【文章內(nèi)容簡介】 制度 業(yè)務(wù)規(guī)范 三個不同層次、不同重點(diǎn)內(nèi)容的制度，構(gòu)成企業(yè)檔案工作的制度體系。 四、主要內(nèi)容 企業(yè)檔案工作規(guī)章的制訂 明確文件形成、歸檔責(zé)任。 制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。 建立責(zé)任追究制度。 制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。 四、主要內(nèi)容 共有八個方面的制度： 文件歸檔制度、檔案保管制度 鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度 檔案利用制度、檔案保密制度 電子檔案管理、檔案管理系統(tǒng)操作制度。 四、主要內(nèi)容 企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的制訂 歸檔 文件、檔案整理規(guī)范。 檔案分類方案。 文件歸檔范圍和保管期限表。 特殊載體檔案管理規(guī)范。 四、主要內(nèi)容 第七章 檔案業(yè)務(wù)工作 （ 8個環(huán)節(jié)：形成與積累、文件整理與歸檔、收集、檔案整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用） 三納入、四參加、四同時 四、主要內(nèi)容 “ 三納入”：納入日程、流程、責(zé)任制 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層： 將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事 日程 ， 做出整體規(guī)劃，并采取措施確保檔案管理制度在企業(yè)各層級、各環(huán)節(jié)、各崗位得以貫徹落實(shí)。 企業(yè)中層： 要將檔案管理的具體要求納入落實(shí)到所負(fù)責(zé)工作的 流程和考核中，督促員工做好文件管理工作。 企業(yè)基層： 要納入有關(guān)人員崗位 責(zé)任制 ，做好文件管理的具體工作。 四、主要內(nèi)容 “ 四參加”： 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加 產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定和基本建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收 等活動，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。 “四同時”： 企業(yè) 下達(dá) 項(xiàng)目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項(xiàng)目文件的歸檔要求； 檢查 項(xiàng)目計劃進(jìn)度應(yīng)同時檢查項(xiàng)目文件積累情況； 驗(yàn)收、鑒定 項(xiàng)目成果應(yīng)同時驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時作好項(xiàng)目文件 歸檔 交接。 四、主要內(nèi)容 在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念： 1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)等管理部門本職工作的組成部分。 2）做好文件形成及其管理是企業(yè)各崗位人員的職責(zé)。 3）檢查、指導(dǎo)文件的管理是檔案部門 義不容辭的責(zé)任。 四、主要內(nèi)容 企業(yè)檔案在不同時段的管理職責(zé)分工： 文件形成部門 要按照檔案管理的要求承擔(dān)文件形成階段的管理； 檔案人員 主要承擔(dān)檔案室或檔案館保存階段的管理； 信息技術(shù)人員 承擔(dān)電子環(huán)境中檔案的技術(shù)維護(hù)。 四、主要內(nèi)容 文件的形成、積累 從檔案管理的角度對文件在形成階段就提出 “檔案化”的管理要求。 對文件形成時記錄方式和載體的要求 : 耐久、可靠 對文件形成后移交保管的要求： 及時 四、主要內(nèi)容 文件整理與歸檔 （四個方面的要求） 文件的整理 文件的歸檔范圍 文件的歸檔時間 文件的歸檔要求 四、主要內(nèi)容 管理類文件 的整理應(yīng)該符合 《 文書檔案案卷格式 》GB/T9705和 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 DA/T22的要求； 科技文件 的整理應(yīng)該符合 《 科技檔案案卷構(gòu)成一般要求 》 GB/T11822的要求； 基本建設(shè)項(xiàng)目文件 的整理應(yīng)該符合或參照 《 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 》DA/T28的要求； 會計文件 的整理應(yīng)該符合 《 會計檔案管理辦法 》財會字 [1998]32號文件的要求； 職工文件 的整理應(yīng)該符合 《 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定 》 勞力字 [1992]33號文件的要求； 四、主要內(nèi)容 照片文件 的整理應(yīng)該符合 《 照片檔案管理規(guī)范 》GB/T11821的要求； 錄音、錄像、軟磁盤等 磁性載體文件 的整理應(yīng)該符合 《 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范 》 DA/T15的要求； 電子文件 的整理應(yīng)該符合 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 GB/T18894和 《 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 》 DA/T32的要求； 計算機(jī)輔助設(shè)計文件 的整理應(yīng)該符合 《 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 》GB/。 