【文章內(nèi)容簡介】 導的關系；二是上下級之間業(yè)務指導與被指導的關系；三是平行機關或不相隸屬機關之間的關系。與上述行文關系相聯(lián)系，根據(jù)不同的行文對象和工作需要，可以采取不同的行文方式：即上行文、下行文、平行文、聯(lián)合行文及受雙重領導的機關的行文。文種格式和規(guī)范既是公文的“包裝”，又是公文的規(guī)矩。如何選擇使用適當?shù)奈姆N格式是機關文字工作中常常遇到的問題。許多同志在文種的選定上不很清楚，這樣在無形之中弱化了行文目的和中心思想的表達效果，也使工作帶來了不便，影響了公文的嚴肅性、準確性。因此正確選擇文種格式是機關文字工作的基本要求。日常工作中，我們常常遇到一些公文文種格式和規(guī)范錯誤（大都是對文種的用途、使用資格、行文特點及其效力認識不清，概念混淆，選用原則掌握不好所致）。一是規(guī)范文種中常有“報告”與“請示”兩者混淆。在運用“報告”與“請示”兩種規(guī)范性公文文種時，應注意兩者的區(qū)別。一般來講，“報告”與“請示”有兩個共同點、四個不同點。共同點是：（１）兩者都是上行公文，即由下級向上級行文。（２）兩者都是用于反映情況。其不同點是（１）“報告送達上級后，上級可給予批復，也可以不批復。但“請示”必須給予批復或答復。（２）“報告”的發(fā)送時間可以在事情辦理或發(fā)生之前，也可以在辦理之后。但“請示”必須在事情辦理之前。（３）“報告”可以同時報告若干情況或事。但“請示”必須一事一文，否則由于上級分管的部門不同，多事一文無法辦理或答復（用于口頭匯報用的匯報稿例外，但事后必須正式行文。）。（４）“報告”可以向上級主管部門行文，也可向上級領導人或非主管部門報告，但“請示”必須向上級直接主管部門行文。總之，報告和請示是明顯不同的。千萬不能混為一談。否則就會延時誤事出問題。（如南陽“清官祠”事件。其他原因不講和辦公廳（室）工作不到位是有直接關系的。南陽市委、市政府轉發(fā)臥龍區(qū)的一個報告，里面加雜請示事項。秘書部門按照辦文規(guī)定，把此件作為一般性報告分送給了領導，致使沒有一個領導批示，釀成重大政治事件，教訓十分深刻）。規(guī)范性公文應用中，還存在“決議”與“決定”、“通告”與“公告”、“函”與非規(guī)范公文“便函”等概念不清，使用混淆的問題。二是非規(guī)范文種中常有“講話”與“發(fā)言”兩者混淆?！爸v話”與“發(fā)言”屬于兩者相近的非正式公文，既有相似之處，也有較大區(qū)別。在機關中也常見把兩者混淆起來的情況。兩者相比，有３個相同點，有４個不同點。相同之處：（１）兩者都是口頭表達的附屬文字材料，有口語的思維和邏輯表達方式。（２）其使用都是在公開或一定范圍的公開會場上發(fā)表。（３）在同一個會議上兩者都對同一對象圍繞一個共同的主題。其不同點：（１）“講話”是屬于會議上領導者使用的體裁，而“發(fā)言”則是屬于被領導或其他非領導人使用的體裁。（２）“講話”體現(xiàn)會議的中心思想，一定意義上講是總體性的，而“發(fā)言”體現(xiàn)的是局部性的。（３）“講話”有下行文的許多特征，“發(fā)言”則有平行文和上行文的特征。特征不同，因而兩者使用的語氣也就不同。（４）體現(xiàn)主題的則重點不同。“講話”一般用于對一個事情講應當做什么，如何去做；而“發(fā)言”一般常用于介紹現(xiàn)有的客觀情況和工作情況，今后怎樣具體做得更好。三是口頭表達與書面表達兩種類別的文種混淆?？陬^表達附屬文字材料與非規(guī)范格式文種常有混淆的情況。這個問題在日常工作感到并不明顯，但對工作影響較大，如“匯報提綱”與“工作報告”、“報告”，“講話”與“工作意見”，“發(fā)言提綱”與“工作計劃”，“談話”與“意見”等都經(jīng)常遇到混淆的情況。兩者混淆的原因主要是概念上的混淆，（１）一般來講，書面非規(guī)范格式公文具有一定的法定的效力，有較強的約束力、強制性，而口頭表達文字材料的則不完全具備這些特點，即使是領導人的講話也是如此。