檔案和信息管理的技巧(編輯修改稿)
2024-10-28 17:25 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 行、逐段、逐個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號進(jìn)行校對 對一些習(xí)以為常不會(huì)出錯(cuò)的地方，如標(biāo)題、發(fā)送單位、行文日期，以至頁碼等，都不能有絲毫疏忽。對專用名詞、數(shù)字等尤其要小心謹(jǐn)慎，反復(fù)核校。必要時(shí)對一些數(shù)字還要進(jìn)行計(jì)算，看與其相關(guān)的數(shù)字、百分比等是否矛盾,文書立卷歸檔,按照文件形成的自然規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，使案卷正確反映企業(yè)活動(dòng)的本來面貌，分門別類，便于保管和利用,立卷的原則,文書立卷時(shí)，要求你最好準(zhǔn)確地劃分保管期限。避免將需永久或長期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混雜，給檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作帶來不便，甚至影響重要檔案的齊全完整,立卷的要求,按主題特征立卷 按時(shí)間特征立卷 按“作者”特征立卷 按文件名稱特征立卷 按收發(fā)文單位特征立卷,立卷的方法,堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作,編好案卷類目 準(zhǔn)確確定立卷歸檔的范圍,調(diào)整定卷和歸檔,復(fù)查案卷文件，確定保管期限 排列卷內(nèi)文件: 卷內(nèi)文件的排列可按照時(shí)間、主題、地區(qū)、作者、名稱等排列。排列時(shí)要注意正文在前，附件在后，請示在前，附文在后，最后的定稿在前，討論修改稿在后，發(fā)文時(shí)間早的在前，發(fā)文時(shí)間晚的在后 編寫卷內(nèi)文件 : 依次為文件的每一張編一個(gè)號，而不是為每一頁編號；空白紙不編張?zhí)枴?卷內(nèi)的小冊子與其他文件合在一起編張?zhí)枴?折疊的文件兩頁編一個(gè)張?zhí)枴?左側(cè)裝訂的在右上角編張?zhí)枺覀?cè)裝訂的在左上角編號。 張?zhí)柧帉懝ぷ鞅仨氉龅綔?zhǔn)確無誤。,填寫卷內(nèi)目錄和備考表 案卷經(jīng)過復(fù)查調(diào)整，在裝訂前，應(yīng)及時(shí)填寫卷內(nèi)目錄。填寫卷內(nèi)目錄時(shí)一般每一份文件分別填寫。如幾份文件的內(nèi)容完全是針對著某一個(gè)具體問題的，也可以綜合起來填寫。永久、長期保管的案卷填寫卷內(nèi)目錄，短期保管的案卷可不填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄一般可填寫相同的兩份，其中一份附在卷首，不編張?zhí)枺硪环萘粢詡洳椤?永久、長期保存的案卷還要填寫備考表，主要是為說明卷內(nèi)文件的某些缺點(diǎn)或問題，并注明立卷人姓名，以備查考。備考表附在卷末，不編張?zhí)?，?yīng)在裝訂前填好,裝訂案卷的要求 裝訂案卷時(shí)，要注意：修整文件，去掉文件上的所有金屬物。 不裝訂的一側(cè)和下邊，要取齊，使案卷整齊美觀。裝訂一側(cè)線外要留有一定的余地避免翻閱時(shí)掉頁，但又要注意不要把文件的字句訂住。 一般橫排橫寫的文件在左側(cè)裝訂，豎排豎寫的在右填寫案卷封面。案卷封面應(yīng)工整地填寫，填寫的項(xiàng)目為：企業(yè)名稱(如按問題分類，應(yīng)填寫類的名稱)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期，卷內(nèi)文件張數(shù)、保管期限、文書處理號 特別提醒：標(biāo)題要反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容、作者和姓名和名稱,案卷的排列和編號,調(diào)卷工作結(jié)束后，要根據(jù)文件之間的聯(lián)系和分類原則，對案卷進(jìn)行系統(tǒng)的排列，將類目相同和保管期限相同的案卷依次排列，并逐個(gè)編上案卷順序號。順序號可以從第一卷到最后一個(gè)卷連續(xù)流水填寫，也可分類編號,編制案卷目錄,將已經(jīng)排列、編號的案卷，按卷號順序登記在統(tǒng)一印制的案卷目錄上，就是編制案卷目錄。案卷目錄是最基本的檢索工具,歸檔,完成了全部立卷工作，編好案卷目錄后，按照檔案管理的規(guī)定，將全部案卷和案卷目錄移歸檔案室。歸檔時(shí)，檔案室就根據(jù)案卷目錄逐卷進(jìn)行檢查接收。如有不符合要求的地方，可進(jìn)行改正,檔案的收集整理,檔案的收集 檔案室的收集工作 歸檔的范圍 不是每個(gè)文件都要去歸檔，能夠歸檔的文件，應(yīng)根據(jù)一定的實(shí)用原則，挑選出來的。 歸檔的范圍。凡是本公司工作活動(dòng)中形成的，
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