【導(dǎo)讀】盈欣公司是新興的以通信工程施工和通信網(wǎng)絡(luò)代維為主要業(yè)務(wù)的專業(yè)公司。公司主要承接廣東各電信運營商。線、光纜施工、管線遷改及大修、終端設(shè)備安裝及機房裝修等工程的施工組織工作。

　　

【正文】 D. 會議記錄：部門助理（或指定專人記錄） 4) 部門工作溝通會議 A. 每周五由各部門根據(jù)工作進展情況召開；著重信息溝通、解決工作問題。 B. 會議 地點：公司會議室或部門內(nèi)部辦公區(qū)域 C. 與會人員：部門內(nèi)部員工（總經(jīng)理將根據(jù)各時期業(yè)務(wù)與工作特點選擇參與各部門工作溝通會議） D. 會議記錄：部門助理 （或指定專人記錄） 3. 會議紀律 1) 所有與會人員不得無故遲到、缺席。不能參加會議的應(yīng)提前向人力資源部或所在部門請假，并說明原因。 2) 會議期間，與會人員必須關(guān)閉手機或調(diào)到振蕩狀態(tài)，以保持安靜的會議環(huán)境。有要事者可要求本部人員代為處理。 3) 會議必須安排專門人員做好記錄，會后撰寫會議紀要。 4) 會議記錄應(yīng)交由專人進行統(tǒng)一的存檔管理；并將電子文檔上報總經(jīng)理、抄送所有參會人員。 4. 會議室使用 管理規(guī)定 1) 進入會議室后，應(yīng)將會議室門關(guān)上，以免會議被無故打擾。 2) 會議使用者應(yīng)自覺保持會議室的清潔衛(wèi)生，會議或接待結(jié)束后，應(yīng)將電燈、空調(diào)等設(shè)備電源關(guān)閉，同時清理雜物、椅子歸位。 3) 會議室 使用前由專人負責(zé)室內(nèi)清潔、飲用水準備及 負責(zé)提前準備會議設(shè)備及會議結(jié)束后驗收設(shè)備，會后或客人離開后必須檢查會議室以恢復(fù)整潔原狀。 安全 保衛(wèi)制度 1. 總則 為規(guī)范公司治安、消防和其他安全工作，特制定本守則。 廣東盈欣信息科技有限公司 行政管理制度 22 2. 適用范圍 公司所有員工均須遵守，外來辦事人員參照執(zhí)行。 3. 安全規(guī)則 1) 防火、防盜、防災(zāi)、防破壞、防惡性事故，為每個員工應(yīng)盡的義務(wù)， 要敢于與壞人壞事作斗爭。員工應(yīng)自覺接受安全教育，增強安全防范意識。 2) 員工上下班、外出公干、出差，應(yīng)嚴格遵守道路交通管理法規(guī)、條例，確保人身、財物安全。 4. 日 常安全措施 1) 員工不得將貴重、大件私人用品存貯于公司辦公場所； 2) 員工下班前認真檢查本崗位、辦公場所，消除水、電、氣等設(shè)備存在的隱患。如本人不能解決，下班前應(yīng)立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)； 3) 發(fā)現(xiàn)事故苗頭、可疑或不法行為的人或事應(yīng)先立即報告主管或大廈保安部門； 4) 不得將親友或無關(guān)人員帶入工作場所； 5) 不 得 私接電源，不準在禁煙區(qū)抽煙； 5. 一旦發(fā)現(xiàn)火警，須采取如下措施： 1) 保持鎮(zhèn)靜，力 戒驚慌； 2) 撥打火警電話，準確報告起火部位、燃燒品等情況； 3) 按動附近火災(zāi)報警器； 4) 關(guān)掉一切電源開關(guān)，關(guān)閉火警現(xiàn)場的門窗； 5) 迅速呼喚同事援助； 6) 利用附近滅火設(shè)備，盡力將火撲滅； 7) 防止用水或泡沫滅火器滅火引起漏電而導(dǎo)致火災(zāi)； 8) 服從現(xiàn)場主管指揮； 9) 接到疏散通知，切勿搭乘電梯，由安全樓梯轉(zhuǎn)移。 6. 使 用明火和高空作業(yè)，必須經(jīng)大廈保安部門或政府有關(guān)部門 批 準才能進行。 7. 公司員工應(yīng)了解有關(guān)消防知識，熟記火 警電 話 （ 119） ，熟悉電源開關(guān)、出口通道、滅火器具位置及使用方法等。 8. 一旦出現(xiàn)意外事件，須采取如下措施： 1) 如遇意外傷害事件， 應(yīng)照顧傷者或協(xié)助轉(zhuǎn)送醫(yī)院 ，可撥打 120電話 ； 2) 及時通報公司主管或大廈保安部門； 3) 對危險區(qū)加設(shè)標(biāo)志，警告別人勿靠近或指派專人看護。 廣東盈欣信息科技有限公司 行政管理制度 23 9. 對緊急事故： 1) 對突發(fā)事件保持鎮(zhèn)靜； 2) 迅速通知有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)； 3) 在自身安全情況下，適時處置； 4) 無關(guān)人員不準進入事故現(xiàn)場； 5) 對外界暫行封鎖消息，統(tǒng)一對外發(fā)布口徑。 10．門戶管理規(guī)定 1）離開公司前關(guān)閉各種設(shè)備電源 A．