【正文】 根據(jù)案卷內(nèi)容的重要程度確定保管期限，并在可能的條件下將保管期限不同的文件分開立卷，有利于文件的管理和鑒定，也有利于文件的提供利用工作。案卷移交必須遵循歸檔制度。清理的辦法是“收、存、帶、銷”。一是在整理時(shí)，造成不要按錯(cuò)鍵。講座性的發(fā)言除了給發(fā)言人審閱外，還要送會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)、主持人冥。如果講話人表達(dá)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)、不確切，引文不準(zhǔn)、層次混亂、銜接不好，就要對(duì)錄音進(jìn)行修改。2)增加。整理錄音既要借鑒整理文字記錄的方法和技巧，也要結(jié)合錄音的特點(diǎn)，掌握一些方法和技巧?？陬^表達(dá)有的隨意性。對(duì)于整理完結(jié)不再有使用價(jià)值的紙張或清退后需要銷毀的會(huì)議文件、簡(jiǎn)報(bào)等，應(yīng)先登記造冊(cè)，然后按規(guī)定進(jìn)行銷毀。大會(huì)文件除立卷保存的以外，要再保存若干套印稿，按文件原來編號(hào)存放或按問題匯編成冊(cè)，以備查找利用。大會(huì)文件基本上是按重要程序和時(shí)間進(jìn)行排列的，如開幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、報(bào)告、決議、大會(huì)文件、大會(huì)發(fā)言、書面發(fā)言、參考資料、大會(huì)的來往文書、通知、紀(jì)要等，有關(guān)選舉方面要單獨(dú)排列在后邊。會(huì)議結(jié)束后，秘書應(yīng)立即收集整理，分類歸卷，保存起來會(huì)議檔案整理一要及時(shí)，二要完整。及時(shí)將與會(huì)人員名單、議程匯報(bào)的資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議照片、錄像、錄音等相關(guān)文件資料歸卷歸檔，注意分門別類或按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)。立卷歸檔應(yīng)該根據(jù)會(huì)議類型和材料多少而定。然而，當(dāng)需要簽署的意向書時(shí)，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。上述工作完成后，即可按歸檔要求移交檔案部門歸檔。歸檔時(shí)交接雙方應(yīng)按照案卷目錄清點(diǎn)核對(duì)無誤后，履行簽字手續(xù)。10)編寫案卷目錄案卷目錄是登記案卷和提供利用檔案的基本工具，是立卷部門向檔案部門移交案卷的手續(xù)和憑證，也是檔案部門檢查、統(tǒng)計(jì)案卷的依據(jù)。它是查找利用文件的基本線索，因此所擬標(biāo)題要確切，語言要通順精練。5)卷內(nèi)文件編目定卷以后在會(huì)議文件資料上加蓋編目章(包括卷號(hào)、順序號(hào)；，以卷為單位編排標(biāo)注頁號(hào)，第一頁在右上角，第二頁在左上角，把每份文件在卷內(nèi)的位置固定下來。4)組卷組卷時(shí)最好將永久、長(zhǎng)期、短期3個(gè)保管期限的文件分別組卷。出不需立卷歸檔的會(huì)議文件資料。重要會(huì)議文件夾初稿、歷次修正稿也應(yīng)保存，如有復(fù)印稿，亦應(yīng)保存一份。本部分主要針對(duì)的是會(huì)議文件立卷工作，會(huì)議文件的立卷工作流程如圖31所示：1大中型會(huì)議文件立卷1)收集資料。每份一會(huì)議文件都有其一定的特征。案卷類目是每年初在實(shí)際文件尚未產(chǎn)生之前，根據(jù)公司性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)情況、當(dāng)年會(huì)議工作計(jì)劃、任務(wù)和一年中可能產(chǎn)生的會(huì)議文件情況，參照往年的案卷類目，按照立卷要求擬制出的案卷分類名冊(cè)。1會(huì)議文件立卷的基本原則會(huì)議立卷工作的基本原則是“一會(huì)一案”。3)未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿，文件資料起草人在構(gòu)思撰寫過程中起草的未成文、未經(jīng)審批的提綱、素材、底稿等，不需立卷歸檔。此外，對(duì)于外出開會(huì)帶回來的重要的、有價(jià)值的文件資料，也應(yīng)立卷歸檔。