【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 程，深入了解各個(gè)崗位的工作內(nèi)容、特點(diǎn)，而且有些定崗定編方案的確定需要提供相關(guān)歷史數(shù)據(jù)，特別是當(dāng)企業(yè)達(dá)到一定規(guī)模時(shí)，獲得相關(guān)部門的支持就顯得尤為重要。面對(duì)眾多的崗位、復(fù)雜的生產(chǎn)(或服務(wù))流程，單純依靠人力資源部門的力量來(lái)制定出科學(xué)可行的方案幾乎是不可能的。不同部門崗位管理的問(wèn)題與管理依據(jù)、發(fā)展目標(biāo)都不同，與部門性質(zhì)、制度、員工素質(zhì)、職能規(guī)劃都有關(guān)聯(lián)。定崗定編的判定可以很快，但是缺少對(duì)部門情況的了解和分析過(guò)程，缺少部門數(shù)據(jù)的積累和提供，判定結(jié)果與實(shí)際需要?jiǎng)t容易存在偏差，或使得編制設(shè)置變得呆板僵硬。比如，有的人才受編制限制不能引進(jìn)，這固然能起到人工成本控制的作用，但卻不能起到人工效率與效益的激發(fā)作用；有的部門工作需要較多人完成，可能是因?yàn)槿藛T不合適而造成人數(shù)增加，編制不合理；還有些部門的人員短缺是因?yàn)榱鞒滩缓侠矶斐扇藛T的消耗，這樣，盡管增加人員也會(huì)忙得更加沒(méi)有效率。所以，定崗定編工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，需要企業(yè)各個(gè)部門的大力配合才能順利開(kāi)展。誤區(qū)四：定崗定編工作就是裁員一提定崗定編，很多人就想到了裁員，其實(shí)定崗定編絕不是簡(jiǎn)單的裁減人員、降低成本，而是隨著企業(yè)的發(fā)展和壯大，管理者對(duì)原有崗位和職責(zé)的梳理及再分配，目的是為了配合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)目標(biāo)，制定合理的崗位設(shè)置和人員配置方案，從而優(yōu)化企業(yè)人力資源結(jié)構(gòu)，提高組織效率。筆者在具體咨詢實(shí)踐中，常常遇到這樣的問(wèn)題：工作還沒(méi)開(kāi)展，來(lái)自于員工和部門的抵觸就“撲面而來(lái)”。在員工和部門主管看來(lái)，定崗定編就是要裁員，壓縮編制，你要砸了他的飯碗，人家豈能愿意？而且有些企業(yè)的管理者們往往也是持有相似的觀點(diǎn)，認(rèn)為定崗定編就是裁員的一種手段，一味地要求裁減人員、壓縮編制，很多崗位承擔(dān)的職責(zé)超過(guò)負(fù)荷，看似成本降低，但卻忽視了組織的人員配置需要與戰(zhàn)略相匹配，職責(zé)超負(fù)荷必然會(huì)導(dǎo)致組織效率降低，結(jié)果是得不償失，企業(yè)整體成本上升的同時(shí)，也限制了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其實(shí)，從筆者所服務(wù)客戶的方案實(shí)施情況來(lái)看，定崗定編對(duì)優(yōu)化企業(yè)人力資源結(jié)構(gòu)、提高運(yùn)營(yíng)效率的意義遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于降低人工成本。誤區(qū)五：定崗定編盲目對(duì)標(biāo)和人力資源管理的其他模塊一樣，定崗定編工作在開(kāi)展過(guò)程中也往往需要借鑒行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或同類企業(yè)的定崗定編標(biāo)準(zhǔn)。采用與同行業(yè)先進(jìn)企業(yè)對(duì)標(biāo)進(jìn)行定崗定編，往往具有現(xiàn)實(shí)的說(shuō)服力，且成本低廉，可操作性強(qiáng)。但是正如筆者在前文中所講，定崗定編工作往往因?yàn)槠髽I(yè)的差異性而導(dǎo)致沒(méi)有固定的模式，哪怕是同一發(fā)展階段的同一行業(yè)的同類型企業(yè)，其定崗定編往往因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部流程、設(shè)備狀況、人員素質(zhì)，甚至是企業(yè)文化的差異而導(dǎo)致所應(yīng)采用的標(biāo)準(zhǔn)也千差萬(wàn)別。筆者曾經(jīng)為一家大型國(guó)企做定崗定編工作，該企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層強(qiáng)烈要求我們?cè)陧?xiàng)目過(guò)程中借鑒一家剛成立不久的同行業(yè)外企的定崗定編標(biāo)準(zhǔn)。