員工下班離開公司前，必須將個人電腦關(guān)閉（包括顯示器、主機）。 B．綜合部助理在下班離開公司前，負責(zé)關(guān)閉全公司的門、窗及設(shè)備電源。關(guān)閉復(fù)印機、打印機、飲水機、電燈、抽風(fēng) 機、空調(diào)等。如離開時仍有其他同事留在公司，也要先把暫不使用的設(shè)備關(guān)閉。 C．下班后仍需使用復(fù)印機、打印機等設(shè)備（傳真機除外）的員工，有責(zé)任在使用后，將設(shè)備的電源關(guān)閉。 D．下班后仍在使用會議室的員工，也應(yīng)將會議室的電燈、空調(diào)等設(shè)備關(guān)閉后才離去。 2）鎖門 A．下班后仍需留在公司加班的員工，離開時必須負責(zé)鎖好公司大門，確保門戶安全后，才能離開。 B．各部門最后離開公司的員工，須將辦公室所有設(shè)備電源關(guān)閉（傳真機除外），將玻璃門、窗戶鎖好，必須在前臺的 《門戶管理登記表》 中登記，方可離去。 3）責(zé)任 綜合部助理在 每天上班時，均應(yīng)檢查公司狀況及 《門戶管理登記表》 的登記情況。如發(fā)現(xiàn)任何員工沒按規(guī)定完成自己負責(zé)之任務(wù)，如下班后沒關(guān)閉電腦、使用設(shè)備后沒關(guān)閉電源、最后離開公司沒有鎖好門等，每次扣罰 100元，并追究因此而造成之損失。 鑰匙管理規(guī)定 1. 公司各類鑰匙統(tǒng)一由綜合部收、發(fā)、復(fù)制，并進行登記；所有鑰匙由盈通保管兩套，以備不時之需。員工領(lǐng)用鑰匙均需簽名保管，同時負擔(dān)安全責(zé)任。 2. 鑰匙管理 1) 因公事需要臨時使用鑰匙，應(yīng)報上級主管或綜合部批準，并在用后即時歸還； 2) 綜合部做好鎖匙領(lǐng)用的登記，發(fā)出鎖匙后，必須要求領(lǐng)用人在 《鎖匙領(lǐng)用登記表 》 中簽名確認； 3) 鑰匙由綜合部統(tǒng)一配制發(fā)放，發(fā)現(xiàn)有私配鎖匙，將追究保管人員及配制人的責(zé)任。 4) 未經(jīng)批準保管人不得私借鎖匙給他人，否則對此給以口頭警告處分，造成損失者，承擔(dān)連帶責(zé)任。 5) 鑰匙遺失，保管人應(yīng)立即向綜合部報失備案，否則所產(chǎn)生損失由保管人負擔(dān)；如保管人離職，應(yīng)將鑰 廣東盈欣信息科技有限公司 行政管理制度 24 匙繳交綜合部。 對外接待 規(guī)定 1. 總則 1) 對外接待是公司公關(guān)活動和行政事務(wù)的重要部分，為使對外接待工作規(guī)范有序，具有統(tǒng)一的公司形象，特制定本 規(guī)定 。 2) 本辦法適用于全公司各部門。 2. 對外接待范圍 1) 本辦法規(guī)定的接待范圍主要是公司及所屬各部門，在經(jīng)營管理活動中 所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作。 2) 接待的對象分為內(nèi)賓和外賓。 3. 對外接待部門 公司接待任務(wù)原則上由各業(yè)務(wù)對口部門負責(zé)。重大接待工作和活動，可由 綜合 部協(xié)助完成。 4. 對外接待原則 1) 接待工作應(yīng)遵循 “ 平等、對口、節(jié)約、周到、保密 ” 的原則，使客人高興而來、滿意而去。 2) 平等原則。對來賓無論職務(wù)高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與權(quán)限相等，同級別出面，特殊情況高規(guī)格接待。 3) 對口原則。各職能部門對口接待。綜合性接待時各部門應(yīng)予以協(xié)調(diào)，誰出面接待誰 結(jié)賬 。 4) 節(jié)約原則。內(nèi)部成本效益核 算。招待來賓從簡，不鋪張浪費。 5) 周到原則。接待程度應(yīng)銜接周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相待，使客人感到熱情、周到。 6) 保密原則。向來賓介紹情況時，應(yīng)注意保守公司情況、國家機密。重要會議要有記錄。巧妙回避不宜回答的問題。 5. 接待規(guī)格的確定 1) 高規(guī)格接待，陪客比來賓職務(wù)高一些。適用于公司的大型重要客戶或?qū)纠孑^重要的政府工作人員。 2) 對等接待。適用于一般性接待活動。 3) 低規(guī)格接待，陪客比來賓職務(wù)低一些。適用于經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來。 6. 接待禮儀 1) 見面 ： 原則為主動、熱情、禮貌。 2) 接待：主動起迎，問明來意。 3) 安排交談地點： 廣東盈欣信息科技有限公司 行政管理制度 25 A. 