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正文內(nèi)容

步行街物業(yè)部管理工作手冊(cè)(編輯修改稿)

2025-01-20 11:42 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 復(fù)原樣。 6 裝修驗(yàn)收 裝修工程竣工后 ,客戶和施工隊(duì)負(fù)責(zé)人共同向管理處申請(qǐng)竣工驗(yàn)收,管理處將派人進(jìn)行查驗(yàn)。 隱蔽 工程必須在隱蔽前通知管理處進(jìn)行驗(yàn)收(如單元內(nèi)防水工程等)。如未驗(yàn)收,管理處可要求客戶及裝修公司提供書面保證承諾,如因此隱蔽工程所引致的公共區(qū)域或毗鄰單元的損失均由客戶(或裝修施工隊(duì))自己負(fù)責(zé)。 12 工 作 文 件 文件編號(hào) 標(biāo) 題 裝修管理制度 頁 碼 第 3 頁 共 3 頁 竣工驗(yàn)收合格后 ,由管理處驗(yàn)收人員在《裝修驗(yàn)收及退押金申請(qǐng)審批表》上驗(yàn)收欄內(nèi)簽名。驗(yàn)收不合格時(shí),限期改正,再行復(fù)驗(yàn),直至合格。 在 客戶裝修完畢后,經(jīng)物業(yè)部或工程部檢查驗(yàn)收,沒有損壞公共部位、設(shè)備設(shè)施的,裝修保證金應(yīng)自驗(yàn)收合格之日起 個(gè)工作日內(nèi)退還。 未作驗(yàn)收前不辦理退還裝修押金及工作證押金的手續(xù)。 13 工 作 文 件 文件編號(hào) 標(biāo) 題 客戶鑰匙管理制度 頁 碼 第 1 頁 共 1 頁 客戶鑰匙管理制度 1. 物業(yè)助理在接受客戶托管鑰匙時(shí),客戶需填寫鑰匙托管書,一式兩份,并且簽名確認(rèn)。物業(yè)助理簽收鑰匙后,將一份托管書蓋章后交 給客戶,另一份存放在客戶的檔案中,并且復(fù)印一份放在鑰匙托管書的文件夾中。 2. 物業(yè)助理收到鑰匙后,將鑰匙存放在鑰匙箱中,在交班本上注明所增加的鑰匙,作好記錄。 3. 如因工程、清潔、租賃需要由其他同事借出鑰匙時(shí),物業(yè)助理必須在借鑰匙記錄本上認(rèn)真做好記錄,有關(guān)借出和返還的時(shí)間,經(jīng)手人簽名。 部門主管 需每日定期檢查借用鑰匙登記本上的鑰匙是否已歸還。 4. 每日夜班同事必須檢查鑰匙一次,將未放回的鑰匙放回鑰匙箱,做好檢查記錄,簽名確認(rèn)已完成檢查。(附表) 5. 當(dāng)客戶需收回所托管之鑰匙時(shí),客戶需將原來鑰匙托管書交回管理處后才取回鑰匙。如 客戶不慎遺失托管書,則需客戶本人親自書面證明已遺失,并簽收鑰匙。物業(yè)助理隨后將收條放回 客戶檔案 ,并且復(fù)印一份存放鑰匙托管文件夾中,與原來的托管書夾在一起。 6. 如客戶臨時(shí)存放鑰匙,亦需在交班本上做好記錄,將鑰匙放回鑰匙箱。 每月盤點(diǎn)一次鑰匙,更新鑰匙記錄表。 14 工 作 文 件 文件編號(hào) 標(biāo) 題 物業(yè)部、財(cái)務(wù)部款項(xiàng)管理交接制度 頁 碼 第 1 頁 共 1 頁 物業(yè)部、財(cái)務(wù)部款項(xiàng)管理交接制度 為了完善物業(yè)部?jī)?nèi)部款項(xiàng)交接制度以及物業(yè)部和財(cái)務(wù)部款項(xiàng)單據(jù)交接制度,保證工作順利進(jìn)行,現(xiàn)制定款項(xiàng)管理制度如下: 1 物業(yè)部?jī)?nèi)部款項(xiàng)交接制度 每一班物業(yè)助理在交接班時(shí)必須認(rèn)真負(fù)責(zé)核對(duì)交班本上的金額和實(shí)際是否一致,并且在交接款項(xiàng)時(shí)必須使用驗(yàn)鈔機(jī)檢驗(yàn)。核對(duì)完后交班和接班的物業(yè)助理在交班本上簽名確認(rèn)。 交班助理需將當(dāng)班所用至的最后一張單據(jù)或發(fā)票號(hào)碼登記在交班本,由接班助理簽名確認(rèn)。 當(dāng)班的款項(xiàng)由專人負(fù)責(zé)管理,收錢和付錢。