但是口頭表達所用的文字材料在通過法定辦文程序后，如以“通知”等形式下發(fā)、轉發(fā)等等，就具備了一定的法定效力。所以“講話”、“發(fā)言”、“匯報提綱”以及“信”等格式，是領導活動中常用的輔助性文體，若使其內(nèi)容、中心思想具有效力，就應當在公開場合發(fā)表后以正式公文的形式發(fā)布，或者經(jīng)一定形式通過后發(fā)布。（２）口頭表達輔助材料與書面公文在寫作的內(nèi)容構成上也有不同。一般來講，口頭表達材料篇幅較長一些，客觀具體情況介紹、分析得多一些，思想觀點的論述較系統(tǒng)，所講的內(nèi)容集中重點問題。書面公文，一般來講具體要求、安排和直接涉及的具體事多一些，理性議論較少?？傊@些區(qū)別是書面材料與口頭表達的內(nèi)在要求不同而不同。四是法定規(guī)范性公文常有的標題錯誤。公文標題由三部分組成，即由“機關規(guī)范簡稱、事由（主要內(nèi)容）和文種”三要素組成。常見錯誤有：（１）不分條件省略機關名稱。一些內(nèi)容重要的決定、公告、通知等文種，不可省略機關名稱。（２）事由概括不清，題意不鮮明，有的省略不當，產(chǎn)生歧義。（３）自造文種，用“意見”、“安排”、“規(guī)劃”、“情況”、“匯報”等非規(guī)范文件名稱直接當做法定規(guī)范性文件的文種。（４）書名號使用不當。除法律法規(guī)性文件名稱外，其它文件名稱在公文標題中不用書名號，也不用其它標點符號。但是違反這種規(guī)范的錯誤較為常見，如《關于轉發(fā)〈通知〉的通知》，就屬這種類型。五是落款、時間、編號等規(guī)范錯誤。例如，單位名稱落款和時間落款錯誤。單位落款錯誤常出現(xiàn)在正式格式公文之中，也就是常見的紅頭文件中。有許多同志起草法定公文時，都在題目上寫明單位全稱，還要把本單位的全名稱落在最后一頁的右下方，然后再注明時間，最后再加蓋機關公章。一般的來講，只要文頭已注明單位文件或單位名稱的，文件的內(nèi)容除非十分嚴肅、莊重，正文最后就不必再落款，直接加蓋公章即可。再一種單位名稱和時間落款錯誤是出現(xiàn)在會議講話稿、發(fā)言稿中。其錯誤表現(xiàn)在兩個方面。一個是落款時間沒有按國家規(guī)定用阿拉伯數(shù)字，并且加上括號，而是仍沿用過去的漢字寫法，不加括號。另一個是名稱落款和時間先后順序不對，不是在標題下面先落款，再寫時間，而是順序反了，或者標題下面落一個，文章最后再落一個。行文編號，有的紅頭文件編號里加了“函”、“第”等字樣，也屬不當。六是報、送文的概念和要求把握不準，確定不當。應注意區(qū)別開主送、發(fā)送，抄送、抄報有什么不同。（１）主送，公文的主送單位即該公文的主要受理單位，一般在公文正文之首，即抬頭稱謂。按照格式規(guī)定，在文首不寫抬頭稱謂的公文，如命令、決定等等，主送單位放在文尾?！爸魉汀狈旁谖奈矔r，習慣上使用“發(fā)送”或“發(fā)”，也可寫“主送”。“主送”與“發(fā)送”無實質(zhì)性區(qū)別。（２）抄送，在向主送單位發(fā)文的同時，向不相隸屬的有關單位發(fā)文，稱抄送。抄送有三種情況：一是上行文抄送有關業(yè)務主管機關，二是下行文抄不相隸屬機關，三是向受雙重領導的下級機關行文抄送該下級機關的另一上級機關。（３）抄報，向非主送的上級機關發(fā)文稱抄報。抄報有兩種情況：一是下行文需報請上級了解掌握的公文，二是受雙重領導的單位向一上級機關行文的同時向另一非主報機關行文時用抄報。（４）報送書寫的順序是先報后送。9。文字要精確、簡練、樸實、莊重和規(guī)范公文的思想內(nèi)容，經(jīng)過一系列組織安排，最后都要通過語言表達出來。要確保公文質(zhì)量，一定要重視語言的提煉，在文字方面狠下功夫。一是要精確。