【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 安全保衛(wèi)工作主要包括：(1)會(huì)議的保密工作；(2)會(huì)議的警衛(wèi)工作；(3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。從以上秘書工作的基本內(nèi)容中，我們可以看出，會(huì)議工作對(duì)秘書的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。秘書辦會(huì)，離不開辦文、辦事能力。會(huì)議工作最能集中反映出秘書的綜合素質(zhì)。會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容會(huì)務(wù)工作流程圖會(huì)前：確定會(huì)議主題與議題→確定會(huì)議名稱→確定會(huì)議規(guī)模與規(guī) 格→ 明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)→ 明確會(huì)議所需設(shè)備和工具→確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期→ 確定與會(huì)者名單→ 選擇會(huì)議地點(diǎn)→ 安排會(huì)議議程和日程→ 制發(fā)會(huì)議通知→ 安排食住行→準(zhǔn)備會(huì)議文件材料→ 制作會(huì)議證件 → 制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 →布置會(huì)場(chǎng) →會(huì)場(chǎng)檢查 會(huì)中：報(bào)到及接待工作 → 組織簽到→ 做好會(huì)議記錄→ 做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 → 會(huì)議信息工作 → 編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)→ 做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作→ 做好會(huì)議保密工作 →做好后勤保障工作會(huì)后：安排與會(huì)人員離會(huì)→ 撰寫會(huì)議紀(jì)要 → 會(huì)議的宣傳報(bào)道→ 會(huì)議文書的立卷歸 檔 →催辦與反饋工 作 →會(huì)議總 結(jié)一、確定會(huì)議籌備方案（大中型）議題確定后，秘書人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作的需要，制定會(huì)議籌備方案。會(huì)議籌備方案就是會(huì)議計(jì)劃。它包括會(huì)議主題、議題名稱、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議程、日程及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等項(xiàng)目。具體如下：（一）確定會(huì)議主題和議題。（二）確定會(huì)議名稱。（三）確定會(huì)議議程。（四）確定會(huì)議的時(shí)間和日期。（五）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要（六）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作(七)確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（八）確定會(huì)議住宿和餐飲安排(九)大型會(huì)議還需確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。會(huì)議籌備方案示例如下：可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)(籌備方案)一、會(huì)議主題為了增強(qiáng)本公司綜合競(jìng)爭(zhēng)力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會(huì)。會(huì)議的重點(diǎn)是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競(jìng)賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對(duì)策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。二、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn) 擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號(hào)會(huì)議廳召開。3月5日上午8：30報(bào)到。三、參加會(huì)議人員公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人?？傆?jì)50人。會(huì)議議程會(huì)議由主管副總經(jīng)理主持。上午：(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報(bào)告。(2)培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：(1)分組討論。(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競(jìng)賽評(píng)比的計(jì)劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報(bào)告。五、會(huì)議議題：(1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。(2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。(3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。六、會(huì)場(chǎng)設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會(huì)議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺(tái)秘書負(fù)責(zé)。七、會(huì)議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。(1)總經(jīng)理的工作報(bào)告。(2)培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿?！?3)公司開展技術(shù)競(jìng)賽評(píng)比的計(jì)劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報(bào)告。八、會(huì)議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會(huì)議通知。(2)會(huì)議日程表。（一）怎樣確定會(huì)議主題與議題會(huì)議主題是指關(guān)于會(huì)議要研究的問題、達(dá)到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。（二）怎樣確定會(huì)議名稱？會(huì)議名稱要擬得妥當(dāng)，名實(shí)相符。會(huì)名不宜太長(zhǎng)，但也不能亂簡(jiǎn)化。會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個(gè)要素構(gòu)成，如“中國(guó)共產(chǎn)黨第十五次全國(guó)代表大會(huì)”，其中“中國(guó)共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國(guó)代表大會(huì)”即會(huì)議內(nèi)容。有的會(huì)議名稱由單位、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年()總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會(huì)”。有的會(huì)議名稱有時(shí)間、會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運(yùn)票價(jià)聽證會(huì)”。會(huì)議名稱要用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。有些會(huì)議的名稱是固定的，如董事會(huì)等；有些會(huì)議名稱是不固定的，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時(shí)間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會(huì)”。（三）確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí) 本著精簡(jiǎn)效能的原則。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。（四）確定會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)應(yīng)注意哪些問題？會(huì)議時(shí)間有三種含義：一是指會(huì)議召開的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。確定會(huì)議時(shí)間應(yīng)考慮：首先是需要，如每周一次的工作例會(huì)，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會(huì)議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計(jì)劃，通過各種預(yù)算等。有些會(huì)議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報(bào)會(huì)，常定在下班前半小時(shí)，而不是安排在剛上班時(shí)。再次是適宜，先要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人時(shí)間的適宜。在領(lǐng)導(dǎo)出差返回的當(dāng)天盡量不安排重要會(huì)議。有外部人員參加的會(huì)議，要考慮邀請(qǐng)的有關(guān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓能否到會(huì)。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時(shí)召開牽涉人員多、時(shí)間長(zhǎng)的會(huì)議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會(huì)因素。最后是會(huì)議時(shí)間限度。據(jù)心理學(xué)家測(cè)定，成年人能集中精力的平均時(shí)間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會(huì)議時(shí)間最好不超過一小時(shí)。如果需要更長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。（會(huì)議議題應(yīng)集中，日程安排應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時(shí)間。會(huì)議連續(xù)進(jìn)行的最佳時(shí)間是3小時(shí)之內(nèi)，超過這一限度，會(huì)議效果呈下降趨勢(shì)。）安排會(huì)議時(shí)間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會(huì)。會(huì)議地點(diǎn)問題：會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開的具體會(huì)場(chǎng)。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素。第一、應(yīng)根據(jù)不同的會(huì)議類型來選地點(diǎn)。如： 國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。專業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察。假如，棉花種植會(huì)議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會(huì)議到青島去開，就不可理喻了。小型的、經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室。會(huì)議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營(yíng)業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應(yīng)考慮交通便利會(huì)場(chǎng)位置必須讓領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者方便前往。一般應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者的工作地點(diǎn)均較近的地方。第三、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動(dòng)空間比較適宜。同時(shí)應(yīng)考慮會(huì)議時(shí)間的長(zhǎng)短，時(shí)間長(zhǎng)的會(huì)議，場(chǎng)地不妨大些。第四、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機(jī)、投影儀、計(jì)算機(jī)、麥克風(fēng)等。第五、場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時(shí)，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進(jìn)會(huì)場(chǎng)的電話，以及來訪和參觀等。因此在場(chǎng)外應(yīng)掛起“會(huì)議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機(jī)。會(huì)場(chǎng)內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會(huì)議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。第六、應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)所和安全設(shè)施問題。第七、場(chǎng)地租借的費(fèi)用必須合理。（五）怎樣確定與會(huì)人員范圍及人數(shù)會(huì)議由哪一級(jí)人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應(yīng)全面考慮好。秘書部門平時(shí)應(yīng)掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機(jī)關(guān)和干部人數(shù)的基本資料。在確定會(huì)議規(guī)模和人數(shù)之后，應(yīng)進(jìn)一步分配會(huì)議人數(shù)及名單。大型會(huì)議設(shè)有“組織組”負(fù)責(zé)考慮這些工作。（六）怎樣確定會(huì)議議程與會(huì)議日程(1)會(huì)議議程與會(huì)議日程的區(qū)別。●會(huì)議議程：是對(duì)會(huì)議所要