【正文】 會務(wù)工作會后工作要點會后工作根據(jù)不同的會議類型和組織結(jié)構(gòu)有著不同的要求，有些會議還要進行會議評估，其大致流程如圖A所示：1送別與會人員和離會服務(wù)1)感謝各方對會議的幫助和支持：感謝與會者的參會，在會議閉幕時，就要集中對與會者表示感謝；在與會者離去后，還應(yīng)通過一定的方式（打電話、發(fā)Email、寄信、贈送禮品、紀念品）再次對他們表示感謝，歡迎他們參加以后的會議（如果是系列會議的話）；感謝會議嘉賓、主持人、發(fā)言人、演講者的與會；感謝政府有關(guān)部門的支持；感謝協(xié)辦單位、贊助單位的支持；感謝其他單位或其他個人的支持。2) 感謝會議工作人員的辛勤工作在會議結(jié)束的時候，應(yīng)該對會議工作人員進行慰勞和感謝。感謝的方式有：召開慶功宴會；發(fā)放會議補貼（會議預(yù)算應(yīng)該有會議補貼這一項，在會議結(jié)束時，根據(jù)工作量的大小和工作質(zhì)量的高低以及責任以及責任的輕重，給每位工作人員發(fā)放一定的現(xiàn)金作辦為對大家為會議辛勞工作的補貼，使大家的辛勞能夠得到物質(zhì)上的安慰）；贈送會禮品。1)引導(dǎo)與會者退場：打開會議廳所有出口；先引導(dǎo)與會領(lǐng)導(dǎo)退場；若會場有多余通道，與會領(lǐng)導(dǎo)與其余人員應(yīng)各行其道。2)引導(dǎo)車輛駛離：會前應(yīng)該做好泊車安排；盡量劃區(qū)停車；領(lǐng)導(dǎo)車輛先行駛離；其他車輛按順序依次駛離。離會服務(wù)工作主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：1)同與會人員清理結(jié)算賬目會議一結(jié)束，會議的主辦方就要安排同與會者結(jié)算會務(wù)費用，同時向繳費者提供相關(guān)發(fā)票。結(jié)算的費用種類基本一致為：交通費用、住宿費用、會議費用，等。一般來說會議費用的承擔方式有以下3種：①由主辦方承擔全部費用的會議。結(jié)算程序相對復(fù)雜，在發(fā)會議邀請函的時候就要做好準備，會議回執(zhí)項目要設(shè)置齊全，并要求與會者準確填寫個人信息，以免非參會人員參會，增加會議負擔。之后，會議主辦方就可以按參會人數(shù)準備資金。②主辦方負擔會務(wù)費，其他費用參會人員自理。其他費用一般包括住宿費、交通費、餐飲費、旅游觀光費。有的會議旅游參觀費也是主辦方承擔，一般來說與會單位之報銷交通費和住宿費，其他不予報銷。一般會議組織者將餐飲費和住宿費一起計算，開具一張發(fā)票。會務(wù)組要在與會者離會前開好發(fā)票，或囑咐與會者離會前去酒店前臺結(jié)清賬目開好發(fā)票。③所有費用由與會者擔負的會議。這種會議一般由會議公司承辦，會議組織者要為與會者開具以下發(fā)票：會務(wù)費，可報道時開具，也可先開收據(jù)；住宿費，一般先開收據(jù)，與會者離會時去酒店換取正式發(fā)票。2)提醒與會者歸還自己參會所借用物品，并確保自己不遺失物品。3)發(fā)放回城票，安排送站人員一般與會代表報到時，請他們登記回程日期和回程車票；根據(jù)登記日期會務(wù)人員應(yīng)提前聯(lián)系訂票機構(gòu)訂票；發(fā)放回程票的時間應(yīng)該根據(jù)與會代表所定回程票的時間而定。送站是會務(wù)組織方為與會人員所做的最后一環(huán)，也是展現(xiàn)會務(wù)組織方美好形象的重要一環(huán)。會務(wù)組根據(jù)與會人員的職位、身份、年齡和身體狀況及車輛承載能力，安排合適的人員和車輛送站。如果是身份高的與會貴賓，則應(yīng)由主辦方領(lǐng)導(dǎo)親自送站。4)了解自帶車輛、人員的返回日程，路線和油耗情況提前選定路線，給車輛加好油，并處理好特殊情況；要有危機預(yù)防意識，提醒安全駕駛，做好電話回訪，確保安全回程。萬一出現(xiàn)突發(fā)事故，請示領(lǐng)導(dǎo)幫助解決問題。5)做好暫留與會者的住宿和膳食安排暫留人員中有一部分可能是外地人員，有購物和旅游的需求，會務(wù)組織方，應(yīng)盡力協(xié)助其滿足需求；對于一些特殊要求請示領(lǐng)導(dǎo)后，盡量滿足。2會場清理與會費結(jié)算1)若是在本單位會議室開會，會務(wù)人員只需將會標、桌牌等針對本次會議的相關(guān)標志撤走，并恢復(fù)會議室原貌即可。2)若是租賃會議室，那么清理工作就會更為復(fù)雜。