上述會(huì)議的總結(jié)情況。8)上述會(huì)議的選舉材料。4)上述會(huì)議的議程、日程和程序。會(huì)議文件的立卷歸檔要嚴(yán)格遵守檔案制度，要把會(huì)議過程中的一整套文件資料進(jìn)行分類歸檔。所以，立卷是檔案的部門工作對(duì)象，立卷工作是檔案的工作的基礎(chǔ)，立卷的質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量。會(huì)議內(nèi)容廣泛，數(shù)量很多，如不加以系統(tǒng)整理，不僅不便于使用，而且容易磨損散失，特別是零散的會(huì)議文件按一定的規(guī)格要求立卷，裝訂成冊(cè)，可以避免文件破損和散失、丟失和泄密，有利于保密和管理。這樣才能夠很好地反映公司活動(dòng)的歷史面貌，并便于查考和利用。主要以下4點(diǎn)。在會(huì)議文件完成了現(xiàn)行使命，即它們被閱辦討論之后，由于它們記載了公司的工作活動(dòng)，在此后的工作實(shí)踐中可能需要經(jīng)常找出來作對(duì)照、作參考，因而具有查考作用。3)會(huì)議期間產(chǎn)生的文件。5)收集整理過程中要注意保密。3)選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。6會(huì)議文件收集、整理與歸檔會(huì)議結(jié)束時(shí)，秘書要做好會(huì)議文件資料的收集、整理和歸檔工作，及時(shí)送交有關(guān)人員妥善保管。5) 效益考核。部門之間、個(gè)人之間需要及時(shí)互通信息、克服矛盾，消除不利因素，做到步調(diào)一致、協(xié)同動(dòng)作是十分重要的。在傳達(dá)動(dòng)員的基礎(chǔ)上，將落實(shí)任務(wù)按系統(tǒng)層層分解下去，直至每個(gè)執(zhí)行者個(gè)人。因此，有利地傳達(dá)落實(shí)工作是會(huì)議決策目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。下級(jí)在傳達(dá)落實(shí)中首先要深刻認(rèn)識(shí)和理解并結(jié)合實(shí)際進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上不折不扣地按決策精神辦事。決策信息一經(jīng)發(fā)出，就應(yīng)迅速組織實(shí)施。只有通過落實(shí)才能得到檢驗(yàn)，并予以修正和完善。上級(jí)組織通過對(duì)會(huì)議決策的貫徹落實(shí)過程，考核和衡量下級(jí)組織領(lǐng)導(dǎo)班子是否稱職和得力。而實(shí)現(xiàn)這種需要的手段，就是對(duì)會(huì)議決策迅速付諸實(shí)施，是決策目標(biāo)如期或提前實(shí)現(xiàn)。否則，有時(shí)就形成“有好處的事?lián)屩?，得罪人的事都不做”的局面，耽誤會(huì)議決定的落實(shí)，甚至有可能引起部門之間的矛盾。2)部門職責(zé)分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。和相應(yīng)的渠道及時(shí)將有關(guān)情況、信息、意見和建議反饋給有關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)議精神的貫徹落實(shí)。通過這種過程，使決策不斷趨于完善。定期催辦，及時(shí)落實(shí)，直到辦完為止。會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦程序?yàn)?，?huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度、會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋。對(duì)于重要的會(huì)議決定事項(xiàng)，秘書應(yīng)采取發(fā)文催辦的方式，填寫“發(fā)文催辦卡”，要求有關(guān)部門部門限期辦理完畢：對(duì)有些事項(xiàng)，可采用電話催辦的方式，但必須有電話記錄，以備考察。派員催辦比電話催辦更為直接，是一種面對(duì)面的催辦形式，比文件更受執(zhí)行單位的重視，甚至形成某種壓力，有著明顯的督促作用。