【文章內(nèi)容簡介】 。7人們希望最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報酬。8人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵員工的工作積極性。制定計劃的作用。1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位，所擁有的人、物、財力部署的根據(jù) 4指明事務順序先后安排5是一種主要控制手段和數(shù)量化財政計劃計劃工作主要內(nèi)容1每一項工作的起始時間、階段時間和最終期限 2每一項任務的數(shù)量和質(zhì)量要求。3每一項任務所需費用和其他資源 4每一項任務所承擔的人員及負責人。5每一項任務完成情況的檢查和監(jiān)督。安全檢查的主要內(nèi)容及原則，掌握動向 ，制定防范措施。，掌握必要的知識與技能 ，使之處于良好備用狀態(tài)。原則：1加強領(lǐng)導 控制事態(tài)發(fā)展3以人為本 保護公眾利益4公開透明 面對公眾。突發(fā)事件的報告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容必要性： 內(nèi)容：1.《事故情況記錄表》：事故發(fā)生日期、時間、地點、涉及人員，事故過程。證人 2.《工傷情況報告表》：事故發(fā)生日期、時間、地點，涉及人員基本情況，事故過程細節(jié)，救治過程，醫(yī)療處理情況，證明人辦公設(shè)備購買和租用的優(yōu)缺點及其采購程序1購買：優(yōu)點：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點:一次付費過高。設(shè)備難更新。2租用：優(yōu)：最初投入費用低，并能被獲得的利潤補償。租用協(xié)議包括維護修理。便于更新?lián)Q代。缺點：常年租用費用過高。提前終止合同會有很高賠償。采購程序：提出購買申請 審批落實費用 選擇供應商 簽訂供貨合同 貨物驗收入庫支付貨款。正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應商須考慮的因素⑴比較不同供應商的要價：初次洽談的價格⑵降低價格方法，如批量購買，節(jié)日削價或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公用品供貨商⑶購買后還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，存儲物品報廢，存儲過多占用資金⑴保證購買后能滿足需求 ⑵選擇不合格物品的供應商⑶比較供應商交貨的時間⑷供應商能說到，做到，有誠信，很可靠⑴比較為客戶提供服務是否方便，如所提供的訂購方式⑵供應商所在地點方便聯(lián)絡和交貨 ⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨⑵比較供貨商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等⑶了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性申請費用以及報銷結(jié)算的步驟是申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。該報告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準。一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳陌l(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。商務工作結(jié)束，申請人應將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。如果事實商務工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關(guān)領(lǐng)導報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。制定采購預算方案的程序和內(nèi)容1程序：確定預算基數(shù) 調(diào)研 確定采購的產(chǎn)品 編寫預算方案 修改完善方案2內(nèi)容：預算的項目名稱 目標 需要的辦公資源 采用預算方法 測算的依據(jù) 支付預算標準 政府采購主要方式公開招標 邀請招標 競爭性談判 單一來源 詢價 國務院政府采購監(jiān)督機構(gòu)認定的其他方式合理調(diào)配和利用辦公資源：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項作出調(diào)配計劃，計劃要又預見性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點物品的使用對工作性質(zhì)重要的部門實行傾斜政策。（購買信息 維修合同 操作指南 所有資源情況列表 基本信息 日志記錄和故障登記）（及時更新記錄 按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備 掌握人員流動情況）會議籌備1作用：了解會務工作的全局 加強協(xié)調(diào)溝通 確保會議目標實現(xiàn) 2特點：全面性和具體性 計劃性 明確性3原則：嚴格時間 事項明確 會議必要 4內(nèi)容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時間和日期 地點 需要設(shè)備和工具 會議文件會議人員組成及人數(shù) 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經(jīng)費安排 會議籌備機構(gòu)和完成任務的期限 會議應急方案的內(nèi)容：人員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料問題 健康與安全問題與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 ：同上組織電話會議的方法發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄組織視頻會議的方法視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護 為減少租用通信線路的時間 節(jié)約費用遠程會議籌備方案特點（1）遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、能夠與電話服務機構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點。（2）遠程會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議服務公司的服務業(yè)務，并提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。