【文章內(nèi)容簡介】 ∨ ） 32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ∨ ） 33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受， 否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ） 35．上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ） 36．文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。“做過某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（ ） 37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ） 38．假如對 方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（ ∨ ） 39．拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ∨ ） 40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（ ∨ ） 42．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間 。 （ ∨ ） 43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ） 44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ ∨ ） 45．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ∨ ） 46． 交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。 （ ∨ ） 47．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（ ） 48． 不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。 （ ∨ ） 49．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。 （ ） 50．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（ ） 51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。（ ∨ ） 52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。 （ ） 53．口頭語言視時間、場合、對象的不同 而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。 （ ） 54．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ ） 56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ） 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） 58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。 （ ） 59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ） 60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（ ） 61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。（ ） 62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（ ） 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn) 生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ∨ ） 64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ∨ ） 66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。（ ） 67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ） 68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處 理完畢的文件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（ ） 三、簡答題 1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運用受意方法？ 受意：是指文員接受和領(lǐng)會上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項： —— 用心傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時實施。 2．文員進言是指什么 ?進言具有什么作用 ?方法和要求是什么？ P36— 37 進言 :是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進關(guān)系作用。進言的方法和要求：⑴適事 ⑵適時 ⑶ 適地 ⑷適度 3．來信受訪的范圍包括哪些 ?受理與處理的程序和基本要求是什么？ (1)受理的范圍是 :國家機關(guān) ,主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來的信件 。職工 ,群眾直接給機關(guān) ,單位領(lǐng)導(dǎo)的信件 . (1 分 ) (2)及時拆封 .拆封時 ,不要損壞郵票 ,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方 .對急信 ,要信 ,或有過激言語的來信 ,要處理及時 ,報告上司 ,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理 .拆開后在裝訂時 ,信紙在前 ,信封在后 ,要一并裝訂 . (2 分 ) (3)認(rèn)真閱讀 .把握信中的主要內(nèi)容 ,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點 ,或在信紙的空白處注明 參閱某卷宗 39。39?；?可與前信印證 等 .提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料 . (2 分 ) (4)逐項登記 .用鋼筆將寫信人的姓名 ,職業(yè) ,單位或住址 ,寫信時間 ,收發(fā)日期 ,主要內(nèi)容 ,要求 ,收信單位 (人 )以及承辦后的情況 ,結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載 ,便于統(tǒng)計 ,查找和催辦 . (1分 ) (5)認(rèn)真處理 .處理信伺 :應(yīng)該按照 分級負責(zé) ,歸口辦理 的原則 ,進行轉(zhuǎn)辦 ,交辦或自辦 . (2 分 ) (6)及時復(fù)信 .復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施 ,增加職工群眾對組織的信任 .復(fù)信可采取收信人 (單位 )復(fù)信 ,或承辦人 (單位 )復(fù)信兩種方式進行 . (2 分 ) 4．文員受上司指示 ，向?qū)Ψ揭蠹s會時應(yīng)注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？ p170— 171 (1)要獲得上司的許可； (2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn) (3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時間、地點、方式 (早餐會、午餐會等 )、所需要的時間等等； (4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會所需要的文件資料。 (5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會； (6)對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會； (?)公司有重大活動的那一天不宜安排約會； (8)地點選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178— 181 （ 1） 有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng) ((2 分 ) （ 2） 電子提示系統(tǒng)的做法 :在電腦中設(shè)置日程表 ,報警系統(tǒng) ,一周計劃以及其他提示事項 ,文員 應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息 .(3 分 ) 人工提示系統(tǒng)的做法 :設(shè)置基本辦公日程表 ((1 分 ),固定活動日期一覽表 ((1 分 ),使用提示 性備 忘錄 ((1 分 ),準(zhǔn)備約會表 ((1 分 ),準(zhǔn)備特殊提示卡 (1 分 ),準(zhǔn)備交往提示文件 ((1 分 ). 6．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？ p137 （ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間（開始時間，結(jié)束時間）；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單； (8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)的資料；（ 10）下次會議預(yù)定日期。 7．提高會議效率可以有哪些做法？ p156— 159 遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標(biāo)；確定必要的與會者；減少會議的數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序 ；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；分析會議成本。 8．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ p234 （ 1）不要時區(qū)報告的適當(dāng)時機，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中報告；如果上司太忙，或報告時間長，要預(yù)先約好時間。（ 2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復(fù)雜的報告，內(nèi)容要按 5W2H的原則檢查是否有遺漏。 9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng) 有哪些？ p237— 238 讓對方接受自己的看法而沒有勉強的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。 10． 單位印章主要有哪些？ p244— 245 印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ p245— 247 (1)單位印章 ,套印章 ， 鋼印 ,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章 ,其他印章 ； （ 2） 刻制公章有兩種情況 :一種是由上級主管機關(guān)刻制頌發(fā) ； 另一種由法人代表申請 ,經(jīng)主管部門批準(zhǔn) ,公安部門登記后由專門刻制廠刻制 ； 公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用 ,其他印章也應(yīng)專人專用 ； 加蓋公章 ,是哪一級的公章 ,須經(jīng)哪一級的負責(zé)人批準(zhǔn) ,并審核簽名 ；將蓋用文件名稱 ,編號 ,日期 ,簽發(fā)人 ,領(lǐng)用人 ,蓋章人等項詳細登記 ； 功日蓋印章必須做到用力均勻 ,使印章端正 ,完整 ,不歪斜 ,更不能顛倒 ； 凡以單位名義發(fā)出的公文 ,信函等都必須加蓋單位公章方能有效 。 11． 按照 2021年《國務(wù)院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ p255 (1)命令 (令 )； (2)決定 ； (3)公告 。通告 ； (4)通知 、 通報 ； (5)議案 ； (6)報告 ； (7)請示 ； (8)批復(fù) :意見 ； (9)函 ； (1 0)會議紀(jì) 要。 12．公 文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。 P255— 256 (1)版頭 ,發(fā)文字號 ,印刷順序號 ； (2)密級 ,緊急程度 ； (3)簽發(fā)人姓名 ； 4)公文標(biāo)題 ； 5)主送機關(guān) ； 6)正文 ,附件 ； (7)發(fā)文機關(guān) ,成文日期 ,機關(guān)印章 ； 8)注釋 ,閱讀 (發(fā)送 )范圍 ； 9)主題詞 ； (10)抄送單位 ,印發(fā)說明 。 13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。 P259— 263 (1)擬稿 . (2)核稿 .是指擬稿人員的上級負責(zé)人對初稿的審查和核實 (3)簽發(fā) .指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審 定 ,簽字發(fā)出 (4)編號 .已經(jīng)簽發(fā)的文件 ,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號 (5)繕印 .對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清 ,復(fù)印或排版印制 . (6)校對 ,指將文件的謄寫稿 ,打印稿或清樣按定稿核對校正 (7)用印 ,是指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章 . (8)登記 (9)分發(fā) .指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件 :進行分裝和發(fā)送 . 14．什么是文書的立卷特征 ?通常可以按照哪幾種特征立卷？ p265— 267 (1) 文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷 ,稱為 立卷特征 ； (2)按問題特征立卷 ； (3)按作者特征立卷 ； (4)按文種特征立卷 ； (5)按時間特征立卷 ； (6)按地區(qū)特征立卷 ；(7)按通訊者特征立卷 ； (8)在運用六個特征立卷時 ,需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一 個案卷 。 四、設(shè)計題 1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙 (2刀 )，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做 ?(P13) 電話放在辦公桌左邊 ,便于左手摘機 ,右手做記錄 。電腦放在右邊 ； 新文件夾放需要翻譯的資料 ,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條 ； 各種筆 ,膠水 ,剪刀 ,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi) ； 參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里 ； 公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi) ； 墨水放置在儲物架底層 ,復(fù)印紙放在下面幾層 。 2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行 10 人將于 8 月下旬來訪，商議合作的具體事