【文章內(nèi)容簡介】 ：會議指導思想、會議議題、會議目的、會議任務(wù)、會議作用、會議結(jié)果。程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。財務(wù)要素：會議經(jīng)費、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。最基本的會議要素會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的種類有幾種？根據(jù)不同的標準，常見的會議種類有：按組織類型分：內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；按會期分：定期會議和不定期會議；按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報告性、談判性、動員性、紀念性等；按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；按規(guī)模大?。禾卮笮?萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十人或數(shù)人)等；按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡(luò)會等；按與會者的國籍及議題的范圍：國內(nèi)會議和國際會議等。會議有什么作用？（一）會議的積極作用1．交流信息，互通情報。通過會議的報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認識上的主觀局限性。2．發(fā)揚民主，科學決策。通過會議可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強友誼，促進團結(jié)。會議是人與人的直接接觸，通過 交流思想，總結(jié)工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強上下 級之間、同級之間的了解，增進團結(jié)。4．統(tǒng)一認識，協(xié)調(diào)行動。通過會議作出決議、決定，共同 貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。5．帶動消費，促進經(jīng)濟。成千上萬的會議，已經(jīng)形成“會議產(chǎn)業(yè)”。(二)會議的負面作用。1．造成時間、精力的浪費。美國一位管理學家說過“領(lǐng)導人相當?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時間的30％～33％?！比毡拘蕝f(xié)會統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時間的40％是在開會。”在我國，領(lǐng)導人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點。如果眾多的領(lǐng)導者都陷入會海，哪里會有時間和精力去做他們該做的事呢? 2．金錢的浪費。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費用有些是正當而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費。3．信息的重復、浪費。有些會只是層層傳達，復述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結(jié)合實際，其結(jié)果是制造重復信息，滋長文牘主義。4．滋長不正之風。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機在旅游勝地公費游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認真?zhèn)鬟_貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財，收取各種名目的贊助。課堂討論：你參加過一些什么樣的會議？你是否喜歡這些會議？為什么？會議申報與審批的形式有哪些？口頭申報、書面申報、會議申報。會議申報應(yīng)遵循什么原則？精簡從嚴原則、“一枝筆”原則。指導會務(wù)工作的原則有哪些？準備充分；組織嚴密；服務(wù)周到；確保安全。會議成本意識開會時要耗費經(jīng)費的，一般來說會議人工成本是這樣計算的： 會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）。B —參加會議的人數(shù)。T —會議的時間（以小時為單位）。A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產(chǎn)值遠比工資高，乘以2是因為開會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費。會議秘書工作的基本任務(wù) 1，組織的工作主要包括：(1)協(xié)助領(lǐng)導確定會議議題；(2)根據(jù)議題安排議程、日程；(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；(4)對與會人員進行編組；(5)布置會場，安排座次；(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；(7)負責會議簽到；(8)會中組織和協(xié)調(diào)；(9)會場其他組織和管理；(10)會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負責與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結(jié)束收尾工作。2．文書工作主要包括：(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。3．生活管理工作主要包括：(1)與會人員的食宿管理；(2)會議的財務(wù)管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；(5)與會人員的醫(yī)療保健。4．安全保衛(wèi)工作主要包括：(1)會議的保密工作；(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會議工作對秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。會務(wù)工作的具體內(nèi)容會務(wù)工作流程圖會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會議組織機構(gòu)→ 明確會議所需設(shè)備和工具→確定會議時間與會期→ 確定與會者名單→ 選擇會議地點→ 安排會議議程和日程→ 制發(fā)會議通知→ 安排食住行→準備會議文件材料→ 制作會議證件 → 制定會議經(jīng)費預(yù)算方案 →布置會場 →會場檢查 會中：報到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會議記錄→ 做好會議值班保衛(wèi)工作 → 會議信息工作 → 編寫會議簡報或快報→ 做好會議值班保衛(wèi)工作→ 做好會議保密工作 →做好后勤保障工作會后：安排與會人員離會→ 撰寫會議紀要 → 會議的宣傳報道→ 會議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會議總 結(jié)一、確定會議籌備方案（大中型）議題確定后，秘書人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方案。會議籌備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經(jīng)費預(yù)算等項目。具體如下：（一）確定會議主題和議題。（二）確定會議名稱。（三）確定會議議程。（四）確定會議的時間和日期。（五）確定會議所需設(shè)備和工具，要滿足會議的需要（六）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作(七)確定會議經(jīng)費預(yù)算。（八）確定會議住宿和餐飲安排(九)大型會議還需確定籌備機構(gòu)與人員分工。會議籌備方案示例如下：可信公司技術(shù)訓練專題研討會(籌備方案)一、會議主題為了增強本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓練方法。二、會議的時間、地點 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。三、參加會議人員公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人?？傆?0人。會議議程會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：(1)分組討論。(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報告。五、會議議題：(1)技術(shù)訓練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術(shù)訓練與技術(shù)創(chuàng)新。(3)如何提高技術(shù)訓練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓練方法的再討論。六、會場設(shè)備和用品的準備：準備會議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺秘書負責。七、會議材料準備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準備。(1)總經(jīng)理的工作報告。(2)培訓部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿?！?3)公司開展技術(shù)競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報告。八、會議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會議通知。(2)會議日程表。（一）怎樣確定會議主題與議題會議主題是指關(guān)于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。（二）怎樣確定會議名稱？會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內(nèi)容。有的會議名稱由單位、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公