【文章內(nèi)容簡介】 會議紀要由辦公室統(tǒng)一格式和編號。 業(yè)務(wù)專題會 會議時間：不定期召開，具體時間由主管副經(jīng)理確定。 參加人員：主管副總經(jīng)理、其它相關(guān)人員 主持：副總經(jīng)理 會議內(nèi)容：詳細內(nèi)容另行通知 會后形成《東莞市 XX混凝土有限公司業(yè)務(wù)專題會會議紀要》。會議紀要首先應(yīng)注明專題內(nèi)容，由主管領(lǐng)導(dǎo)確定會議紀要分發(fā)部門或人員。 東莞市 XX 混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論稿） 文件名稱 會議管理規(guī)定 文件頁數(shù) 第 13 頁 /共 20 頁 文件編號 GC/AM/003 文件版本 A/01 修訂狀態(tài) 0 次 編 制 審 核 批 準 會議紀要由辦公室統(tǒng)一格式 和編號。 全體員工會 會議時間：每季度召開一次，具體時間另行通知 參加人員：總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理、副總經(jīng)理、全體員工 主持：總經(jīng)理 記錄：辦公室負責人 會議內(nèi)容： ? 部門工作情況介紹； ? 傳達公司有關(guān)精神； ? 安排總結(jié)下階段工作； ? 其它相關(guān)內(nèi)容。 會議地點：會議室 會后形成《東莞市 XX混凝土有限公司員工大會會議紀要》。會議記要分發(fā)到總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門。 會議紀要由辦公室統(tǒng)一格式和編號。 年會 會議時間 :每年春節(jié)前召開一次 ,具體時間另行通知 參加人員：總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理 、副總經(jīng)理、全體員工 主持：總經(jīng)理 記錄：辦公室負責人 會議內(nèi)容： ? 部門工作情況總結(jié)； ? 表彰先進工作者； ? 聯(lián)歡； ? 其它相關(guān)內(nèi)容。 會后形成《東莞市 XX混凝土有限公司年會會議紀要》。會議紀要分發(fā)到總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門。 業(yè)務(wù)競賽會 會議時間：不定期召開，具體時間由辦公室商總經(jīng)理確定 參加人員：總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理、付總經(jīng)理、全體員工 主持：由總經(jīng)理指定 東莞市 XX 混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論稿） 文件名稱 會議管理規(guī)定 文件頁數(shù) 第 14 頁 /共 20 頁 文件編號 GC/AM/003 文件版本 A/01 修訂狀態(tài) 0 次 編 制 審 核 批 準 會議內(nèi)容： ? 創(chuàng)新競賽； ? 合理化建議競賽； ? 其它相關(guān)內(nèi)容。 會議地點：待定 會后形成《東莞市 XX混凝土有限公司業(yè)務(wù)競賽會 會議紀要》。會議紀要分發(fā)總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門 對業(yè)務(wù)競賽的優(yōu)勝者給予精神和物質(zhì)獎勵，具體辦法另行確定。 理論研討會 會議時間：不定期召開，具體時間由辦公室商有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定 參加人員：根據(jù)具體情況另行確定 主持：另行確定 會議內(nèi)容：待定 會后形成《東莞市 XX混凝土有限公司理論研討會會議紀要》。會議紀要分發(fā)到總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門 會議通知 以上會議由辦公室負責通知 會議紀律 ? 與會人員接到會議通知后，應(yīng)預(yù)先安排好工作，按會議時間、地點準時出席會議 。 ? 與會人員如因其它公務(wù)不能出席會議或遲到，應(yīng)事先向會議主持人請假。 ? 根據(jù)會議內(nèi)容要求，與會人員應(yīng)預(yù)先做好資料、文件及發(fā)言準備。 ? 會議前，各相關(guān)單位應(yīng)督促與會人員準時到會。 ? 會議進行中，與會人員如需處理緊急事項，應(yīng)向會議主持人請假。 ? 參加重要會議人員要嚴守會議秘密，不準向無關(guān)人員隨意談?wù)摃h內(nèi)容。 3. 記錄 表式： AM3001 《會議通知表》 表式： AM3002 《會議議案提交程序單》 表式： AM3003 《會議簽到表》 表式： AM3004 《會議紀要》 東莞市 XX 混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論 稿） 文件名稱 目 錄 文件頁數(shù) 第 14 頁 /共 27 頁 文件編號 GC/AM/000 文件版本 A/01 修訂狀態(tài) 0 次 編 制 審 核 批 準 東莞市 混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論稿）文件名稱 文件、資料管理規(guī)定 文件頁數(shù) 第 15 頁 /共 20 頁 文件編號 GC/AM/004 文件版本 A/01 修訂狀態(tài) 次編 制 審 核 批 準 文件、資料管理規(guī)定 1． 