如收款的助理離崗時(shí),時(shí)間在十分鐘內(nèi),應(yīng)將抽屜鎖好,自行保管鑰匙 。如離崗時(shí)間超過半小時(shí),應(yīng)按照 之程序交接款項(xiàng),轉(zhuǎn)交給其他助理管理。 客戶委托代 繳的費(fèi)用收取后,助理應(yīng)開收據(jù)給客戶。代繳服務(wù)費(fèi)的收據(jù)應(yīng)分開填寫。收取的費(fèi)用和收據(jù)號(hào)碼應(yīng)在交班本上登記。在代繳費(fèi)用后,助理應(yīng)將所代交的費(fèi)用發(fā)票復(fù)印,并在委托代繳跟進(jìn)表 上 做好記錄。隨后物業(yè)助理通知客戶來管理處取回發(fā)票和找贖的款項(xiàng),并在委托代繳跟進(jìn)表 上 做好記錄。 因財(cái)務(wù)出納不在場(chǎng)的情況下,物業(yè)助理應(yīng)協(xié)助收取管理費(fèi)。在收取費(fèi)用時(shí),應(yīng)在客戶面前使用驗(yàn)鈔機(jī)檢驗(yàn),按照付款通知書的金額收取。收取后,在交班本上做好記錄,盡 快和財(cái)務(wù)出納進(jìn)行交接。 2. 物業(yè)部和財(cái)務(wù)部款項(xiàng)交接制度 在財(cái)務(wù)出納在場(chǎng)時(shí),除客戶委托代繳及零星證件票據(jù)辦理的小額費(fèi)用外,應(yīng)由財(cái)務(wù)出納收取。 在財(cái)務(wù)出納不在場(chǎng)時(shí),物業(yè)助理所協(xié)助代收的費(fèi)用應(yīng)根據(jù)管理處的規(guī)定或付款通知書收取,并出具相應(yīng)的收據(jù)或發(fā)票。 每天上午 ____時(shí)至下午 ____時(shí)由物業(yè)部助理將應(yīng)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部的款項(xiàng)交到財(cái)務(wù)出納處。 物業(yè)助理和財(cái)務(wù)出納交接時(shí),出納按照收據(jù)或發(fā)票收取款項(xiàng),并在收據(jù)和發(fā)票的存根上蓋章確認(rèn)收取這筆款項(xiàng),而且在物業(yè)部交班本上蓋章確認(rèn)。 15 工 作 文 件 文件編號(hào) 標(biāo) 題 清潔 /綠化服務(wù)監(jiān)管規(guī)定 頁 碼 第 1 頁 共 1 頁 清潔 /綠化服務(wù)監(jiān)管規(guī)定 為規(guī)范清潔 /綠化服務(wù)的服務(wù)行為,保證物業(yè) 轄 區(qū)內(nèi)環(huán)境整潔干凈,有效控制物業(yè) 轄 區(qū)環(huán)境衛(wèi)生工作,使物業(yè) 轄 區(qū)的清潔 /綠化效果滿足公司及客戶的要求,特制定《清潔 /綠化服務(wù)管理規(guī)定》。 1 清潔 /綠化服務(wù)管理指轄區(qū)內(nèi)綠化及公共場(chǎng)所、場(chǎng)地、設(shè)施等清潔衛(wèi)生服務(wù)的管理。 2 清潔 /綠化服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)轄區(qū)范圍內(nèi)的公共區(qū)域(樓道 、公共道路、室外公共設(shè)施、硬化地面及綠化帶 /草地)的清潔 /綠化服務(wù)。 3 物業(yè)部督促清潔 /綠化服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)清潔 /綠化工作人員的服務(wù)意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)、服務(wù)技能進(jìn)行培訓(xùn),對(duì)清潔 /綠化工作及效果進(jìn)行管理與監(jiān)督。 4 巡查頻次規(guī)定:物業(yè)部每天安排人員巡查一次。 5 在日檢工作巡查中,應(yīng)對(duì)清潔 /綠化服務(wù)人員的工作情況、效果進(jìn)行巡視、檢查,并保持相應(yīng)的《清潔 /綠化工作日檢表》。 