【正文】 幾個屬類匯成一卷。卷內(nèi)文件資料按重要程序和時間進(jìn)行排列，同一文件資料的不同修改稿按時間進(jìn)行排列，同一文件資料的不同修改稿按時間先后順序排列，定稿放在前面。同時為使案卷不受污損，要拆除文、資料上的金屬釘和障礙物，注意文件資料面碼順序的排列。5)卷內(nèi)文件編目定卷以后在會議文件資料上加蓋編目章(包括卷號、順序號；，以卷為單位編排標(biāo)注頁號，第一頁在右上角，第二頁在左上角，把每份文件在卷內(nèi)的位置固定下來。然后按順序填寫卷內(nèi)目錄，沒有標(biāo)題的文件要代擬標(biāo)題。6)填寫卷內(nèi)文件資料備考表即對每次會議卷內(nèi)文件資料情況作必要的說明，說清楚文件資料來龍去脈、形成過程、文件資料重要程序和卷內(nèi)文件變動情況等，字跡要清楚，卷面要整潔，立卷者=檢查者還要簽注姓名和立卷時間。7)撰寫案卷標(biāo)題每個案卷要擬定標(biāo)題，一般應(yīng)反映出會議名稱、作者和主要內(nèi)容。它是查找利用文件的基本線索，因此所擬標(biāo)題要確切，語言要通順精練。標(biāo)題通常由作者、問題、名稱3部分組成。8)填案卷封面案卷封面要用毛筆或鋼筆正楷書寫，字跡要清楚、整潔，卷皮所列項目應(yīng)齊全，卷皮起止日期均以卷內(nèi)文件資料的最早和最晚日期為準(zhǔn)。9)案卷排列大中型會議文件資料的分卷，也按保管期限、重要程序和時間排列。10)編寫案卷目錄案卷目錄是登記案卷和提供利用檔案的基本工具，是立卷部門向檔案部門移交案卷的手續(xù)和憑證，也是檔案部門檢查、統(tǒng)計案卷的依據(jù)。要按判案排列順序逐卷逐項填寫案卷目錄，打印一式三份，兩份隨案卷移交檔案部門，一份留存?zhèn)洳?。上述工作完成后，即可按歸檔要求移交檔案部門。在正常情況下，應(yīng)在第二年上半年將上一年的案卷向檔案部門移交歸檔。歸檔時交接雙方應(yīng)按照案卷目錄清點核對無誤后，履行簽字手續(xù)。2日常工作會議文件資料立卷日常工作會議文件資料立卷，也要從收集資料做起，搞好好甄別整理。然后是組卷、擬定案卷標(biāo)題。其他如卷內(nèi)文件資料編目、備考表的填寫、卷皮的填寫、編寫案卷目錄等，與大中型會議基本相同。上述工作完成后，即可按歸檔要求移交檔案部門歸檔。某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會議記錄立卷，經(jīng)常發(fā)生找不到會議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過幾次協(xié)商，雙方簽署了一個項目的合作意向中。不久雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當(dāng)需要簽署的意向書時，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當(dāng)合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。點評；秘書需要重視文件資料的立卷歸檔工作。會議文件資料的立卷歸檔工作要嚴(yán)格遵守檔案制度。立卷歸檔應(yīng)該根據(jù)會議類型和材料多少而定。秘書在收齊會議文件后，應(yīng)及時整理會議相關(guān)文件加工、修改與會人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會議紀(jì)要。會議文件資料的立卷歸檔原則上上是一會一卷，便于日后查找，利用。會議文件資料的立卷歸檔工作要嚴(yán)格遵守檔案制度。及時將與會人員名單、議程匯報的資料、會議記錄、會議紀(jì)要，會議照片、錄像、錄音等相關(guān)文件資料歸卷歸檔，注意分門別類或按時間順序裝訂成冊。根據(jù)上述文件資料立卷歸檔的程序介紹，可以將其基本程序簡單歸納為；將收集的文件資料進(jìn)行登記，向上級總結(jié)、匯報情況、甄別整理、分類歸卷、卷內(nèi)文件的排列、卷內(nèi)文件的編號、編目、填寫卷內(nèi)文件的備考表、案卷標(biāo)題的擬制、填案卷封面、移交給檔案室、清理、銷毀不再利用的紙張。會議文件多屬草稿性質(zhì)或參考性質(zhì)，并帶有保密性，所以會議文件在會后多數(shù)應(yīng)收回。有關(guān)會議的文件及原材料、照片、錄音磁帶等，都是寶貴的資料。會議結(jié)束后，秘書應(yīng)立即收集整理，分類歸卷，保存起來會議檔案整理一要及時，二要完整。秘書需要對收回的文件進(jìn)行登記，并及時向領(lǐng)導(dǎo)作匯報。對重要會議的資料、具有考查價值的文件在處理完結(jié)后，依據(jù)其相互的內(nèi)在聯(lián)系，迅速進(jìn)行分類、立卷，建立專門的檔案，既方便查找，又可以對下一次會議提供參考。文件資料歸檔后應(yīng)由有關(guān)人員保管，不要保留在個人手中。大會文件基本上是按重要程序和時間進(jìn)行排列的，如開幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、報告、決議、大會文件、大會發(fā)言、書面發(fā)言、參考資料、大會的來往文書、通知、紀(jì)要等，有關(guān)選舉方面要單獨(dú)排列在后邊。