【文章內(nèi)容簡介】 大問題不能自作主張，要聽從領(lǐng)導(dǎo)的指示。4)會議決定事項傳達(dá)催辦登記。會議決定事項催辦通常是，業(yè)務(wù)范圍明確、專一的工作，責(zé)成相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)催辦：綜合性、交叉性的工作內(nèi)容由秘書部門或綜合部門負(fù)責(zé)催辦：幾個部門、幾個單位聯(lián)合召開的會議決定，由秘書部門或制定單位負(fù)責(zé)人催辦。會議決定催辦的事項還需要領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人的支持，需要具體分管的領(lǐng)導(dǎo)者的督促檢查。在呼應(yīng)決定事項催辦工作任務(wù)較重的部門應(yīng)建立相關(guān)的制度。比如，建立會議決定事項催辦的匯報制度、登記制度等。登記制度應(yīng)設(shè)置登記表，格式如表51所示：會議決定事項的反饋就是將會議決策精神傳播給執(zhí)行者后，通過各種途徑和方式將執(zhí)行者的意見收集起來，反映給領(lǐng)導(dǎo)著的過程。它既是實現(xiàn)會議決策目標(biāo)的最主要的環(huán)節(jié)，是對會議決策的檢測、制約和完善，又是公司領(lǐng)導(dǎo)作出決策、正確行使指揮職能的重要手段。反饋信息，第一要迅速及時，便于領(lǐng)導(dǎo)盡快了解和掌握實施執(zhí)行中的各種信息，從時間差上找效率。不能當(dāng)馬后炮，失去反饋的意義：第二要真實準(zhǔn)確。真實準(zhǔn)確的信息是領(lǐng)導(dǎo)決策或完善決策的重要根據(jù)：第三要對堵塞言路、組織反饋的言行認(rèn)真對待和處理，使反饋渠道保持暢通無阻。主要是妨礙會議決策落實活動中各種信息。因為據(jù)決策不時目的，通過實施取得社會效益才是目的。如果在貫徹落實中出現(xiàn)了影響進(jìn)程和效益的因素，又不及時反饋，求得上級幫助解決，將會造成一定損失，甚至前功盡棄。即使自己能解決問題，亦不應(yīng)顧及單位和個人聲譽(yù)而隱匿不反饋。更不應(yīng)弄虛作假、欺騙上級和群眾。即在總結(jié)的基礎(chǔ)上系統(tǒng)地進(jìn)行綜合性的反饋。這種反饋要實事求是，找出經(jīng)驗教訓(xùn)，提出今后意見，如實向上級組織反饋。同時還要向公司或其代表反饋，這是取信于民、動員群眾的重要方法致意。會議決定事項的催辦。一段時間以來，某公司的一些會議決定遲遲得不到落實，有的部門因?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)處理問題持有異議，故意將會議決定拖延。這使領(lǐng)導(dǎo)非常撓頭。為解決此種被動狀況，秘書協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)層層開會，首先對一些問題加以澄清，統(tǒng)一認(rèn)識，從而疏通了信息的決辦環(huán)節(jié)。點評，傳達(dá)落實會議精神是秘書的重要職責(zé)之一。會后的檢查催辦是會后工作中不可缺少的重要內(nèi)容，可以敦促會議精神落到實處。如果落實環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，應(yīng)及時疏通。從某種意義上講，催辦也是一種信息反饋渠道，可使領(lǐng)導(dǎo)及時掌握會議決定事項的辦理情況，了解辦理過程中出現(xiàn)的新問題、新情況、并有針對性地采取措施加以解決，保證會議決定事項辦理工作的順利進(jìn)行。催辦的方式有發(fā)文催辦、電話催辦：派員催辦或約請承辦部門來人匯報等。1)發(fā)文催辦?