的 ( ) ( )行動的 ( ) ( )獨立的 ( ) ( )懶惰的 ( ) ( )能言善道的 ( ) ( )有耐性的 ( ) ( )實際的 ( ) ( )有原則的 ( ) ( )輕松的 ( ) ( )機智的 ( ) ( )自我中 心的 ( ) ( )有自信的 ( ) ( )敏感的 ( ) ( )精明能干的 ( ) ( )頑固的 ( ) ( )猜忌的 ( ) ( )膽小的 ( ) ( )強硬的 ( ) ( )可信的 ( ) ( )溫和的 ( ) ( )順從的 四、評分標(biāo)準(zhǔn) 在你的答案里，如果一個形容詞只有一個符號 (一個“√”或一個“” )就可以得到 1分；如果有兩個符號 (一個“√”和一個“” )不記分；兩個記號都未出現(xiàn)也不記分，把可以得分的形容詞數(shù)目加起來，得數(shù)就是你的總分。 得分在 2～ 5分：算 是得分很低者； 得分在 6～ 11分：算是得分低者； 得分在 12～ 21分：算是得分中等者； 得分在 22～ 33分：算是得分高者； 得分在 33～ 44分：算是得分很高者。 五、診斷結(jié)果 得分很低者：對自己有很高的正面評價，這些人的表現(xiàn)和態(tài)度很像其希望的那樣。在商業(yè)場合里，其正面自我形象可以轉(zhuǎn)化為信心，而影響到其他人。如果你的得分落在此組，你的高度正面自我形象會讓你愿意承擔(dān)風(fēng)險、發(fā)掘機會，因為你有信心，并對自己的能力感到滿意。其他人則可能受你鼓舞，以你為榜樣向前沖。得分落在此組的人，成功的機會和個人成就感都很高。 得 分低者：對自己的自我形象感到相當(dāng)滿意，比起得分更高的人，這些人較年輕、經(jīng)驗稍遜。如果你得分落在此組，表示你比一般人對自己感到滿意，即使“真正的自己”和“理想中的自己”仍有一些矛盾。你可以試著從第二欄中挑一兩個你所希望具備的人格特質(zhì)形容詞，努力去做，你會發(fā)覺頗有趣和有收獲。得分落在此組，算是具有很健康的人格。 得分中等者：大多數(shù)人得分都落在此組，所以這些人都不可能成功。不過，得分中等的人也不至于太看扁自己，所以仍有機會可以力爭上游。如果你得分落在此組，你最該做的就是把“真正的自己”和“理想中的自己”的矛盾盡可 能地減少，這需要決心和努力，但也只有這樣才能增加信心和做事的自由，進而邁向成功。 得分高者：經(jīng)?？摧p自己，看到人就搖頭。得分落在此組的人通常年紀(jì)較大，突然感覺自己并未達到希望的目標(biāo)時也會如此，如果你得分落在此組，你對自己給人的形象并不滿意，對追求成功的能力也沒有信心，如果想達到你的目標(biāo)，你必須投入時間和精力，努力于人格發(fā)展。 得分很高者：毫無疑問，你會對自己感到失望，只要有什么事你做不好或你不具備的正面特質(zhì)，都會讓你對自己不滿。你常會有受挫和失望的情緒，要改變你的人格并不容易，因為你會感覺“太遙遠(yuǎn)了”。不過 ，最好謹(jǐn)記一點，人格成長和成功都是一輩子的事情，不是一夜之間的成就，如果你不知從何開始，不妨找專家?guī)兔Α? 管 理 工 具 2 人際溝通能力測試 一、測試目標(biāo) 與難以相處的人之間的溝通能力。 二、 測試說明 請對下面的測試題作出“是”或“否”的選擇。 三、測試題 ，還非要別人按著他的意見行事。 ( ) 。 ( ) 。 ( ) ，而我覺得這種處境 全是他們自己一手造成的。 ( ) 。 ( ) ，從不顧及他人的情緒。 ( ) ，我會大發(fā)雷霆。 ( ) ，常事事暢通無阻，這事真令我看不習(xí)慣。 ( ) 。 ( ) ，當(dāng)我向他打招呼而他視若無睹時，最令我難堪。 ( ) 、工作。 ( ) ，說些淺 薄無深度的笑話，居然能博得很多人的喝彩。 ( ) 。 ( ) 。 ( ) 。 ( ) 。 ( ) ，動作緩慢，真讓人生氣。 ( ) 。 ( ) 四、評分標(biāo)準(zhǔn) 選“是”記 1分；選“否”記 0分。 五、診斷結(jié)果 0～ 6分：你很善于與難以相處的人進行溝通，你的 城府和修養(yǎng)已達到了一定高度。 7～ 12分：你能容忍難以相處的人，雖然有時也會被激怒。 13～ 18分：你與難以相處的人很難溝通，建議你加強寬容精神和處事靈活性的培養(yǎng)。 管 理 工 具 3 人際交往能力測試 一、測試目標(biāo) 人際交往能力。 二、測試說明 想知道你的人際關(guān)系如何嗎？趕快完成下面的測試吧。 三、測試題 ，這次邀請對你來說又非常重要，你去時： ，隨便 ( ) ，假如他征求你的意見 時： ( ) ，同一天安排了兩個約會，那么你將赴哪個約會呢？ ( ) ，希望能聽一聽你的建議，你怎么辦呢？ ( ) ，而你認(rèn)為這個節(jié)目沒有意思，于是你說： ，但我想看看 ，但不喜歡 ( ) ，而你認(rèn)為確實買貴時 ： ( ) ，但記不清如何結(jié)尾了，而你知道結(jié)尾時： ( ) ，但想不起他的名字時，你怎么辦呢？ ( ) (如頭痛或家務(wù)事 )使你苦惱時： ( ) 四、評分標(biāo)準(zhǔn) 如果你的選擇與下表中答案相符 ,則記 1分 ,反之記 0分。 五、診斷結(jié)果 7～ 9分：你的人際關(guān)系很好，有很多真正的朋友 。 4～ 6分：你的人際關(guān)系還不錯，但你要克服愛批評人的毛病。 0～ 3分：你很率直、豪爽，但你要避免說話直來直去，減少交往中的麻煩。 管 理 工 具 4 談判能力測試 一、測試目標(biāo) 談判能力。 二、測試說明 每個人每天幾乎都會有談判的情況發(fā)生，不管你喜歡與否，你都是一位談判者。談判能力是從事推銷、采購、公關(guān)、教育、咨詢、管理等工作必備的素質(zhì)。 三、