遣詞造句要恰當、周密、明確，盡量少使用基本、幾乎、不少、絕大多數(shù)等模精語言，做到觀點鮮明、是非清楚、褒貶分明、揚棄適度。如毛澤東同志在1949年4月21日撰寫的《向全國進軍的命令》一文中寫道：“奮勇前進，堅決、徹底、干凈、全部地殲滅中國境內(nèi)一切敢于抵抗的國民黨反動派?！边@里用了四個詞來修飾“殲滅”這個動詞?！皥詻Q”表達了殲敵的決心；“徹底”表達了殲敵的程度；“干凈”表達了殲敵的的標準；“全部”表達了殲敵的范圍。四個詞表達了殲敵的全部意義，用法貼切完整，讀來氣勢恢宏，語氣堅定，令人振奮，由此可見主席練字功夫之深。公文的語言有自身的特殊要求，而且其自身的語體要求比較明顯，如同樣是表現(xiàn)不允許的意思，“不得”、“不準”、“嚴禁”存在著明顯的差別，語氣的輕重也不相同，必須將它們細加區(qū)分。同時，公文的語言要考慮到文體、文體的服務對象、含義等的多重影響，要使語言所表達的意思準確、全面、不留漏洞。如有的教育部門在下達關于加強校園秩序管理的通告的時候，有“上課期間不準學生在校園走動”的句子，這一句子在表意上是存在嚴重問題的，試想，如果學生在體育課上不走動，那么體育課又如何鍛煉學生的運動技能呢?所以，不能隨意、亂用詞匯，諸如“上課不許說話”、“不該收的禮堅決不收”之類，還有“對發(fā)現(xiàn)使用上述無效證件者，請扣留交我局”。這里，到底扣留誰，是扣留“發(fā)現(xiàn)者”還是“使用者”，由于語言表述有問題，則使這里鬧出了笑話，其實只須將句中的“對”字去掉即可。二是要簡練。開門見山，簡明扼要，別拖泥帶水。要大力提倡寫短文，在“文字精煉”、“篇幅短小”上下功夫，努力用最少的文字表達盡可能多的意思。山不在高，有仙則名。言不在多，達意則靈。要語不煩，字字珠璣，簡練有力，自然使人愉悅；冗詞贅語，嘮嘮叨叨，不得要領，怎不令人生煩？劉勰（協(xié)）言道：“緣學在博，取事資約?！蔽膶W大師林語堂說：“紳士的演說應該象女人穿的迷你裙，越短越好。”為文者大多倡導、力求精簡，多數(shù)人都是喜短不喜長的。古今中外，概莫屬外。先說古代——明朝初年刑部尚書茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，寫了一萬七千字。朱元璋叫中書郎王敏讀給他聽，讀到過半還未談到正題，朱皇帝龍顏大怒，訓斥并讓人狠揍了他一頓。第二天又叫人接著讀，讀到最后的五百字才知道他要講的正事。這就是說前面一萬六千五百字全是廢話。此后，下令，凡上書者均照后五百字的格式來寫，違者論罪。此事載于明史，絕非虛構。賈島、韓愈“鳥宿池邊樹，僧敲月下門”的“推敲”故事，也已成為精心琢磨用字的典故。大家琢磨一下“推敲”二字：一個是孤寂之意，一個是幽靜之美；一個是莽撞闖入，一個是禮貌拜訪；一個是音節(jié)阻滯，一個是音節(jié)響亮，給人的感覺絕對是不一樣的。杜甫有個名句“朱門酒肉臭，路有凍死骨”，兩句10字，就把階級矛盾深刻地揭露出來了。詩仙李白《早發(fā)白帝城》中云“兩岸猿聲啼不住，輕舟已過萬重山”，兩句14個字，就把三峽兩岸崇山峻嶺的秀美景色、長江的急流及個人的心情都寫出來了。劉邦《大風歌》只四句，荊軻《易水歌》僅兩句（風蕭蕭兮易水寒，壯士一去兮不復還！），陳子昂《登幽州臺歌》僅有四句（前不見古人，后不見來者。念天地之悠悠，獨愴然而涕下。)，但都壯懷激烈，語短意長。蘇轍作《六國論》，總結六國滅亡的教訓，也僅用了600來字。所以，煉字就是要刪繁就簡，選詞就是要有高度概括性，這樣才能做到簡煉。以上說了這么多，無意讓大家都去當詩人、騷客，而只是想說明一詞一語如果用得好、煉得精，往往會使全篇生輝。公文語言雖不能如文學作品那樣“為求一字穩(wěn)，耐得半宵寒”、“兩句三年得，一呤雙淚流”，達到“語不驚人死不休”的地步，但也要嚴格錘煉，惜墨如金，努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，必須有的內(nèi)容一個字不能少，無關的內(nèi)容半個字不能多。