【文章內(nèi)容簡介】 ：會(huì)議指導(dǎo)思想、會(huì)議議題、會(huì)議目的、會(huì)議任務(wù)、會(huì)議作用、會(huì)議結(jié)果。程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。最基本的會(huì)議要素會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議議題、會(huì)議程序。會(huì)議的種類有幾種？根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，常見的會(huì)議種類有：按組織類型分：內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議，正式會(huì)議和非正式會(huì)議；按會(huì)期分：定期會(huì)議和不定期會(huì)議；按出席對象：聯(lián)席會(huì)(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)等；按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報(bào)告性、談判性、動(dòng)員性、紀(jì)念性等；按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；按規(guī)模大?。禾卮笮?萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十人或數(shù)人)等；按召開方式：常規(guī)會(huì)、廣播會(huì)、電話會(huì)、電視會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)等；按與會(huì)者的國籍及議題的范圍：國內(nèi)會(huì)議和國際會(huì)議等。會(huì)議有什么作用？（一）會(huì)議的積極作用1．交流信息，互通情報(bào)。通過會(huì)議的報(bào)告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認(rèn)識上的主觀局限性。2．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。通過會(huì)議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。會(huì)議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結(jié)工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強(qiáng)上下 級之間、同級之間的了解，增進(jìn)團(tuán)結(jié)。4．統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動(dòng)。通過會(huì)議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動(dòng)工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。5．帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。成千上萬的會(huì)議，已經(jīng)形成“會(huì)議產(chǎn)業(yè)”。(二)會(huì)議的負(fù)面作用。1．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)。美國一位管理學(xué)家說過“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚跁?huì)議中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會(huì)議比重占指揮員和專家工作時(shí)間的30％～33％。”日本效率協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時(shí)間的40％是在開會(huì)。”在我國，領(lǐng)導(dǎo)人員開會(huì)的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會(huì)低于上述所列百分點(diǎn)。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會(huì)海，哪里會(huì)有時(shí)間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費(fèi)。開會(huì)就要用錢，越高級、越長、越大型的會(huì)議，一般說來用錢越多。會(huì)議費(fèi)用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費(fèi)。3．信息的重復(fù)、浪費(fèi)。有些會(huì)只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級意見，或者為會(huì)而會(huì)，走過場、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)信息，滋長文牘主義。4．滋長不正之風(fēng)。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會(huì)的“職業(yè)開會(huì)者”，還有些人極力爭取參加各種會(huì)議，無非是借機(jī)在旅游勝地公費(fèi)游覽。還有些人除了“開會(huì)”外，別無他事，開完會(huì)并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)貫徹，成為典型的會(huì)議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會(huì)議斂財(cái)，收取各種名目的贊助。課堂討論：你參加過一些什么樣的會(huì)議？你是否喜歡這些會(huì)議？為什么？會(huì)議申報(bào)與審批的形式有哪些？口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。會(huì)議申報(bào)應(yīng)遵循什么原則？精簡從嚴(yán)原則、“一枝筆”原則。指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則有哪些？準(zhǔn)備充分；組織嚴(yán)密；服務(wù)周到；確保安全。會(huì)議成本意識開會(huì)時(shí)要耗費(fèi)經(jīng)費(fèi)的，一般來說會(huì)議人工成本是這樣計(jì)算的： 會(huì)議成本= 2ABT 式中 A —與會(huì)者平均工資的3倍（以小時(shí)計(jì)）。B —參加會(huì)議的人數(shù)。T —會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。A為與會(huì)者平均工資的3倍是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值遠(yuǎn)比工資高，乘以2是因?yàn)殚_會(huì)時(shí)經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計(jì)入其中，成本就將更高昂。而會(huì)議的總成本還需要加上開會(huì)所需的經(jīng)費(fèi)。會(huì)議秘書工作的基本任務(wù) 1，組織的工作主要包括：(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到；(4)對與會(huì)人員進(jìn)行編組；(5)布置會(huì)場，安排座次；(6)印發(fā)會(huì)議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到；(8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)；(9)會(huì)場其他組織和管理；(10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。2．文書工作主要包括：(1)會(huì)議文書的起草；(2)會(huì)議文書編寫；(3)會(huì)議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作主要包括：(1)與會(huì)人員的食宿管理；(2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理；(3)會(huì)議的交通保障；(4)會(huì)議的文化活動(dòng)；(5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作主要包括：(1)會(huì)議的保密工作；(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作；(3)會(huì)場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會(huì)議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會(huì)，離不開辦文、辦事能力。會(huì)議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容會(huì)務(wù)工作流程圖會(huì)前：確定會(huì)議主題與議題→確定會(huì)議名稱→確定會(huì)議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)→ 明確會(huì)議所需設(shè)備和工具→確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期→ 確定與會(huì)者名單→ 選擇會(huì)議地點(diǎn)→ 安排會(huì)議議程和日程→ 制發(fā)會(huì)議通知→ 安排食住行→準(zhǔn)備會(huì)議文件材料→ 制作會(huì)議證件 → 制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 →布置會(huì)場 →會(huì)場檢查 會(huì)中：報(bào)到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會(huì)議記錄→ 做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 → 會(huì)議信息工作 → 編寫會(huì)議簡報(bào)或快報(bào)→ 做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作→ 做好會(huì)議保密工作 →做好后勤保障工作會(huì)后：安排與會(huì)人員離會(huì)→ 撰寫會(huì)議紀(jì)要 → 會(huì)議的宣傳報(bào)道→ 會(huì)議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會(huì)議總 結(jié)一、確定會(huì)議籌備方案（大中型）議題確定后，秘書人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作的需要，制定會(huì)議籌備方案。會(huì)議籌備方案就是會(huì)議計(jì)劃。它包括會(huì)議主題、議題名稱、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議程、日程及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等項(xiàng)目。具體如下：（一）確定會(huì)議主題和議題。（二）確定會(huì)議名稱。（三）確定會(huì)議議程。（四）確定會(huì)議的時(shí)間和日期。（五）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要（六）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作(七)確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（八）確定會(huì)議住宿和餐飲安排(九)大型會(huì)議還需確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。會(huì)議籌備方案示例如下：可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)(籌備方案)一、會(huì)議主題為了增強(qiáng)本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)。會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn) 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會(huì)議廳召開。3月5日上午8：30報(bào)到。三、參加會(huì)議人員公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人。總計(jì)50人。會(huì)議議程會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持。上午：(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告。(2)培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：(1)分組討論。(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計(jì)劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。五、會(huì)議議題：(1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。(3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。六、會(huì)場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書負(fù)責(zé)。七、會(huì)議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。(1)總經(jīng)理的工作報(bào)告。(2)培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿?！?3)公司開展技術(shù)競賽評比的計(jì)劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。八、會(huì)議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會(huì)議通知。(2)會(huì)議日程表。（一）怎樣確定會(huì)議主題與議題會(huì)議主題是指關(guān)于會(huì)議要研究的問題、達(dá)到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對會(huì)議主題的細(xì)化。（二）怎樣確定會(huì)議名稱？會(huì)議名稱要擬得妥當(dāng)，名實(shí)相符。會(huì)名不宜太長，但也不能亂簡化。會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個(gè)要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會(huì)”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會(huì)”即會(huì)議內(nèi)容。有的會(huì)議名稱由單位、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公