【文章內(nèi)容簡介】 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）證見章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。 2．落款章、騎縫章、更正 章的使用范圍： （ 1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。 （ 2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。 （ 3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。 要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會失分。 四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。 1．收文處理的程序： 簽收和拆封 —— 登記 —— 分送 —— 擬辦 —— 批辦 —— 承辦 —— 催辦 —— 注辦。 2．分送的基本原則： （ 1）屬 于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理； （ 2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦； （ 3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好 “ 公文處理單 ” ，連同文件一并送批； （ 4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理； （ 5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副 職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。 五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。 1．類型： （ 1）按問題特征立卷；（ 2）按作者特征立卷；（ 3）按文種特征立卷；（ 4）按時(shí)間特征立卷；（ 5）按地區(qū)特征立卷；（ 6）按通訊者特征立卷。 2．按問題特征立卷的含義： 將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。 同學(xué)們回答第一個(gè)問題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述?；卮鸬诙€(gè)問題時(shí)，應(yīng)舉例說明 。 六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。 1．通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀； 2．通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借； 3．根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率； 4．利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)； 5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)； 6．將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息； 7．通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。 《辦公室管理》試題一 1． D 2． B 3． C 4． B 5． B 6． A 7． B 8． A 9． D 10． D 一、單項(xiàng)選擇題 (請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題 1 分，共 10 分 ) 1．辦公室布置要注意 ( )。 D．各種溝通、保密 2．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對的 ( ) B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 3．在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng) 活動是不恰當(dāng)?shù)?( )。 C．作會議記錄時(shí)離開會議室接聽電話 4．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的 ( )。 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 5．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的 ( )。 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對的應(yīng)變能力 6．文員必須管理好金錢，學(xué)會節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)?( )。 A．最好到價(jià)格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要 7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的 ( ) B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己 8．以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的 ( )。 A．審查功能 D．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去 10．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免 ( ) D．日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄 二、判斷題 (正確打 “√，錯誤打 “o每小題 1 分，共 10 分 ) 1．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的 人開始介紹 ( √ ) 2．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)要 的打印件存放進(jìn)一個(gè)會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。 √ 3．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。 ( ) 4．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為 “歸檔 ，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。 5．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。 6．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)?拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 √ 7．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。 8．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。 √ 9．假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會的重要事情。 √ 10．為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。 三、簡答題 (每小題 10 分．共 20 分 ) 1．文員進(jìn)言是指什么 ?進(jìn)言具有什么作用 ?方法和要求是什么 ? 1．答案： (1)進(jìn)言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸； (2)參謀作用； (2 分 ) (3)補(bǔ)缺作用； (1 分 ) (4)增進(jìn)關(guān)系作用； (1 分 ) (5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事； (1 分 ) (6)適時(shí)?？紤]時(shí)機(jī)； (1 分 ) (7)適地。看場合； (1 分 ) (8)適度。要注意掌握分寸。 (2 分 ) 2．什么是文書的立卷特征 ?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷 ? (1) 文秘或檔案人員把文 書按照某些共同特征組合成案卷，稱為 “立卷特征 ”； (2 分 ) (2)按問題特征立卷； (1 分 ) (3 按作者特征立卷； (1 分 ) (4)按文種特征立卷； (1 分 ) (5)按時(shí)間特征立卷； (1 分 ) (6)按地區(qū)特征立卷； (1 分 ) (7)按通訊者特征立卷； (1 分 ) (8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。 (2 分 ) 四、設(shè)計(jì)題 (每小題 10 分。共 20 分 ) 1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價(jià)格打入市場，決定召開 專家座談會，對新產(chǎn)品進(jìn)行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會 ? (1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會以小型為主，人數(shù)以七、／ L 人為宜； (2 分 ) (3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合； (1 分 ) (4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄； (1 分 ) (5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做； (2 分 (6)座談會的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短； (1 分 ) (7)會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。， (1 分 ) 2．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會議時(shí)間為 5小時(shí)。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設(shè)一個(gè)月工作 30 天、一天工作 8 小時(shí)。會議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi) 200元，飲料費(fèi) 100 元，因會議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人 10 元。請計(jì)算會議的成本。 ．答案： 1)會議成本 =23[(G+S)T]n+后勤開支 =6(G+S)Tn+后勤開支 (2)G參加會議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為 10 元， (2400247。30247。8) (3)S——參加會議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為 2． 5 元。 (600247。30247。8) (1 分 ) (4)T——參加會議人員人均到會時(shí)間為 5 小時(shí)； (1 分 ) (5)n——參加會議人數(shù)為 50 人 (46+4)； (1 分 ) (6)后勤開支 ——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為 800(200+100+1050) (7)會議成本一 6(10+2． 5)550+800 =18750 一 800 =19550(元 ) (2 分 ) 五、案例分析題 (每小題 20 分，共 40 分 ) 1．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林了你的才能 ?你是大材小用，為什么不去大公司呢 ?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。 小趙還在悶悶不樂時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時(shí)工作不遵，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一 邊干著急，不知道怎么辦才好 …… 你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣 ?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對。 (1)不能說 “總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧 ’’，辦公室人員不能替上司做主； (3 分 ) (2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽； (3 分 ) (3)對提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)上司； (4 分 ) (4)應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷； (3 分 ) (5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策； (3 分 ) (6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打 110。 (4 分 ) 2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司進(jìn)行了打扮。 正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。 古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈： “托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能 !” 小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解： “我，我怎么啦 !客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系 ?小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的 ? (1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求； (3 分 ) j(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象； (3 分 ) (3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜； ’ (3 分 ) (4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利； (3 分 ) (5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。 古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商； (6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。 中央廣播電視大學(xué) 2021——2021 學(xué)年度第一學(xué)期 “開放?？?”期末考試 辦公室管理 試題 一、單項(xiàng)選擇題 1． C 文員 打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（ ） C、姓名、部門、地址、國名 有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（ ） B、發(fā)表意見 郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（ ） Ｄ、應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦 ４、以下哪些接打電話的行為是不正確的（ ） Ａ、受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)? ５、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時(shí)，以 下哪些做法是錯誤的（ ） Ｄ、如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會 ６、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯誤的（ ） Ｄ、名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的 ７、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（ ） Ａ、下級單位報(bào)送的報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 ８、值班