企業(yè)檔案工作規(guī)范教材(編輯修改稿)
2024-08-26 12:13 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 主體，擁有一定規(guī)模的基建和設(shè)備文件材料，文件材料呈現(xiàn)出較強(qiáng)的時間性和項(xiàng)目性等特征。 郵電通訊企業(yè) :業(yè)務(wù)文件材料的日生產(chǎn)量較大，設(shè)備文件材料內(nèi)容復(fù)雜而且存址分散；相當(dāng)一部分文件材料是由多個企業(yè)共同形成。 農(nóng)業(yè)企業(yè) :經(jīng)營性文件材料為主，具有綜合性、情報性特點(diǎn)。 31 需要注意的問題： 在確定歸檔范圍時，對容易忽視或不易收 全的文件材料應(yīng)予以特別注意。 企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對文件材料歸檔 的范圍進(jìn)行調(diào)整和完善。 在確定科技檔案的歸檔范圍時，也應(yīng)注意 體現(xiàn)“以人為本”的原則。 32 文件歸檔時間 ? 文件材料的歸檔時間主要有兩種： 定期歸檔 隨時歸檔 ? 應(yīng)該隨時歸檔的其它文件： 需要嚴(yán)加控制的核心文件； 機(jī)密性強(qiáng)的、特殊的科技文件； 應(yīng)清退的文件； 非紙質(zhì)載體文件； 外來文件。 33 企業(yè)對會計檔案的歸檔和移交要求，一般應(yīng)當(dāng)包括以下幾個方面： 1）會計部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)歸檔的會計檔 案，全部移交檔案部門，不得擅自封包保存； 2）歸檔的會計文件和記錄必須按照國家的有關(guān)要求 認(rèn)真整理好； 3）會計部門應(yīng)當(dāng)編制歸檔的會計文件與記錄的移交 清冊；需要拆封重新整理的會計檔案，檔案部門 會同會計部門和經(jīng)辦人員共同拆封整理； 4）檔案部門必須仔細(xì)清點(diǎn)檢查接收的會計檔案； 34 5）與紙質(zhì)會計文件、記錄有關(guān)聯(lián)的其他載體形式或 介質(zhì)的會計數(shù)據(jù)和會計信息的記錄，也應(yīng)一并移 交； 6）必須經(jīng)常對計算機(jī)硬盤上的數(shù)據(jù)建立備份，并定 期進(jìn)行轉(zhuǎn)存； ７）不得對硬盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式會計檔案的 備份磁盤或磁帶上的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行任何非法操 作，不得隨意刪除硬盤和軟盤上的會計數(shù)據(jù)；如 果恢復(fù)計算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，必須使用最新的備份 文件。 35 電算化會計核算材料在歸檔內(nèi)容和歸檔要求上有別 于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計核算材料，主要體現(xiàn)在： “雙軌制”要求 特別要求 電算化會計檔案在進(jìn)行接收鑒定時，主要做好以下工 作： 1） 在電算化會計文件形成階段，要進(jìn)行準(zhǔn)確性方面 的鑒定和監(jiān)管； 2）會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的命令文檔資料及軟 件程序備份交檔案員保管； 3）采用單一的磁盤或光盤存儲會計數(shù)據(jù)，應(yīng)征得財 政主管部門同意，并要定期復(fù)制、檢查和監(jiān)控。 36 文件歸檔要求 七個方面的要求： P205 第一，應(yīng)實(shí)行部門立卷； 第二，歸檔文件的質(zhì)量； 第三，歸檔原件； 第四，非紙質(zhì)文件和外文材料； 第五，歸檔文件的份數(shù)； 第六，合作項(xiàng)目文件； 第七，填寫《檔案交接登記表》。 37 檔案收集工作 兩個要求： ? 認(rèn)真做好文件歸檔的交接工作； ? 企業(yè)應(yīng)該接收檔案與收集資料的范圍。 ? 收集工作有兩種形式： ? 一是對內(nèi)收集。即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內(nèi)各部門形成的文件材料； ? 二是對外收集。即企業(yè)根據(jù)國家有關(guān)政策和規(guī)定，對外單位保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購買或接收。 38 檔案整理工作 (系統(tǒng)化 分類 排列 編目 ) 企業(yè)變動與全宗劃分的幾種情況： 一個企業(yè)分成兩個或兩個以上企業(yè)的情況。 （一分為二） 兩個或兩個以上的企業(yè)合并為一個企業(yè)的 情況。（合二為一） 由企業(yè)內(nèi)部的一個組織機(jī)構(gòu)改變成為一個 獨(dú)立的企業(yè)的情況。（由內(nèi)變外） 39 由一個獨(dú)立的企業(yè)改變?yōu)槟骋黄髽I(yè)內(nèi)部的 一個組織機(jī)構(gòu)的情況。（由外變內(nèi)） 由于某種特殊原因，中斷了一段時間的工 作，以后又恢復(fù)了正常的活動的情況。 （中斷） 僅僅是企業(yè)職能擴(kuò)大或縮小、企業(yè)名稱發(fā) 生改變、企業(yè)隸屬關(guān)系發(fā)生改變等等情況。 （更名） 40 檔案保管工作 三個方面的要求： ? 檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求； ? 檔案入庫前的修護(hù)要求； ? 庫房管理要求。 磁性載體文件的保管： ? 防磁 。 ? 磁帶要平放 。 ? 定期檢查； ? 長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化； ? 要及時對磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。 41 檔案鑒定工作 按鑒定時段包括 歸檔鑒定 到期鑒定 按鑒定內(nèi)容包括 價值鑒定 質(zhì)量鑒定 利用范圍鑒定 42 企業(yè)檔案部門對于歸檔鑒定要做的基本工作： ? 區(qū)分檔案與非檔案 ?
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