【文章內容簡介】 信（介紹信中應說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），一般檔案資料經行政辦公室主任簽字后，方可借閱；重要的檔案資料需經行政辦公室主任、分管領導及總經理批準，并一律不能借出檔案室。特殊情況需借走檔案，須經總經理簽字后方可辦理借閱手續(xù)。借閱時間一般不超過一天，用后要及時歸還。（四）借用檔案的人員，因公出差、休假、探親、調動工作和離休、退休時，應將所借檔案及時歸還檔案室。如已調動工作，借閱檔案未歸還檔案部門，由其原所在部門負責人負責追收歸還?！?—（五）公司工作人員借用本單位檔案的期限：文書檔案一般為七天，科技檔案一般為十五天，聲像檔案借閱期一般為三天。若因特殊情況需延長借期，應到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)并經分管領導批準，但每次延期時間最長不超過10天。第二十五條聲像檔案實行兩套制，以復制件提供利用。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔的環(huán)境中保存，不得轉借他人或擅自復制。歸還時必須保證聲像檔案完整無損。第二十六條檔案從庫房調出時，檔案人員要及時填寫案卷代理卡放置于原案卷位置。檔案歸還時，將代理卡放入案卷內，以備下次調卷使用。凡根據(jù)檔案材料縮微、抄錄、復制、復印的材料，經檔案室核對無誤后，可加蓋檔案部門“檔案材料證明專用章”證明。因借用檔案解決重大問題，并產生較大的經濟效益和社會效益的，應填寫檔案利用效果登記表。第二十七條 遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》，認真貫徹執(zhí)行國家、交通部的保密法規(guī)，做好保密工作。檔案室在收到保密委員會和有關部門關于檔案解密的通知后，應及時調整密級。檔案室應當加強對檔案的研究整理，經上級主管部門和保密機構批準，有計劃地出版檔案材料，在指定范圍內發(fā)行。匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應經本單位領導批準，并報主管部門備案。第二十八條 借閱的檔案必須要愛護，對所借檔案要負安全、保密之責，并妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準在檔案文件上批注、抽換、勾劃、涂改，嚴禁對卷內文件折疊、撕毀或拆散案卷和作任何文字標記?！?0— 第二十九條 嚴格遵守保密制度，嚴格控制借閱范圍，借閱檔案要妥善保管，不得將借閱檔案帶出公司，不得擅自翻拍復印檔案材料，不得轉借他人，嚴防泄密和遺失。第三十條 查閱、借閱、復印檔案如發(fā)生丟失現(xiàn)象，要追究當事人責任，造成經濟損失的給予行政處分。第六章 檔案質量第三十一條 公司各部門、各單位都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。第三十二條 公司各部門、各單位應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。第三十三條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。第三十四條專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。第三十五條 案卷質量的基本要求是遵循文件的形成規(guī)律和特點、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)別不同的價值、便于保管和利用。第三十六條 公司檔案室要定期開展檔案質量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應當及時予以糾正。第七章 附 則第三十七條 本制度由公司行政辦公室負責解釋?！?1— 第三十八條 本制度自發(fā)布之日起試行。—12—第四篇：文書檔案管理辦法文書檔案管理辦法文書檔案管理辦法一、管理職責（一）認真貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項規(guī)章制度。（二）對機關各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進行監(jiān)督和指導。（三）集中統(tǒng)一管理機關各種門類和載體的檔案。（四）開展檔案史料的編研工作，積極提供利用，為機關工作服務。（五）在集中主要力量抓好機關檔案工作的基礎上，對直屬單位和本系統(tǒng)檔案工作進行必要的指導、監(jiān)督和檢查。（六）按規(guī)定向省檔案館移交應進館的檔案。（七）根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，制定本機關檔案存、毀制度。（八）辦理領導交辦的其它有關的檔案業(yè)務工作。（九）負責廳機關大事記的搜索、整理和編印。二、立卷歸檔（一）歸檔范圍凡是反映本機關工作活動具有查考利用價值的文件材料、圖片、照片、錄音、錄像帶等，均應立卷歸檔。（二）歸檔要求1．各處室要按照立卷歸檔范圍，將具有保存利用價值的文件材料收集齊全、完整，根據(jù)文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，科學整理立卷。2．廳機關的立卷歸檔工作在檔案室的監(jiān)督指導下進行。各處室必須把應歸檔的文件材料按立卷要求整理預歸成卷，經檔案室檢查合格后方可歸檔。3．聲像檔案應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者，照片檔案應將照片和底片分別整理歸檔。4．會議審計檔案應由財務會計部門按照歸檔要求，負責整理立卷。5．檔案室接收案卷時，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點無誤；驗收案卷質量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。（三）歸檔時間1．文書檔案在次年五月底以前接收完畢。2．會計審計檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財務會計部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。3．基建檔案在基本建設工程竣工驗收后，由基建部門整理成卷交檔案室保管。三、檔案利用（一）本廳工作人員因工作需要，經本處室主要負責人簽批，可查閱本處室形成的檔案資料。因工作需要查閱其它處室形成資料時，在征得其它處室領導同意后經廳辦公室主管副主任批準后方可查閱。（二）查閱摘抄檔案，需填寫檔案利用登記表。未經檔案室同意，不能復印、復制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續(xù)，并及時歸還。（三）不準在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。（四）需要利用黨組、廳務會議記錄，必須經黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準后方可查閱。（五）本廳財務人員因工作需要，查閱本人經辦的會計檔案，需征得主管財務的副主任同意；財務人員或其它同志因工作需要查閱他人經辦的會計檔案時，需征得本處科領導同意并經財務處處長批準后方可查閱。四、檔案保管（一）檔案庫房門窗要堅固，并安裝防護設施，下班前關好鎖牢。（二）檔案工作庫房要隨時加鎖，鑰匙妥善保管，非工作人員未經批準不得進入。（三）檔案庫房要有防火設備，對滅火器要定期檢查，及時修理，保持完好狀態(tài)。（四）檔案庫房要有溫度計、干濕計，根據(jù)季節(jié)和氣候的變化，注意通風，力爭將濕溫度分別控制在14－24度，相對溫度45－60%的范圍內。（五）檔案庫房要有防光、防蟲、防塵、防鼠等用品和設備，并及時檢查，如發(fā)現(xiàn)藥物失靈要隨時更換。（六）檔案室每季對檔案保管的狀況進行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。五、檔案統(tǒng)計（一）為了給本機關各項工作提供最有效的檔案服務，協(xié)助業(yè)務處室做好工作，提高工作效率，檔案人員需認真做好機關檔案統(tǒng)計工作。（二）按檔案統(tǒng)計制度的規(guī)定，需對檔案的收進、移出、保管及利用情況進行統(tǒng)計，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務管理機關報送檔案工作基本情況統(tǒng)計。（三）建立健全檔案數(shù)量統(tǒng)計，借閱及其效果統(tǒng)計，鑒定情況登記，檔案管理基本情況統(tǒng)計。（四）統(tǒng)計工