【文章內容簡介】 環(huán)節(jié)進行質量控制即志書質量全程控制,充分考慮可能影響志書質量的程序性因 素,并采取相應的對策措施,把問題解決在編纂、出版過程中,既可以確保志書的質量,又可以 避免造成人力、財力、物力的浪費。志書質量的全程控制,就是對志書編纂的各主要環(huán)節(jié)及過程 進行質量把關,包括篇目制定、資料收集、志稿評議、志稿審查、志書出版等5個環(huán)節(jié),通過對 每個環(huán)節(jié)的工作任務和目標提出明確要求,從而確保志書的質量。下面,筆者根據自己在省級地 方志工作機構工作的經歷,對志書質量全程控制談一點體會,不妥之處歡迎批評指正。一 志書篇目制訂過程的質量控制志書的篇目設置、謀篇布局是修志的開宗之作,確定志書的框架和篇目是整個修志工作中的 關鍵性環(huán)節(jié)?？梢哉f,志書質量的好壞,首先要看篇目設置是否科學,分類是否恰當。而篇目質 量高低,與制訂者對所記述事物的認識水平、對志體的把握程度直接相關。因此,在擬訂志書篇 目之前,應對所記述事物進行調查研究,從而對志書所記述事物的歷史進程以及不同階段的特征 有一個總體的了解。同時,應對兄弟省市相關志書的篇目進行分析研究,學習借鑒相關志書篇目 編排的長處,開闊設計思路。如果該志屬于續(xù)修,還應對前志篇目進行剖析,分析所記述事物發(fā) 展變化的情況,找出不同點,作為續(xù)志篇目制訂的依據。制訂篇目的過程,一般是首先拿出一個收集資料的篇目,按照篇目的框架要求收集資料,編 纂初稿。篇目制訂出來后不會一成不變,還要根據資料的收集情況,以及對所記述事物認識的不 斷深化,作經常性的調整、修改、補充、完善,最終達到“書成目就”的目地。因此,對收集資 料的篇目,既不要過多糾纏,也不可草率行事,一開始有一個大體科學、可行的篇目即可。為了 達到這個目標,承編單位制訂出篇目初稿時,應履行必要的論證、備案手續(xù)。論證人員應由志書 承編單位、地方志工作機構、地方志專家以及所記述領域的專家組成,重點論證是否符合社會分 工與科學分類相統(tǒng)一的原則,是否彰顯地方特色與時代特色,是否缺失要項或與其他志書交叉重 復等問題。論證會應及時形成論證報告或會議紀要,以備查證。44中國地方志2009年第12期篇目制訂出來后,要經過志書承編單位編委會討論通過,并報地方志工作機構備案。地方志工作機構接到備案后,應予回復。如有修改意見,應在回函中明示,并提出修改意見,供承編單 位參考。志書承編單位對篇目進行較大調整后,應將調整后的篇目及時報地方志工作機構變更備 案。有的省市要求對篇目進行審查,筆者認為這個時期的篇目尚不定型,且沒有具體內容,很難 作出審查決定,因此備案即可。二 資料收集過程的質量控制資料收集是地方志編修的基礎性工作,資料質量的高低,直接決定志書質量的優(yōu)劣,這是由 地方志書是資料性文獻這一特性所決定的。資料的質量標準是全面、系統(tǒng)、準確、翔實,具有代 表性、權威性。全面、系統(tǒng),就是要求橫不缺要項,縱不斷主線,要素齊全。準確、翔實,就是 要求存真求實,資料的時間、地點、人物(單位)、事實、數據等要準確。代表性、權威性,就 是要求注重使用突出地方、行業(yè)和時代特色的原始資料(或第一手資料)以及政府發(fā)布的統(tǒng)計資 料。為了確保資料質量,在資料的收集過程中,要注意按照篇目設置和社會分工,全面、系統(tǒng)地 收集資料。行政區(qū)域志要全面、系統(tǒng)收集資料,切忌只收集行政區(qū)屬單位的資料,把行政區(qū)域志 修成行政區(qū)屬志。專志要全面、系統(tǒng)收集所記述工作或事業(yè)的資料。記述專項工作的志書,如財 政志、稅務志、審計志等,要注重圍繞為履行工作職能而開展的各項工作的資料收集。記述某項 事業(yè)的志書,如教育志、科技志、衛(wèi)生志等,要注重收集本行政區(qū)域內不同行政隸屬關系、不同 所有制企事業(yè)單位的資料,避免把事業(yè)志修成部門志、單位志。要注意收集出現的新事物資料和 最新調查、研究、統(tǒng)計成果以及口述資料、實物資料,不斷豐富資料的廣度和深度。資料整理不是僅僅做謄清補齊、裝訂登記,高水平的整理表現在對資料的辨識、鑒定。