【文章內(nèi)容簡介】 采購 部作業(yè)指導書 第 13 頁 共 27 頁 任務 : 采購后續(xù)跟進服務流程與規(guī)范 （ 9） 部門 : 采購部 服務程序 服務規(guī)范 （ 1）采購部經(jīng)理制定酒店采購活動的后續(xù)跟進工作規(guī)范，報決總經(jīng)理審批 （ 2）總經(jīng)理審批通過后，各采購員學習并執(zhí)行酒店采購活動的后續(xù)跟進工作規(guī)范 （ 1）采購訂單的跟催：訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫 （ 2）采購訂單取消 ① 如因某種原因，酒店需要取消已發(fā)出的訂單，供應商可能提出取消的賠償，所以采購部必須預先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行的解決方法，以便報叫經(jīng)理作出決定 ② 如因某種原因，供應商取消把酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應商并立即通知需求部門，要求原供應商賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟損失 （ 3） .若供應商違反合同，采購部則要按合同上載明的詳細細則進行處理 （ 4） .將所有供應商名片、報價單、合同等資料進行分類歸檔備查，同時每天將采購員自購物品價格信息錄入采購部價格信息庫 （ 5） .凡未能按時、按量采購所需 物品并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，采購部需填寫采購交貨延遲檢討表，說明原因及跟進情況并呈總經(jīng)理批示 、存檔 （ 1）在酒店采購活動的后續(xù)跟進工作規(guī)范的執(zhí)行過程中，采購主管向采購員、供應商征求對有關(guān)規(guī)范的意見和建議 （ 2）采購主管將意見和建議匯總，匯報給采購部經(jīng)理 （ 3）采購部經(jīng)理根據(jù)反饋意見對酒店采購活動的后續(xù)跟進工作規(guī)范進行修訂，報總經(jīng)理審批后存檔 后續(xù)跟進 制訂跟進規(guī)范 修訂、存檔 采購 部作業(yè)指導書 第 14 頁 共 27 頁 任務 : 物資請購服務流程與規(guī)范（ 10） 部門 : 采購部 服務程序 服務流程 1．制定物資請購管理辦法 （ 1）采購部經(jīng)理結(jié)合酒店的實際情況制定酒店物資請購管理辦法，報酒店總經(jīng)理審批 （ 2）總經(jīng)理審批同意后，酒店各部門按照管理辦法進行物資的請購 2．新增物品的請購 （ 1）若部門想添置新物品，部門經(jīng)理應撰寫新增物品申請報告，經(jīng)財務部審核后，報總經(jīng)理審批 （ 2）總經(jīng)理審批同意后，部門經(jīng)理填寫采購申請表，表中要說明采購物品的名稱、數(shù)量、需求日期、預算金額等，連同申請報告送交采購部 （ 3）采購部經(jīng)理審核同意后，按采購申請表上的要求，制訂新增物品采購計劃，報總經(jīng)理審批 （ 4）采購主管組織采購員按照新增物品采購計劃進行采購 3．更新替換舊物品的請購 （ 1）若部門欲更新替換舊物品，部門經(jīng)理應先填寫一份物品報損報告，經(jīng)財務部審核后，報酒店總經(jīng)理審批 （ 2）總經(jīng)理審批同意后，填寫采購申請表（包括物品的名稱和規(guī)格、最近一次訂貨單價、最近一次訂貨數(shù)量、提供本次訂貨數(shù)量建議等內(nèi) 容），連同物品破損報告送交采購部 （ 3）采購部經(jīng)理審核同意后，按采購申請表上的要求，制訂更新替換舊物品的采購計劃，報總經(jīng)理審批 （ 4）總經(jīng)理審批同意后，采購主管組織采購員按照采購計劃進行采購 更新 替換請購 新增物品的請購 補倉物品請購 制定請購辦法 更新替換請購 新增物品的請購 補倉物品請購 制定請購辦法 采購 部作業(yè)指導書 第 15 頁 共 27 頁 任務 : 食品采購服務流程與規(guī)范 （ 11） 部門 : 采購部 服務程序： 服務流程 1．