工作流程 2． 總則 公司的文件、資料實行分級管理，辦公室對外收文、內(nèi)發(fā)文負責總管理，各部門資料員負責涉及本部門的文件資料的管理工作。文件主經(jīng)辦人員有責任將文件涉及的相關(guān)資料收集齊全，妥善保管。人員調(diào)動時，應(yīng)將個人保管的文件資料向部門移交，任何人員不得隨便丟棄文件資料。 3． 收文管理 辦公室負責公司外來文件的簽收工作。收到公文后，辦公室要先 對文件資料進行登記、編號，然后呈公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱或交相關(guān)部門處理。 電子文件資料要視其內(nèi)容及時發(fā)送到公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的信箱。重要的事項應(yīng)提醒領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員及時批閱、閱處。 文件經(jīng)總經(jīng)理、副總經(jīng)理閱批后，需有關(guān)部門辦理的，由辦公室做好記錄并負責將文件資料送交相關(guān)部門專（兼）職資料員，各部門資料員做好登記工作后，交有關(guān)人員辦理并負責督促及時閱處。 各部門閱處的文件，應(yīng)及時處理，傳閱的文件在各部門停留時間最長不得超過兩天，需辦理的文件在部門停留時間一般不超過一周。辦文時間較長或較重要的文 件，辦文部門可將文件復(fù)印留存，原件退辦公室。 文件閱后應(yīng)簽字，不能橫傳，已辦理完畢的應(yīng)附簡單說明退辦公室。 各部門收到的外來文件和本部門形成的文件資料等，可由各部門資料員進行登記、保管。涉及其他部門的外來文應(yīng)交辦公室登記。 收文管理 外來文件、信函及資料 辦公室 簽收登記 送領(lǐng)導(dǎo)批閱 辦公室 摘錄批示內(nèi)容 發(fā) 文管理 外來文件、信函及資料交回辦公室保管文件 送相關(guān)人員閱辦 分送相關(guān)部門 /資料員登記 文件擬稿 征求意見、定稿 部門經(jīng)理審核 填文件簽發(fā)頁 主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 經(jīng)辦部門打印 /蓋章 /填寫發(fā)送單位 辦公室發(fā)送 /存檔 辦公室編號、登記 東莞市 XX 混凝土有限公司 手冊名稱 管理制度手冊（討論稿） 文件名稱 文件、資料管理規(guī)定 文件頁數(shù) 第 16 頁 /共 20 頁 文件編號 GC/AM/004 文件版本 A/01 修訂狀態(tài) 0 次 編 制 審 核 批 準 涉及密級的文件須妥善保管，并在辦公室閱辦。閱辦人要注意文件的安全、保密、完整、避免遺失。不得私自帶回家中或轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、抄錄。 凡能通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、傳遞的文件資料，應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、傳遞。所有工作人員每天都應(yīng)查看個人信箱，以便及時閱知、處理 有關(guān)事宜。 4．發(fā)文管理 辦公室負責公司發(fā)文的管理工作，文件編號由辦公室統(tǒng)一編號。行文格式、標準執(zhí)行國家及公司相應(yīng)的行文規(guī)定。 公司發(fā)文種類及適用范圍分為： 。文號： XX字 [ ]XX號 適用于發(fā)布公司重要的決定、通知：轉(zhuǎn)發(fā)帶有普遍指導(dǎo)意義的上級文件，向公司系統(tǒng)外的主管單位請示有關(guān)問題，辦理申請，批轉(zhuǎn)、批復(fù)的下級必要的請示、報告等。 部門發(fā)文。文號： XXX字 [ ]XX號 適用于通知、發(fā)布、批復(fù)各部職責范圍之內(nèi)的業(yè)務(wù)事項，轉(zhuǎn)達發(fā)上級業(yè)務(wù)主管部門 的文件，催要有關(guān)重要情況、材料、報表以及聯(lián)系工作等。 各部門文號：辦公室 XX辦字 生產(chǎn)部 XX生字 營銷部 XX營字 財務(wù)部 XX財字 試驗室 XX試字 便函。文號： XX便字 [ ]XX號 適用于不相隸屬關(guān)系單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。 報告。 適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出建議，或答復(fù)有關(guān)的詢問。 “白頭文”適用于不便或不必正式行文而又需公司領(lǐng)導(dǎo)批示、批復(fù)或有關(guān)部門閱知的事項。 會議紀要。適用于記載、傳達會議情況和決定事項。 其它公文。保函、授權(quán)書、證明等。 行文要求 各部門發(fā)文時應(yīng)按辦公室提供的公文模版行文。正式行文的文件用紙采用 A4 型紙。文件標題采用加粗宋體 2號或小 2號字，文號及正文采用仿宋 3號字。