按照會議文書立卷歸檔的要求，每份文件均應(yīng)保存3份。即一份原稿、兩份印稿。重要文件的初稿和歷次修改稿的原稿和印稿也各保存一份。大會文件除立卷保存的以外，要再保存若干套印稿，按文件原來編號存放或按問題匯編成冊，以備查找利用。為了會后利用方便，對所保存的會議文件應(yīng)該按問題分類編出卡片，作為索引。在按照文書立卷的原則和方法將會議文件資料立成案卷以后，應(yīng)該按照歸檔制度的具體要求，辦理好向檔案部門的移交工作。這樣，整個會議文件資料的立卷歸檔工作即告結(jié)束。對于整理完結(jié)不再有使用價值的紙張或清退后需要銷毀的會議文件、簡報等，應(yīng)先登記造冊，然后按規(guī)定進(jìn)行銷毀。嚴(yán)禁將會議文件、簡報等當(dāng)廢紙出售。1)熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理論水平，增強(qiáng)分析和理解能力。2)善于對講話中的確足之處進(jìn)行補(bǔ)正?？陬^表達(dá)有的隨意性。做記錄整理，或?qū)⒅v話整理成文章，有的甚至作為指導(dǎo)性或指定性文件下發(fā)時，就要求整理人能鑒別出過之、不及和疏忽之處，加以補(bǔ)正，這也是體現(xiàn)一種能動性。3)加強(qiáng)寫作訓(xùn)練，提高寫作水平。要把口頭語言轉(zhuǎn)換成書面語言，做到既保留講話人的風(fēng)格，又要觀點鮮明、條理清晰、文從字順。整理錄音的工作，就是根據(jù)所錄語言的中心思想，刪除不必要的語言，補(bǔ)充和修改不足、不恰當(dāng)以及沒有錄進(jìn)去的內(nèi)容，使整理稿成為中心明確、條理清楚、文字通順、內(nèi)容連貫的書面材料。錄音整理是針對講話、發(fā)言沒有文稿或講話、發(fā)言與文稿差距較大的情況而開展的。對于照本所作的錄間，就沒有整理的必要，只要把錄音磁帶存檔即可。整理錄音既要借鑒整理文字記錄的方法和技巧，也要結(jié)合錄音的特點，掌握一些方法和技巧。1)刪除。在整理過程中，要刪除不必要的、重復(fù)的語言。還要根據(jù)講話稿的用途刪除不宜公開的材料，對明顯的錯誤廉潔給予刪除或代為改正，刪除過多的舉例，只留下最能說明問題的一個。2)增加。在整理過程中，應(yīng)該增加一些作為書面文章必不可少的內(nèi)容，如補(bǔ)充語句、標(biāo)點、標(biāo)題等。3)修改。這里所說的個性主要是指語法、寫作上的修改。如果講話人表達(dá)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)、不確切，引文不準(zhǔn)、層次混亂、銜接不好，就要對錄音進(jìn)行修改。在整理錄音時，要特別注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。4)送審。錄音整理好后，要送講話人、發(fā)言人審閱。講座性的發(fā)言除了給發(fā)言人審閱外，還要送會議領(lǐng)導(dǎo)、主持人冥。這樣一方面，講話人、發(fā)言人、會議領(lǐng)導(dǎo)、主持人可以對自己的講話作些修改；另一方面，也可避免因整理者水平所限而造成的整理錯誤。送審既是對講話的尊重，更重要的這是一種工作程序，必須按工作程序辦。5)整理錄音在技術(shù)上要注意的事項。一是在整理時，造成不要按錯鍵。如果按下錄音鍵，那就無法補(bǔ)救了。為了避免按錯鍵而把錄上的內(nèi)容抹去，保險的辦法是在整理錄音前先復(fù)制一份放好，這樣就萬萬無一失了；二是為避免過多地按鍵，在整理錄音時，可使用錄音機(jī)的暫停功能，放一句錄音，記一句，如果說用的是變速錄音機(jī)，可慢速放音，這樣，整理者能夠記得過來；三是重要的會議錄音不要在家中整理，以免泄密。會議過程中形成的大量文件在會議結(jié)束時要認(rèn)真清理。清理的辦法是“收、存、帶、銷”。所謂收，就是對機(jī)密以上等的會議文件，要一份不少地收回；所謂存，就是對今后工作有查考價值的會議文件，要及時匯編成冊，立卷存檔；所謂帶，就是對有些需要與會人員帶回各單位傳達(dá)學(xué)習(xí)的文件，要辦理登記手續(xù)，讓與會人員帶回；所謂銷，就是對用后回收的多余的會議文件，要按照有關(guān)規(guī)定予以銷毀，確保會議文件安全。文書立卷工作結(jié)束，就要與檔案部門商定歸檔事宜，以便及時辦理案卷移交手續(xù)。案卷移交必須遵循歸檔制度。1)移交前，檔案部門應(yīng)當(dāng)檢查安卷質(zhì)量。2)移交時，交接雙方要根據(jù)移交目錄仔細(xì)清點案卷，按案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷尾備考表核對每個案卷內(nèi)的公文。3)清點、核對無誤后，交接雙方在案卷移交目錄的備考表移交人、接收人欄內(nèi)簽名，并簽注交接時間。根據(jù)案卷內(nèi)容的重要程度確定保管期限，并在可能的條件下將保管期限不同的文件分開立卷，有利于文件的管理和鑒定，也有利于文件的提供利用工作。根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定，會議文件的保管期限分為永久、長期、短期3種。41