檔案分類與整理教材(編輯修改稿)
2024-10-28 17:23 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 2001年 黨群類 行政類 行政類 教學(xué)類 教學(xué)類 外事類 外事類 …… …… 綜合類 2000年 業(yè)務(wù)類 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 …… ……,?,立卷方法,按照立卷的“六個(gè)特征”，即問(wèn)題 、作者、名稱（文種）、時(shí)間、通訊者、地區(qū)等特征進(jìn)行組卷 按問(wèn)題特征立卷 將同一事件、問(wèn)題或項(xiàng)目的文件組成案卷 按作者特征立卷 將同一作者的一些文件組成案卷 按文種（名稱）特征立卷 將文件種類或名稱相同的文件組成案卷 按時(shí)間特征立卷 按文件形成的時(shí)間或文件內(nèi)容針對(duì)時(shí)間，將屬于同一時(shí)期的文件組成案卷,?,按通訊者特征立卷 將本單位與某單位針對(duì)某一問(wèn)題或幾個(gè)問(wèn)題的來(lái)往文件組成案卷 按地區(qū)特征立卷 將來(lái)自同一地區(qū)或內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組成案卷 實(shí)際工作中，一般是運(yùn)用兩個(gè)以上的特征來(lái)組成一個(gè)案卷 如“╳ ╳市委黨委會(huì)2008年會(huì)議記錄”就運(yùn)用了作者、時(shí)間和名稱三個(gè)立卷特征,?,卷內(nèi)文件整理,(一)檢查調(diào)整組卷 (二)卷內(nèi)文件的排列和編號(hào) 卷內(nèi)文件排列 按文件的重要程度或按文件的時(shí)間先后順序排列、注意文件間的聯(lián)系。 一般情況下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿及重要文件的歷次修改稿在后；復(fù)文在前，去文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；結(jié)論性文件在前，依據(jù)性材料在后。,?,卷內(nèi)文件編號(hào) 文件頁(yè)碼用頁(yè)碼機(jī)打印在正面右上角、反面左上角，從001開(kāi)始編起。一般每卷不超過(guò)2公分（200張）。 單份裝訂的案卷應(yīng)在每件文件的首頁(yè)上端空白處加蓋檔號(hào)章，并逐件編寫(xiě)件號(hào)。,?,（三）編制卷內(nèi)文件目錄,?,（四）填寫(xiě)備考表 備考表放在卷內(nèi)文件之后，用來(lái)注明卷內(nèi)文件的基本情況，便于檔案管理人員和利用者了解案卷的有關(guān)情況。包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。 （五）案卷的裝訂 采用三孔一線,?,（六）填寫(xiě)檔案案卷封面,?,類內(nèi)案卷排列,案卷的排列，就是指根據(jù)一定的規(guī)則，將案卷系統(tǒng)化地排列成有機(jī)聯(lián)系的整體。 基本方法有： 按保管期限排列，即將案卷分別按永久、長(zhǎng)期、短期排列； 按問(wèn)題排列。,?,編制案卷目錄 包括封面（目錄名稱、年度或組織機(jī)構(gòu)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、保管期限）和案卷目錄（案卷號(hào)、案卷題名、年度、頁(yè)數(shù)、期限、備注等項(xiàng)目） 檔案上架 檔案按分類方案和檔號(hào)順序從上到下、從左到右排列上架。,?,二、業(yè)務(wù)檔案的整理,整理的總體要求：通常情況下是按照文書(shū)檔案按卷整理的要求經(jīng)過(guò)分類、組卷、排列、編目等程序，同時(shí)，需要結(jié)合具體情況以及行業(yè)要求，突出業(yè)務(wù)特色。 為便于查找和利用，對(duì)案卷封面的項(xiàng)目設(shè)置除遵循文書(shū)檔案按卷整理的一些要求外，還可以體現(xiàn)一些業(yè)務(wù)特征。,?,業(yè)務(wù)檔案的整理,業(yè)務(wù)檔案的整理按照專業(yè)主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 人事檔案以人為單位進(jìn)行整理 行政處罰案件檔案以案件為單位進(jìn)行整理,?,三、會(huì)計(jì)檔案的整理,會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)核算材料分別裝訂成冊(cè)。 會(huì)計(jì)檔案的收集整理按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）的要求執(zhí)行 整理規(guī)范執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》DA/T392008,?,會(huì)計(jì)檔案的組卷,就是按照其形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的類
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