【文章內(nèi)容簡介】 廢鋼 2600 % 生鐵 鐵合金 輔助材料 合計 表三 北興特鋼的采購與供應與其他企業(yè)一樣，具有以下特點： ? 采購對象種類繁多 16 ? 采購金額大。北興特鋼年采購金額約 為 萬元 ? 需要記錄審計線索并嚴格進行監(jiān)督審計 ? 低效運作導致嚴重后果 ? 需要同其他職能緊密協(xié)作 因此北興特鋼的采購與供應管理職能需要得到領(lǐng)導層的高度重視，采用科學合理的職能設計和標準化的運作程序，在有效控制的狀態(tài)下高效運行。 二、 采購與供應管理的一般工作程序 圖四顯示的是采購與供應管理的一般工作程序。 圖四 （一） 發(fā)現(xiàn)需求 采購產(chǎn)生于企業(yè)中某個部門的確切的需求。負責具體業(yè)務的人應該清楚地知道他的部門： ? 需要什么 ? 需要多少 ? 何時需要 各部門的業(yè)務負責人通過提交年度、半年、月度采購計 劃和臨時采購申請單將需求通知給采購部。對于供貨要求，采購部要告知需求部門供貨提前期。采購部應要求需求部門盡早預測需求，以避免過多的臨時采購申請單。 產(chǎn)生臨時采購申請單的原因主要有以下幾個： ? 庫存控制出現(xiàn)問題。沒有很好地執(zhí)行限額領(lǐng)發(fā)料規(guī)定?；蛴捎诒P點、庫存信息更新、 發(fā)現(xiàn)需求 對需求進行 描述：即對 數(shù)量、特點 準確說明 確定可能的 供應商并加 以分析 確定價格和 采購條件 擬定并發(fā)出 采購訂單 對訂單進行 跟蹤 并／或 催貨 接收并檢驗收 到的貨物 清結(jié)貨款 供應商績效記錄與考核 17 庫存記錄出現(xiàn)錯誤而造成庫存信息有誤 ? 市場形勢發(fā)生變化，生產(chǎn)計劃進行調(diào)整，使原有庫存不能滿足生產(chǎn)需要 ? 采購預算不足，造成庫存不足，需要臨時追加 出現(xiàn)臨時采購申請單有可能導致以下后果： ? 員工在時間壓力下工作容易導致錯誤 ? 交貨提前期縮短可能導致運輸費用和 物資價格提高，最終引起采購成本上升 （二） 描述需求 申購部門需要提出準確、詳細的物資描述。對物資描述是否準確，直接影響到成本。采購的各個環(huán)節(jié)對降低采購成本的潛在貢獻機會可以用圖五表示。申購部門應根據(jù)需求，按照性能價格比最優(yōu)的原則，提出需求描述。在提出需求描述時，應與采購業(yè)務員充分溝通，共同發(fā)現(xiàn)降低采購成本的機會。 采購的各個環(huán)節(jié)對降低采購成本的潛在貢獻機會 圖五 高 低 識別需求 描述需求 確定潛在 供應商 選擇供應商 貨物接受 付款 18 申購部門可以采用以下一種或幾種描述方法的組合，對需求進行有效的描述 ? 品牌描述。此種方 法的優(yōu)點是可以保證質(zhì)量、缺點是過度依賴品牌會失去降低采購成本或提高質(zhì)量的機會 ? 同等規(guī)格描述。此種方法規(guī)定一種品牌或型號后，還注明可以采購同等規(guī)格的產(chǎn)品，給采購部門更多的選擇余地 ? 規(guī)格描述。這是最常見的描述方法，適用于標準化產(chǎn)品 ? 功能描述。即準確描述所需產(chǎn)品的功能 ? 工程制圖描述。適用于購買建筑、電動部件、裝配線、鍛件、鑄件、沖壓件等 ? 市場等級、樣本描述。在沒有統(tǒng)一的標準或沒有很好的方法來描述要采購的產(chǎn)品時，可以采用這種方法 （三）供應商分析與確定 采購業(yè)務員在尋找潛在供應商時一般通過以下信息來源 ? 商品目錄 ? 行 業(yè)期刊 ? 互聯(lián)網(wǎng) ? 供應商的推銷員 ? 電話號碼本 ? 供應商評價記錄 對候選供應商進行分析時，除了按照《供應商評價體系》的內(nèi)容進行綜合評價外，還要對供應商的成本進行預測。成本預測的目的是為了下一步同供應商確定采購價格和條件打下基礎(chǔ)。 供應商成本預測包括制造成本預測和分銷成本預測兩部分。制造成本預測是在假定在合理的效率之下分析供應商的制造成本，進而判斷供應商的報價是否合理。分析常用的公式有： 直接材料成本＋直接人工＋間接費用＝制造成本 制造成本＋財務成本＋管理成本＋銷售費用＝總成本 總成本＋利潤＝銷售價格 分銷成本預測 是測算貨物從產(chǎn)地到公司的各個階段所發(fā)生的成本。 19 （四） 確定價格與采購條件 確定價格底線和采購條件的方法一般包括成本法和市場法兩類。用成本法確定價格底線的方法就是在成本分析的基礎(chǔ)上進行談判，從而獲得較低的采購成本。用市場法確定價格與采購條件的前提假設是價格由市場決定，作為采購方的企業(yè)必須接受。