項(xiàng)目合同證據(jù)資料管理辦法(編輯修改稿)
2025-01-23 05:07 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 各部門應(yīng)將對(duì)外信函往來的送達(dá)證據(jù)妥善保管，在相關(guān)合同履行完畢后 及時(shí)移交合同管理人員。 ⑼ 每份合同履行完畢后，項(xiàng)目部主責(zé)部門應(yīng)填寫《合同履行完結(jié)信息表》，由經(jīng)理簽字后，交合同管理人員與合同資料一同保存。 ⑽ 項(xiàng)目部各部門需使用已收集保存的合同證據(jù)資料的，應(yīng)由經(jīng)理同意后復(fù)印使用。若需使用原件的，須經(jīng)理同意并辦理使用登記手續(xù)后，方可將原件帶走使用。 ⑾ 合同管理人員應(yīng)對(duì)合同證據(jù)資料的外借嚴(yán)格管理，建立使用登記制度，注明歸還時(shí)間，由使用人簽字。并督促使用人及時(shí)歸還借用資料。 ⑿ 各項(xiàng)目部合同管理人員工作調(diào)動(dòng)或因故離職，必須將本人所管理的合同證據(jù)資料全部移交給接替人員。 ⒀ 合同管理人員在交接前應(yīng)做好以下工作： —— 現(xiàn)有合同資料收集齊全、保管完好。 —— 合同臺(tái)帳記錄齊全、明晰。 —— 對(duì)因故尚未收集的資料以及其他未了事項(xiàng)作出書面材料。 —— 制作交接清單。 ⒁ 接替人員根據(jù)交接清單清點(diǎn)移交資料，確認(rèn)無誤后，由移交人員與接替人員簽認(rèn)交接清單。 ⒂ 接替人員應(yīng)妥善保管交接清單，并負(fù)責(zé)繼續(xù)辦理未了事項(xiàng)。 移交歸檔 ⑴ 項(xiàng)目完工后，合同管理人員應(yīng)將合同證據(jù)資料按照本辦法第十二條的分類，以及竣工資料的標(biāo)準(zhǔn)裝訂成卷。 ⑵ 每份合同應(yīng)按照簽訂、履行、變更、違約、解除、終止的順序裝訂，使每 份合同資料形成完整體系。 ⑶ 合同管理人員應(yīng)編制移交清單，對(duì)于未履行完畢以及存在或可能存在爭議的合同，應(yīng)作出書面材料予以說明。經(jīng)理應(yīng)在移交清單及書面材料上簽字確認(rèn)。 ⑷ 合同證據(jù)資料在符合以下要求時(shí)方可向公司法律事務(wù)部移交歸檔： —— 移交的資料裝訂符合要求，每卷附有目錄。 —— 移交資料中有合同臺(tái)帳以及業(yè)務(wù)部門的移送清單。 —— 移交清單以及未了事務(wù)說明書中應(yīng)有經(jīng)理簽字。 ⑸ 公司檔案管理人員根據(jù)移交清單對(duì)移交資料核實(shí)無誤后，由移交雙方簽認(rèn)移交清單。 ⑹ 本辦法要求移交的合同資料的原件在已移交的竣工資料、財(cái)務(wù)檔 案資料中存在的，可不另行移交，但應(yīng)在移交其他合同資料時(shí)提交公司相關(guān)檔案管理人員確認(rèn)的詳細(xì)清單。 ⑺ 合同證據(jù)資料自移交公司歸檔后，保存年限為 8年。保存期滿后，由公司證據(jù)管理人員填寫《合同證據(jù)資料銷毀審批表》，由主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。 5 責(zé)任追究 ⑴ 經(jīng)理作為合同證據(jù)資料管理的第一責(zé)任人，對(duì)合同資料收集的完整性、真實(shí)性承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。 項(xiàng)目合同證據(jù)資料管理辦法 ⑵ 合同管理人員對(duì)合同證據(jù)資料收集的完整性、真實(shí)性承擔(dān)責(zé)任。 ⑶ 項(xiàng)目部各主責(zé)部門對(duì)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同證據(jù)資料收集的完整性、真實(shí)性承擔(dān)直接責(zé)任。 ⑷ 若因項(xiàng)目部移交歸檔的合同 證據(jù)資料不完備、不真實(shí)，給公司造成損失的，追究相關(guān)人員的行政責(zé)任及經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 ⑸ 合同管理人員在合同證據(jù)資料管理過程中，未經(jīng)經(jīng)理同意私自復(fù)印外傳、交外單位人員傳遞合同資料，或泄露合同簽訂以及履行情況，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，將追經(jīng)直接責(zé)任人的相關(guān)責(zé)任。 ⑹ 對(duì)依照本辦法應(yīng)追究有關(guān)人員責(zé)任的，公司將依據(jù)《中鐵一局四公司員工獎(jiǎng)懲管理辦法》及《中鐵一局集團(tuán)有限公司責(zé)任追究暫行辦法》追究有關(guān)人員的行政責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 6 附則 ⑴ 本辦法實(shí)施后，新開工項(xiàng)目以及在建項(xiàng)目應(yīng)按照本辦法執(zhí)行。 ⑵ 已完工但未向公司移交檔案資 料的項(xiàng)目，參照本辦法執(zhí)行。 ⑶ 本辦法由公司法律事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。 ⑷ 本辦法自公布之日起實(shí)施。項(xiàng)目合同證據(jù)資料管理辦法 項(xiàng)目與公司業(yè)務(wù)接口表 序號(hào) 制
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