【文章內(nèi)容簡介】 合履約部下發(fā)。涉及某一方面工作的部門文件由主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如涉及其他部門，以公司級文件下發(fā)。 三、凡以“上（ *）發(fā)”字號發(fā)出的公文，必須報(bào)綜合履約部審核。審核的重點(diǎn)：是否需要行文，公文內(nèi)容、文字表達(dá)、文種使用、格式等是否符 合本條例的有關(guān)規(guī)定。各部門發(fā)出的公文由部門領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)綜合履約部備案存檔。 四、公文用印應(yīng)填寫用印登記，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，綜合履約部方可辦理。部門自行用印，應(yīng)建立登記制度，綜合履約部將隨時(shí)不定期進(jìn)行檢查。 五、傳遞秘密公文時(shí)，必須采取相應(yīng)的保密措施，確保文件安全。 第五條 收文處理程序。 第六條 公司處理來文程序應(yīng)注意： 重慶江電國際工程有限公司制度 匯編 第 13 頁 共 26 頁 一、公文的收發(fā)、傳閱登記制度由綜合履約部統(tǒng)一制定，并隨時(shí)抽查各部門執(zhí)行情況（收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等）。 二、對需要催辦的文件，要建立嚴(yán)格的登記制度。承辦部門必須在規(guī) 定的時(shí)間內(nèi)將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發(fā)文部門復(fù)命。 三、公文辦理完畢，主辦部門應(yīng)將公文處理情況和結(jié)果書面向主管領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)。 四、各部門凡需由總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽批的公文，一律由綜合履約部呈報(bào)，其處理程序見“第六條 收文處理程序”。 第七條 公文立卷、銷毀。 一、與公司經(jīng)營活動(dòng)有關(guān)的上級機(jī)關(guān)來文，重要會議文件資料，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的合同、協(xié)議、公司文件、部門文件等一切重要文件均應(yīng)歸檔。 二、公司各相關(guān)單位應(yīng)在當(dāng)年三月三十日前，將上年度應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料收集整理后，向綜合履約部集中移交。 三、綜合履約部收到各單位 交來的歸檔文件、資料后，采取年度— 組織機(jī)構(gòu) — 檔案內(nèi)容的分類編目方法，進(jìn)行整理立卷。 四、沒有存檔價(jià)值和存查必要的公文，應(yīng)由綜合履約部列出清單，征求業(yè)務(wù)部門意見后，經(jīng)綜合履約部經(jīng)理批準(zhǔn)即可銷毀。對于批準(zhǔn)銷毀的文件，要指定專人（兩人以上）監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀文件清冊上簽名。 公司檔案管理制度 重慶江電國際工程有限公司制度 匯編 第 14 頁 共 26 頁 為加強(qiáng)檔案的管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司 各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。 第一條：適用范圍： 本制度適用于公司在行政管理 、經(jīng)營管理等 過程中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括行政、人事、經(jīng)營、財(cái)務(wù)等各種檔案。 第二條：主要內(nèi)容 : 檔案工作的管理隸屬綜合履約部行政文員，對公司內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理，由行政文員組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和指導(dǎo)。 第三條： 歸檔 : 各部門應(yīng)在每年元月底向公司綜合履約部移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù)，重要資料應(yīng)隨時(shí)移交，集中管理，任何單位及個(gè)人不得據(jù)為己有。 一、歸檔范圍及管理： 序 號 類別 歸檔范圍 1 行政文件類 各類資質(zhì)文件、各類規(guī)章制度、人事 檔案、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報(bào)、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、績效考核資料，設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、 重慶江電國際工程有限公司制度 匯編 第 15 頁 共 26 頁 證件。 2 技術(shù)資料類 各產(chǎn)品圖紙、施工圖、設(shè)計(jì)變更、以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來資料，各關(guān)鍵工序工藝流程文件、作業(yè)指導(dǎo)書，原材料、半成品（過程）、成品檢驗(yàn)記錄，各種形式實(shí)驗(yàn)報(bào)告等 3 往來業(yè)務(wù)類 全部招標(biāo)文件、投標(biāo)文件（電子檔），中標(biāo)通知書，生產(chǎn)計(jì)劃下發(fā)通知書、發(fā)運(yùn)記錄、結(jié)算書，各類銷售類、采購類合同協(xié)議，供應(yīng)商客戶資料、倉庫盤存記錄等 4 生產(chǎn)記錄類 各生產(chǎn)工藝生產(chǎn)記錄等 5 公司資質(zhì)類 公司營業(yè)執(zhí)照（正、副本、 IC卡）、稅務(wù)登記證（國、地）、組織機(jī)構(gòu)代碼證書、一般納稅人證明、基本戶開戶證明等 二、歸檔要求 檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊 全完整。 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在 重慶江電國際工程有限公司制度 匯編 第 16 頁 共 26 頁 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用 鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 第四條 檔案的利用 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。 必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。 不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字