【正文】 函、簽呈：一般由“主旨”、“說明”、“辦法、擬辦、建議”三部分組成。聯(lián)系函：用于公司內(nèi)各部門業(yè)務(wù)接治。極機(jī)密件：須部經(jīng)理級以上人員核閱處理。四、制發(fā)：填寫“發(fā)文呈批單”，編列文號(hào)，并填寫“公文會(huì)簽單”，注明本案應(yīng)會(huì)簽部門后送總公司收發(fā)室登記處理。（六）檔案室每季對檔案保管的狀況進(jìn)行一次全面檢查，如遇特殊情況要及時(shí)檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。5．檔案室接收案卷時(shí)，各處室必須將歸檔的案卷編制好移交目錄，一式兩份，檔案人員按照目錄清點(diǎn)無誤；驗(yàn)收案卷質(zhì)量符合要求后，交接雙方在移交目錄上簽字，一份存檔案室，一份本處室留存，以備查找?！?1— 第三十八條 本制度自發(fā)布之日起試行。檔案室在收到保密委員會(huì)和有關(guān)部門關(guān)于檔案解密的通知后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整密級。借用黨組、黨委文件和黨政班子會(huì)議記錄、紀(jì)要等或涉密案卷時(shí)，應(yīng)經(jīng)黨委書記批準(zhǔn)，并一律不準(zhǔn)借走，只限在檔案閱覽室查閱。一般應(yīng)遵循以下劃分原則：（一）反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對公司、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管，主要包括：公司制定的章程，公司股東會(huì)、董事會(huì)決議及形成的各種會(huì)議材料等；公司制定的屬于制度性文件；黨政聯(lián)席會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、黨委會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要等；以上的計(jì)劃、規(guī)劃，召開重要會(huì)議的文件；重要的請示報(bào)告及批復(fù)、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表、生產(chǎn)經(jīng)營管理情況分析；機(jī)構(gòu)改革、公司領(lǐng)導(dǎo)任免和干部任免的文件；直屬上級機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件和批復(fù)；公司印發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合印發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿及重要文件的修改稿；公司的歷史沿革、大事記、反映公司重要活動(dòng)事件的文字材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書；公司在法律事務(wù)中形成的文件材料；1公司路產(chǎn)管理檔案；1公司管理過程中產(chǎn)生的招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書及與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；1公司審計(jì)、紀(jì)檢、保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等工作中形成的重要文件材料；1公司重要固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表及移交憑證；—7—1公司的人事檔案等；1公司財(cái)務(wù)憑證、預(yù)算表、決算表、會(huì)計(jì)報(bào)表等；1公司在基建工作中形成的批準(zhǔn)意見、可行性研究報(bào)告、評估報(bào)告、協(xié)議書、憑證、土地證、合同、圖紙（初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及變更設(shè)計(jì)文件）、計(jì)量資料、監(jiān)理施工單位的過程控制資料、工程預(yù)決算、基建財(cái)務(wù)、竣工驗(yàn)收資料等文件材料；1批準(zhǔn)的公司經(jīng)營計(jì)劃（包括生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、費(fèi)用計(jì)劃、投資計(jì)劃及工程計(jì)劃等）；1非直屬單位針對公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的重要文件等。卷尾為填寫案卷情況說明及立卷人簽字的備考表。（二）反映公司概貌的音像資料；（三）公司召開重要會(huì)議形成的音像資料；（四）公司領(lǐng)導(dǎo)在國內(nèi)外重大活動(dòng)中形成的音像資料；（五）公司各部門、各單位在日常工作（比如招投標(biāo)、養(yǎng)護(hù)大中修等）中形成的音像資料；（六）路產(chǎn)路權(quán)維護(hù)及重大事故形成的音像資料；（七）上級領(lǐng)導(dǎo)在公司視察或重要活動(dòng)中形成的音像資料；（八）公司學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)、科研會(huì)形成的音像資料；—4—（九）上級領(lǐng)導(dǎo)授予公司的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書等。第十條 對已經(jīng)統(tǒng)一的文書類（以附件形式下發(fā)），要求各部門及員工嚴(yán)格按公司規(guī)范格式操作。第八條　執(zhí)行經(jīng)總經(jīng)理或有關(guān)人員的批示后，正本留辦公室歸檔存查，由辦公室將文件復(fù)印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。，由各部門自行登記、簽發(fā)。