項目合同證據資料管理辦法(編輯修改稿)
2025-01-23 05:07 本頁面
【文章內容簡介】 各部門應將對外信函往來的送達證據妥善保管，在相關合同履行完畢后 及時移交合同管理人員。 ⑼ 每份合同履行完畢后，項目部主責部門應填寫《合同履行完結信息表》，由經理簽字后，交合同管理人員與合同資料一同保存。 ⑽ 項目部各部門需使用已收集保存的合同證據資料的，應由經理同意后復印使用。若需使用原件的，須經理同意并辦理使用登記手續(xù)后，方可將原件帶走使用。 ⑾ 合同管理人員應對合同證據資料的外借嚴格管理，建立使用登記制度，注明歸還時間，由使用人簽字。并督促使用人及時歸還借用資料。 ⑿ 各項目部合同管理人員工作調動或因故離職，必須將本人所管理的合同證據資料全部移交給接替人員。 ⒀ 合同管理人員在交接前應做好以下工作： —— 現有合同資料收集齊全、保管完好。 —— 合同臺帳記錄齊全、明晰。 —— 對因故尚未收集的資料以及其他未了事項作出書面材料。 —— 制作交接清單。 ⒁ 接替人員根據交接清單清點移交資料，確認無誤后，由移交人員與接替人員簽認交接清單。 ⒂ 接替人員應妥善保管交接清單，并負責繼續(xù)辦理未了事項。 移交歸檔 ⑴ 項目完工后，合同管理人員應將合同證據資料按照本辦法第十二條的分類，以及竣工資料的標準裝訂成卷。 ⑵ 每份合同應按照簽訂、履行、變更、違約、解除、終止的順序裝訂，使每 份合同資料形成完整體系。 ⑶ 合同管理人員應編制移交清單，對于未履行完畢以及存在或可能存在爭議的合同，應作出書面材料予以說明。經理應在移交清單及書面材料上簽字確認。 ⑷ 合同證據資料在符合以下要求時方可向公司法律事務部移交歸檔： —— 移交的資料裝訂符合要求，每卷附有目錄。 —— 移交資料中有合同臺帳以及業(yè)務部門的移送清單。 —— 移交清單以及未了事務說明書中應有經理簽字。 ⑸ 公司檔案管理人員根據移交清單對移交資料核實無誤后，由移交雙方簽認移交清單。 ⑹ 本辦法要求移交的合同資料的原件在已移交的竣工資料、財務檔 案資料中存在的，可不另行移交，但應在移交其他合同資料時提交公司相關檔案管理人員確認的詳細清單。 ⑺ 合同證據資料自移交公司歸檔后，保存年限為 8年。保存期滿后，由公司證據管理人員填寫《合同證據資料銷毀審批表》，由主管領導審批后進行銷毀。 5 責任追究 ⑴ 經理作為合同證據資料管理的第一責任人，對合同資料收集的完整性、真實性承擔領導責任。 項目合同證據資料管理辦法 ⑵ 合同管理人員對合同證據資料收集的完整性、真實性承擔責任。 ⑶ 項目部各主責部門對各自業(yè)務范圍內合同證據資料收集的完整性、真實性承擔直接責任。 ⑷ 若因項目部移交歸檔的合同 證據資料不完備、不真實，給公司造成損失的，追究相關人員的行政責任及經濟責任。 ⑸ 合同管理人員在合同證據資料管理過程中，未經經理同意私自復印外傳、交外單位人員傳遞合同資料，或泄露合同簽訂以及履行情況，給公司造成經濟損失的，將追經直接責任人的相關責任。 ⑹ 對依照本辦法應追究有關人員責任的，公司將依據《中鐵一局四公司員工獎懲管理辦法》及《中鐵一局集團有限公司責任追究暫行辦法》追究有關人員的行政責任和經濟責任。 6 附則 ⑴ 本辦法實施后，新開工項目以及在建項目應按照本辦法執(zhí)行。 ⑵ 已完工但未向公司移交檔案資 料的項目，參照本辦法執(zhí)行。 ⑶ 本辦法由公司法律事務部負責解釋。 ⑷ 本辦法自公布之日起實施。項目合同證據資料管理辦法 項目與公司業(yè)務接口表 序號 制
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