【文章內(nèi)容簡介】 項目領(lǐng)導(dǎo)小組 項目領(lǐng)導(dǎo)小組簡稱領(lǐng)導(dǎo)小組，由企業(yè)一把手主持，包括企業(yè)信息主管、技術(shù)依托單位的相應(yīng)項目負(fù)責(zé)人、項目實施組組長，共約 3 至 5 人。領(lǐng)導(dǎo)小組從戰(zhàn)略層次領(lǐng)導(dǎo)整個項目的實施工作。 第 14 頁 NUMPAGES 項目實施組 在全公司范圍內(nèi)實施企業(yè)信息化工程，有可能會使組織、業(yè)務(wù)流程與功能分配發(fā)生變化，因此成立一個由企業(yè)最高管理層及各個業(yè)務(wù)部門人員組成的項目實施組顯得尤為重要，不能單純由 IT 部門負(fù) 責(zé)項目實施。 項目實施組的成員應(yīng)包括各主要業(yè)務(wù)部門的主管或業(yè)務(wù)骨干，這些人員不僅要熟悉本部門的工作，也要了解其他相關(guān)部門的情況及相互關(guān)系。其中一部分最好兼任有關(guān)職能組組長的工作。他們應(yīng)當(dāng)是熱心管理改革并能為實施企業(yè)信息化系統(tǒng)而勤奮工作的人員。經(jīng)驗表明，沒有得力的人員參與企業(yè)信息化系統(tǒng)的實施，將會延誤進(jìn)度，嚴(yán)重的甚至導(dǎo)致項目流產(chǎn)。 實施職能組 與企業(yè)實施企業(yè)信息化系統(tǒng)有關(guān)的部門，指定幾名骨干組成職能組，在部門主管指導(dǎo)下，研究本部門實施企業(yè)信息化系統(tǒng)的方法和步驟，掌握與本部門有關(guān)的軟件功能，準(zhǔn)備并錄入數(shù)據(jù)， 學(xué)會應(yīng)用各種報表提供的信息，培訓(xùn)本部門的使用人員，參加制定工作準(zhǔn)則與工作規(guī)程，做好新舊管理模式的切換，運行新系統(tǒng)。每個職能組的成員數(shù)約 35 人，職能組要隨時研究工作，并對項目實施組負(fù)責(zé)。 領(lǐng)導(dǎo)小組、項目實施組和職能組的關(guān)系是環(huán)環(huán)相扣的。下層的負(fù)責(zé)人是上層的成員，如職能組的負(fù)責(zé)人是項目實施組成員，項目組長是領(lǐng)導(dǎo)小組的成員。整個項目的負(fù)責(zé)人是企業(yè)第一把手，它是高舉火炬照亮項目前進(jìn)道路的領(lǐng)路人。 總之，集成化信息資源管理系統(tǒng)建設(shè)必須有全體管理人員積極參與和應(yīng)用，同時，又要有計算機(jī)專業(yè)人員通力合作，才能取得成功。而 當(dāng)前應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)的是：必須有企業(yè)自己的一批管理骨干投入。 二、進(jìn)度計劃 根據(jù)項目范圍、目標(biāo)和方法，經(jīng)項目組成員討論后，進(jìn)一步確定項目實施計劃。下表為本項目進(jìn)度總體計劃： 總體實施進(jìn)度 編號 階段 主要工作內(nèi)容 時間 1 需求調(diào)研與分析、可研報告和討論 集團(tuán)總部和各企業(yè)需求調(diào)研、業(yè)務(wù)分析、可研報告和討論 第 15 頁 NUMPAGES 2 詳細(xì)規(guī)劃設(shè)計 業(yè)務(wù)流程改造 業(yè)務(wù)需求與軟件功能匹配 總體網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃設(shè)計 集團(tuán)集成化信息資源管理平臺的設(shè)計 討論、審批并形成最終規(guī)劃設(shè)計 3 分步實施與上線 網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)信息高速傳輸，信息中心開始建設(shè) 企業(yè)網(wǎng)站和集團(tuán)基礎(chǔ)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)?？