但是經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組的外部調(diào)研發(fā)現(xiàn)，標(biāo)桿企業(yè)的管理模式、設(shè)備水平和企業(yè)文化與該國(guó)企大相徑庭，以設(shè)備為例，標(biāo)桿企業(yè)由于剛成立不久，均采用自動(dòng)化水平較高的國(guó)外進(jìn)口設(shè)備，本來(lái)在這家老國(guó)企需要五個(gè)人、兩個(gè)崗位做的事情，在標(biāo)桿企業(yè)由于設(shè)備自動(dòng)化水平大幅提高，僅需一人即可。如果按照企業(yè)高層的想法簡(jiǎn)單對(duì)標(biāo)，后果可想而知。誤區(qū)六：定崗與定編被強(qiáng)制割裂定崗定編是確定崗位和確定崗位編制的合稱，前者是設(shè)計(jì)組織中的承擔(dān)具體工作的崗位，而后者是設(shè)計(jì)從事某個(gè)崗位的人數(shù)。很多人力資源管理者往往將這兩項(xiàng)工作割裂開(kāi)來(lái)，認(rèn)為先有崗位才有編制，在考慮定崗定編方案時(shí)，孤立地考慮其中一項(xiàng)工作。但實(shí)際上，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)這兩者是密不可分的，當(dāng)一個(gè)崗位被確定之后，就會(huì)自動(dòng)有人的數(shù)量和質(zhì)量的概念產(chǎn)生。定編與崗位設(shè)計(jì)是密切相關(guān)的，崗位確定過(guò)程本身就包括工作量的確定。定崗定編的原則認(rèn)識(shí)了以上誤區(qū)，那么定崗定編究竟該怎樣做，定崗和定編各需要遵循哪些原則呢？定崗的原則定崗就是設(shè)計(jì)組織中承擔(dān)具體工作的崗位，定崗的過(guò)程就是崗位設(shè)計(jì)的過(guò)程。崗位設(shè)計(jì)也稱為工作設(shè)計(jì)，是指根據(jù)組織業(yè)務(wù)目標(biāo)的需要，并兼顧個(gè)人的需要，規(guī)定某個(gè)崗位的任務(wù)、責(zé)任、權(quán)力以及在組織中與其他崗位的關(guān)系的過(guò)程。所以，在確定崗位的過(guò)程中要遵循如下基本原則：因事設(shè)崗原則。從“理清該做的事”開(kāi)始，“以事定崗、以崗定人’，不要因人設(shè)崗。崗位和人應(yīng)是設(shè)置和配置的關(guān)系，崗位設(shè)置必須按照企業(yè)各部門職責(zé)范圍設(shè)定，而不能顛倒。在筆者的咨詢過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)客戶的組織中存在著很多莫名其妙的崗位，調(diào)查后發(fā)現(xiàn)這些崗位往往是企業(yè)為了減少改革阻力針對(duì)少數(shù)高層崗位進(jìn)行的“因人設(shè)崗”，這在一些國(guó)有企業(yè)更加突出。企業(yè)階段性地采用“因人設(shè)崗”可能存在一定的道理，但“因人設(shè)崗”并不具備普遍性和可持續(xù)性。崗位監(jiān)控原則。在企業(yè)中，有些職責(zé)必須多個(gè)崗位分別承擔(dān)，以實(shí)現(xiàn)崗位之間的互相監(jiān)控，確保企業(yè)資產(chǎn)或運(yùn)營(yíng)安全。存在監(jiān)控關(guān)系的崗位是必須分設(shè)的，如財(cái)務(wù)崗位中的會(huì)計(jì)和出納，就必須分別設(shè)立。最少崗位數(shù)原則。崗位劃分過(guò)細(xì)，導(dǎo)致了某些崗位工作量不飽滿，增加了內(nèi)部交易成本，效率降低。在定崗過(guò)程中，對(duì)那些工作內(nèi)容類似、工作技能要求相近、工作量不飽和的崗位可采用合并或撤銷的方法。以某石化企業(yè)加油站所設(shè)的油品營(yíng)業(yè)員和便利店?duì)I業(yè)員崗位為例，兩個(gè)崗位工作內(nèi)容簡(jiǎn)單、工作技能要求相近、工作區(qū)域相鄰，完全可以合并為一個(gè)崗位。崗位合并后，人員利用率大大提高，在保障本職工作的同時(shí)，工作互相協(xié)作，既能最大限度地保障銷售高峰期不增加顧客等待時(shí)間，確保服務(wù)質(zhì)量，又大大提高了人員利用率，減少了人員編制。整分合原則。企業(yè)合理的專業(yè)化分工可以有效提高運(yùn)行效率。在定崗過(guò)程中，要充分考慮專業(yè)化分工，但各崗位間有效地協(xié)調(diào)也尤為重要。因此，在分工基礎(chǔ)上有效地整合，使各崗位職責(zé)明確又能上下左右之間同步協(xié)調(diào)，以發(fā)揮最大的企業(yè)效能。規(guī)范化原則。