【文章內(nèi)容簡介】 對外簽訂銷售協(xié)議應(yīng)統(tǒng)一使用會議中心協(xié)議樣式文本。 根據(jù)具體情況填寫協(xié)議內(nèi)容，銷售人員簽字認(rèn)可。 銷售協(xié)議必須由部門經(jīng)理簽字 認(rèn)可，并加蓋部門合同專用章。 銷售協(xié)議由部門統(tǒng)一保存，存放于部門專用資料柜，以便檢索查詢。 銷售人員簽訂協(xié)議后，交文員處，由文員錄入電腦。 （二）流程 外 簽 協(xié) 議 填 寫 內(nèi) 容 簽 字 確 認(rèn) 加 蓋 公 章 部 門 存 檔 （三）表格 20 市場部外簽協(xié)議登記表 HYSCJL008 外簽協(xié)議客戶名單 序號 公司名稱 銷售 折扣 聯(lián)系人 聯(lián)系方式 傳真 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 21 15 16 17 三、銷售價(jià)格的制定與管理 （一）制度 價(jià)格的制訂是由市場部提出方案，該價(jià)格方案的制訂以全年預(yù)算額及上一年度銷售價(jià)格為基礎(chǔ)，參考周邊酒店的價(jià)格，將全年會議銷售價(jià)格分為淡季（每年的 1 月、 2 月、 3 月 和 12 月）、平季（ 6 月、 7 月、 8 月和 11 月）、旺季（ 4月、 5 月、 9 月、 10 月）；同時(shí)按照客源結(jié)構(gòu)的不同，分別制訂出協(xié)議公司價(jià)、會議中心協(xié)議價(jià)、團(tuán)隊(duì)價(jià)。市場部將該方案報(bào)總經(jīng)理批閱，總經(jīng)理審批后下發(fā)至財(cái)務(wù)部、服務(wù)部、物業(yè)部、餐飲部和總辦。 價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)一經(jīng)制定，市場部應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行該價(jià)格，該價(jià)格為最低價(jià)，銷售人員無權(quán)低于該價(jià)格，遇特殊情況需調(diào)整時(shí)，必須經(jīng)市場總監(jiān)同意，給各部門下發(fā)《訂會議室通知書》，并簽字認(rèn)可后，方可有效。 （二）流程 提 價(jià) 格 方 案 按 淡 旺 季 分 按 客 源 分下 發(fā) 各 部 門 報(bào) 總 經(jīng) 理 制 定 價(jià) 格 體 系 四、會議、宴會推銷 （一）制度 與客戶約定一個(gè)合適的日期、時(shí)間和見面地點(diǎn)，并于約定時(shí)間內(nèi)到達(dá)會議中心門口迎接客人。 預(yù)約之前，了解會議室或宴會廳的使用及預(yù)訂情況，以避免參觀時(shí)會場被占用，提前通知服務(wù)部人員將會場門打開。 22 引領(lǐng)客人進(jìn)入酒店，交換名片，詢問客人會議或宴會的規(guī)模，幫助客人挑選適合的會場或宴會廳。 沿途介紹會議中心設(shè)施、設(shè)備，如大廳、前臺、商務(wù)中心、中餐廳、西餐廳，以及菜品特點(diǎn)等。 進(jìn)入會場后，向客人介紹會場的擺設(shè)形式，以及所能容納的人數(shù)，會場場租，提供的設(shè)施設(shè)備，收費(fèi)項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)等。 耐心等待客人參觀，隨時(shí)解答客人 的詢問，以及會場布置的特殊要求。 離開會場后，可以請客人至大堂吧喝些飲料。 總結(jié)要點(diǎn)，以及客人感興趣的問題，詢問客人是否有合作的機(jī)會。 感謝客人的光臨，并親自將客人送至門口。 寫出銷售報(bào)告，做好記錄，隨時(shí)跟進(jìn)，為下一步的合作做好計(jì)劃。 （二）流程 詢 問 信 息了 解 各 會 議 室 及 宴 會 廳 使 用 情 況預(yù) 約 客 戶介 紹 會 議 中 心解 答總 結(jié)歡 送做 好 記 錄部 門 存 檔 五、銷售人員客戶出現(xiàn)欠款處理 （一）制度 一、政府及公司掛帳： 政府單位及公司掛帳首先必須經(jīng)過總監(jiān)同意，總監(jiān)同意后該單位出具公函注明可簽單人姓名、結(jié)算方式等，加蓋單位公章。 同會議中心 簽訂協(xié)議書。 訂會議室或用餐掛帳必須以傳真形式通告會議中心，有關(guān)銷售人員將傳真復(fù)印交財(cái)務(wù)部一份，留檔一份，由銷售人員保留至結(jié)清賬款。 以上公函、協(xié)議書交財(cái)務(wù)部一份，留檔一份，留檔文件交市場部文員保存。 銷售人員要關(guān)心掛賬單位的掛帳情況，負(fù)責(zé)督促賬款的回收。 二、旅行社掛帳： 凡要求掛帳的旅行社必須經(jīng)過總監(jiān)同意，總監(jiān)同意后該旅行社簽署信貸協(xié)議， 23 加蓋旅行社公章（不可使用部門章）。 簽定團(tuán)隊(duì)協(xié)議書。 訂會議室或用餐掛帳必須以傳真形式通告會議中心，有關(guān)銷售人員將傳真復(fù)印交財(cái)務(wù)部一份，留檔一份 。 信貸協(xié)議、團(tuán)隊(duì)協(xié)議書交財(cái)務(wù)部一份，留檔一份，留檔文件交市場部文員保存。 關(guān)心掛帳單位的掛帳情況，協(xié)助財(cái)務(wù)部督促賬款的回收。 （二）流程 領(lǐng) 導(dǎo) 批 準(zhǔn) 出 公 函 蓋 公 章 雙 方 簽 訂 協(xié) 議 書存 檔督 促 賬 款 回 收 （三） 表格 預(yù)開發(fā)票申請單 申請人 申請日期 開票單位名稱 消費(fèi)金額 開票金額 費(fèi)用名稱 客戶聯(lián)系人 市場部經(jīng)理： 聯(lián)系方式 預(yù)開發(fā)票申請單 申請人 申請日期 開票單位名稱 24 開票金額 費(fèi)用名稱 客戶聯(lián)系人 聯(lián)系方式 市場部經(jīng)理： 開票人： 短期掛賬擔(dān)保申請單 HYSCJL009 申請日期 付款日期 總金額 公司名稱 姓名 職務(wù) 聯(lián)系電話 消費(fèi)說明 （如：會議室／餐飲／宴會等） 掛賬原因 會議中心擔(dān)保人 姓名 部門 批準(zhǔn)人 市場部經(jīng)理 總經(jīng)理 程序說明：本申請表格在得到確認(rèn)許可后，需在客人離店前交于各相關(guān)消費(fèi)區(qū)域，前廳接待或各區(qū)域收銀員應(yīng)在此表格后同時(shí)附上客人的賬單。 1） 擔(dān)保人有責(zé)任及時(shí)追回所擔(dān)保之賬務(wù)。如果該賬務(wù)轉(zhuǎn)為壞賬，則擔(dān)保人要負(fù)責(zé)全額賠償。（賬務(wù)壞賬是指在此基礎(chǔ)上 90 天內(nèi)無法到賬之賬務(wù)） 2） 只有市場部經(jīng)理有權(quán)批準(zhǔn)市場部的短期掛賬申請。 3） 只有總經(jīng)理有權(quán)批準(zhǔn)其他部門的短期掛賬申請。 25 一、會議預(yù)訂 （一） 制度 客戶初步確認(rèn)會議意向，草簽《會議協(xié)議書》。 與客戶詳細(xì)洽談會議安排，確認(rèn)使用餐飲、會場等設(shè)施。 簽訂正式的《會議協(xié)議書》，經(jīng)市場總監(jiān)簽字，及客戶簽字蓋章后生效，并支付訂金。 填寫《會場及用餐細(xì)則》，包括會議名稱，單位名稱，人數(shù)，會議日程，用餐情況及會議地點(diǎn)，需要準(zhǔn)備的設(shè)施及設(shè)備等，如有特殊要求應(yīng)在備注欄里注明。 市場部由專人負(fù)責(zé)在整個(gè)會議過程中保持與客戶會務(wù)組及會議中心各部門溝通，隨時(shí)協(xié)調(diào)會議順利進(jìn)行。 會議結(jié)束前市場部協(xié)助財(cái)務(wù)部收銀員核對賬目無誤后通知客戶會務(wù)組結(jié)賬。 拜訪會務(wù)組了解整個(gè)會議過程中客 人的意見和建議，歡送客人離店。 做好會議接待記錄，將整個(gè)會議接待資料存檔。 （二）流程 第四篇：會議、宴會管理類 26 會議預(yù)訂流程圖 確認(rèn)會議 規(guī)模 確認(rèn)用餐標(biāo)準(zhǔn)及會議室情況 簽訂會議協(xié)議，交訂金 填寫宴會通知單，下發(fā)至相關(guān)部門 與 相 關(guān) 部門協(xié)調(diào) 檢查會議安排情況 與財(cái)務(wù)部對帳，結(jié)帳 會議資料存檔 27 二、與各部門工作聯(lián)系 （一）制度 ① 為加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與各職能部門的聯(lián)系，使公司的各項(xiàng)管理工作順利進(jìn)行 ,特制定本制度。 ② 每日督促檢查本部門工作，了解基層情況，積極參加公司例會，加強(qiáng)內(nèi)部溝通與聯(lián)系，充分發(fā)揮職能作用。 ③ 公司各級主管經(jīng)理在遇到有關(guān)問題、意見、請求與建議時(shí) ，在本部門、本級主管不能解決時(shí)應(yīng)及時(shí)與行政人事部聯(lián)系，由行政人事部協(xié)調(diào)解決。 ④ 各部門因職能部門分工不同，在進(jìn)行本部門工作時(shí)需用另一部門協(xié)助或處理時(shí)應(yīng)與該部門聯(lián)系，請求部門應(yīng)填寫工作聯(lián)系單，將需要聯(lián)系部門名、聯(lián)系事宜主題、聯(lián)系事宜具體描述、部門意見詳細(xì)填寫發(fā)給聯(lián)系部門。 ⑤ 被聯(lián)系部門接到工作聯(lián)系單后，對聯(lián)系事宜所描述的各類問題、請求、意見或建議，應(yīng)積極處理，經(jīng)部門經(jīng)理審閱后，屬于本部門權(quán)限、職責(zé)范圍應(yīng)在兩日內(nèi)向請求部門、提出人予以明確回復(fù)，對未采納或未批準(zhǔn)內(nèi)容要要闡述原因。 ⑥ 對于聯(lián)系事宜的內(nèi)容超過聯(lián) 系部門的批準(zhǔn)權(quán)限，需要向總經(jīng)理或總經(jīng)理助理批準(zhǔn)的應(yīng)及時(shí)報(bào)請，在三日內(nèi)向請求部門、提出人予以明確回復(fù)，對未采納或未批準(zhǔn)內(nèi)容要要闡述原因。 ⑦ 對于聯(lián)系事宜的內(nèi)容不屬于聯(lián)系部門的職責(zé)范圍，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交具有處理聯(lián)系事宜內(nèi)容職責(zé)權(quán)限的部門，應(yīng)在半日內(nèi)轉(zhuǎn)出。 ⑧ 部門聯(lián)系事宜回復(fù)的方式：填寫部門聯(lián)系單回執(zhí)；直接與請求部門經(jīng)理、提出人聯(lián)系；直接由公司發(fā)文通知批準(zhǔn)或未被批準(zhǔn)、采納或未被采納。 （二）流程 填 寫 內(nèi) 容 接 單 時(shí) 間 及 日 期 簽 字 確 認(rèn)送 達(dá) 各 部 門 （三） 單據(jù) 28 工作單 HYSCJL011 工作單號： 創(chuàng)建日期： 月 日 日期 時(shí)間 地點(diǎn) 活動類型 擺臺方式 預(yù)計(jì)人數(shù) 保證人數(shù) 菜單：無 服務(wù)部： □ 課桌式 □ 劇院式 □ 回型 □ 其他 □ 簽到 臺 □ 礦泉水 瓶 □ 茶 水 位 □ 紙筆 套 其他： 酒水：無 指路牌內(nèi)容： 賬單備注：無 物業(yè)部 □ 綠植 、鮮花 數(shù)量： □ 紅地毯 工程部： □ 麥克風(fēng) 個(gè) □ 西門 LED屏 時(shí)間： □ 投影儀 用電需求： 保安部： 停車場： 保潔部： 行政人事部： □ 禮儀 名 其他 財(cái)務(wù)部 服務(wù)部 物業(yè)部 行政部 公司名稱 : 公司地址 ： 聯(lián) 系 人 ： 電 話 ： 聯(lián)系人： 聯(lián)系方式： 負(fù) 責(zé)：