偛?、各下屬企業(yè)實施 OA、計劃、統(tǒng)計、財務(wù)管理 企業(yè)技術(shù)中心與北京太陽能研究所協(xié)同設(shè)計平臺實施 重點下屬企業(yè) ERP 部分模塊實施 一般下屬企業(yè) ERP 系統(tǒng)的實施 4 并行運行 經(jīng)過并行運行，驗證新系統(tǒng)的正確性和性能 5 正式運行 并行運行正常，進(jìn)行系統(tǒng)切換，開始正式運行和后期服務(wù) 該表反映實施過程的一個概貌。實際上，由于公司集成化信息資源管理系統(tǒng)是一個龐大的系統(tǒng)，要一步建設(shè)到位是不可取的，所以的分系統(tǒng)和功能模塊不可能都按照上面的時間表同步實施，而應(yīng)該分期完成。每一期實施其中的部分功能模塊，每一個模塊都有一個設(shè)計、實施、并行運行、正式運行的過程。 在安排系統(tǒng)實施的先后次序時，主要考慮以下幾個因素： ? 首先選擇技術(shù)成熟、見效快的系統(tǒng)和模塊進(jìn)行開發(fā)與實施，同時進(jìn)行集團(tuán)公司公用集成化信 息資源平臺的規(guī)劃（含公文處理、集中采購、協(xié)同設(shè)計、協(xié)同商務(wù)、第 16 頁 NUMPAGES 人力資源、市場開發(fā)、 B2B 電子商務(wù)）和實施網(wǎng)絡(luò)平臺以及基本功能模塊的建設(shè)； ? CAD/CAPP/PDM 系統(tǒng)是產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計的支撐軟件系統(tǒng)，也是企業(yè)資源規(guī)劃（ ERP）的重要數(shù)據(jù)來源，所以一般先實施 CAD/CAPP/PDM，再分步實施 ERP 中各個模塊； ? 選擇信息化基礎(chǔ)比較好的企業(yè)先行實施，這就是總體原則中有重點、分步驟的實施方法； ? 首先建立起初具規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使集團(tuán)能了解各企業(yè)的信息資源，以后再逐步完善這個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)； ? 考慮系統(tǒng)間的相互聯(lián)系，先建設(shè)或者開發(fā) 相對獨立或基礎(chǔ)性的系統(tǒng)和模塊； ? 要從信息系統(tǒng)的實施過程中，獲取指導(dǎo)性經(jīng)驗，更好地規(guī)劃二期、三期工程。 基于以上考慮，對信息系統(tǒng)的建設(shè)作如下安排： 在分階段實施過程中，要統(tǒng)籌考慮，注意與后續(xù)實施模塊之間的信息交換，要預(yù)留數(shù)據(jù)接口，各系統(tǒng)各模塊的代碼設(shè)置也應(yīng)嚴(yán)格一致，以便實現(xiàn)系統(tǒng)信息集成； 第十章、項目風(fēng)險分析與控制 企業(yè)信息化項目實施將引起各個方面的巨大變化。一個完整的企業(yè)信息管理系統(tǒng)集成了企業(yè)運營的各個方面。這種集成能使企業(yè)多方受益，如對市場的迅速反應(yīng)、靈活的產(chǎn)品配置、減少庫存以及更加有效的供應(yīng)鏈管理等等。 但是應(yīng)當(dāng)清楚企業(yè)信息化項目實施更是一場高風(fēng)險的管理革命。對于在信息化項目實施過程中的風(fēng)險必須在項目啟動之前加以認(rèn)真分析，并針對風(fēng)險產(chǎn)生的原因采取相應(yīng)措施加以預(yù)防和控制。 一、管理觀念風(fēng)險及控制措施 管理觀念的轉(zhuǎn)變 企業(yè)信息化項目的實施不僅僅是一個技術(shù)項目，更是一個管理項目。企業(yè)信息化帶來的不僅僅是一套軟件，更重要的是整套先進(jìn)的管理思想。只有深刻理解、全面消化吸收新的管理思想，并結(jié)合企業(yè)實際情況加以運用，才能充分發(fā)揮企業(yè)信息化項目的作用。