根據(jù)來客來 意和身份，安排適當(dāng)?shù)攸c（辦公室、接待室、會議室）進行交談； B. 工作繁忙一時難以抽身時，應(yīng)向客人說明暫請他人代接或另商時間； C. 切忌讓客人久候而無人問津。 D. 客戶提出與公司領(lǐng)導(dǎo)或他人交談時，應(yīng)立即聯(lián)絡(luò)，并將客人引至約定地點等候會面，介紹后再行離開。 7. 引見 1) 首先向公司領(lǐng)導(dǎo)介紹客人（單位、職務(wù)、姓名）。 2) 引見順序： 、年齡輕的人介紹給身份高、年紀大的； ，依次介紹一行來客； ，先介紹年紀大的。 3) 公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓見面交談后，對客人原定日程有變化的，與客人共同協(xié)商安排。 8. 走 路 1) 陪同客人行 路，請客人行于自己右側(cè)； 2) 乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動開關(guān)門； 3) 自己處于主陪地位，應(yīng)并排在客人旁邊，不要落在后邊。 9. 其他 1) 執(zhí)行接待任務(wù)時，穿著不得過于隨便，應(yīng)按規(guī)定著裝，衣著整潔，有風(fēng)度； 2) 主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士； 3) 尊重屬不同國家和民族來賓的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)。 4) 因故未能準時赴約，盡早通知對方，并以適當(dāng)?shù)姆绞街虑浮? 10. 接待內(nèi)容和程序 A. 接受任務(wù)。弄清來賓的基本情況：單位、人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)和使命、抵離時間、乘坐交通工接受任務(wù) 布置接待 迎接安排 商議議程 安排領(lǐng)導(dǎo)會見 組織活動實施 送別 小結(jié) 廣東盈欣信息科技有限公司 行政管理制度 26 具及車次或航班。 B. 布置接待。提出接待意見 ：接待部門、人員、規(guī)格、方式、安排、費用預(yù)算，并報請上級批準。 C. 迎接安排。根據(jù)來賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂招待所或賓館，安排好伙食標(biāo)準、進餐方式、時間、地點，按抵達時間，派人派車迎接。 D. 看望、商議日程。來賓住下后，公司有關(guān)人員前往看望，表示歡迎和問候，了解來訪日程和目的，商定活動日程并通知有關(guān)部門。 E. 安排有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)會見。按接待規(guī)格和禮儀，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去住所看望，接待人員安排會見地點、時間、陪同人員。 F. 組織活動實施。按參觀、考察目的，組織業(yè)務(wù)部門向客人介紹情況，參觀現(xiàn)場； G. 送別。根據(jù)客人意見，預(yù)定車、船、機票 ，協(xié)助客人結(jié)算食宿 賬目 ，話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機場。 H. 小結(jié)。每次較大規(guī)模接待完成后進行一次小結(jié)，以便總結(jié)經(jīng)驗、改進后續(xù)工作。 11．接待費用報銷規(guī)定： 1） 允許申報接待費用的部門 人員 包括：公司總經(jīng)理（助理）、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理以上人員、營銷人員 。 非業(yè)務(wù)部門確實有需要接待重要客戶的請?zhí)崆爸獣C合部經(jīng)理，由綜合部人員負責(zé)業(yè)務(wù)費用申報事宜，如非公司現(xiàn)實或潛在客戶一般不予以報銷。特殊情況必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準（只限于部門經(jīng)理以上）。 2） 對 于廠家及供應(yīng)商通常不應(yīng)安排接待，接待費用一般不予以報銷。 3） 接 待費用每次超過 500 元必須預(yù)先申請，遇 特殊情況下 也 必須向部門 經(jīng)理或總經(jīng)理 口頭申請并得到同意 。 4）員工接待費用的報銷，須填寫《費用報銷單》和 業(yè)務(wù)招待費報帳單 ，注明事由、項目、參加人員、時間等，由部門經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理審批后，報總經(jīng)理批準給予報銷費用。