（3）會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。（4）遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。會議籌備情況檢查主要內(nèi)容1會議準備工作是否充分 2文件材料的準備 3會議布置情況4禮儀接待人員的準備 5環(huán)境條件與用品的準備6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容做好會務籌備情況檢查的方法有兩種：（1）聽取會議籌備人員的匯報1）聽取匯報的領(lǐng)導要加強前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。2）會議籌備人員對匯報材料的準備要側(cè)重困難和問題，注重實效。3）選擇合適的匯報時間。4）對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。（2）會前現(xiàn)場檢查1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發(fā)材料。2）注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。3）設(shè)立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設(shè)置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應佩帶徽章或名牌。5）準備接待休息室。應在接待休息室內(nèi)放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應備有急救箱。6）安排接待、服務人員。配備精通產(chǎn)品和服務的人員，事先組織培訓，回答與會者的提問。7）遠程會議要加強對設(shè)備的檢查。會議協(xié)調(diào)的內(nèi)容1協(xié)調(diào)會議召開的時間地點出席人員列席人員 2協(xié)調(diào)會議相關(guān)事項 3協(xié)調(diào)會議議題 4協(xié)調(diào)會議紀要5協(xié)調(diào)會議決定事項的落實 推進會議進程的方法1了解會議主題和議題 2嚴格遵守會議時間 3主題明確4鼓勵和引導與會者5消除交流故障抵制不和諧因素 6合理安排議題7掌握會議休息的時機 8適時結(jié)束會議 會議經(jīng)費使用的方法1以節(jié)約為原則，需要開支的項目要盡量列的詳細具體2向會議籌備委員會的領(lǐng)導人提出申請并按照審批權(quán)層層審批 3領(lǐng)導審批后由財務部門提取現(xiàn)金或填寫支票 4支出會議經(jīng)費5領(lǐng)導審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標準和報銷的這種財務制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。會議總結(jié)的目的1檢查會議目標的實現(xiàn)情況 2檢查各小組分工執(zhí)行情況 3檢查個人工作情況 4表彰先進個人5妥善解決會議遺留的問題 高效率會議的決定因素1會議召開的必要性 2經(jīng)過精心準備 3地點選擇適中 4形式多樣化5嚴格執(zhí)行了會議的各項議程 6與會者經(jīng)過認真確認和專心挑選 7嚴格開會、散會時間 8會議作出的決定事項 9會議經(jīng)費支出合理 10會議服務熱情周到 信息利用的要求1信息利用要給組織帶來效益2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負責。不能損害社會環(huán)境和公眾利益 3信息利用要嚴格遵守信息法規(guī)，遵守知識產(chǎn)權(quán)保護的相關(guān)法律法規(guī) 登記（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。（2）登記分為兩種類型；①總括登記，對存儲信息按批分類登記；②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。編碼：（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應表示出信息的組成方式及關(guān)系。（2）編碼步驟；分析所有預編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)（3）編碼的兩種方法：①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標準編碼；②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數(shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類 提供檔案利用的要求及方式1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作2方法：開設(shè)閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復制本 提供咨詢服務 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案展覽編寫大事記的工作步驟和注意事項，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時間順序進行排列。第四篇：秘書實務《秘書素養(yǎng)》2011年第15 期《黑龍江科技信息》《毛澤東論秘書素養(yǎng)》2010年第十一期《今日浙江》《論秘書素質(zhì)與培養(yǎng)》2009年10月22日武漢市中等職業(yè)藝術(shù)學院《21世紀企業(yè)秘書素質(zhì)談》2003年福建師范大學福清分校莊文泉《高校秘書人員的檔案學素養(yǎng)》《大理學院學報》2008年第1期《論高校教務秘書的職業(yè)素養(yǎng)》2008年第16期《中國成人教育》《簡論高校秘書人員的信息素養(yǎng)》2006年第24期《文教資料》《論秘書素質(zhì)與培養(yǎng)》2009年第9期《科技創(chuàng)業(yè)月刊》《論當代秘書的基本素養(yǎng)》2008年第2期《傳承（學術(shù)理論版）》《淺論現(xiàn)代秘書應具備的素養(yǎng)》2012年第17期《中國科技博覽》《淺論秘書人員素養(yǎng)》2005年第3期《和田師范?？茖W校學報》1《政務秘書應具備的媒介素養(yǎng)》2007年第6期《當代傳媒》1《論秘書的基本素養(yǎng)》2011年第11期《科學財富》1《國企辦公室秘書應具備的素養(yǎng)》《中國核工業(yè)》2010年第12 期毛澤東一生中用過許多秘書他對秘書人員的政治立場、理論修養(yǎng)、思想品德、工作作風、知識素養(yǎng)以及業(yè)務能力等方面，都提出了很高標準，給秘書人員提高素質(zhì)指明了方向。秘書在現(xiàn)代社會中具有十分重要的作用，、知識素養(yǎng)和人文素質(zhì)等幾個方面，