僅由技術(shù)主管負(fù)責(zé)實施系統(tǒng)，缺少部門管理人員和業(yè)務(wù)人員的積極參與，或 者沒有高級管理人員、尤其是企業(yè)一把手的親自負(fù)責(zé)，都不利于項目的順利實施。公司從 2020 年先后 4 次召開全面實施信息化的工作會議，組織了多層次的專業(yè)培訓(xùn)，通過信息化提升企業(yè)競爭力這一認(rèn)識已深第 17 頁 NUMPAGES 入人心，尤其是各級企業(yè)管理人員的認(rèn)識普遍提高，這些都為信息化項目在全公司順利實施奠定了良好基礎(chǔ)。 組織架構(gòu)的調(diào)整。 為適應(yīng)企業(yè)信息化項目實施帶來的變化，企業(yè)必須在組織架構(gòu)和部門職責(zé)上作相應(yīng)的調(diào)整。因此，實施企業(yè)信息化項目往往需要同時進(jìn)行企業(yè)流程重組。在流程改組中，會涉及到部門職能的重新劃分、崗位職責(zé)的調(diào)整、業(yè)務(wù)流程的改變 、權(quán)力利益的重新分配等復(fù)雜因素，如果企業(yè)不能妥善地處理這些問題，將會給企業(yè)帶來不穩(wěn)定因素，同時也對信息化項目的實施造成困難。針對這個問題，公司也召開了多次座談會進(jìn)行討論，并邀請專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)對現(xiàn)有管理流程進(jìn)行了實地調(diào)研，征求進(jìn)行流程改革的建議。一些下屬企業(yè)也結(jié)合自身情況，進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。 二、軟件風(fēng)險與控制 軟件風(fēng)險主要包括軟件本身存在的功能風(fēng)險和選擇軟件時產(chǎn)生的選擇風(fēng)險。 軟件功能風(fēng)險 由于各個企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程紛繁復(fù)雜，通用的企業(yè)信息化項目軟件本身可能存在各種功能不足或潛在的軟件缺陷，稱之為“軟件功能風(fēng) 險”。目前市場上的商業(yè)化軟件存在的主要軟件功能風(fēng)險包括：軟件功能對企業(yè)需求的滿足程度，系統(tǒng)的集成性，軟件的成熟性和穩(wěn)定性不夠。 公司是一個綜合的、以制造業(yè)為主的企業(yè)集團(tuán)，下屬的各個企業(yè)具有較大行業(yè)跨度，即便同是制造企業(yè)，由于產(chǎn)品、工藝和企業(yè)發(fā)展淵源的不同，在業(yè)務(wù)處理流程上具有較大的區(qū)別。這就使得各個企業(yè)對信息系統(tǒng)的功能要求存在差異，通用的軟件系統(tǒng)未必都能滿足要求。針對這種情況，一方面通過對現(xiàn)有各個企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化，使其符合一般企業(yè)管理的基本流程要求，另一方面要選擇那些在功能設(shè)計上具有較大柔性，并 且便于二次開發(fā)的通用軟件。 軟件選擇風(fēng)險 面對市場上林林總總的商業(yè)化軟件，企業(yè)在進(jìn)行軟件選擇時，會遇到所謂的“軟件選擇風(fēng)險”。軟件選擇風(fēng)險包括：企業(yè)是否清晰地定義了自己的需求和期望；企業(yè)如何綜合地評估被選軟件，包括軟件功能、價格、軟件商的技術(shù)支持能力等各方面；企業(yè)如何將自身實際需求與軟件很好地進(jìn)行匹配，從而選擇最適合自己企業(yè)實際情況的軟件系統(tǒng)。如果未能意識到上述的軟件選擇風(fēng)險，必將影響最終系統(tǒng)的實施。 第 18 頁 NUMPAGES 選擇合適的信息化項目實施咨詢機(jī)構(gòu)，幫助企業(yè)明確實施的具體要求，制定實施的具體步驟和完善前期管理基礎(chǔ)和技 術(shù)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，并且參與對信息化項目實施商的考察、評價和選擇，將有助于降低軟件選擇風(fēng)險。 