檔案和信息管理的技巧-在線瀏覽
2024-10-28 17:25本頁面
【正文】 詞要簡(jiǎn)練、明確，意圖清楚， 如需要兩個(gè)以上的部門辦理時(shí)，要明確指定主辦部門 對(duì)于重要文件和緊急文件的批示，要明確提出時(shí)限并及時(shí)督察,督察工作對(duì)于提高辦事效率，改進(jìn)工作作風(fēng)，具有重要作用。,特別提醒：,文件的備注,一般情況下，辦理完畢的文件，如已答復(fù)來文單位，就要注明時(shí)間和主要情況 如采取電話、會(huì)議等其他方式答復(fù)的，則應(yīng)注明答復(fù)方式、時(shí)間、地點(diǎn)、交代人員及主要內(nèi)容等情況 無論何種方式的答復(fù)，主辦時(shí)，辦理人員都要簽署姓名和日期，明確責(zé)任,主辦工作往往被辦理人員所忽視，有些辦理人員怕麻煩，文件辦理完畢后不做任何記載，總認(rèn)為自己親手處理的都很清楚，勿需注明。所以必須重視主辦工作。對(duì)每一個(gè)問題所要表達(dá)的思想，所用的材料，怎樣鋪擺，都要仔細(xì)構(gòu)思，但它是粗線的、設(shè)想性的，至于如何準(zhǔn)確地表達(dá)觀點(diǎn)，材料與觀點(diǎn)如何統(tǒng)一，留待具體擬寫時(shí)解決。無論是并列性的問題，還是連續(xù)性的問題，在安排內(nèi)容、分配材料時(shí)要瞻前顧后，統(tǒng)盤考慮，避免出現(xiàn)交叉現(xiàn)象和重復(fù)使用同樣的材料，造成內(nèi)容上界限不清。對(duì)專用名詞、數(shù)字等尤其要小心謹(jǐn)慎，反復(fù)核校。避免將需永久或長期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混雜，給檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作帶來不便，甚至影響重要檔案的齊全完整,立卷的要求,按主題特征立卷 按時(shí)間特征立卷 按“作者”特征立卷 按文件名稱特征立卷 按收發(fā)文單位特征立卷,立卷的方法,堅(jiān)持做好平時(shí)立卷工作,編好案卷類目 準(zhǔn)確確定立卷歸檔的范圍,調(diào)整定卷和歸檔,復(fù)查案卷文件，確定保管期限 排列卷內(nèi)文件: 卷內(nèi)文件的排列可按照時(shí)間、主題、地區(qū)、作者、名稱等排列。 卷內(nèi)的小冊(cè)子與其他文件合在一起編張?zhí)枴?左側(cè)裝訂的在右上角編張?zhí)枺覀?cè)裝訂的在左上角編號(hào)。,填寫卷內(nèi)目錄和備考表 案卷經(jīng)過復(fù)查調(diào)整，在裝訂前，應(yīng)及時(shí)填寫卷內(nèi)目錄。如幾份文件的內(nèi)容完全是針對(duì)著某一個(gè)具體問題的，也可以綜合起來填寫。卷內(nèi)目錄一般可填寫相同的兩份，其中一份附在卷首，不編張?zhí)?，另一份留以備查。備考表附在卷末，不編張?zhí)?，?yīng)在裝訂前填好,裝訂案卷的要求 裝訂案卷時(shí)，要注意：修整文件，去掉文件上的所有金屬物。裝訂一側(cè)線外要留有一定的余地避免翻閱時(shí)掉頁，但又要注意不要把文件的字句訂住。案卷封面應(yīng)工整地填寫，填寫的項(xiàng)目為：企業(yè)名稱(如按問題分類，應(yīng)填寫類的名稱)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期，卷內(nèi)文件張數(shù)、保管期限、文書處理號(hào) 特別提醒：標(biāo)題要反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容、作者和姓名和名稱,案卷的排列和編號(hào),調(diào)卷工作結(jié)束后，要根據(jù)文件之間的聯(lián)系和分類原則，對(duì)案卷進(jìn)行系統(tǒng)的排列，將類目相同和保管期限相同的案卷依次排列，并逐個(gè)編上案卷順序號(hào)。案卷目錄是最基本的檢索工具,歸檔,完成了全部立卷工作，編好案卷目錄后，按照檔案管理的規(guī)定，將全部案卷和案卷目錄移歸檔案室。如有不符合要求的地方，可進(jìn)行改正,檔案的收集整理,檔案的收集 檔案室的收集工作 歸檔的范圍 不是每個(gè)文件都要去歸檔，能夠歸檔的文件，應(yīng)根據(jù)一定的實(shí)用原則，挑選出來的。凡是本公司工作活動(dòng)中形成的，處理完畢的，對(duì)今后工作有查考價(jià)值的文件材料都應(yīng)歸檔。如外出開會(huì)帶回的文件，本公司會(huì)議文件、公司內(nèi)部文件、調(diào)查報(bào)告、訪問記錄、人事關(guān)系、介紹信等,檔案的要求 屬于歸檔范圍的文件，必須收集齊全、完整； 分類、組卷符合有關(guān)原則，能正確保持文件自然形成聯(lián)系，反映工作活動(dòng)面貌； 保管
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