【文章內(nèi)容簡介】 求。 工程管理部按照其管理職責(zé)負(fù)責(zé)歸檔范圍內(nèi)規(guī)定的應(yīng)移交的檔案材料的收集、整理、建檔和移交工作，主要包括項(xiàng)目施工文件和工程竣工與驗(yàn)收方面的技術(shù)資料和文件材料。提出職能范圍內(nèi)相關(guān)部門提交建檔資料的要求。 商務(wù)采辦部按照其管理職責(zé)負(fù)責(zé)歸檔范圍內(nèi)規(guī)定的應(yīng)移交的檔案材料的收集、整 18 理 、建檔和移交工作，主要包括項(xiàng)目招投標(biāo)文件、商務(wù)合同、采辦項(xiàng)目的原始技術(shù)資料以及其它采辦項(xiàng)目的文件、資料等。提出職能范圍 19 ，書寫一律采用碳素筆或藍(lán)黑鋼筆，禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙、熱敏紙等不牢固的書寫工具及材料，要求字跡、線條、圖像清晰，盡可能延長檔案的壽命。 。 、保管期限、密級劃分標(biāo)準(zhǔn)（參見附錄）。 。 般在項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收后立即歸檔。分階段進(jìn)行的項(xiàng)目，可按階段歸檔。 ，特殊情況適當(dāng)延長歸檔時(shí)間。 。 。 ，延期一年歸檔。 、錄制完畢后立即歸檔。 ； 。 7．檔案材料的分類與保管 根據(jù)文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容、特點(diǎn)及相互 之間的關(guān)系和形成規(guī)律進(jìn)行合理分類，便于保管和提供利用。 執(zhí)行公司《檔案分類及編號管理規(guī)定》。 執(zhí)行公司《歸檔范圍、保管期限、密級劃分管理規(guī)定》。 ： a）短期：保管期限在 15年以下（含 15年）； b）長期：保管期限規(guī)定為 16－ 50年左右； c）永久：保管期限大于長期保管期限。 ： a）對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案文件材料，一律永久保存； b）對公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案文件材料，視情況采 用長期或短期保存； c）介于兩種保管期限之間的檔案文件材料，保管期限一律從長。 ： a）絕密：最重要的企業(yè)秘密，泄露后會給企業(yè)安全利益造成特別嚴(yán)重的損害。 b）機(jī)密：重要的企業(yè)秘密，泄露了會給企業(yè)安全和利益造成嚴(yán)重的損害。 20 c）秘密：一般的企業(yè)秘密，泄露了會給企業(yè)安全利益造成損害。 、資料管理人員接受歸檔的文件材料時(shí)，應(yīng)按檔案的立卷要求認(rèn)真驗(yàn)收，填寫移交清單，清點(diǎn)無誤后雙方簽字，方可歸檔入庫，以備查考。 、專 架存放，按分類從左至右、從上到下進(jìn)行排列；底圖一般以平放為宜（引進(jìn)國外裝置的設(shè)計(jì)底圖可保持原來案卷及文件裝訂形式存放）。 、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況。 、相片、底片等聲像檔案材料要采用特制的內(nèi)封盒、膠片頁夾和影集等形式保存，按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。錄音帶、錄像帶應(yīng)保證其載體的有效性。 ，應(yīng)采用為不可擦除型光盤，并有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。 ， 做到帳、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案材料，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 ，任何人不得涂改、抽換、銷毀。 檔案材料因移交、作廢、銷毀、遺失等注銷帳、卡時(shí) ,要查明原因，保存依據(jù)。 、改組或合并時(shí)，應(yīng)對全部檔案材料進(jìn)行清理造冊，向行政管理部移交，不得私自銷毀，不得據(jù)為己有，否則，要追究原部門、單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人責(zé)任。 ，確保檔案的完整 ,對調(diào)離、離、退休人員須還清各類檔案資料，否則檔案部門不予簽字，人力資源部不得辦理相關(guān) 手續(xù)。 檔案、資料管理人員調(diào)動工作時(shí)，必須辦理檔案資料的移交手續(xù)后，方可離開崗位。 檔案庫房保管條件要求具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和 “八防 ”（即防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防蟲、防塵、防高溫）安全措施，以確保檔案的安全。 8．檔案材料的鑒定 、行政管理部及有關(guān)業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員組成 “檔案價(jià)值鑒定小組 ”，根據(jù)《歸檔范圍、保管期限、密級劃分管理規(guī)定》的要求直接對檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)要寫出書面報(bào)告，并標(biāo)注鑒定日期。 理部門對已過保管期限的檔案材料提出鑒定申請，并編制需要進(jìn)行鑒定的檔案材料清冊，提交 “檔案價(jià)值鑒定小組 ”進(jìn)行鑒定。 。 ，對仍需繼續(xù)保存的檔案材料要妥善保管；對確定要銷毀的檔案材料應(yīng)另造銷毀清冊，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，派專人銷毀。 21 ，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。 9．檔案材料的統(tǒng)計(jì) 、制度、標(biāo)準(zhǔn)。 行政管理部和各部門資料室，應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，每年年終定期對檔案進(jìn)行檢查、整理。 10．檔案管理的現(xiàn)代化 檔案管理現(xiàn)代化是公司信息化建設(shè)管理工作的組成部分，行政管理部要根據(jù)企業(yè)的規(guī)劃，有計(jì)劃、有步驟地逐步實(shí)施檔案的現(xiàn)代化管理工作，不斷提高檔案管理水平。 11．