三、實施風(fēng)險與控制 實施風(fēng)險是企業(yè)在實施信息化項目過程中可能遇到的各種風(fēng)險，主要包括：實施人員的組織、項目進(jìn)度的控制、實施成本的控制、質(zhì)量控制以及實施結(jié)果的評價。 實施人員的組織 實施人員對于系統(tǒng)的成功實施至關(guān)重要。由具有豐富項目實施和企業(yè)流程管理經(jīng)驗的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)內(nèi)部的管理人員、業(yè)務(wù)人員以及技術(shù)人員一起組成項目實施小組，共同進(jìn)行項目實施工作，可以提高項目實施的成功率，縮短實施周期，減少實施風(fēng)險。由于信息系統(tǒng)的復(fù)雜性 ，涉及的部門很多，許多實施工作需要各部門的協(xié)作才能完成。因而，在實施項目的組織過程中主要解決的問題是協(xié)調(diào)部門之間關(guān)系、統(tǒng)籌安排跨部門的實施人員、避免出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。因此， 2020 年 3 月公司設(shè)立了專門的信息化項目實施機(jī)構(gòu)，選派了一批既懂業(yè)務(wù)、又懂計算機(jī)技術(shù)的人員作為信息化項目實施專門人員，并通過“送出去，請進(jìn)來”的方式，開展了相應(yīng)的培訓(xùn)工作。 時間和進(jìn)度控制 企業(yè)信息化項目實施通常需要三至六個月，甚至一年時間。在這一漫長過程中，進(jìn)行項目管理、控制項目進(jìn)度、確保整個實施過程能夠按照預(yù)定的時間表進(jìn)行，對項目的成 敗至關(guān)重要。特別是在實施過程中必須要保證那些里程碑性目標(biāo)按時達(dá)到，否則會造成項目半途而廢或系統(tǒng)上線嚴(yán)重延誤。為保證項目按計劃順利實施，公司已指定一名副總經(jīng)理全程跟蹤項目的實施情況，并把項目實施情況作為總經(jīng)理辦公會的主要議題，從人力、財力上給予大力支持。同時，準(zhǔn)備通過引入第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)對整個項目的實施質(zhì)量和進(jìn)度作全程監(jiān)控，保證項目實施的時間和進(jìn)度依計劃進(jìn)行。 實施成本控制 企業(yè)信息化項目的實施成本通常包括：硬件費用、軟件使用許可費用和軟件培訓(xùn)費用、實施咨詢費用及維護(hù)費用等。根據(jù)國外企業(yè)信息化項目實施的成 熟經(jīng)驗，一般實施咨詢費用是軟件使用許可費用的 1 5～ 20 倍。在實施過程中，如何合理分配實施費用，結(jié)合項目進(jìn)度和時間安排，將實施成本控制在計劃之內(nèi)，是實施企業(yè)信息化項目時需要認(rèn)真對待的問題。由于不能按照項目進(jìn)度計劃開展工作，造成時間的延誤和實施成本上升，致使最終系統(tǒng)上線也不能符合時間和預(yù)算的要求，客觀上造成實施的不成功。實施成本支出的必要性得到公司第 19 頁 NUMPAGES 領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)的一致認(rèn)可，在進(jìn)行項目預(yù)算時，集團(tuán)信息化項目組必須會同公司財務(wù)部、專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)對實施費用的構(gòu)成、使用計劃、稽核方式進(jìn)行詳細(xì)研究，制定詳細(xì)的使用方案，確 保項目的順利實施。 實施質(zhì)量的控制和實施結(jié)果的評價 除了需要對企業(yè)信息化項目實施進(jìn)行時間和成本的控制外，對實施的質(zhì)量和實施的最終結(jié)果也需要做出評價。