再說當代——現(xiàn)在國際上通行領導者人站著講話，為什么？就是讓人講得少講、短一些、精一些，不講廢話。周總理四屆人大會議的報告，因總理身體有恙，毛主席指定小平同志負責組織起草，要求不超過5000字，小平同志認真照辦。5000字不也很管用嗎？黨的十五大報告中的第一部分“世紀之交的回顧與展望”，只用了四個自然段，通過“三個偉人”、“三次巨變”的高度概括，便把自鴉片戰(zhàn)爭以來中國一個半世紀的社會歷史進程簡述得十分清楚，極富內(nèi)涵。黨的十六大報告通過八個成就、十條經(jīng)驗，便把十五大以來的五年及江總書記在位的13年的工作總結得一清二楚。在起草十六大報告時，江澤民同志強調(diào)，是政治報告，要抓住重點，切中要害，講大的方針、政策和原則，要下決心精簡文字。有人提出對13年的成就的評價應有分量，建議用“幾個最”，有人提出用“幾個新”。起草組經(jīng)過認真斟酌，用“三個時期”（即：綜合國力大幅度躍升、人民得到實惠最多的時期，社會長期保持安定團結、政通人和的時期，國際影響顯著擴大、民族凝聚力極大增強的時期。）對13年的歷程作出恰如其分的評價。十六大報告還把全面建設小康社會概括為６個“更加”（經(jīng)濟更加發(fā)展、民主更加健全、科教更加進步、文化更加繁榮、社會更加和諧、人民生活更加殷實），６句話３６個字，就描繪出一幅新世紀前２０年宏偉藍圖，可以說是公文“要言不繁”的典范。三說國外——能文者惜墨，善辯者寡言。國外也這么認為。恩格斯在馬克思墓前的演說只有1260字；列寧在馬克思、恩格斯紀念碑揭幕典禮上的講話只有552字；斯大林在1941年7月3日發(fā)表的反對法西斯德國入侵的重要廣播演說只有3800字；羅斯福的總統(tǒng)就職演說僅有985字；最短的總統(tǒng)就職演說是1793年華盛頓的演說，僅135字；林肯著名的葛提斯堡演說只有10個句子。他的演講重點突出，一氣呵成，僅600多字的演講辭，從上臺到下臺還不到三分鐘，卻贏得了15000名聽眾經(jīng)久不息的掌聲，并轟動了全國；1984年7月17日，37歲的法國新總理洛朗法比尤斯發(fā)表的演說，更是短得出奇，只有兩句：“新政府的任務是國家現(xiàn)代化，團結法國人民。為此要求大家保持平靜和表現(xiàn)出決心。謝謝大家。”有人曾問美國第28任總統(tǒng)伍德羅威爾遜：“準備一份10分鐘的講稿，得花多少時間？”他答道：“兩個星期。”“那準備一小時的講稿呢？”“一個星期?！薄叭绻莾蓚€小時的講稿呢？”“不用準備，馬上就可以講?！彼?，簡短不是一味求短，而是深思熟慮、高度概括的結果，是要下苦功夫才能做到的。三是要樸實。公文不同于小說、戲劇、詩歌、散文等文學語體。文藝作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很強、情感性很重的語言去感染讀者。而公文具有實用價值，必須直接曉之以理，告之以規(guī)，使人們明于行止。所以，語言要平和實在，質(zhì)樸無華，通俗易懂，敘事求實，論理有據(jù)，不夸張，不掩飾，不用冷僻字，不拐彎抹角，不追求華麗詞藻，不能照搬文藝作品的語言，更不能說大話、套話和空話。四是要莊重。公文是機關行使權力的工具，具有法定效力。特別那些指示性、法規(guī)性公文，更具有強制執(zhí)行的約束力，它所表達的意圖，是要有關組織、個人去遵循、執(zhí)行、辦理的，可以說沒有商量的余地。所以，公文的語言要鄭重、嚴肅，有氣派，不輕浮，不俗氣，說一不二?，F(xiàn)在公文語言運用常見錯誤之一就是語體錯誤。語體即“語用環(huán)境”。公文的語體，即各級機關、單位在運用公文進行交際時必須依賴的一定的環(huán)境。同樣意義的詞匯，在不同的場合中運用往往表現(xiàn)出不同的含義、不同的感情色彩。如《中共中央關于接受宋慶齡同志為中國共產(chǎn)黨正式黨員的決定》中寫道