崗位名稱及職責(zé)范圍均應(yīng)規(guī)范，但對(duì)從事腦力勞動(dòng)的崗位規(guī)范不宜過(guò)細(xì)，應(yīng)留有創(chuàng)新的余地?？蛻魧?dǎo)向原則。應(yīng)該滿足特定的內(nèi)部和外部顧客的需求。一般性原則。應(yīng)基于正常情況的考慮，不能基于例外情況。例如，90％情況下這個(gè)崗位需要多少工作量，多少工作強(qiáng)度。定編的四大方法定崗定編是看似簡(jiǎn)單，實(shí)則操作相當(dāng)困難的一項(xiàng)工作。做好定崗定編工作不僅要熟悉人力資源模塊業(yè)務(wù)，還需要對(duì)目標(biāo)企業(yè)所處行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、目標(biāo)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)都有相當(dāng)透徹的了解。在此，筆者根據(jù)多年的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)將定編的方法進(jìn)行了總結(jié)，詳見(jiàn)上表。在實(shí)踐工作中，通常需將各種辦法結(jié)合起來(lái)，參照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)最佳案例甚至企業(yè)內(nèi)部具有可比性的標(biāo)桿來(lái)制定目標(biāo)企業(yè)的崗位人數(shù)；而且，不同性質(zhì)的崗位往往采取不同的方法，在實(shí)際運(yùn)用中需注意區(qū)別對(duì)待。但是在實(shí)際操作過(guò)程中，掌握這些方法僅僅是定崗定編工作最基礎(chǔ)的工作，距離實(shí)際應(yīng)用還有很大一段距離。要想做好定崗定編工作，除了選用得當(dāng)?shù)亩◢彾ň幏椒ㄍ猓€要注意諸多影響定崗定編工作的要素，大到企業(yè)的戰(zhàn)略，小到企業(yè)的管理流程和制度，都會(huì)直接影響著定崗定編工作。比如，在企業(yè)由分權(quán)模式向集權(quán)模式轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，如果單純按照內(nèi)外部標(biāo)桿或是基于現(xiàn)有崗位的工作量分析、工作寫實(shí)等這些方法進(jìn)行定編都是不妥的，只有結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，對(duì)工作重新劃分分析，才能得出合理的定崗定編方案。總之，定崗定編是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，方案標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該考慮周全，既要充分考慮從部門到各個(gè)崗位的微觀、中觀層面，也要考慮企業(yè)總體人員結(jié)構(gòu)等宏觀層面；既要診斷分析企業(yè)自身狀況，也需要參照了解行業(yè)與外部標(biāo)桿企業(yè)的狀況；既要考慮歷史數(shù)據(jù)的積累和獲取，也需要考慮未來(lái)的業(yè)務(wù)發(fā)展與人員規(guī)劃；既要考慮總體人工成本最小，也需要考慮整體人工效率與效益最大。只有這樣才不至于走入各種誤區(qū)，給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。定崗、定員、定編的相關(guān)說(shuō)明“定崗、定員、定編”是對(duì)HR實(shí)務(wù)的統(tǒng)稱，俗稱“三定”。從所涉及的層面來(lái)看，三定包括了戰(zhàn)略層面的人力資源規(guī)劃、執(zhí)行層面的績(jī)效管理、流程管理、團(tuán)隊(duì)管理和職能管理，以及操作層面的任務(wù)分析、流程分析、工作設(shè)計(jì)和勝任力模型開(kāi)發(fā)。一 定崗，確定與工作相關(guān)的因素(Position/Post)=工作+工作承擔(dān)者，是工作和工作承擔(dān)者的統(tǒng)稱 a)工作是分配給一個(gè)職位的任務(wù)或任務(wù)組合 b)任務(wù)是一系統(tǒng)目標(biāo)一致的活動(dòng)和責(zé)任的組合c)活動(dòng)包括思維活動(dòng)、信息加工活動(dòng)、技能性活動(dòng)、身體活動(dòng)和人際影響活動(dòng) d)責(zé)任包括過(guò)程責(zé)任和結(jié)果責(zé)任：明確上述因素，把每個(gè)崗位的工作、任務(wù)、活動(dòng)和責(zé)任一一描述出來(lái)。