但是，采購方可以就非價格方面的因素進行討價還價，如保管貨物、及時交貨和運輸優(yōu)惠等方面。 確定價格和采購條件的操作方法有兩種：公開招標和單獨談判。適用于公開招標的情況包括：存在三家以上的供應商；商品規(guī)格清楚。適用于單獨談判的情況 包括只有單一的供應商；供應處于賣方市場；商品規(guī)格無法清楚地描述或使人產(chǎn)生不同的理解。在當前的市場經(jīng)濟條件下，單一供應商和賣方市場存在的情況極為罕見。因此，北興特鋼在采購中應堅持公開招標的做法。 不論公開招標還是單獨談判，最后都要通過談判確定采購價格和條件。在談判時，要確定的內(nèi)容包括： ? 質(zhì)量：規(guī)格、質(zhì)量標準的執(zhí)行、檢驗、拒收、責任、變更設計等條款 ? 技術(shù)支持：產(chǎn)品研發(fā)、保修、培訓、備件、包裝、技術(shù)資料等條款 ? 供應：提前期、發(fā)貨計劃等條款 ? 運輸：運輸價格、運輸工具等條款 ? 價格：折扣、利率波動、進口關(guān)稅、稅收支付等 條款 采購業(yè)務員應熟練掌握北興特鋼對上述內(nèi)容的要求，掌握市場行情和慣例，以便在談判中處于主動地位，為企業(yè)創(chuàng)造價值。申購部門和法律顧問應協(xié)助采購業(yè)務員確定上述內(nèi)容的談判底線。 三、采購與供應戰(zhàn)略的制定框架 根據(jù)國際著名采購與供應管理專家 Michiel R Leenders 和 Harold E Fearon 的采購與供應管理理論，制定采購與供應戰(zhàn)略主要是明確以下內(nèi)容 ? 采購什么 ? 如何平衡質(zhì)量、成本、價格 ? 批量和庫存水平是多少 ? 誰來采購？集中采購還是分散采購？ ? 采購的間隔期是多長？ ? 在哪里采購？ ? 如何采購？運用哪些流 程和物流技術(shù)？ 20 咨詢方案就是圍繞著回答上述問題而提出。 附件一、北興特鋼主要物料經(jīng)濟批量計算過程 咨詢方案運用以下模型計算（圖六）北興特鋼的庫存經(jīng)濟批量。 庫存的經(jīng)濟批量模型成本經(jīng)濟訂貨批量儲存成本與訂貨成本總和儲存成本經(jīng)濟訂貨批量＝2 x R x SK x CR ： 年需求量S ： 訂貨成本K ： 儲存成本百分比C ： 單價 21 存貨時間E O Q提前期L再訂貨水平安全庫存 F圖六 安全庫存 F＝ Z?日需求量的標準差 ? L Z 是與服務水平 p（缺貨概率為 1－ p）相關(guān)的經(jīng)驗系數(shù)，可以通過表四查到。 P 90% 91% 92% 93% 94% 95% 96% 97% 98% 99% % Z 表四 對于保證連續(xù)生產(chǎn)至關(guān)重要的物資、供應源的可靠性低的物資，其服務水平要定得高些。 日需求量的標準差要通過一年正常運轉(zhuǎn)后的統(tǒng)計數(shù)據(jù)得出，咨詢方案中的計算中的再訂貨點暫按安全庫存 F＝ 0 計算。 經(jīng)濟訂貨批量的計算使用表四中的參數(shù)，代入公式，即得出表二中的經(jīng)濟訂貨批量。 物資名稱 年消耗 R (噸 ) 訂貨成本S(元 ) 單價 (元 /噸 ) 儲存成本百分比 (%) 生鐵 500 1270 2 高碳鉻鐵 500 5680 高碳錳鐵 500 4510 硅鐵 500 4300 電極 5000 28210 高鋁磚 500 1500 重油 2020 500 1200 10 表五 注： 1. 訂貨成本為估算。依據(jù)是北興特鋼現(xiàn)行的出差補助標準，按省內(nèi)出差一次 3 天計算。電極的訂貨成本為國際貿(mào)易中一次訂貨的成本估算。 22 2. 儲存成本百分比根據(jù)北鋼財字［ 2020］ 4 號《關(guān)于下發(fā)《材料途耗、入庫折精律核算管理辦法》的通知》中對相應物資規(guī)定的入庫折精律計算。 附件二、采購與供應主要業(yè)務流程 周作業(yè)計劃生產(chǎn)技術(shù) 部計劃主管編制原材料、輔料 需求計劃采購部經(jīng)理采購采購任務書編制流程 （L 0 1 )齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司采 購 部計劃員編制采購任務書原材料倉庫主管、備品備件倉庫主管、輔助材料倉庫主管提供盤庫資料、 庫存信息結(jié)束車間統(tǒng)計核算員根據(jù)庫存和 周 作業(yè)計劃編制備品備件需求計劃審批生產(chǎn)技術(shù)部經(jīng)理審核車間主任審核通過通過不通過不通過通過財務部經(jīng)理資金 