檔案進(jìn)館規(guī)范(編輯修改稿)
2025-04-02 20:03 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 案卷各部分的排列格式： 案卷封面 卷內(nèi)文件 目錄 文 件 備 考 表 封 底 檢索工具的要求： ? （ 1）案卷目錄： 是登錄案卷題名和其他特征并固定案卷排列次序的表冊。案卷目錄實(shí)際上就是案卷的名冊，是記錄和反映案卷內(nèi)容和成份，并按一定順序編制而成的一種案卷一覽表，也是進(jìn)館檔案必備的檢索工具之一。要求打印 3份（見圖） （ 2）全引目錄： 是一種將全宗或全宗內(nèi)的某一部分案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合匯編而成的一種檢索工具。全引目錄以單份文件為檢索單位，可大大提高查檔的準(zhǔn)確性。要求打印 2份（見圖） 注意 從 2023年起，根據(jù)要求，進(jìn)館檔案的機(jī)讀目錄要隨檔案一起移交。 進(jìn)館檔案參考資料的要求 （ 1）全宗指南： 原叫全宗介紹，是介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的工具書。（全宗指南編制規(guī)范 DA/T14－ 94） A、全宗指南的編制原則 ? 編制全宗指南應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)，語言簡練，文字表達(dá)清楚。 B、全宗指南的結(jié)構(gòu) ? 全宗指南是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。由 封頁、正文、備注 三部分組成。其結(jié)構(gòu)形式： ? 封頁 ? 正文： ? ? ? 備注 C、封頁項(xiàng)目 由全宗構(gòu)成者的名稱 （全稱或通用簡稱）加“全宗指南”構(gòu)成。 全宗指南 名 稱 全宗內(nèi)檔案文件的起止年代，一般采用公元紀(jì)年表示。 時 間 本全宗指南所對應(yīng)的全宗的編號。 全宗號 D、全宗構(gòu)成者（立檔單位）沿革簡介 ? 由全宗構(gòu)成者名稱、時間、主要職能、隸屬關(guān)系、立檔單位主要負(fù)責(zé)人名錄、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況等幾部分內(nèi)容組成。 ①全宗構(gòu)成者名稱： 即立檔單位名稱，按全稱書寫，通用簡稱寫在全稱后面的圓括號里。 ②時間： 全宗構(gòu)成者沿革應(yīng)結(jié)合時間撰寫，如下列內(nèi)容有關(guān)的時間應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。 ? 、合并、改組、更名和撤銷時間； ? 調(diào)整、增設(shè)、合并、更名、撤銷時間； ? ； ? 。 ③主要職能： ? ； ? ； ? 。 ④隸屬關(guān)系： ? 、業(yè)務(wù)關(guān)系； ? 關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系； ? c. 全宗構(gòu)成者上級主管機(jī)關(guān)如有變更，應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。 E、全宗內(nèi)檔案情況簡介： ? ①檔案的數(shù)量及保管期限； ? ②檔案的完整程度； ? ③檔案的利用價值及鑒定情況； ? ④檢索工具的配置情況； ? ⑤檔案的整理情況。 F、全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容： ①按問題或組織機(jī)構(gòu)對檔案內(nèi)容進(jìn)行分別介紹。 ②一般采用綜合概括的方法介紹、介紹內(nèi)容主要包括。 ? 的檔案； ? 工作所形成的檔案； ? 、歷史事件及具有地方特色和重要科研價值的檔案； ? 。 G、備注： ? ①全宗指南的編制情況。 ? ②本全宗指南的編制人（本全宗指南由編制）。 （ 2）組織沿革： （打印 3份） ? 組織沿革名稱為“市（縣、市、區(qū)）局組織沿革”。 ? 組織沿革要準(zhǔn)確系統(tǒng)地記錄本機(jī)關(guān)體制、組織機(jī)構(gòu)、人員編制的變革情況。 （ 3）大事記： （打印 3份） ? 大事記的名稱為“市（縣、市、區(qū)）局大事記”。 ? 大事記應(yīng)一條一事、真實(shí)、準(zhǔn)確、簡明扼要地表述大事涉及的時間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、發(fā)展過程、因果關(guān)系等。 例如： 檔案進(jìn)館檢索工具要求： 案卷目錄 3份（ B5） 全引目錄 2份（ B5） （歸檔文件目錄 2份 A4） 全宗指南 3份 組織沿革 3份 大事記 3份 三、歸檔文件的質(zhì)量要求 2023年 12月 16日，中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》正式頒布，我省2023年起全面推行。 改革后的整理方法，取消了案卷，實(shí)行以“件”為單位的管理，取消了難度比較大的組卷和案卷標(biāo)題的擬寫，歸檔文件無需再編寫頁號等，大大簡化了整理程序。同時也為歸檔文件的“隨辦隨歸”創(chuàng)造了條件。 ? 歸檔文件質(zhì)量要求與立卷文件質(zhì)量要求相同，也不得使用純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆、鉛筆等，不得有訂書釘、曲別針、大頭針等易氧化腐蝕性的金屬物。 歸檔文件的裝訂： 裝訂前，文件一定要按順序排放，排放順序與立卷文件排放順序相同，另外文件處理單可放在文件最前面。 每一件文件訂在一起，頁數(shù)較少的可在左上角用不銹鋼釘裝訂。如果一件文件頁數(shù)較多、太厚的，應(yīng)采用三孔一線左側(cè)裝訂，一般要用細(xì)棉線，不宜采用訂案卷時的粗線。采用左上角裝訂的，應(yīng)將文件左齊、上齊。采用左側(cè)裝訂的要將文件左齊、下齊。 歸檔章的要求： 文件裝訂后，要以歸檔章的形式逐件標(biāo)識在每一件歸檔文件上。歸檔章的作用是用以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”位置。 ? 填寫歸檔章項(xiàng)目時應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字
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