在整 理的過程中,去偽存真,去粗取精,篩選、判斷出最權威、最準確的資料,杜絕“假、冒、偽、劣”資料混入其中。高質量的資料,為確保志書的質量提供了保障。當然,如果遇到對同一事物(問題)記述有抵牾的資料,且各自都有一定的根據,不要匆忙予以肯定或否定,可暫時多說并 存,繼續(xù)查找新的資料線索。在資料基本收集齊備的情況下,以資料收集篇目為框架,修志人員便可著手編寫資料長編。資料長編的編纂主要采取纂輯體的編纂方法,即將資料經過初步篩選后,按照已設計好的資料收 集篇目進行編排,這種方法條理清楚,簡便易行,能保持原始資料的面貌,存史價值高,是目前 較為普遍采用的方法,它是由原始資料向志書過渡的“中間產品”。資料長編的作用有:一是及 時檢驗資料,促進資料收集工作。二是有助于完善篇目框架。三是可以提高修志人員對資料的駕 馭能力。四是便于審核志稿。五是有利于更多地保存資料。資料長編編纂中需要注意的問題是: 第一,資料選擇宜專、宜實,緊扣主題,言必及事,忌用空話、套話和與主題無關的話。第二, 在所列資料之后,必須詳細注明資料出處,可用括號標出。若資料出處為某種書刊,則應注明出 版單位、版本、頁碼、起止行次等,以便日后核對查找。第三,有些資料原文含義不清,時間、地點、稱謂省略或有明顯的錯漏,編者要根據考證結果加以必要的說明。此外,要特別強調,對入志的引文和重要資料,都應標明出處以供查驗,這一點至關重要。首輪修志中許多志書的引文和重要資料都沒有標明資料出處,這不僅影響了志書的使用效果,還 大大降低了志書的權威性。因此,志書審查驗收時,應把引文和重要資料是否標明出處,作為志 書質量是否合格的一個重要標準,從源頭上確保志書的客觀真實性和權威性。45志書質量的全程控制三 志稿評議過程中的質量控制志稿評議過程的質量控制,是確保志書質量的必要環(huán)節(jié)。評議會的質量一般取決于參會人員 的水平、能力、準備的程度,以及會議的籌備、組織工作。評議會一般由承編單位組織,或由承 編單位與地方志工作機構共同組織,參會人員一般由熟悉本地區(qū)、本單位情況的老領導、老同 志,修志專家和相關領域的專家組成。有條件的還可邀請兄弟省市的修志專家參加,特別是曾經 參與志書評議的專家,或者是參與志書編纂的專家,這往往可以起到事半功倍的效果。邀請的專 家要注意專業(yè)對口,根據志書內容和評議需要,可聘請民族、宗教、法律、檔案、保密、統(tǒng)計和 技術方面的專家。在邀請專家的問題上,還可以進一步拓寬思路,如《中國地方志》和《北京地 方志》編輯部組織的2009年新方志編纂理論研討會暨組稿會,邀請了中國社會科學院兩位專家, 從志書讀者和使用者的角度,對志書內容和質量進行了點評,使與會者耳目一新,受益匪淺,可 以作為今后評議志書的一種嘗試。參會人員準備得充分與否,與評議會的質量直接相關。志書應 于會前兩至三個月送到參會者手中。會議主辦方應要求參會人員認真準備,寫出書面意見,避免 出現蜻蜓點水式的評議。如果邀請兄弟省市的專家參加,還應附送有關地情參考資料。開好評議會的關鍵是要營造寬松氛圍,使參會專家敢講真話,敢于擺問題、挑毛病,這樣才 能達到評議的效果,切忌把評稿會開成評功擺好會。會上承編者、評議方討論交流,形成互動, 相互啟迪,共同提高,這也是評議會效果好于書面評議的原因所在。評議方要運用恰當的語言表 述,避免產生埋怨情緒。承編者也要有寬闊胸懷,善于聽取不同意見。每次評議會后,主辦方都 要寫出評議報告,指出志稿的優(yōu)缺點、主要問題以及修改意見,供承編者修改時參考。四 志書審查過程中的質量控制志書審查過程是確保志書質量的關鍵環(huán)節(jié)。志書的審查過程一般經過“三審”,即初審、復 審和終審。初審由承編單位編委會組織,重點審查史實、專業(yè)、保密等問題。復審由地方志工作 機構組織,邀請專家參與,重點審查是否符合志體和志書編纂規(guī)范,把好史實關和政治質量關, 并就志稿是否合格、能否報終審作出決定。終審則是由地方志編纂委員會主持,討論志書承編單 位編委會報送終審的請示,聽取地方志工作機構審稿人員的匯報,重點審查志稿的內容是否符合 憲法和保密、檔案等法律、法規(guī)的規(guī)定,是否全面、客