四、主要內(nèi)容 文件歸檔范圍 歸檔范圍要包括從企業(yè)籌建、運(yùn)營生產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動、直至注銷，各個階段的文件都應(yīng)在檔案中有所記錄和保存，要能夠真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映企業(yè)的發(fā)展歷程。 歸檔范圍要突出反映企業(yè)的特點(diǎn)和主要活動。 四、主要內(nèi)容 需要注意的問題： 在確定歸檔范圍時，對容易忽視或不易收全的文件材料應(yīng)予以特別注意。 企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對文件材料歸檔的范圍進(jìn)行調(diào)整和完善 一是歸檔文件的內(nèi)容更加廣泛。 二是歸檔材料的載體形式更加多樣。 三是歸檔材料的價值鑒定更加復(fù)雜。 在確定檔案的歸檔范圍時，也應(yīng)注意體現(xiàn) “ 以人為本 ” 的原則。 四、主要內(nèi)容 文件歸檔時間 主要有兩種： 定期歸檔 隨時歸檔 應(yīng)該隨時歸檔的其它文件： 資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件是需要嚴(yán)加控制的核心文件； 機(jī)密性強(qiáng)的、特殊的科技文件； 產(chǎn)權(quán)變動及人員變動應(yīng)清退的文件； 非紙質(zhì)載體文件； 外來文件。 四、主要內(nèi)容 文件歸檔要求 （七個方面的要求） 第一，應(yīng)實(shí)行部門立卷； 第二，歸檔文件的質(zhì)量； 第三，歸檔原件； 第四，非紙質(zhì)文件和外文材料； 第五，歸檔文件的份數(shù)； 第六，合作項(xiàng)目文件； 第七，填寫 《 檔案交接登記表 》 。 四、主要內(nèi)容 檔案收集工作 （兩個要求） 認(rèn)真做好文件歸檔的交接工作； 收集工作有兩種形式： 一是對內(nèi)收集。 即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內(nèi)各部門形成的文件材料； 二是對外收集。 即企業(yè)根據(jù)國家有關(guān)政策和規(guī)定，對外單位保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購買或接收。 四、主要內(nèi)容 檔案整理工作 檔案整理工作包括： 系統(tǒng)整理： 分類 排列 科學(xué)編目： 檔號 案卷目錄 編制檢索工具和進(jìn)行著錄，揭示各類檔案的內(nèi)容和構(gòu)成。 四、主要內(nèi)容 檔案保管工作 三個方面的要求： 檔案、底圖、磁性載體文件的存放和備份要求；檔案入庫前的修護(hù)要求；庫房管理要求。 磁性載體文件的保管： 防磁 。磁帶要平放 。定期檢查；長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；要及時對磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。 四、主要內(nèi)容 檔案鑒定工作 按鑒定時段包括 歸檔鑒定 到期鑒定 按鑒定內(nèi)容包括 價值鑒定 質(zhì)量鑒定 利用范圍鑒定 四、主要內(nèi)容 企業(yè)檔案部門對于歸檔鑒定要做的基本工作： 區(qū)分 檔案與非檔案。 區(qū)分 “永久”與“非永久”。 區(qū)分 重要檔案和一般檔案。 區(qū)分 要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。 區(qū)分 歸檔后會有動態(tài)變化需要修正的檔案和歸檔后較為穩(wěn)定的檔案。 四、主要內(nèi)容 《 規(guī)范 》 對鑒定工作提出六條要求 ： 企業(yè)應(yīng)成立鑒定組織； 根據(jù)文件內(nèi)容價值確定企業(yè)檔案的保管期限； 對企業(yè)檔案保管期限的劃分； 對永久檔案的界定； 對定期檔案的界定； 對到期檔案的鑒定。 四、主要內(nèi)容 科技檔案保管期限的確定： 第一，科技檔案所屬項(xiàng)目的特征 （ 技術(shù)因素 ） 第二，科技檔案所屬項(xiàng)目的科技水平 （ 技術(shù)因素 ） 第三，科技檔案所屬項(xiàng)目投入產(chǎn)出情況（ 效益因素 ） 第四，科技檔案形成的時間 （ 時間因素典型因素 ） 第五，科技檔案的形成者 （ 作者因素 ） 第六，科技檔案的狀況 （ 名稱因素、效益因素 ） 四、主要內(nèi)容 企業(yè)編制檔案保管期限表應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 編制 企業(yè)檔案保管期限表要以國家和上級已頒發(fā)的有關(guān)檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)的職能特性和專業(yè)特點(diǎn)，將其細(xì)化為本企業(yè)的規(guī)章制度。 國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過 批準(zhǔn) ，報有關(guān)部門 備案 。 檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)由企業(yè)正式行文公布 或通過其他形式發(fā)布周知。 檔案保管期限表應(yīng)該及時進(jìn)行 修訂 。 四、主要內(nèi)容 檔案統(tǒng)計工作 三個要求： 及時 、 準(zhǔn)確 地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表，統(tǒng)計 數(shù)據(jù)包括所屬