檔案信息的開發(fā)與利用 ，不允許越級查閱。檔案資料的查閱僅限于檔案室，公司檔案室建檔保存得任何檔案嚴(yán)禁任何人帶出檔案室。因工作需要需復(fù)制的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由檔案室復(fù)制，絕密檔案應(yīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)、機(jī)密 檔案由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、秘密檔案由查閱者單位領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。 ，根據(jù)檔案的密級程度，完善審批手續(xù)并填寫《檔案借閱登記簿》，檔案資料管理人員和查閱者應(yīng)清點(diǎn)檔案數(shù)量，并要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)查閱。 禁止向外單位和人員以任何方式提供公司檔案信息和資料。 編制各類檔案檢索工具，進(jìn)行檔案著錄，方便查找和利用。 ，匯編產(chǎn)品手冊、科研成果及基建工程項(xiàng)目簡介、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)手冊、圖表手冊、市場信息、國內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹、企業(yè)建設(shè)大事記、發(fā)展史等，并在 此基礎(chǔ)上開展高層次的檔案編研工作，以提高檔案信息的利用效果。 、文件、資料由資料檔案室及時(shí)復(fù)制分發(fā)。 ，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。 12．附錄歸檔范圍、保管期限、密級劃分。 歸檔范圍、保管期限、密級劃分 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 邢臺惠農(nóng)農(nóng)業(yè)技術(shù)開發(fā)有限公司 檔案分類及編號管理規(guī)定 1．范圍 、方法及編號的管理要求。 。 2．引用標(biāo)準(zhǔn)：《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》。 3．術(shù)語 號：檔案室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一 組代碼，檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。 ：檔案館（室）給立檔單位編制的代碼。 ：檔案館（室）藏檔案的類別的代碼。 ：產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字和代號。 ：案卷排列的順序號。 號：文件的排列順序號。 4．檔案分類 以公司檔案為對 象，依據(jù)管理職能和檔案形成特點(diǎn)，保持有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。 按照檔案的性質(zhì)、特點(diǎn)及其自然形成規(guī)律，并結(jié)合公司的實(shí)際情況，將全部檔案分為 10 個一級類目，即黨政工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案類、員工檔案類。 檔案分類要簡明實(shí)用，采用統(tǒng)一類目編號或參照類目相結(jié)合的方法。 5．檔案編號 ，一般不可隨意改變。 在同一個全宗內(nèi)不能出現(xiàn)重復(fù)的檔號，在同一個案卷目錄 內(nèi)，不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。 編制檔號時(shí)，除檔案種類代號采用漢語拼音字母表示外，其余均使用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，排列時(shí)應(yīng)從左到右，各段之間用 “－ ”隔開。 39 ：復(fù)式分類法，采用年度 組織機(jī)構(gòu)分類法。 ：由年度、組織機(jī)構(gòu)、件號組成。 ：采用二級類目名稱（ 1－ 7）分類，并按案卷順序排列。 ：采用三段編號。 例： 第一級 第二級 第三級 分類方法：采用種類 屬性分類法，二級類目名稱分類，按案卷順序排列。 ：采用三段制編號。 例 第一級 第二級 第三級 分類方法：科研檔案采用時(shí)間 課題分類法。時(shí)間是指取得成果或鑒定的時(shí)間。 ：采用三段制編號。 例 第一級 第二級 第三級 ：按工程項(xiàng)目 ——專業(yè)分類 ：采用四段制編號。 例： 第一級 第二級 第三級 第四級 JJ － 案卷號 階段、專業(yè)號 40 工程項(xiàng)目代號 基建檔案代號 分類方法：按設(shè)備、儀器類型或設(shè)備位號分類。 編號的結(jié)構(gòu)形式：采用四段制編號。 例： 第一級 第二級 第三級 第四級 41 分類方法：采用年度 —類別分類。將一個全宗第一級 第二級 第三級 6．案卷的排列 凡是歸檔文件材料只編制一個流水號，相同內(nèi)容分多冊組卷的，卷內(nèi)編寫的頁次一律從 “1”開始，案卷號流水排列。 案卷排列從左到右、自上而下，方法應(yīng)統(tǒng)一，前后保持一致，不可隨意改變。 42 邢臺惠農(nóng)農(nóng)業(yè)技術(shù)開發(fā)有限公司 檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則 第一章 總則 第一條 為了規(guī)范公司的文書檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和公司《檔案管理規(guī)定》，制定本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定適用于公司文書檔案管理。 第二章 文書檔案范圍 第三條 凡反映公司項(xiàng)目建設(shè)和生產(chǎn)經(jīng)營工作活動、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。 第四條 上級機(jī)關(guān)的文件材料，包括會議文件材料、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件，黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、省、市主要領(lǐng)導(dǎo)視察