6 主任對(duì)清潔 /綠化服務(wù)實(shí)施周檢,對(duì)日常清潔 /綠化的工作記錄情況、日檢工作中不合格的整改情況、工作人員的服務(wù)行為及清潔 /綠化效果進(jìn)行巡視、檢查,并保持相應(yīng)的《清潔/綠化工作周檢表》。 7 物業(yè)部聯(lián)合行政人事部每月對(duì)清潔 /綠化服務(wù)工作人員的服務(wù)行為、日 /周檢中不合格的整改情況及效果、清潔 /綠化服務(wù)人員的培訓(xùn)、顧客投訴、服務(wù)結(jié)果進(jìn)行全面巡視,并填寫《清潔 /綠化工作月檢表》,提交管理處物業(yè)經(jīng)理審閱。 8 各項(xiàng)檢查工作的標(biāo)準(zhǔn)以實(shí)現(xiàn)本部門的質(zhì)量目標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。 9 每年末對(duì)清潔 /綠化服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行年度總結(jié),對(duì)存在的重大問題和經(jīng)常發(fā)生的問題,作為管理處與清潔 /綠化服務(wù)機(jī)構(gòu)合同評(píng)審的依據(jù)之一。 10 在各項(xiàng)工作的檢查、評(píng)估過程中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng),由相應(yīng)檢查人根據(jù)管理處的有關(guān)要求填寫《不合格報(bào)告》,知會(huì)清 潔 /綠化工作負(fù)責(zé)人責(zé)成相關(guān)責(zé)任人對(duì)此項(xiàng)問題限時(shí)做出糾正。 日檢、周檢巡查中填寫的不合格報(bào)告,由物業(yè)部主任確認(rèn)后簽發(fā); 月檢巡查中填寫的不合格報(bào)告,由物業(yè)經(jīng)理確認(rèn)后簽發(fā)。 16 工 作 文 件 文件編號(hào) 標(biāo) 題 證件辦理程序 頁 碼 第 1 頁 共 1 頁 5 服務(wù)實(shí)施規(guī)范 —— 程序與規(guī)程匯編 證件辦理程序 1 客戶證 客戶統(tǒng)一使用同一出入證、客戶證。 申請(qǐng)客戶證的程序: 新遷入的租戶必須 辦理客戶證,所需提供數(shù)據(jù)(包括: a 客戶身份證復(fù)印件; b 租賃合約復(fù)印件或客戶的授權(quán)入住書; c 小一寸照片兩張)。 物業(yè)助理在辦理客戶證時(shí),應(yīng)登記好客戶的編號(hào),將客戶證明復(fù)印后連同身份證明和租賃合同或客戶授權(quán)書存放在客戶數(shù)據(jù)中。 證件過期后,如客戶承租,可更換新證;如遷出時(shí)辦理物品放行時(shí)退還客戶證。 為保障各客戶利益,以上證件需由客戶本人辦理,如確需由他人辦理,則 辦理人需持客戶委托書及身份證。 2 雇傭工人出入證 雇傭工人辦理雇傭工人出入證,需提供以下數(shù)據(jù): 身份證復(fù)印件。 客戶書面確認(rèn)書(上面需注明工人的姓名及雇 傭期限,客戶簽名確認(rèn))。 小一寸照片兩張。 物業(yè)助理辦理雇傭工人出入證時(shí),應(yīng)登記好雇傭工人出入證的編號(hào),將出入證連同身份、押金收據(jù)復(fù)印件,聯(lián)絡(luò)方式,復(fù)印好 存放在客戶數(shù)據(jù)。 雇傭工人出入證,收取押金 元,工本費(fèi) 元,證件過期后,可延期或可憑押金收據(jù)和出入證辦理退款手續(xù)。 3 施工人員出入證 施工人員出入證辦理前需先辦理裝修許可證,批準(zhǔn)后才可辦理,辦理證件只能由工程負(fù)責(zé)人前來管理處辦理。 物業(yè)助理在辦理此證時(shí),應(yīng)登記好出入證的編號(hào),將出入證、身份證復(fù)印件、押金收據(jù)復(fù)印件,存放在裝修數(shù)據(jù)上,待裝修工程完 結(jié)驗(yàn)收后,將全份數(shù)據(jù)存放在客戶數(shù)據(jù)上。 