；蚍Q發(fā)函催辦，即向執(zhí)行單位發(fā)送催辦函或催辦單。催辦文件上需要寫明要求貫徹執(zhí)行的決定、決議的內(nèi)容和條文，寫明辦理要求、辦理時限，并要求將辦理結(jié)果及時書面回告。發(fā)文催辦在催辦單位必須登記在案。一次催辦不成，可以兩次、三次，務(wù)求有所結(jié)果。2)電話催辦。電話催辦比發(fā)文催辦更為快速、方便，適用于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的一般工作部署。電話催辦除了快速、方便之外，還有兩個優(yōu)點，一是可以直接找到執(zhí)行的當(dāng)事人，不像文件那樣可能會幾經(jīng)周折：二是可以雙向溝通，通過對話可以及時了解執(zhí)行的情況或遇到的困難，可以及時匯報、研究，而不至于像發(fā)文那樣只是單向催促、等待結(jié)果。但電話催辦也有缺點，就是容易被忽視，所以電話催辦往往頻率更高，間隔時間更短。3)派員催辦。重要的、緊急的決定、決議下達(dá)之后，領(lǐng)導(dǎo)部門往往委派專人，通常是秘書，去催辦。派員催辦比電話催辦更為直接，是一種面對面的催辦形式，比文件更受執(zhí)行單位的重視，甚至形成某種壓力，有著明顯的督促作用。派員催辦還可以觀察現(xiàn)場，了解基層實況，發(fā)現(xiàn)問題或困難可以及時幫助研究、解決，或向上級領(lǐng)導(dǎo)及時灰白、請示處理。派員催辦的缺點就是會費時間、精力或費用較大。另外還可以通過約請承辦部門來人匯報方式進(jìn)行催辦。對于重要的會議決定事項，秘書應(yīng)采取發(fā)文催辦的方式，填寫“發(fā)文催辦卡”，要求有關(guān)部門部門限期辦理完畢：對有些事項，可采用電話催辦的方式，但必須有電話記錄，以備考察。對個別牽涉單位多、相互扯皮、事情難辦的事項，應(yīng)采取會議催辦的方式，把有關(guān)人員都請來，當(dāng)面協(xié)商解決。催辦方式可以交替、結(jié)合使用。總之，一定要抓好會議決定事項的落實工作，這是提高會議效率的最后環(huán)節(jié)。會議決定事項的催辦程序為，會議決定事項的傳達(dá)、會議決定事項的催辦與登記制度、會議決定事項的反饋。會議決定事項是需要下級機(jī)關(guān)和單位貫徹執(zhí)行的。為督促下級部門和人員及時貫徹執(zhí)行，避免將應(yīng)當(dāng)及時辦理的事情拖延或遺忘，需要對議定事項的貫徹即使進(jìn)行催辦。催辦、查辦工作應(yīng)形成一定的制度。定期催辦，及時落實，直到辦完為止。有的公司在辦公室設(shè)有專人負(fù)責(zé)會議議定事項的催辦工作，建立催辦登記制度，利用催辦卡及時進(jìn)行催辦工作。有的還建立有會議議定事項催辦落實報告制度，利用催辦報告定期向領(lǐng)導(dǎo)人員報告、反饋會議議定事項的落實情況。公司的決策是調(diào)查、決策、落實、反饋：再調(diào)查、再決策、再落實、在返回的螺旋式往復(fù)過程。通過這種過程，使決策不斷趨于完善。秘書需要對會議決定事項作及時、準(zhǔn)確、科學(xué)的反饋。會后反饋工作分為會議決議、決定事項的監(jiān)督檢查和貫徹落實情況的反饋匯報兩項內(nèi)容。要通過各種方式和相應(yīng)的渠道及時將有關(guān)情況、信息、意見和建議反饋給有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)，保證會議精神的貫徹落實。在會議決定中明確落實承辦責(zé)任，須注意以下兩類問題：1)綜合性的、需由多部門共同辦理的工作事項。這些工作事項涉及多部門，必須明確由哪一部分牽頭主辦，并授予牽頭部門進(jìn)行實際組織和協(xié)調(diào)其他部門的權(quán)利。如果不明確牽頭主辦部門，相關(guān)部門之間可能扯皮、推托，使會議決定難以落實。