為保證項目保質(zhì)保量、按時進(jìn)行，公司已經(jīng)著手進(jìn)行信息化項目實施監(jiān)理機(jī)構(gòu)的選聘工作，通過第三方資深機(jī)構(gòu)的介入實現(xiàn)對項目的實施質(zhì)量和效果進(jìn)行實時監(jiān)控。 第十一章、效益分析 實施企業(yè)信息化建設(shè)是進(jìn)行現(xiàn)代化管理的必要手段，更是增強(qiáng)核心競爭力的重大舉措。這項建設(shè)本身是一項龐大的系統(tǒng)工程，在系統(tǒng)硬、軟件方面需要較大的投資，一旦系統(tǒng)投入運行后將產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。 1. 企業(yè)運營效益分析 時間效益： 由于計算機(jī)的運行速度快、精度高，工作程序標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，又有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的支持，使得信息的查詢方便靈活，從而大大提高了管理工作的效率，節(jié)省了工作時間。僅財務(wù)系統(tǒng)中的工資管理模塊，計算一次全公司職工工資的工作時間將比原來減少 50～ 80 倍，同時與手工的工作方式相比，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、一致性也大大提高。 競爭效益： 目前企業(yè)之間的競爭日趨激烈，優(yōu)勝劣汰的嚴(yán)峻形勢對于企業(yè)的管理人員提出了更高的要求，而企業(yè)的競爭就是管理水平和管理效益的競爭，是技術(shù)水平和對于信息處理的運用水平的競爭。通過管理信息系統(tǒng) 的建設(shè)，大大提高了企業(yè)的決策和管理水平，增加了企業(yè)的競爭能力。 綜合的社會效益： 隨著國家經(jīng)濟(jì)體制改革步伐的加快和中國加入 WTO 的日益臨近，企業(yè)的發(fā)展逐步由粗放型向集約型轉(zhuǎn)軌，企業(yè)的生存和發(fā)展成為企業(yè)的主要目標(biāo)。在信息社會的今天，傳統(tǒng)的管理方式無法適應(yīng)當(dāng)今世界的發(fā)展步伐，信息已經(jīng)成為第六能源，應(yīng)用計算機(jī)掌握信息已經(jīng)成為國內(nèi)外越來越多企業(yè)作為提高勞動生產(chǎn)率、增加效益、掌握市場主動權(quán)的法寶，信息化建設(shè)為企業(yè)提供了徹底改變傳統(tǒng)管理方式的保證，通過企業(yè)的信息化建設(shè)，使各種信息得到共享和交換，改變了工作人員的工作方式、 思想觀念和行為習(xí)慣，使人們從繁瑣和繁重的工作中解脫出來，進(jìn)行創(chuàng)作性的勞動，從而提高了工作效率，實現(xiàn)了科學(xué)決策，實第 20 頁 NUMPAGES 現(xiàn)了企業(yè)整體效益的提高。 企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益分析 計算方法： 信息化項目實施后體現(xiàn)的效益分為兩種類型：一是增量效益，即由于實施信息化項目所帶來的市場占用率提高、銷售額增加；二是成本的減量效益，即減少生產(chǎn)經(jīng)營中各個環(huán)節(jié)的成本和費用。 計算依據(jù)： 依據(jù)公司現(xiàn)有的生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)、行業(yè)數(shù)據(jù)、銀行數(shù)據(jù)和一般信息系統(tǒng)的效益參數(shù)。 計算期： 本項目實施期為 3 年，基準(zhǔn)年為 2020 年，第 2 年開始產(chǎn)生效益，到第 5 年效 益開始穩(wěn)定。 增加銷售收入： 建立銷售合同及用戶信息系統(tǒng)后，不僅能及時了解用戶對產(chǎn)品的需求量，而且通過分析用戶 (特別是老用戶 )的需求量和定貨 (購貨 )周期，可以有針對性地推銷產(chǎn)品，主動開拓市場、提高銷售額、增加銷