裝修工人出入證的辦理,收取押金 元,工本費(fèi) 元,裝修工程驗(yàn)收后 個(gè)月后可憑押金收據(jù)和出入證辦理退款手續(xù)。 17 工 作 文 件 文件編號(hào) 標(biāo) 題 單元報(bào)修工程的操作程序 頁 碼 第 1 頁 共 1 頁 單元報(bào)修工程的操作程序 1 目的 為加強(qiáng)客戶室內(nèi)維修的管理,確??蛻羰覂?nèi)生活環(huán)境及設(shè)施處于正常運(yùn)作狀態(tài),為客戶提供方便。 2 維修原則 堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)、合理 、安全、實(shí)用的原則,在保證使用功能和正常運(yùn)作的前提下,注意節(jié)約修繕費(fèi)用,能換局部配件的,不換整體構(gòu)件。 修理及更換配件應(yīng)盡量與原有配件型號(hào)規(guī)格一致的原則。 方便客戶的原則。 3 操作程序 接到客戶有關(guān)工程的問題,首先要問清楚客戶的單元及聯(lián)系電話,然后對(duì)工程內(nèi)容作詳細(xì)的記錄。 寫工程單交工程部。憑留底聯(lián)登記在工程維修記錄本上。 工程人員憑維修單去為客戶維修。 維修完畢,由客戶簽名驗(yàn)收。 客戶驗(yàn)收后,工程人員將 客戶聯(lián) 留給客戶,其余四聯(lián)交回物業(yè)部。 物業(yè)部員工收到單后, 半月內(nèi)對(duì)客戶進(jìn)行回訪,回訪結(jié)果在工程維修記錄本上,如需跟進(jìn),則知會(huì)工程部。 每個(gè)月末,物業(yè)部員工將有償服務(wù)單第二聯(lián)交財(cái)務(wù)收錢,第 四聯(lián)存入客戶資料, 第三聯(lián)交工程部。 4 相關(guān)記錄 《日常維修工程單》 《日常維修工程登記表》 18 工 作 文 件 文件編號(hào) 標(biāo) 題 客戶室內(nèi)裝修申請(qǐng)程序 頁 碼 第 1 頁 共 1 頁 客戶室內(nèi)裝修申請(qǐng)程序 資料 未齊全 客戶按要求 補(bǔ)充資 料 不同意裝修 申請(qǐng) 同意 裝修申請(qǐng) 工 作 文 件 文件編號(hào) 客戶前往物業(yè)處,提出其單元室內(nèi)裝修工程申請(qǐng)要求。 管理處物業(yè)部將「裝修須知」、「施工及裝修人員守則」提 供給客戶參閱,并連「室內(nèi)裝修申請(qǐng)表」、「室內(nèi)裝修保證書」 及「裝修人員工作證申請(qǐng)表」一并提供給客戶填寫。 客戶填妥上述表格后,連同相關(guān)裝修數(shù)據(jù)交回物業(yè)部,并由物業(yè)部初步審核有關(guān)申請(qǐng)資料是否齊全。 物業(yè)部將有關(guān)數(shù)據(jù)于當(dāng)天轉(zhuǎn)交工程部審批。 工程部于兩個(gè)工作日內(nèi)就有關(guān)申請(qǐng)?zhí)岢鰰嬉庖?,并將有關(guān)資料及批復(fù)意見交回物業(yè)部。 物業(yè) 部將所有裝修申請(qǐng)數(shù)據(jù)及工程部審批意見交物業(yè)經(jīng)理審核后,電話通知客戶前往物業(yè)部領(lǐng)取裝修申請(qǐng)批復(fù)。 客戶前往物業(yè)部領(lǐng)取裝修申請(qǐng)審批意見。 客戶連同同意裝修申請(qǐng)之批復(fù)前往物業(yè)部繳付有關(guān)按金及其 它費(fèi)用。 通知客戶再行補(bǔ)充資料。 物業(yè)部向客戶解釋有關(guān)情況,并請(qǐng)求客戶按管理處批復(fù)意見重新修訂裝修工程。 物業(yè)部根據(jù)裝修申請(qǐng)批復(fù)意見擬備 「 裝修許可證 」 ,并憑客戶繳付裝修按金之收據(jù)復(fù)印件請(qǐng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn) 「 裝修許可證 」 。 物業(yè)部通知客戶前往管理處領(lǐng)取 「 裝修許可證 」 。并要求客戶將「 許可證 」 張貼于裝修單元大門外側(cè)。
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