檔案和信息管理的技巧-展示頁(yè)
2024-10-28 17:25本頁(yè)面
【正文】 盡量減少不必要的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié) 把握文件的輕重緩急 要做好分送文件的登記工作,文件的傳閱,主要方法是逐人送閱，即由秘書(shū)人員統(tǒng)一管理，各傳閱對(duì)象在收退文件時(shí)，都直接與秘書(shū)人員發(fā)生聯(lián)系。,分文,凡已有明確分工，屬于有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)處理的文件、函電等，應(yīng)將來(lái)文直接轉(zhuǎn)送職能部門(mén)進(jìn)行處理。 對(duì)于專(zhuān)門(mén)性質(zhì)或絕密文件，要專(zhuān)門(mén)登記，以利于做好保密工作和督察工作。登記標(biāo)題要完整，不能隨意簡(jiǎn)化。,特別提醒：,登記工作注意事項(xiàng) ：,登記字跡要工整清楚，不僅自己能辨認(rèn)，別人也能看懂，便于查找。如登記內(nèi)容過(guò)多過(guò)細(xì)，會(huì)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，造成不應(yīng)有的消耗。 同時(shí)應(yīng)確定在收文登記簿寫(xiě)明的主要內(nèi)容。啟封后的文件袋要認(rèn)真檢查，取凈文件，防止遺漏 來(lái)件如有附件，要按附件目錄認(rèn)真核對(duì)，如不相符或漏裝，要及時(shí)向來(lái)件企業(yè)查詢(xún) 如果來(lái)件日期不清，應(yīng)根據(jù)郵戳注明收件時(shí)間，并保留其封皮備查,文件的登記,通常收文登記應(yīng)包括以下幾項(xiàng)主要內(nèi)容： 收文日期 收文編號(hào) 來(lái)文企業(yè) 文件密級(jí)、緩急程度 文件標(biāo)題或內(nèi)容摘要 份數(shù)、附件 處理情況,收文登記首先應(yīng)確定，哪些文件必須登記，哪些文件可以不登記，這是登記工作首先應(yīng)弄清的問(wèn)題。檔案和信息管理的技巧,?,課程提綱,檔案管理 收文處理程序 發(fā)文處理程序 文書(shū)的立卷歸檔 檔案的收集整理 檔案的保管和利用,信息管理 信息的收集 信息的整理 信息的傳遞 信息的利用和儲(chǔ)存,第一單元,檔 案 管 理,?,收文處理程序,總的任務(wù)： 組織文件按程序運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到查閱處理目的。 具體內(nèi)容 ： 簽收、拆封、登記、分文、傳閱、請(qǐng)辦、批示、辦理、督察、備注、歸檔,文件的簽收,弄清是否寫(xiě)明給本公司或自己職權(quán)范圍內(nèi)的 在啟封后詳細(xì)清點(diǎn)、核對(duì)收來(lái)函件 簽字一定要清晰、易識(shí)，姓名俱全，并注明收到時(shí)間 如發(fā)現(xiàn)原件有拆封、破損等現(xiàn)象或者文件數(shù)與對(duì)方登記不符時(shí)，應(yīng)立即查明原因，及時(shí)處理,文件的拆封,要小心啟封，剪口時(shí)要注意避免損壞袋內(nèi)文件。如果見(jiàn)文就登，不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，還會(huì)影響到正常的工作。這些內(nèi)容應(yīng)根據(jù)公司工作的實(shí)際需要來(lái)確定，繁簡(jiǎn)得當(dāng)，不超出需要限度。反之，過(guò)于簡(jiǎn)單，缺少某些必要的內(nèi)容，則說(shuō)不明問(wèn)題，起不到登記應(yīng)有的作用,特別提醒 :,收文登記的方式,簿式登記,卡片式登記,聯(lián)單式登記,對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，無(wú)論采取哪一種登記方式，都應(yīng)力求達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確、手續(xù)簡(jiǎn)便、易于查找及有利于統(tǒng)計(jì)文件等要求。 登記項(xiàng)目要逐格填寫(xiě)，不隨意取舍。如來(lái)文沒(méi)有標(biāo)題，可根據(jù)文件內(nèi)容簡(jiǎn)明確切地摘要其內(nèi)容。 登記后的文件，應(yīng)在首頁(yè)右上角寫(xiě)好收文備注(包括收文人、收文編號(hào)和收文日期等)，防止丟失。 對(duì)于不需要進(jìn)行處理，只是閱知性的文件，如對(duì)本公司邀請(qǐng)函、商洽工作的復(fù)函，以及其他內(nèi)部資料、刊物，參閱材料、工作簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、信息等等，應(yīng)分別歸入傳閱文件夾，按傳閱方法送上司及有關(guān)負(fù)責(zé)人閱知。第一個(gè)人閱完后，直接退還秘書(shū)人員，再由秘書(shū)人員送給第二個(gè)人，第二個(gè)人閱完后再退還，再送給第三個(gè)人，依次，直到傳完為止。 如有可查或有與來(lái)文相關(guān)的材料，在提出擬辦意見(jiàn)送上司批示時(shí)要一并附上，以供上司參考,對(duì)收文提出意見(jiàn)，通常是由辦公室負(fù)責(zé)人或秘書(shū)負(fù)責(zé)。總的要求是，要縱觀全局，實(shí)事求是，力求準(zhǔn)確、具體地提出切實(shí)可行的擬辦意見(jiàn)。如果對(duì)某個(gè)文件的處理有兩種以上的意見(jiàn)，可一并提出，但應(yīng)寫(xiě)明傾向意見(jiàn)及理由。 批示用
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