【文章內(nèi)容簡介】 （ 3） 會議發(fā)言稿。 （ 4） 會議記錄本。 開會時，發(fā)言人應講究時間效率，每人每次發(fā)言應該控制在 5分鐘之內(nèi)。 會議必須有專人負責記錄，記錄人須在會議結束后 24小時內(nèi)完成“會議紀要”及“相關決議、安排”的起草、下發(fā)工作。 參會者應及時將會議精神傳達給相關人員，并將會議上的各項決議、工作安排按時、按質(zhì)、按量完成。 北京市 xxxx酒店管理有限責任公司 xxxx年 4月 1日 文檔管理規(guī)定 xxxx 九（總）部（規(guī)）字第（ 008）號 一、書寫規(guī)范及文件格式： （一）文書包括：公函、請示、報告、計劃、方案、通知、通報、會議紀要等書面形式的文件。 （二）書寫規(guī)范： 所有文件都應用公司統(tǒng)一稿紙、按標準文件格式書寫。 所有文件都必須用藍色或黑色的鋼筆和圓珠筆書寫，不能用鉛筆或紅筆書寫。 所有文件書寫都必須字跡工整，必須用正規(guī)簡化漢字。 如文書有多頁紙張應按先后編寫序號，并裝訂整齊。 書寫之前要算好大概篇幅，一頁能寫完的文件盡量不要用兩頁紙。 （三）書寫格式：詳見《 xxxx標準文件格式》 二、文件呈送與下發(fā)： （一）文件呈送： 總經(jīng)理對越級文件一律不受理。呈送文件前需將文件裝訂整齊后，將按要求填寫的《文件簽呈單》附在文件首頁，夾在專用文件夾中呈送。 文件呈送程序： （ 1）公司呈送文件程序為：員工將文件呈送給主管總監(jiān)或主管，總監(jiān)審閱批示后呈送給部門經(jīng)理， 部門經(jīng)理批示后再呈送給相關副總或總經(jīng)理。 （ 2）分店呈送文件程序為：員工將文件呈送部門經(jīng)理，部門經(jīng)理呈送分店經(jīng)理，分店經(jīng)理呈送營運部經(jīng)理，營運部呈送總經(jīng)理。 文件呈送時間 ： （ 1）普通文件在總監(jiān)、部門經(jīng)理、分店經(jīng)理每個環(huán)節(jié)的滯留時間不得超過 5小時；急件不得超過 1小時。 （ 2）員工有特殊情況不愿意按常規(guī)程序向總經(jīng)理反映情況，可將書面文件投入意見箱。意見箱由董事長定時開啟。若為急件可電話告知總經(jīng)理或文秘。 （二）文件下發(fā)： 下發(fā)文件的審批： （ 1）公司對外文件一律需總經(jīng)理審批，并加蓋公司章。 （ 2）公司對各分店下發(fā)的文件需經(jīng)主管副總審批，并加蓋部門章；無主管副總及部門章的由總經(jīng)理審批，蓋公司章。 （ 3）無蓋 章的文件一律視為無效，分店可不予執(zhí)行，并應主動向公司資料室舉報。 下發(fā)文件的程序： 公司級文件由資料室下發(fā)各部門經(jīng)理及各分店（分店經(jīng)理、廚師長、店堂經(jīng)理或相關人員）。 部門文件由本部門下發(fā)相關部門經(jīng)理及各分店。 各文件接收人必須親自接收并簽署回執(zhí)，并在 12小時內(nèi)將該文件傳達下屬員工，并將文件轉(zhuǎn) 發(fā)給主要執(zhí)行人。 三、文件管理： （一）收件：凡外來收件由內(nèi)勤主任簽收登記后分發(fā)到相關部門，公函由部門經(jīng)理簽收，個人文件交收件人簽收。總經(jīng)理、董事長的收件由資料室文秘簽收登記 。 （二）登記：所有文件都必須在資料室進行登記，正式文件（包括：“通知、通告、規(guī)定等”）必須進行編號（詳見《 xxxx標準文件格式》中“通用文件書寫格式”第二點：“格式與編號”）。 文件編號、蓋章、存檔后，方可呈送、下發(fā)或?qū)ν馐褂谩? （三）交辦：文件登記后，根據(jù)總經(jīng)理的批示，由文秘轉(zhuǎn)交有關部門辦理，并辦理簽字登記手續(xù)，各部門或個人對承辦的文件，必須認真負責，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延積壓。 （四）回復：各部門應實行文件回復制度，經(jīng)辦人對自己經(jīng)手處理的文件，應件件有著落，事事有 下文，主動及時回復。若須轉(zhuǎn)辦要及時轉(zhuǎn)至其他部門，防積壓誤事。 （五）傳閱：需各部門傳閱的文件，由文秘轉(zhuǎn)交第一位傳閱人，傳閱人應按時將文件傳給下一位，并按時將對該傳閱文件的意見提交給資料室。 （六）歸檔：文件辦完后，應及時將文件原稿、正本和有關材料整理立卷后交資料室歸檔。凡參加各種會議帶回的文件資料，應及時送資料室登記保管。 （七）移交：各級人員調(diào)動、離職時，應將所有文件清理移交（含工作記錄本），資料室根據(jù)文件登記核對移交情況。 （八）銷毀：沒有保存價值的文件，經(jīng)過鑒別和總經(jīng)理或主管副總批準， 由資料室檔案員銷毀，文件一律不準作廢品出售。 