定崗包括的活動(dòng)主要有任務(wù)分析、流程分析和工作設(shè)計(jì)，定崗的產(chǎn)品有作業(yè)指導(dǎo)書、任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范、工作說(shuō)明書、指令下達(dá)線路和匯報(bào)線路。a)從下而上：是針對(duì)現(xiàn)有工作，從下而上分析，從一線員工，到主管，到經(jīng)理，再到部門經(jīng)理，最后到總經(jīng)理，目的在于理清各項(xiàng)任務(wù)之間的關(guān)系。b)從上而下：針對(duì)企業(yè)未來(lái)的狀態(tài)，從上而下分析，從高層到中層，最后到一線，目的在于理清戰(zhàn)略與現(xiàn)狀之間的關(guān)系。：包括任務(wù)分析和任務(wù)設(shè)計(jì)，其中任務(wù)分析是基礎(chǔ)，包括任務(wù)要素分析、任務(wù)活動(dòng)分析、任務(wù)流程分析a)任務(wù)要素分析：與任務(wù)相關(guān)的信息、人、物、時(shí)間、空間分析b)任務(wù)活動(dòng)分析： 身體活動(dòng)、技能性活動(dòng)、信息加工活動(dòng)、思維活動(dòng)、人際影響活動(dòng)c)任務(wù)流程分析： 輸入資源、加工過(guò)程、輸出成果：為了提高任務(wù)價(jià)值、加強(qiáng)任務(wù)效率、降低任務(wù)的操作難度，對(duì)任務(wù)進(jìn)行重新設(shè)計(jì)的過(guò)程，比較常見(jiàn)的設(shè)計(jì)包括任務(wù)流程設(shè)計(jì)和團(tuán)隊(duì)化工作設(shè)計(jì) a)任務(wù)流程再造：對(duì)任務(wù)的資源輸入、加工過(guò)程和輸出成果進(jìn)行重新設(shè)計(jì) b)團(tuán)隊(duì)化任務(wù)設(shè)計(jì)：根據(jù)任務(wù)特征把工作中的各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行專業(yè)分工，以達(dá)到提高效率和降低難度的目的。二 定員，根據(jù)任務(wù)對(duì)人的要求，確定與工作承擔(dān)者(Task undertaker)相關(guān)的因素：指工作承擔(dān)者完成工作必須了解的事實(shí)、數(shù)據(jù)、信息、程序、概念、定義和標(biāo)準(zhǔn)：指工作承擔(dān)者完成工作必須具備的活動(dòng)方式、工具使用方式、判斷推理方式、決策方式和人際溝通方式：指工作承擔(dān)者完成工作必須具備的生理特征、情緒特征、判斷推理特征、邏輯思維特征、精神特征和人際溝通特征。：指工作承擔(dān)者達(dá)成高績(jī)效應(yīng)該具備的知識(shí)、技能和能力：指工作承擔(dān)者承擔(dān)更高一級(jí)責(zé)任應(yīng)該具備的知識(shí)、技能和能力 ：根據(jù)任務(wù)對(duì)人的要求和/或組織發(fā)展對(duì)人的要求，確定項(xiàng)活動(dòng)對(duì)活動(dòng)操作人員的要求，并把各項(xiàng)要求綜合為勝任力模型。三 定編：簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)是確定組織內(nèi)部各種人員的數(shù)量。組織的微觀定編，通常采取兩種方式： 一是崗位定編，即確定每個(gè)崗位的編制；二是部門定編，即確定每個(gè)部門的總?cè)藬?shù)和分布比例。這兩種方法各有利弊，管理側(cè)重點(diǎn)不盡相同。崗位定編的思路是：根據(jù)部門職責(zé)，確定部門內(nèi)需要多少崗位，界定每個(gè)崗位有什么職責(zé)，再參考標(biāo)桿組織，結(jié)合自身的勞動(dòng)生產(chǎn)率情況，評(píng)估每個(gè)崗位履行職責(zé)所需的工作量，依據(jù)工作量確定人數(shù)。這為人力資源部的招聘配置工作提供了具體的數(shù)量依據(jù)，員工也可以清晰地看每個(gè)崗位的人員需求量。崗位定編主要滿足人力資源職能操作的需要，需求也往往來(lái)自人力資源部。直接決定崗位編制的因素有兩個(gè)，一是崗位職責(zé)，二是勞動(dòng)生產(chǎn)率。通常，崗位職責(zé)只能界定崗位的價(jià)值和任務(wù)，但這不足以確定崗位編制，還必須明確每個(gè)崗位具體做什么、怎么做。準(zhǔn)確地講，崗位職責(zé)包括崗位任務(wù)和崗位活動(dòng)兩個(gè)因素。一個(gè)組織的經(jīng)營(yíng)管理重點(diǎn)是不斷變化的，崗位任務(wù)和崗位活動(dòng)也隨之變化，直接導(dǎo)致崗位工作所需人數(shù)的變化。另外，受新技術(shù)、新方法以及管理者觀念、風(fēng)格的影響，崗位的作業(yè)流程、工作方式等也會(huì)經(jīng)常發(fā)生變化，導(dǎo)致崗位工作量的變動(dòng)，崗位編制也必然隨之改變