，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。第四條 文書檔案包括上級機(jī)關(guān)文件、公司文件、基層單位和非隸屬單位的文件等。不可分割的文件材料應(yīng)順序排列，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿順序排列在定稿之后。第二十條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，公司檔案室專職檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。借閱聲像檔案須經(jīng)檔案室批準(zhǔn)并征得聲像檔案形成部門同意，方可借閱。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔的環(huán)境中保存，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號(hào)。（九）負(fù)責(zé)廳機(jī)關(guān)大事記的搜索、整理和編印。（四）需要利用黨組、廳務(wù)會(huì)議記錄，必須經(jīng)黨組書記或副書記、廳長或副廳長批準(zhǔn)后方可查閱。（三）銷毀檔案時(shí)，到指定造紙廠銷毀，必須有兩個(gè)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀冊上簽字或蓋章，并注明銷毀方式和日期。寄發(fā)文件前須填寫“收發(fā)文登記簿。摘自《現(xiàn)代管理制度、程序、方法范例全集》辦公、總務(wù)、后勤管理卷 中國人民大學(xué)出版社一、為使文書管理制度化，以提高行政效率，制定本辦法。平信及印刷品可不需登記，收文后，由管理部轉(zhuǎn)交收件人，無法收件人者，由管理部處理。2．各部門的發(fā)文統(tǒng)一由專人歸檔、保管。（2）營業(yè)所由營業(yè)會(huì)計(jì)收文登記后呈所長閱，再轉(zhuǎn)交經(jīng)辦人辦理。超過處理時(shí)限的文件，由秘書室催辦。九、執(zhí)行：秘書室根據(jù)總經(jīng)理批示內(nèi)容將公文影印1份送執(zhí)行單位辦理，公文正本送收發(fā)室歸檔存查。六、檔案鑒定和銷毀（一）以文書檔案保管期限表及使用價(jià)值為鑒定依據(jù)，由檔案員鑒定，將鑒定情況交檔案室負(fù)責(zé)人審核，提出處理意見，經(jīng)檔案鑒定組鑒定后，對需銷毀的檔案編造清冊，辦理批準(zhǔn)手續(xù)即可銷毀。未經(jīng)檔案室同意，不能復(fù)印、復(fù)制、公布檔案材料，一般不能將檔案帶出檔案室，特殊情況需要借出者需要辦理借閱手續(xù)，并及時(shí)歸還。（七）根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機(jī)關(guān)檔案存、毀制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。若因特殊情況需延長借期，應(yīng)到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但每次延期時(shí)間最長不超過10天。第二十四條 檔案原則上不外借。第十八條檔案的分類編號(hào)按《許平南公司檔案分類規(guī)則（試行）》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。起草文件、批閱文件不得用鉛筆和原珠筆，一律用鋼筆或簽字筆。公司檔案室設(shè)在平頂山營運(yùn)管理中心，設(shè)專職檔案管理員。，由各部門自行登記、簽發(fā)。，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。第十條　對已經(jīng)統(tǒng)一的文書類（以附件形式下發(fā)），要求各部門及員工嚴(yán)格按公司規(guī)范格式操作。第二條 公司文書檔案是指公司各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。公司網(wǎng)上辦公后形成的收發(fā)文處理、會(huì)議紀(jì)要審閱、簽報(bào)審批等重要資料電子文檔要存入移動(dòng)硬盤存檔。第十六條案卷裝訂應(yīng)保證結(jié)實(shí)、整齊、美觀。（三）凡是較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考利用價(jià)值的文件，列為短期保管。特殊情況需借走檔案，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可辦理借閱手續(xù)。匯編的檔案資料如需印發(fā)或出版，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)主管部門備案。（二）對機(jī)關(guān)各處室形成的各種門類的檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2．會(huì)計(jì)審計(jì)檔案在年終之后，為方便工作可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，于第二年六月底以前移交檔案室保管。（二）按檔案統(tǒng)計(jì)制度的規(guī)定，需對檔案的收進(jìn)、移出、保管及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理機(jī)關(guān)報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。內(nèi)部發(fā)文呈批單做收文登記后，根據(jù)文件內(nèi)容性質(zhì)分送有關(guān)單位會(huì)簽處理。泄密而造成損害，由泄密人員負(fù)責(zé)并接受處分。公司內(nèi)部聯(lián)系函，由經(jīng)辦部門辦人及主管簽章。有特殊情況，可呈報(bào)主管延期。涉及重要業(yè)務(wù)工作的文件需由部門主轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理。簽呈：用于下級對上級的請示工報(bào)告。密件：須子公司部門領(lǐng)