制訂食品采購計劃 （ 1）采購部經(jīng)理根據(jù)酒店營業(yè)計劃和餐飲部的采購申請編制食品年度、季度、日采購計劃，經(jīng)財務部經(jīng)理審核后，報酒店總經(jīng)理審批 （ 2）總經(jīng)理審批同意后，采購主管組織餐飲采購員實施食品年度、季度、日采購計劃 2．選擇供應商 （ 1）餐飲采購員應根據(jù)采購計劃的要求，進行市場調(diào)研，選擇 3～ 5家供應商，向其詢價 （ 2）收到報價后，采購主管組織專家成立評價小組，比較供應商所提供食品的質(zhì)量和價格，最終確定一個質(zhì)量好、價格低的供應商 （ 3）采購主管與供應商就采購事宜進行談判后簽訂合同，報采購部經(jīng)理、財務部經(jīng)理、總經(jīng)理審批 ① 對于年 度采購任務，采購主管需同供應商簽訂采購合同，注明品名、規(guī)格、等級、數(shù)量、價格、交貨方式、交貨批量、驗收標準、付款方式等具體條款 ② 對于季度采購任務，指采購冰凍海、河等產(chǎn)品，因這些食品季節(jié)性強，只能進行批量采購。采購時，應同供應商簽訂合同，注明品名、規(guī)格，以及數(shù)量、單價、金額、交貨方式、交貨地、交貨期以及驗收、付款等具體條款 ③ 對于日采購計劃，指采購 蔬菜 、 魚類、肉 類等鮮活產(chǎn)品。采購主管同供應商簽訂采購合同，注明品名、規(guī)格、等級、數(shù)量、價格、每天的交貨時間、驗收標準、付款方式等具體條款 （ 4）進行大批量或高檔食品及原料采購時，采購部經(jīng)理應親自參與采購工作，對質(zhì)量、價格加以控制 選擇供應商 制訂采購計劃 實施采購 驗收、結(jié)算 采購 部作業(yè)指導書 第 16 頁 共 27 頁 3．實施采購 （ 1）采購員根據(jù)電腦上采購申請表的品種、數(shù)量，在電腦訂貨單上輸入價格，然后通知供應商按指定日期送貨 （ 2）對于特定的進口食品、數(shù)量或金額大的訂貨計劃，根據(jù)使用部門的要求，上報總經(jīng)理批準后才可訂貨 （ 3）各部門的急需購買申請，使用部門須先文字通知采購員，后將需訂貨的品種、數(shù)量輸入電腦，采購員以電腦采購申請表為準，按定價輸入電腦并馬上落實購買 （ 4）在采購過程中，為使自己處于主動地位，采購部應盡可能在事先取得經(jīng)餐飲部認可的食品樣品后，支付供應商最少量定金。待符合樣品原料全部到貨后，再支付一定比例的貨款并留有一定數(shù)額的尾款，以防原料中有不符合樣品的原料夾帶 4．驗收、結(jié)算 （ 1）食品采購后，直接進廚房的由收貨員配合廚師長或其指定人員進行驗收；入庫的由收貨員和倉管員一起驗收 （ 2）驗收合格后，采購員將采購申請表、訂單和驗收單等交給財務部，由財務部與供應商結(jié)算 （ 2）若在驗收時，發(fā)現(xiàn)食品同采購計劃中的品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量不符，采購員應與供應商聯(lián) 系，及時辦理退貨、換貨手續(xù) 采購 部作業(yè)指導書 第 17 頁 共 27 頁 任務 : 物品采購服務流程與規(guī)范 （ 12） 部門 : 采購部 服務程序： 服務流程 1．制訂物品采購計劃 （ 1）采購部經(jīng)理根據(jù)酒店營業(yè)計劃和相關(guān)部門的采購申請制訂物料年度、月度和臨時采購計劃，報財務部經(jīng)理、酒店總經(jīng)理審批 （ 2）財務部經(jīng)理、總經(jīng)理審批同意后，采購主管組織物品采購員實施物品年度、月度和臨時采購計劃 2．選擇供應商 （ 1）物品采購員應根據(jù)采購計劃的要求，進行市場調(diào)研，選擇 3～ 5家供應商，向其詢價