2)部門職責(zé)分工邊緣的、交錯的工作事項。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)各部門一般有明確的職責(zé)分工，在平時的正常業(yè)務(wù)范圍內(nèi)能夠正常運轉(zhuǎn)。但是，會議決定的內(nèi)容不一定全部同平時分工對口，往往有一些內(nèi)容處于幾個部門工作邊緣狀態(tài)，或是處于幾個部門分工的交叉點。對于這些工作，會議決定要明確指定一個部門或者單位領(lǐng)導(dǎo)確定一個部門承辦。否則，有時就形成“有好處的事?lián)屩桑米锶说氖露疾蛔觥钡木置?，耽誤會議決定的落實，甚至有可能引起部門之間的矛盾。1)會議決策傳達(dá)落實是實現(xiàn)會議決策目標(biāo)的最主要的環(huán)節(jié)。任何會議決策的目的，都是為了實現(xiàn)社會的某種需要。而實現(xiàn)這種需要的手段，就是對會議決策迅速付諸實施，是決策目標(biāo)如期或提前實現(xiàn)。落實的主要任務(wù)是將主觀的東西變?yōu)榫唧w的實際行動。沒有這種行動，決策就失去意義，如果落實不力，就收不到好的效果，可以說，傳達(dá)落實是實現(xiàn)會議決策目的的最重要一環(huán)。2)會議決策傳達(dá)落實是衡量下級組織得力與否的主要標(biāo)志。上級組織通過對會議決策的貫徹落實過程，考核和衡量下級組織領(lǐng)導(dǎo)班子是否稱職和得力。3)會議決策傳達(dá)落實是對會議決策的檢驗、制約和完善。好的會議決策是經(jīng)過調(diào)查研究、搜集信息、可行性論證和咨詢、集思廣益作出的。由于人們認(rèn)識上的差距及其他原因，有時并非完美無缺，切實可行。只有通過落實才能得到檢驗，并予以修正和完善。所以，決策需要落實：而落實的好壞，對決策能否順利實現(xiàn)，則有直接影響和一定的制約。1)迅速果斷，保證質(zhì)量。會議決策事項一般包括時間和質(zhì)量！標(biāo)準(zhǔn)，要求，規(guī)定在一定的時間內(nèi)按要求實現(xiàn)某項目標(biāo)或任務(wù)。決策信息一經(jīng)發(fā)出，就應(yīng)迅速組織實施。在保證質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要求的前提下，實施越迅速，效率越高：反之則越低。因此，下級組織要努力創(chuàng)造條件，克服困難，盡快貫徹落實。2)忠實決策，不打折扣。下級在傳達(dá)落實中首先要深刻認(rèn)識和理解并結(jié)合實際進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上不折不扣地按決策精神辦事。在實施中還要嚴(yán)明紀(jì)律和規(guī)章制度，以保證決策卓有成效地達(dá)到目的。3)解放思想，創(chuàng)造性地落實。這就是發(fā)揮自己的主觀能動性作用，結(jié)合實際，采取響應(yīng)的靈活有力的措施，使之具體化、可行化。因此，有利地傳達(dá)落實工作是會議決策目標(biāo)順利實現(xiàn)的關(guān)鍵。所謂具體實施就是在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上，進(jìn)行實際操作的活動，這是決策落實的主要步驟的關(guān)鍵階段，一般應(yīng)抓好下列環(huán)節(jié)：1)動員。為取得傳達(dá)布置的較好效果，要實現(xiàn)調(diào)查和了解員工的思想動向和脈搏，有針對性地解決問題，使之解除疑慮，輕裝上陣。2)分解任務(wù)。在傳達(dá)動員的基礎(chǔ)上，將落實任務(wù)按系統(tǒng)層層分解下去，直至每個執(zhí)行者個人。要職責(zé)