四、檔案管理： 各部門的文件（含會議文件、會議紀要），要及時上交資料室，收到文件后按“文件編號“分別存放，經(jīng)檢查分類后，整理立卷歸檔。 每天要及時將文件歸檔，以免散失，積壓，歸檔時要在存入檔案登記本上登記并在所存入的檔案夾上注明存檔內(nèi)容及日期。 歸檔前要先把資料進行分類，準確地做好文件索引，以便查找。 每三個月要清理一次檔案，調(diào)整存放順序，建立新檔案夾，熟悉檔案存放位置，通過總經(jīng)理同意清除不必要保存的材料。 每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，作好記錄。發(fā)現(xiàn)問題，及時采取補救措施，確保檔案的安全。 檔案室的房門窗要堅固，做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作。 五、檔案文件借閱規(guī)定 借閱檔案（包括文件、資料），必須先填寫《申借單》并履行檔案借閱登記手續(xù)。機密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準方可借閱。 借閱檔案原則上各部門只能查閱、借閱屬于自己部門工作范圍的檔案資料，如有特殊原因需經(jīng)總經(jīng)理批準，檔案管理員見總經(jīng)理批條后方可借閱。 未立卷的文 件及資料不借出資料室。 文件、資料借閱期限不得超過 6天，到期必須歸還，如需要再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。 借閱檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與完整，對檔案內(nèi)容要保密，不得擅自涂改，剪裁、拆散、摘抄，復印，攝影，私人外借或提供給其他人，必須按保密制度追究當事人的責任。 借閱的檔案交還時，必須當面交接清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失，應及時報告領導。 外單位借用檔案（如：做燈箱、做廣告、辦理某項手續(xù)）應由公司相關部門人員擔保簽字后，經(jīng)總經(jīng)理簽字批條同意，檔案員根據(jù)批條上的指示借 出資料，但對方必須打借條后方能帶走。外借檔案由擔保人負責催還，若不歸還由擔保人承擔責任。 北京市 xxxx酒店管理有限責任公司 xxxx 年4月 1日 印章管理規(guī)定 xxxx 九（總）部（規(guī)）字第（ 009）號 為了加強對公司印章的管理，保證合理使用公章，杜絕亂用公章的現(xiàn)象，特做如下規(guī)定： 一、總則 公司印章包括公章、董事長和總經(jīng)理的簽名章、財務章、分店章、部門章和其它具有法律效 力的圖章。 公司所有印章的刻制都應由相關部門負責人提出申請報總經(jīng)理批準方可刻制。 公司所有印章的管理由資料室負責， 實行專人負責制，印章管理員也同時是使用人員，未經(jīng) 總經(jīng)理批準、簽名不能將印章交給他人管理和使用，所有印章的使用要建立相應的印章使用登記。 公司行政公章和部門章由資料室專人保管；分店章由分店經(jīng)理保管（暫由資料室保管）；董事長 和總經(jīng)理的簽名章、財務章由財務部專人保管；部門章由主管副總保管（暫由資料室保管）。 印章必須存放在安全的地方，原則上要放在保險柜內(nèi)，如果放在箱柜抽屜內(nèi)，必須隨時上鎖。 印章被盜，要立即向公安機關報案，同時要盡快向有關 單位及全公司通報。 使用公章，必須經(jīng)相應部門負責人簽字批準，未經(jīng)批準，印章保管人擅自使用公章或他人偷蓋 公章，由此造成的后果由保管人承擔，公司將視情節(jié)輕重給予記過至開除處分。 印章管理員對印章的使用具有監(jiān)督權，對使用印章不合法手續(xù)的有權拒絕或提出異議，并向 批準使用印章者提出建議。 工作人員需帶印章外出辦事，需經(jīng)總經(jīng)理批準后由保管印章人或其他工作人員同往（必須在 2人以上）。 印章一般蓋在落款中的日期和簽名上，必須端正，清楚 ，蓋印不允許歪斜，倒印、模糊等現(xiàn)象。 公司印章的銷毀由印章使用部門提出申請，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由使用部門和印章管理員共同銷毀。 二、分則 公司章只用于代表公司出具的文件或介紹信，包括部門代表公司對外出具的文件、簽署的合同， 發(fā)布的規(guī)章制度和獎懲決定，由部門經(jīng)理提出申請，總經(jīng)理批準后方可使用。 董事長和總經(jīng)理的簽名章只用于代表其本人意見的文件，信函和有關需要董事長和總經(jīng)理簽名 的