還清借用、租用的設(shè)備，如因特殊情況不能歸還，應(yīng)入庫并交由專人保管；撤走會場的臨時性布置，包括會標、彩旗、綠植等；清點會議用品、用具，能再次使用的歸庫管理；一次性用具和用品進行銷毀；將會場中搬動過的桌椅恢復(fù)原樣，并將地面、門窗清掃或擦洗干凈；撤走會場外的會議標志如通知牌、方向標等；通知配電人員切斷會場不再使用的電源，并通知服務(wù)人員關(guān)閉會場。會議文件的清理主要涉及文件的收集、整理、歸檔和銷毀，這點將在下面的章節(jié)詳細介紹。在會議的組織過程中，有多項費用需要等到會議結(jié)束才能進行結(jié)算和支付，如場地租賃費、設(shè)備租賃費和勞務(wù)費等。會費結(jié)算時應(yīng)當做到賬款兩清，準確無誤；將相關(guān)票據(jù)、合同和賬目妥善保管，防止混亂和丟失。1)住宿費、會場租賃費等費用結(jié)算會議結(jié)束后，秘書應(yīng)當及時同會場出租方結(jié)清會議的各項費用，主要包括會議室租賃費、設(shè)備使用費和會議期間的其他費用。如果會議組織方承擔所有費用，那么會議秘書要及時同酒店結(jié)清住宿費，并開具好發(fā)票，以便回單位進行財務(wù)決算。需要注意的是，住宿費不包括使用房間的長途電話、客房酒吧、在酒店簽單等費用。會議主辦方所收取的費用一般也不包括這些費用。會務(wù)人員可以事先同與會人員交代清楚或讓酒店撤掉這些服務(wù)。2)和單位財務(wù)部門的決算預(yù)算經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批過后，會務(wù)人員就可以到財務(wù)部門預(yù)支會務(wù)經(jīng)費；會議結(jié)束后會務(wù)工作人員應(yīng)該用財務(wù)人員，按會議預(yù)算計劃，進行會議開支的財務(wù)決算；如果超出預(yù)算計劃，需要說明充分的理由，才能夠進行報銷。3會議紀要撰寫會議紀要撰寫的一般流程如圖41所示：會議紀要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀要，可以“通知”形式發(fā)出。1)內(nèi)容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內(nèi)容，它不能離開會議實際搞再創(chuàng)作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內(nèi)容的客觀真實性，違反紀實的要求。2)表達的要點性。會議紀要是依據(jù)會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應(yīng)放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。3)稱謂的特殊性。會議紀要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要，如《全國農(nóng)村工作會議紀要》。二是召開會議的機關(guān)加內(nèi)容加紀要，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會議紀要》。會議紀要正文一般由兩部分組成：1)會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。2)會議的精神和議定事項。常務(wù)會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內(nèi)容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀要，往往還要寫出經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：1)集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關(guān)事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。2)分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。3)發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據(jù)上級機關(guān)布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。1)要突出中心。2)注意吸收正確意見。3)要條理化、理論化。4)要忠于會議的實際內(nèi)容。5)要認真做好會議記錄，詳盡地占有材料；并且要認真研究會議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減。1)行文風格：通過多次參會并觀