【正文】 ，檔案人員需認真做好機關檔案統(tǒng)計工作。（四）需要利用黨組、廳務會議記錄，必須經(jīng)黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準后方可查閱。（三）歸檔時間1．文書檔案在次年五月底以前接收完畢。（九）負責廳機關大事記的搜索、整理和編印?！?2—第四篇：文書檔案管理辦法文書檔案管理辦法文書檔案管理辦法一、管理職責（一）認真貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全各項規(guī)章制度?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。檔案室應當加強對檔案的研究整理，經(jīng)上級主管部門和保密機構(gòu)批準，有計劃地出版檔案材料，在指定范圍內(nèi)發(fā)行。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔的環(huán)境中保存，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復制。（三）外單位來借閱、索取、摘抄檔案資料，須持有單位介紹信（介紹信中應說明借用檔案人員的政治面貌，借用的范圍和用途），一般檔案資料經(jīng)行政辦公室主任簽字后，方可借閱；重要的檔案資料需經(jīng)行政辦公室主任、分管領導及總經(jīng)理批準，并一律不能借出檔案室。借閱聲像檔案須經(jīng)檔案室批準并征得聲像檔案形成部門同意，方可借閱。（二）反映公司一般工作、活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件，列為長期保管，主要包括：公司日常事務性文件；一般會議的主要文件；直屬上級機關印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的一般文件。第二十條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，公司檔案室專職檔案員負責組卷、編目。案卷所有文字均應工整清晰。不可分割的文件材料應順序排列，即批復在前，請示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿順序排列在定稿之后。第六條 電子文檔。第四條 文書檔案包括上級機關文件、公司文件、基層單位和非隸屬單位的文件等。第三篇：文書檔案管理辦法文書檔案管理辦法（試行）第一章 總 則第一條 為加強公司文書檔案的科學管理，充分發(fā)揮公司檔案在各項工作中的作用，保證公司營運期間有關文件資料收集整理的完整性、及時性和真實性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》、《河南省檔案管理規(guī)定》、《河南省交通檔案管理細則》及河南省檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。第四章　撰寫文書格式第九條　公司實行按國家標準和公司標準統(tǒng)一的文書規(guī)范格式。，由各部門自行登記、簽發(fā)。第四條　發(fā)文，可由各部門自行擬稿，統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。第八條　執(zhí)行經(jīng)總經(jīng)理或有關人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。第五條 分文，根據(jù)業(yè)務性質(zhì)分送各有關部門處理。第十條 對已經(jīng)統(tǒng)一的文書類（以附件形式下發(fā)），要求各部門及員工嚴格按公司規(guī)范格式操作。第二章 歸檔范圍第三條 凡是反映公司工作、具有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍，主要包括文書檔案和音像檔案。（二）反映公司概貌的音像資料；（三）公司召開重要會議形成的音像資料；（四）公司領導在國內(nèi)外重大活動中形成的音像資料；（五）公司各部門、各單位在日常工作（比如招投標、養(yǎng)護大中修等）中形成的音像資料；（六）路產(chǎn)路權維護及重大事故形成的音像資料；（七）上級領導在公司視察或重要活動中形成的音像資料；（八）公司學術報告會、科研會形成的音像資料；—4—（九）上級領導授予公司的獎狀、獎旗、證書等。第十一條文件材料應區(qū)別不同情況進行排列。卷尾為填寫案卷情況說明及立卷人簽字的備考表。第四章 檔案的管理第十九條檔案管理應根據(jù)各類檔案的形成內(nèi)容、保管期限分門別類登記保管，確保系統(tǒng)化、條理化和標準化，應充分運用計算機網(wǎng)絡技術，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化和現(xiàn)代化。一般應遵循以下劃分原則：（一）反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案列為永久保管，主要包括：公司制定的章程，公司股東會、董事會決議及形成的各種會議材料等；公司制定的屬于制度性文件；黨政聯(lián)席會、經(jīng)理辦公會、黨委會會議記錄、紀要等；以上的計劃、規(guī)劃，召開重要會議的文件；重要的請示報告及批復、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表、生產(chǎn)經(jīng)營管理情況分析；機構(gòu)改革、公司領導任免和干部任免的文件；直屬上級機關印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務并要求貫徹執(zhí)行的重要文件和批復；公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿；公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動事件的文字材料、榮譽獎勵證書；公司在法律事務中形成的文件材料；1公司路產(chǎn)管理檔案；1公司管理過程中產(chǎn)生的招投標文件、中標通知書及與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；1公司審計、紀檢、保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等工作中形成的重要文件材料；1公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計表及移交憑證；—7—1公司的人事檔案等；1公司財務憑證、預算表、決算表、會計報表等；1公司在基建工作中形成的批準意見、可行性研究報告、評估報告、協(xié)議書、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設計、施工圖設計及變更設計文件）、計量資料、監(jiān)理施工單位的過程控制資料、工程預決算、基建財務、竣工驗收資料等文件材料；1批準的公司經(jīng)營計劃（包括生產(chǎn)經(jīng)營計劃、費用計劃、投資計劃及工程計劃等）；1非直屬單位針對公司主管業(yè)務并要求貫徹執(zhí)行的重要文件等。本公司工作人員，因工作需要借用檔案時，應填寫借用檔案證明單，復印檔案需填寫復印檔案報批表、案卷復制目錄，經(jīng)各部室主任、辦公室主任、分管領導簽批后借用。借用黨組、黨委文件和黨政班子會議記錄、紀要等或涉密案卷時，應經(jīng)黨委書記批準，并一律不準借走，只限在檔案閱覽室查閱。第二十五條聲像檔案實行兩套制，以復制件提供利用。檔案室在收到保密委員會和有關部門關于檔案解密的通知后，應及時調(diào)整密級。第三十二條 公司各部門、各單位應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！?1— 第三十八條 本制度自發(fā)布之日起試行。（八）辦理領導交辦的其它有關的檔案業(yè)務工作。5．檔案室接收案卷時，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點無誤；驗收案卷質(zhì)量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找。（三）不準在文件材料上涂改、剪裁、加圈、畫線、折疊，不得隨意折卷或撕去其中文件。（六）檔案室每季對檔案保管的狀況進行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。（二）保管期滿的檔案（長期和短期）如還需使用，由鑒定小組鑒定，提出銷毀意見。四、制發(fā)：填寫“發(fā)文呈批單”，編列文號，并填寫“公文會簽單”，注明本案應會簽部門后送總公司收發(fā)室登記處理。需對外發(fā)文時，應由收發(fā)室打印、蓋章、封裝、寄發(fā)、呈批件原件和打印件二份緊檔存查。極機密件：須部經(jīng)理級以上人員核閱處理。各級審核人員及會簽人員均需在公文簽呈上簽名，并標示日期，以明確責任。聯(lián)系函：用于公司內(nèi)各部門業(yè)務接治。私人信函，經(jīng)本人拆信后發(fā)現(xiàn)系公務文書，應交收發(fā)人中依本規(guī)則處理。函、簽呈：一般由“主旨”、“說明”、“辦法、擬辦、建議”三部分組成。