電話催辦除了快速、方便之外，還有兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)，一是可以直接找到執(zhí)行的當(dāng)事人，不像文件那樣可能會(huì)幾經(jīng)周折：二是可以雙向溝通，通過對(duì)話可以及時(shí)了解執(zhí)行的情況或遇到的困難，可以及時(shí)匯報(bào)、研究，而不至于像發(fā)文那樣只是單向催促、等待結(jié)果。發(fā)文催辦在催辦單位必須登記在案。催辦的方式有發(fā)文催辦、電話催辦：派員催辦或約請(qǐng)承辦部門來人匯報(bào)等。點(diǎn)評(píng)，傳達(dá)落實(shí)會(huì)議精神是秘書的重要職責(zé)之一。會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦。更不應(yīng)弄虛作假、欺騙上級(jí)和群眾。主要是妨礙會(huì)議決策落實(shí)活動(dòng)中各種信息。它既是實(shí)現(xiàn)會(huì)議決策目標(biāo)的最主要的環(huán)節(jié)，是對(duì)會(huì)議決策的檢測(cè)、制約和完善，又是公司領(lǐng)導(dǎo)作出決策、正確行使指揮職能的重要手段。會(huì)議決定催辦的事項(xiàng)還需要領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人的支持，需要具體分管的領(lǐng)導(dǎo)者的督促檢查。2)健全登記制度，建立催辦登記薄，逐項(xiàng)列出檢查催辦的事項(xiàng)，并由催辦人員根據(jù)實(shí)際情況，定期記載催辦事項(xiàng)的進(jìn)展?fàn)顩r。建立會(huì)議事項(xiàng)的催辦與登記制度，目的是使會(huì)議精神落到實(shí)處，防止有關(guān)單位不重視會(huì)議交辦事項(xiàng)，長(zhǎng)期推諉、拖延、工作效率低下，或從滋生局部利益出發(fā)，對(duì)會(huì)議交辦事項(xiàng)采取消極抵抗態(tài)度，故意不辦。其中印發(fā)文件包括會(huì)議決定、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決定催辦通知單等。2)傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須及時(shí)，不能拖延，當(dāng)會(huì)議決定本身有傳達(dá)時(shí)間的特定要求時(shí)，如，要求上級(jí)某文件下達(dá)基層之后再傳達(dá)，則應(yīng)執(zhí)行這些時(shí)間要求。這一環(huán)節(jié)處在會(huì)議的“決”與實(shí)際的“辦”之間是中間連接環(huán)節(jié)。4)要找出規(guī)律性的東西。1)要充分占有材料，全面掌握情況。一是展望式，用簡(jiǎn)短的語言對(duì)未來的工作作一個(gè)展望，展示美好的前景。要善于從工作中歸納總結(jié)經(jīng)驗(yàn)性的東西。2)正文總結(jié)的正文一般包括三個(gè)部分：前言、主體和結(jié)尾。專題性總結(jié)的標(biāo)題則較為靈活，它可以是觀點(diǎn)的揭示或者內(nèi)容的概括，比如毛澤東起草的總結(jié)的題目《關(guān)于打退第二次反共高潮的總結(jié)》?？偨Y(jié)的結(jié)構(gòu)一般包括標(biāo)題、正文和落款三個(gè)部分。要從自己掌握的事實(shí)與材料中提煉出現(xiàn)律性的理論認(rèn)識(shí)，這樣的總結(jié)才有意義。背景材料要有輔助性，能與事實(shí)形成鮮明的對(duì)比或者烘托。以往事件是總結(jié)惟一依據(jù)。例如，當(dāng)所在公司為上市公司，并且與并列上市平臺(tái)存在不可避免的業(yè)務(wù)往來，或是受到第三方管控，此時(shí)就需在紀(jì)要中注意措辭，保持獨(dú)立與合規(guī)。領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)對(duì)某部門的意見表示贊同，也可能在某部門提出看似合理的意見之后不置可否，該選擇那些內(nèi)容寫入紀(jì)要，則是紀(jì)要員長(zhǎng)久積累之后的微妙考量。例如，有些領(lǐng)導(dǎo)在時(shí)間充裕的情況下，會(huì)使用總分總的結(jié)構(gòu)進(jìn)行工作布置，并且還會(huì)大量引經(jīng)據(jù)典，甚至?xí)峒叭绾巫鋈说茸h程以外的話題，這時(shí)就需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)傳遞的信息進(jìn)行過濾，抓住主要邏輯脈絡(luò)