是否 平衡不通過有關(guān)部門經(jīng)理材料平衡會 否采 購 部計劃員調(diào)整采 購 任務書采 購 部長審 核 采購任務書是 23 采購招標流程 (L02)齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司企管部招標書的制作有關(guān)部門招標需求總經(jīng)理確定中標評標委員會開標評標委員會企管部組建評標委員會企管部經(jīng)理招標方式的確定企管部對外招標企管部公布中標結(jié)果評標企管部否決投標 招標需求通過 選擇全部不通過 采購招標合同評審流程 （L 0 3 )齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司總經(jīng)理確定中標企管部通知投標人參加開標會議評標委員會當眾開標評標委員會休會企管部組建評標委員會評標委員會集中評審評標委員會資質(zhì)評審評標委員會專業(yè)評審評標委員會價格評審評標委員會合同評審評標委員會淘汰出局評標委員會公布中標結(jié)果評標委員會最終談判通過通過通過通過不通過評標委員會全部不通過否決投標結(jié)束評標委員會合同簽訂結(jié)束 24 保供物料入庫流程 （ W － 01 ）齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司有關(guān) 倉庫主管組織入庫安排采購業(yè)務員通知 有關(guān)倉庫 到貨倉庫搬運工卸貨入庫庫管員庫管員通知 質(zhì)保部 驗收庫管員辦理入庫登記質(zhì)檢部合格不合格質(zhì)量驗收采購主管供應商檔案記錄數(shù)量、外觀驗收不合格結(jié)束不合格物資處理流 程 （ L06 ） 采購供應商管理流程 （L 0 5 )齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司采購業(yè)務員／采購主管提出供應商候選名單采購部記錄維護采購業(yè)務員／采購主管向候選供應商索樣質(zhì)保部品質(zhì)評價采購部采購部詢議價采購部簽訂采購協(xié)議采購部定期考核及復核采購部目錄列管結(jié)束通過品質(zhì)及生產(chǎn)能力調(diào)查采購部重新評價不通過 25 采購不合格物資處理流程 （ L 0 6 ）齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司判定為不合格的物資辦理退庫手續(xù)采購業(yè)務員向供應商提出降價接受的 建議決定采購業(yè)務員修訂采購協(xié)議采購業(yè)務員供應商檔案記錄供應商采購業(yè)務員向物資申購部門提交檢驗結(jié)果／樣品，詢問出降價接受降級使用的可能性決定申購部門記帳員辦理退庫庫管員審批采購主管采購付款流程同意不同意同意通過不同意不通過記帳員登記入帳 采購采購監(jiān)督流程 (L07)齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司每月底向監(jiān)察審計主管提供當月采購合同采購內(nèi)勤判斷是否正常監(jiān)察審計主管價格和采購條件調(diào)查監(jiān)察審計主管指示處理方案正常到采購部進行調(diào)查監(jiān)察審計主管反常判斷是否有正當理由監(jiān)察審計主管是否向總經(jīng)理書面匯報監(jiān)察審計主管總經(jīng)理 26 采購臨時采購流程 (L08)齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司采購部計劃員編制采購任務書使用部門產(chǎn)生計劃外的物資需求使用部門負責人審批采購部經(jīng)理審定下達任務書給采購業(yè)務員使用部門填寫臨時采購 申購單通過審核財務部經(jīng)理不通過采購部計劃員 27 保供原輔材料供應流程(W02)齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司生產(chǎn)調(diào)度制定 原輔材料周、日需求計劃周、日 生產(chǎn)作業(yè)計劃倉庫主管準備物資和搬運工保供部記帳員審 核 簽字保供部經(jīng)理填寫發(fā)料單保供部記帳員下發(fā)發(fā)料單到各倉庫和運輸車隊運輸主管安排運輸車輛記帳、出庫庫管員司機運輸物資到指 定地點車間統(tǒng)計核算員清點、安排卸車、簽收發(fā)料單發(fā) 料單 歸檔保供部記帳員結(jié)束 28 保供器材工具領(lǐng)用流程 (W03)齊齊哈爾北興特殊鋼有限公司